Në këtë artikull, ne kuptojmë konceptin e Sistemit të Menaxhimit të Dokumenteve, së bashku me këshilla për ta krijuar atë në MS Access
Kërkesat kryesore për funksionimin normal të një kompanie përfshijnë menaxhimin efikas të të gjitha aseteve dhe burimeve. Kur kemi të bëjmë me të dhëna, ne nuk kërkojmë vetëm menaxhim, por menaxhim efektiv të dokumenteve. Ky është i ngjashëm me konceptin e Sistemit të Menaxhimit të Përmbajtjes dhe është pjesë e Sistemeve të Menaxhimit të Përmbajtjes së Ndërmarrjeve. DMS përfshin ndërtimin e sistemeve të menaxhimit që mund të përdoren për menaxhimin efektiv të dokumenteve dixhitale në një mënyrë që jo vetëm të lehtësojë procesin e ruajtjes, por edhe të reduktojë nevojën për letër. Sistemi i krijuar gjithashtu duhet të jetë në gjendje të lejojë ndjekjen efikase të të gjitha ndryshimeve të bëra.
Përdorimi i MS Access për DMS efektive
Krijimi i një DMS efektiv nuk do të jetë i mundur nëse nuk po përdorni aplikacionin e duhur për të njëjtën gjë. MS Access u ofron përdoruesve të tij bazat e të dhënave që mund të veprojnë si shabllone për ndërtimin e DMS-ve sipas zgjedhjes suaj, të cilat mund të përdoren për kryerjen e të gjitha detyrave thelbësore të redaktimit dhe shikimit, përveç ruajtjes së sigurt të të dhënave.
Këto baza të të dhënave vijnë me disa veçori që i bëjnë ato jashtëzakonisht të lehta për t'i përdorur nga përdoruesi. Të dhënat ekzistuese në bazat e të dhënave tuaja Access mund të importohen në këto shabllone, me ndihmën e funksionit 'Klasifikimi'. Për ndarjen e DMS midis disa përdoruesve të pranishëm në rrjet, mund të përdorni funksionin 'Ndarja'. Kështu duke i lejuar përdoruesit të punojnë dhe të ndajnë njëkohësisht dokumentin.
Më poshtë janë dhënë pesë këshilla thelbësore që do t'ju ndihmojnë në krijimin e një DMS efektive.
Kur përpiqemi të krijojmë një DMS efektive, ka disa këshilla që duhet t'i kemi gjithmonë parasysh, 5 prej tyre janë dhënë më poshtë.
- Të ketë të dhëna të mjaftueshme meta – Sigurohuni që DMS të jetë në gjendje të aksesojë meta të dhënat e të gjitha dokumenteve që supozohet të menaxhojë. Ndonjëherë DMS do të nxjerrë automatikisht meta të dhënat nga dokumenti dhe ndonjëherë mund t'ju duhet t'i jepni ato manualisht.
- Sigurimi i integrimit të duhur të dokumenteve – Një DMS supozohet t'ju ofrojë akses të pandërprerë në aplikacionet përkatëse, gjithashtu, në mënyrë që të jeni në gjendje të merrni dokumente nga depoja e sistemit. Pra, sigurohuni që DMS-ja që krijoni të jetë e integruar mirë me aplikacionet kryesore.
- Regjistroni imazhet e dokumentit – DMS përdor imazhet e dokumenteve që janë marrë nga pajisjet e bashkangjitura si skanerët, printerët me shumë funksione dhe më shumë. Sigurohuni që këto imazhe të jenë kapur mirë.
- Indeksimi i duhur – Nuk do të jeni në gjendje të rikuperoni dokumentet e kërkuara nëse indeksi i DMS nuk është krijuar siç duhet. Sigurohuni që të gjitha objektet kryesore të jenë pjesë e indeksit dhe që ai të jetë gjithëpërfshirës dhe jo kompleks.
- Ruajtja e sigurisë së dokumenteve – Një nga gjërat kryesore që nuk duhet ta merrni kurrë si të mirëqenë, përfshin sigurinë e DMS. Sigurohuni që të gjithë mekanizmat kryesorë të sigurisë janë të vendosura dhe vetëm njerëzit e rëndësishëm kanë akses në sistem. Kjo është një nga ato këshilla të cilat nëse nuk zbatohen siç duhet, mund ta bëjnë të gjithë përpjekjen të shkojë dëm. Gjithashtu duhet të garantoni sigurinë e të dhënave të ruajtura në aplikacionin Access duke investuar në një Riparimi i aksesit mjet.
Hyrje e autorit:
Vivian Stevens është një eksperte për rikuperimin e të dhënave DataNumen, Inc., e cila është lider botëror në teknologjitë e rikuperimit të të dhënave, duke përfshirë shërim sql dhe produkte softuerike të rimëkëmbjes excel. Për më shumë informacion vizitoni www.datanumen.com