So archivieren Sie E-Mails in Outlook: Vollständige Anleitung [2026]

Das Archivieren von E-Mails in Outlook ist der Vorgang, E-Mails aus Ihrem Hauptposteingang in einen festgelegten Speicherort zu verschieben, um Ihr Postfach übersichtlich zu halten. Im Gegensatz zum Löschen von E-Mails bewahrt das Archivieren diese für späteres Nachschlagen auf und sorgt gleichzeitig für einen aufgeräumten Arbeitsbereich. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen verschiedene Methoden zum Archivieren von E-Mails in Outlook.

1.2 Warum sollte man E-Mails in Outlook archivieren?

Das Archivieren von E-Mails bietet mehrere wichtige Vorteile:

Sorgt für Ordnung: Hält Ihren Posteingang übersichtlich und konzentriert sich auf aktuelle E-Mails, ohne ältere Nachrichten dauerhaft zu verlieren.
Verbessert die Leistung: Reduziert die Unordnung im Posteingang und macht Outlook dadurch schneller und reaktionsfähiger.
Bewahrt wichtige Informationen: Behält den Zugriff auf E-Mails, die Sie möglicherweise zu Referenzzwecken, zur Einhaltung von Vorschriften oder zur Dokumentation benötigen.
Speicherverwaltung: Je nach Archivierungsmethode können Sie Speicherplatz in Ihrem Postfach freigeben und die Speichergrenzen einhalten.
Erleichtert die Suche: Archivierte E-Mails bleiben durchsuchbar, sodass Sie sie bei Bedarf wiederfinden können.

2. Die verschiedenen Archivierungsmethoden in Outlook verstehen

Outlook bietet vier verschiedene Methoden zum Archivieren von E-Mails, die jeweils für unterschiedliche Anwendungsfälle und Speicheranforderungen konzipiert sind.

2.1 Manuelles Archivieren in den integrierten Ordner (Archivierungsschaltfläche)

Die Schaltfläche „Archivieren“ verschiebt E-Mails in einen integrierten Archivordner in Ihrem Postfach. Die E-Mails bleiben in Ihrem Hauptpostfach erhalten und eignen sich ideal, um Ihren Posteingang zu organisieren, ohne Speicherplatz zu beanspruchen. Die archivierten Elemente sind auf allen Geräten zugänglich.

2.2 Manuelle Archivierung in externe Datei (Tool zum Bereinigen alter Elemente)

Das Tool „Alte Elemente bereinigen“ verschiebt E-Mails in eine separate Archivdatei, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert wird. Dadurch werden E-Mails tatsächlich aus Ihrem Postfach entfernt und somit Speicherplatz auf dem Server freigegeben. Dies ist die empfohlene Option, wenn Sie die Größe Ihres Postfachs reduzieren möchten.

2.3 Automatisches Archiv

Die AutoArchivierungsfunktion verschiebt ältere E-Mails automatisch in eine lokale PST-Datei. Die Einstellungen und Aufbewahrungsfristen sind konfigurierbar. Diese Funktion läuft nach einem Zeitplan und verwaltet die Postfachgröße ohne manuelle Eingriffe. Dadurch ist sie ideal für Benutzer mit hohem E-Mail-Aufkommen.

2.4 Exchange Server Online-Archiv (Unternehmensfunktion)

Exchange Server Onlinearchivierung, auch In-Place-Archivierung genannt, ist eine cloudbasierte Microsoft 365-Lösung für Unternehmen, die als separates Postfach auf dem Server fungiert. Administratoren aktivieren und verwalten diese Funktion, die zusätzlichen Speicherplatz bietet und gleichzeitig den Zugriff auf archivierte E-Mails von jedem Gerät aus ermöglicht. Wenn die Onlinearchivierung aktiviert ist, wird die automatische Archivierung deaktiviert.

3. Manuelle Archivierung in den integrierten Ordner (Archivierungsschaltfläche)

3.1 Archiv in New Outlook

So archivieren Sie E-Mails mit der Schaltfläche „Archivieren“ in der neuen Outlook-Version:

Wählen Sie die E-Mail oder die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten.
Gehen Sie auf Archiv in der Symbolleiste.
Es erscheint eine Bestätigungsmeldung. Sie können klicken Rückgängig machen wenn benötigt.

