En av nycklarna 
fördelarna med att använda Ms Office-applikationspaket avser flexibiliteten att inkludera data från en applikation till en annan. Du kan till exempel enkelt inkludera en exceltabell i en PPT eller ett orddokument. På samma sätt i Access kan du också inkludera Ms Office-datafiler som ett orddokument genom att använda OLE-fälttypen. Det finns kanske många scenarier där du kan behöva inkludera en världsfil i en Access-databas. Tänk dig att du skapar en medarbetardatabas och vill inkludera deras CV för praktisk referens. Eftersom meritförteckningar vanligtvis finns i form av en ordfil, är möjligheten att inkludera dem i MS Access ganska fördelaktig. När det gäller att bädda in en ordfil i Access måste du alltid hålla ett öga på hur mycket diskutrymme dokumentet kommer att konsumera. Om du vill inkludera flera hundra dokument är det ett klokare val att inkludera länkar till dokument snarare än att bädda in hela datafilerna i en Access-tabell.
Inkluderar en MS Word-fil i Access
- Starta Ms Access-applikationen och skapa en ny tabell i din databas
- Skapa nu ett fält och ställ in dess typ till OLE-objekt
- Öppna sedan tabellen du skapade och flytta till kolumnfältet. En gång där, högerklicka och gå till Insert Object och klicka på det
- Ett nytt fönster öppnas där du får två alternativ Skapa nytt och Skapa från fil. Om du nu vill infoga ett befintligt orddokument väljer du bara Skapa från fil och väljer Microsoft orddokument från rullgardinsmenyn
- I nästa skärm får du möjlighet att inkludera dokumentet som en länk. Du bör helst välja det här alternativet om orddokumentet förblir i det lokala systemet. Att använda en länk sparar en avsevärd mängd databasutrymme.
- Klicka på Ok för att spara ändringarna.
Objektdata som lagras i en Access-databas kan vara sårbara under en Access-krasch
Om du har lagrat viktig information i OLE-fält i Access kan detsamma vara sårbart under en Access-krasch. Korruption av den underliggande MDB-filen kan äventyra hela din databas inklusive OLE-fält. Bara en kraftfull åtkomst reparation verktyg som DataNumen Access Repair kan hjälpa dig att få tillbaka dina poster inklusive inbäddade objekt. Den har också kapacitet att sömlöst återställa formulär och index som skapats i Access-applikationen och kan till och med ta tillbaka data som lagras i autonummerfält. Om du nu har lagrat en säkerhetskopia av Access-databasen på en optisk skiva och om den också har komprometterats, kan denna applikation anropas utan att tänka igen. I vissa scenarier när en Access-krasch inträffar flyttas MDB-filerna från sin ursprungliga plats. Denna applikation kan fungera som ett e-discovery-program och spåra saknade MDB-filer på ett ögonblick.
Författarintroduktion:
Alan Chen är ordförande och ordförande för DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive åtkomstreparation och SQL-återhämtning mjukvaruprodukter. För mer information besök www.datanumen.com