Listrutan för datavalidering är en vanligt förekommande funktion i Excel. I den här artikeln introducerar vi två metoder för att automatiskt uppdatera rullgardinsmenyn.
I vår tidigare artikel Så här skapar du en rullgardinslista från ett antal celler i din Excel, har vi introducerat rullgardinslistan i detalj. När källområdet ändras påverkas även rullgardinslistan. När du lägger till eller tar bort ett objekt i området måste du kontrollera rullgardinslistan i målcellen. Och detta kan vara mycket irriterande. Men nu har vi hittat två effektiva metoder för dig. Genom att använda dessa metoder uppdateras rullgardinslistan automatiskt.
Metod 1: Använd OFFSET-funktionen
I den här metoden kan du använda OFFSET-funktionen i datavalideringen. Bilden nedan är källområdet i ett kalkylblad. Det finns 6 produktnamn i detta sortiment.
- Klicka på målcellen som du behöver för att skapa listan. Här klickar vi på en cell A2 i ett annat kalkylblad.
- Klicka sedan på fliken "Data" i menyfliksområdet.
- Klicka därefter på knappen "Datavalidering" i verktygsfältet.
- I det nya popup-fönstret väljer du "Lista" i textrutan "Tillåt".
- Och mata sedan in denna formel i textrutan "Källa":
= OFFSET ('Source Range'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Source Range'! $ A: $ A) -1)
Du kan ändra vissa element i formeln enligt det faktiska kalkylbladet.
- Klicka sedan på knappen "OK" i menyfliksområdet för att spara inställningen.
Således har listrutan skapats i cellen. Nästa gång du lägger till eller tar bort ett objekt i källområdet, uppdateras objekten i listan automatiskt. Till exempel lägger vi till ett nytt objekt i det ursprungliga intervallet i cell A8. Och det finns 7 artiklar. I listrutan kan du också se 7 objekt.
Nästa gång du behöver skapa en listruta och hänvisa till ett annat intervall kan du använda den här metoden. Men genom att använda den här metoden måste du se till att det inte finns något ytterligare objekt i samma kolumn eller tomt objekt inom intervallet.
Metod 2: Definiera namn och användningstabell
Förutom att använda formeln kan du också skapa en tabell i kalkylbladet och definiera namn för detta intervall.
- Välj källområde.
- Klicka sedan på fliken "Formel" i menyfliksområdet.
- Klicka därefter på knappen "Definiera namn" i verktygsfältet.
- Därefter ser du ett nytt fönster. Mata in ett namn i textrutan "Namn". Här kommer vi att mata in "Produkt".
- Och mata sedan in intervallet i textrutan "Avser".
- Klicka sedan på knappen "OK" för att spara intervallet.
- I det här steget klickar du på en cell inom källområdet.
- Klicka sedan på fliken ”Infoga” i menyfliksområdet.
- Klicka därefter på knappen "Tabell" i verktygsfältet.
- I fönstret "Skapa tabell", kontrollera alternativet för rubriker efter ditt behov.
- Klicka sedan på knappen “OK” för att spara inställningen.
- Klicka nu på målcellen som du behöver för att skapa rullgardinsmenyn.
- Upprepa steg 2-4 i föregående del.
- Och mata sedan in denna formel i textrutan "Källa":
= Produkt
Detta är det definieringsnamn som du skapade i steg 4.
- Klicka sedan på “OK” för att spara datavalidering.
Och nu är du klar med inställningen. Nästa gång du lägger till ett nytt objekt i källområdet kommer listrutan att uppdateras. När du behöver ta bort ett objekt, kom ihåg att ta bort tabellraden. Annars kommer det att finnas ett tomt objekt i listan.
En jämförelse av de två metoderna
Båda de två metoderna är mycket effektiva. Men ändå har de fördelar nackdelar med sand. Du kan också hänvisa till tabellen nedan.
|
Jämförelse |
Använd OFFSET-funktionen |
Definiera namn och användningstabell |
|
Fördelar |
1. Denna metod innehåller färre steg. Och det är lätt att utföra.
2. Genom att använda funktionen kommer kalkylbladet inte att röra. |
1. Genom att använda den här metoden kan du fortfarande mata in objekt i andra celler i samma rad eller kolumn.
2. När du också behöver använda tabell eller definiera namn kan du spara mycket tid på de andra uppgifterna. |
|
Nackdelar |
1. Om du inte är bekant med OFFSET-funktionen kan du stöta på fel när du ändrar formeln.
2. När det finns andra objekt eller tomma celler i intervallet kommer rullgardinslistan att röra sig. |
1. Det finns fler steg i denna metod. Du kan spendera mer tid på att utföra processen.
2. När du tar bort objekt måste du ta bort tabellraden istället för bara värdet. |
Nästa gång du behöver skapa rullgardinsmenyn som kan uppdateras automatiskt kan du välja en av metoden. Båda är mycket effektiva.
Åtgärda Excel-filfel
Ibland kommer du att möta Excel-korruption. Och dessa datakatastrofer kan orsakas av många olika skäl. Innan du åtgärdar dessa fel måste du ta reda på orsakerna. Om du inte vet något om dataåterställning, försök inte fixa Excel-filerna själv. Du kan konsultera ett sofistikerat återställningsföretag för hjälp. Dessutom kan du också investera ett Excel-reparationsverktyg. Detta verktyg kan reparera skadade xls-data enkelt och snabbt. Således kommer du att få all information och information tillbaka från de korrupta filerna.
Författarintroduktion:
Anna Ma är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera Word docx-filfel och Outlook-programvara för reparationsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com