Hinweis: Die neue Outlook-Version unterstützt die AutoArchivierungsfunktion nicht.

3.2 Archivierung in klassischem Outlook

3.2.1 Archiv-Schaltfläche

So archivieren Sie E-Mails mit der Schaltfläche „Archivieren“ im klassischen Outlook:

Wählen Sie die zu archivierenden E-Mails aus.
Unter dem Startseite Abschnitt, in der Löschen Gruppe, klicken Sie auf Archiv.
Outlook verschiebt E-Mails in den Archivordner.

Falls Sie eine E-Mail versehentlich archiviert haben, navigieren Sie zum Archivordner und verschieben Sie die E-Mail zurück in ihren ursprünglichen Ordner.

3.2.2 Verwendung von Tastenkombinationen (Rücktaste)

Sie können ausgewählte E-Mails schnell über die Tastatur archivieren:

Wählen Sie die zu archivierenden E-Mails aus.
Drücken Sie auf Rücktaste Taste halten.
Die ausgewählten E-Mails werden umgehend archiviert.

Wichtig: Wenn Sie eine E-Mail in einem neuen Fenster öffnen, müssen Sie das Fenster schließen und dann die oben genannten Schritte ausführen, um sie zu archivieren.

3.2.3 So deaktivieren Sie die Archivierung der Rücktaste

Manche Benutzer deaktivieren die Archivierungsfunktion für die Rücktaste aus folgenden Gründen:

Versehentliches Archivieren: Benutzer, die mit dieser Funktion nicht vertraut sind, drücken möglicherweise versehentlich die Rücktaste oder aus anderen Gründen, wodurch E-Mails unerwartet aus ihrem Posteingang verschwinden können.
Verwechslung mit der Entf-Taste: Die Rücktaste befindet sich in der Nähe der Entf-Taste, verhält sich aber uneinheitlich und kann daher verwirrend sein.
Organisationsrichtlinien: Manche Organisationen bevorzugen es, die Archivierungsmethoden zu kontrollieren und die Verwendung von Tastenkombinationen durch die Mitarbeiter zu verhindern.
Nichtnutzung der Archivfunktion: Für Benutzer, die den Archivordner nicht verwenden, ist diese Verknüpfung möglicherweise nutzlos.

Um zu verhindern, dass die Rücktaste Elemente archiviert, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Outlook vollständig schließen.
Presse Windows-+ R um den Dialog Ausführen zu öffnen.
Typ regedit und drücken Sie die Eingabetaste, um den Registrierungseditor zu öffnen.
Navigieren Sie zu: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den rechten Bereich und wählen Sie aus New -> DWORD (32-bit) Value.
Nennen Sie den Wert DisableOneClickArchive.
Doppelklicken Sie auf den neuen Wert und stellen Sie ihn auf ein. 1.
Gehen Sie auf OK und schließen Sie den Registrierungseditor.
Restart Ausblick.

Hinweis: Dieser Registry-Fix gilt für Microsoft 365 Outlook und funktioniert nicht mit Dauerlizenzversionen.

3.2.4 Rechtsklick zum Archivieren

Archivieren über das Kontextmenü:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die Sie archivieren möchten.
Wählen Sie Archiv aus dem Pop-up-Menü.
Die E-Mails werden in den Archivordner verschoben.

3.2.5 Per Drag & Drop in den Archivordner ziehen

Zur manuellen Steuerung der Archivierung:

Suchen Sie den Archiv Ordner im Navigationsbereich.
Klicken und halten Sie die E-Mail, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie es in den Archivordner und legen Sie es dort ab.

3.3 Archivobjekte nach spezifischen Kriterien

Standardmäßig kann die Outlook-Archivierungsfunktion nur ältere Elemente nach Datum löschen. Wenn Sie alle Elemente archivieren möchten, die bestimmte Kriterien erfüllen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Bei Erweiterte Suche Dialog, klicken Sie auf Suche… Um den Ordner auszuwählen, in dem Sie die Elemente suchen möchten.
Suchkriterien festlegen.
Gehen Sie auf Jetzt finden alle Elemente zu finden, die die Kriterien erfüllen.
Alle gefundenen Elemente auswählen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Elemente und klicken Sie auf Bewegungund wählen Sie Ihren Archivordner als den tarzu bekommen.
Alle gefundenen Elemente werden in den Archivordner verschoben.

