Die Dropdown-Liste in der Datenüberprüfung ist eine häufig verwendete Funktion in Excel. In diesem Artikel werden zwei Methoden zum automatischen Aktualisieren der Dropdown-Liste vorgestellt.
In unserem vorherigen Artikel So erstellen Sie eine Dropdown-Liste aus einer Reihe von Zellen in Ihrem ExcelWir haben die Dropdown-Liste bereits ausführlich vorgestellt. Ändert sich der Quellbereich, wird auch die Dropdown-Liste angepasst. Jedes Mal, wenn Sie ein Element im Bereich hinzufügen oder löschen, müssen Sie die Dropdown-Liste in der Zielzelle überprüfen. Das kann sehr lästig sein. Wir haben jedoch zwei effektive Methoden für Sie gefunden. Mit diesen Methoden wird die Dropdown-Liste automatisch aktualisiert.
Methode 1: Verwenden Sie die OFFSET-Funktion
Bei dieser Methode können Sie die OFFSET-Funktion bei der Datenüberprüfung verwenden. Das Bild unten zeigt den Quellbereich in einem Arbeitsblatt. Es gibt 6 Produktnamen in diesem Bereich.
- Klicken Sie auf die Zielzelle, in der Sie die Liste erstellen möchten. Hier klicken wir auf Zelle A2 in einem anderen Arbeitsblatt.
- Klicken Sie anschließend im Menüband auf die Registerkarte „Daten“.
- Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.
- Wählen Sie im neuen Popup-Fenster die "Liste" im Textfeld "Zulassen".
- Geben Sie diese Formel in das Textfeld „Quelle“ ein:
= OFFSET ('Quellbereich'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Quellbereich'! $ A: $ A) -1)
Sie können bestimmte Elemente in der Formel entsprechend dem tatsächlichen Arbeitsblatt ändern.
- Klicken Sie anschließend im Menüband auf die Schaltfläche „OK“, um die Einstellung zu speichern.
Daher wurde die Dropdown-Liste in der Zelle erstellt. Wenn Sie das nächste Mal ein Element im Quellbereich hinzufügen oder löschen, werden die Elemente in der Liste automatisch aktualisiert. Zum Beispiel fügen wir in Zelle A8 ein neues Element zum ursprünglichen Bereich hinzu. Und es gibt 7 Artikel. In der Dropdown-Liste sehen Sie auch 7 Elemente.
Wenn Sie das nächste Mal eine Dropdown-Liste erstellen und auf einen anderen Bereich verweisen müssen, können Sie diese Methode verwenden. Mit dieser Methode müssen Sie jedoch sicherstellen, dass sich kein zusätzliches Element in derselben Spalte oder in keinem leeren Element innerhalb des Bereichs befindet.
Methode 2: Definieren Sie den Namen und verwenden Sie die Tabelle
Mit Ausnahme der Verwendung von Formeln können Sie auch eine Tabelle im Arbeitsblatt erstellen und den Namen für diesen Bereich definieren.
- Wählen Sie den Quellbereich.
- Klicken Sie dann im Menüband auf die Registerkarte „Formel“.
- Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Name definieren“.
- Als nächstes sehen Sie ein neues Fenster. Geben Sie einen Namen in das Textfeld "Name" ein. Hier geben wir "Produkt" ein.
- Geben Sie dann den Bereich in das Textfeld "Bezieht sich auf" ein.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“, um den Bereich zu speichern.
- Klicken Sie in diesem Schritt auf eine Zelle im Quellbereich.
- Klicken Sie anschließend im Menüband auf die Registerkarte „Einfügen“.
- Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Tabelle“.
- Aktivieren Sie im Fenster "Tabelle erstellen" die Option für Kopfzeilen, die Ihren Anforderungen entsprechen.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“, um die Einstellung zu speichern.
- Klicken Sie nun auf die Zielzelle, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 im vorherigen Teil.
- Geben Sie diese Formel in das Textfeld „Quelle“ ein:
= Produkt
Dies ist der definierte Name, den Sie in Schritt 4 erstellt haben.
- Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Datenüberprüfung zu speichern.
Und jetzt haben Sie die Einstellung beendet. Wenn Sie das nächste Mal ein neues Element zum Quellbereich hinzufügen, wird auch die Dropdown-Liste aktualisiert. Denken Sie beim Löschen eines Elements daran, die Tabellenzeile zu löschen. Andernfalls wird ein leeres Element in der Liste angezeigt.
Ein Vergleich der beiden Methoden
Beide Methoden sind sehr effektiv. Trotzdem haben sie Vorteile und Nachteile. Sie können sich auch auf die folgende Tabelle beziehen.
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Vergleich |
Verwenden Sie die OFFSET-Funktion |
Definieren Sie den Namen und die Verwendungstabelle |
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Vorteile |
1. Diese Methode enthält weniger Schritte. Und es ist einfach durchzuführen.
2. Durch die Verwendung der Funktion wird das Arbeitsblatt nicht durcheinander gebracht. |
1. Mit dieser Methode können Sie weiterhin Elemente in anderen Zellen in derselben Zeile oder Spalte eingeben.
2. Wenn Sie auch eine Tabelle verwenden oder einen Namen definieren müssen, können Sie bei diesen anderen Aufgaben viel Zeit sparen. |
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Nachteile |
1. Wenn Sie mit der OFFSET-Funktion nicht vertraut sind, können beim Ändern der Formel Fehler auftreten.
2. Wenn sich andere Elemente oder leere Zellen im Bereich befinden, ist die Dropdown-Liste durcheinander. |
1. Diese Methode umfasst weitere Schritte. Möglicherweise verbringen Sie mehr Zeit mit der Durchführung des Vorgangs.
2. Wenn Sie Elemente löschen, müssen Sie die Tabellenzeile anstelle nur des Werts löschen. |
Wenn Sie das nächste Mal eine Dropdown-Liste erstellen müssen, die automatisch aktualisiert werden kann, können Sie eine der Methoden auswählen. Beide sind sehr effektiv.
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Einführung des Autors:
Anna Ma ist eine Datenrettungsexpertin in DataNumen, Inc., das weltweit führend bei Datenwiederherstellungstechnologien ist, einschließlich Fehler in der Word-DocX-Datei beheben und Outlook-Reparatursoftwareprodukte. Für weitere Informationen besuchen Sie www.datanumen.com €XNUMX