So zählen Sie die Teilnehmer automatisch, bevor Sie eine Besprechungseinladung in Ihrem Outlook senden

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Outlook VBA automatisch die Anzahl der Teilnehmer ermitteln, bevor Sie eine Besprechungseinladung versenden. 

Ähnlich wie beim Zählen der Empfänger vor dem Versenden einer E-Mail möchten manche Nutzer auch die Teilnehmer zählen, bevor sie eine Besprechungseinladung versenden. Dies dient in der Regel dazu, die Gesamtkosten der geplanten Besprechung abzuschätzen und dann zu entscheiden, ob eine solche Einladung an die Teilnehmer versendet werden soll. Da Outlook es Nutzern ermöglicht, Teilnehmer als erforderlich oder optional festzulegen, möchten manche die Teilnehmer nach verschiedenen Kriterien zählen. Optimal wäre es, wenn auch Besprechungsressourcen und -dauer berücksichtigt werden könnten. Obwohl Outlook keine direkte Funktion dafür bietet, lässt sich dies mithilfe von VBA-Code realisieren.

Automatische Zählung der Teilnehmer vor dem Senden einer Besprechungseinladung

1. Starten Sie zunächst Ihr Outlook-Programm.
2. Drücken Sie dann im Outlook-Hauptfenster die Tastenkombinationen „Alt + F11“.
3. Als Nächstes rufen Sie den Outlook VBA-Editor erfolgreich auf. Jetzt müssen Sie das Projekt „ThisOutlookSession“ suchen und öffnen.
4. Kopieren Sie anschließend die folgenden VBA-Codes und fügen Sie sie in dieses Projekt ein.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Danach müssen Sie diesen Code unterschreiben.
6. Stellen Sie später sicher, dass Ihr Outlook die digital signierten Makros zulässt.
7. Von nun an erhalten Sie jedes Mal, wenn Sie in Besprechungseinladungen auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, eine Meldung mit der Anzahl der Teilnehmer, Ressourcen und Dauer, wie im folgenden Bild dargestellt:

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Einführung des Autors:

Shirley Zhang ist eine Datenrettungsexpertin in DataNumen, Inc., das weltweit führend bei Datenwiederherstellungstechnologien ist, einschließlich korrupte mdf und Outlook-Reparatursoftwareprodukte. Für weitere Informationen besuchen Sie www.datanumen.com €XNUMX