Beispiel 1: Alle E-Mails archivieren, die größer als 10 KB sind:

Bei Erweiterte Suche Dialogfeld, klicken Suche… Um den Ordner auszuwählen, in dem Sie die Elemente suchen möchten.
Klicken Sie auf Mehr Auswahl Tab
Stelle den Größe (Kilobyte) zu größer als 10
Gehen Sie auf Jetzt finden

Beispiel 2: Alle abgelaufenen E-Mails archivieren:

Bei Erweiterte Suche Dialogfeld, klicken Suche… Um den Ordner auszuwählen, in dem Sie die Elemente suchen möchten.
Klicken Sie auf Erweitert Tab
In Definieren Sie weitere Kriterien Abschnitt auswählen Läuft ab von Alle Mailfelder.
Legen Sie die Bedingung fest, zum Beispiel Morgen.
Gehen Sie auf Zur Liste hinzufügen
Gehen Sie auf Jetzt finden

Beispiel 3: Alle als abgeschlossen markierten E-Mails archivieren:

Beispiel 4: Alle E-Mails mit einer bestimmten Farbkategorie archivieren:

Beispiel 5: Alle E-Mails ohne Nachfassaktion archivieren:

Flagge:

4. Manuelle Archivierung in externe Datei (Tool zum Bereinigen alter Elemente)

4.1 Verwendung des Werkzeugs „Alte Gegenstände entfernen“

So archivieren Sie Outlook-E-Mails manuell in Outlook in einer PST-Datei:

Klicken Sie auf Reichen Sie das Tab.
Gehen Sie auf Infos, dann klick Tools.
Wählen Sie Alte Gegenstände aufräumen.
Die Archiv Ein Dialogfeld wird angezeigt.
Wähle aus Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordner .
Wählen Sie den Ordner aus, den Sie archivieren möchten (z. B. Posteingang). Um alle Elemente zu archivieren, wählen Sie den Stammordner Ihres Postfachs aus.
Der Archivelemente älter alsGeben Sie ein Datum ein. Einträge, die älter als dieses Datum sind, werden archiviert.
Der Archivdatei, den Standardstandort akzeptieren oder klicken Jetzt entdecken einen anderen Speicherort und Dateinamen auswählen.
Optional können Sie Folgendes überprüfen: Elemente einschließen, bei denen „Nicht automatisch archivieren“ aktiviert ist Wenn Sie Elemente archivieren möchten, die zuvor von der automatischen Archivierung ausgeschlossen waren.
Gehen Sie auf OK es ist start Archivierung.

Nach Abschluss der Installation erscheint das Archiv-Postfach im linken Bereich, sodass Sie auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen können.

4.2 Archivierung mehrerer Ordner mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

Um Elemente in verschiedenen Ordnern mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren, sie aber dennoch in derselben PST-Datei zu belassen:

Öffnen Sie das Archiv-Dialogfeld (Reichen Sie das -> Infos -> Tools -> Alte Gegenstände aufräumen).
Wählen Sie den ersten Ordner (z. B. Posteingang) aus und stellen Sie das Datum auf vor 6 Monaten ein. Klicken Sie noch nicht auf OK.
Wählen Sie einen anderen Ordner (z. B. Gesendete Objekte) und legen Sie ein anderes Datum fest (z. B. vor 1 Jahr). Klicken Sie noch nicht auf OK.
Wählen Sie weiterhin Ordner aus und legen Sie bei Bedarf unterschiedliche Daten fest.
Stellen Sie sicher, dass alle Ordner denselben Archivdateipfad verwenden.
Gehen Sie auf OK Sobald alle Ordner konfiguriert sind.

5. Automatische Archivierung von E-Mails in Outlook

5.1 Aktivieren der automatischen Archivierung

So aktivieren und konfigurieren Sie die AutoArchivierung in Classic Outlook:

Gehen Sie auf Reichen Sie das -> Einstellungen.
Wähle aus Erweitert Tab.
Unter dem AutoArchivierung Abschnitt, klicken Sie auf AutoArchive-Einstellungen Button:
Prüfen Sie die Führe AutoArchive alle N Tage aus Box.
Geben Sie an, wie oft AutoArchive ausgeführt werden soll (z. B. alle 14 Tage).
Konfigurieren Sie weitere Einstellungen wie den Archivierungsort und die Aufbewahrungsfrist. Wir werden diese Einstellungen im nächsten Abschnitt ausführlich erläutern.
Gehen Sie auf OK um Ihre Einstellungen zu speichern.

AutoArchive wird nun automatisch gemäß Ihrem konfigurierten Zeitplan ausgeführt.

5.2 Erläuterung der AutoArchivierungseinstellungen

Das Verständnis der einzelnen AutoArchive-Einstellungen hilft Ihnen, den Archivierungsprozess effektiv zu steuern:

Führe AutoArchivierung alle N Tage aus: Steuert den Zeitplan für die automatische Archivierung. Eine häufige Ausführung (z. B. wöchentlich) verarbeitet kleinere E-Mail-Stapel, was effizienter ist als die Archivierung Tausender Elemente auf einmal. Um die automatische Archivierung vollständig zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen bei dieser Option.
Aufforderung vor dem Ausführen der automatischen Archivierung: Wenn Sie vor dem Archivieren eine Vorwarnung wünschentarAktivieren Sie diese Option. Sie erhalten eine Benachrichtigung, mit der Sie den Vorgang bei Bedarf abbrechen können.
Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner): Dadurch werden Nachrichten mit abgelaufenem Ablaufdatum entfernt. Beachten Sie, dass abgelaufene Elemente sich von alten Elementen unterscheiden – das Ablaufdatum wird beim Verfassen von E-Mails manuell festgelegt. Einstellungen Hinweis: Diese Einstellung löscht Elemente, anstatt sie zu archivieren.
Alte Elemente archivieren oder löschen: Dieser Hauptschalter aktiviert Ihre benutzerdefinierte AutoArchivierungskonfiguration. Lassen Sie ihn deaktiviert, um stattdessen die integrierten Standardeinstellungen von Outlook zu verwenden.
Archivordner in der Ordnerliste anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Ihre Archivordner automatisch im Navigationsbereich angezeigt. Andernfalls müssen Sie die Archiv-PST-Datei jedes Mal manuell öffnen, wenn Sie auf archivierte Elemente zugreifen möchten.
Gegenstände aussortieren, die älter als: Legt das Mindestalter für die Archivierung fest. Elemente, die älter als dieser Schwellenwert sind, werden in die Archivdatei verschoben. Der Bereich ist flexibel – von 1 Tag bis 60 Monaten, angegeben in Tagen, Wochen oder Monaten.
Alte Gegenstände verschieben nach: Legt fest, wo Outlook archivierte Elemente speichern soll. Standardmäßig wird die Datei archive.pst im Ordner „Dokumente\Outlook-Dateien“ erstellt. Klicken Sie hier. Jetzt entdecken Um einen anderen Speicherort oder Dateinamen auszuwählen. Durch Auswahl dieser Option wird die unten stehende Einstellung zum endgültigen Löschen deaktiviert.
Elemente endgültig löschen: Anstatt archivierte Kopien zu behalten, löscht diese Einstellung alte Elemente vollständig, sobald sie ein bestimmtes Alter erreicht haben. Gehen Sie damit vorsichtig um – gelöschte Elemente können nicht wiederhergestellt werden. Durch Aktivieren dieser Option wird die oben genannte Archivierungsfunktion deaktiviert.
Diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden: Diese Schaltfläche wendet Ihre aktuelle Konfiguration sofort auf alle Outlook-Ordner an. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie für einzelne Ordner unterschiedliche Regeln festlegen möchten – diese können Sie stattdessen in den Eigenschaften jedes Ordners konfigurieren.

5.3 Standardmäßige Aufbewahrungsfristen für Outlook-Ordner

Outlook wendet für verschiedene Ordnertypen unterschiedliche Standard-Alterungsfristen an:

Posteingang und Entwürfe: 6 Monate
Gesendete und gelöschte Elemente: 2 Monate
Postausgang: 3 Monate
Kalender, Aufgaben, Notizen und Tagebuch: 6 Monate
Kontakte: Standardmäßig nicht automatisch archiviert

Ordner, die Sie erstellen, übernehmen die Aufbewahrungsfrist ähnlicher Standardordner. Beispielsweise erhalten benutzerdefinierte E-Mail-Ordner wie der Posteingang eine Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten.

5.4 Wie das Alter eines Artikels ermittelt wird

Verschiedene Outlook-Elementtypen verwenden unterschiedliche Datumskriterien, um zu bestimmen, ob sie alt genug für die Archivierung sind:

E-Mail-Nachrichten: Das System prüft sowohl den Empfangszeitpunkt der Nachricht als auch den Zeitpunkt der letzten Änderung und verwendet dann das spätere Datum. Selbst einfache Aktionen wie das Markieren als gelesen/ungelesen oder das Verschieben der E-Mail aktualisieren den Änderungszeitstempel.
Kalendereinträge: Für Besprechungen und Termine ist der maßgebliche Termin derjenige, an dem Sie...ost Der Eintrag wurde kürzlich bearbeitet und gespeichert. Einträge mit wiederkehrenden Ereignissen werden nicht automatisch archiviert. Wichtig: Nur vergangene Ereignisse werden archiviert – zukünftige Termine bleiben unabhängig vom Änderungsdatum erhalten.
Aufgaben: Zwei Daten sind hier relevant: das Fertigstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung. Das neuere Datum bestimmt die Archivierungsberechtigung. Aufgaben, die noch als unvollständig angezeigt werden, werden nicht automatisch archiviert. Bei delegierten Aufgaben erfolgt die Archivierung erst, nachdem sie als abgeschlossen markiert wurden.
Hinweise: Das Datum, an dem Sie most Die Reihenfolge der Bearbeitungen und Speichervorgänge bestimmt, wann eine Notiz archivierbar wird.
Journaleinträge: Entweder das ursprüngliche Erstellungsdatum oder das most Es gilt das Datum der letzten Änderung, wobei das neuere Datum Vorrang hat.
Kontakte: Die automatische Archivierungsfunktion überspringt Kontakte vollständig. Wenn Sie Ihren Kontakte-Ordner archivieren möchten, verwenden Sie das Tool „Alte Elemente bereinigen“ manuell.

5.5 AutoArchivierung für bestimmte Ordner anpassen

So konfigurieren Sie benutzerdefinierte AutoArchivierungseinstellungen für einen bestimmten Ordner:

Klicken Sie in der Ordnerliste des Navigationsbereichs mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie anpassen möchten.
Gehen Sie auf Immobilien.
Klicken Sie auf AutoArchivierung Tab.
Wählen Sie Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen.
Konfigurieren Sie die Alterungsperiode und weitere Optionen, die speziell für diesen Ordner gelten.
Gehen Sie auf OK um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Verwenden Sie die Alte Elemente dauerhaft löschen Option zum automatischen Entfernen alter E-Mails in der Gelöschte Elemente mit einem Junk-E-Mail Ordner nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsfrist.

5.6 Elemente von der automatischen Archivierung ausschließen/einschließen

Manchmal möchten Sie Elemente, die Sie häufig verwenden, nicht archivieren. Im Folgenden finden Sie Lösungen für drei verschiedene Szenarien. Selbstverständlich können Sie die Aktion auch rückgängig machen und Elemente aus der automatischen Archivierung wieder einbeziehen.

5.6.1 Einen Artikel ausschließen

Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
Presse Alt + Enter Schlüssel.
A Immobilien Ein Dialogfeld wird angezeigt.
Prüfen Sie die Dieses Element nicht automatisch archivieren .

5.6.2 Mehrere Elemente ausschließen

1. Gehen Sie zur Ansehen Tab
2. Gehen Sie auf Einstellungen anzeigen
3. Bei Erweiterte Ansichtseinstellungen Dialogfeld, klicken Sie auf Spalten:
4. Die Spalten anzeigen Es erscheint ein Dialogfeld. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Nicht automatisch archivieren Säule:
  - Wählen Sie Alle Mailfelder.
  - Wählen Sie Nicht automatisch archivieren in den verfügbaren Spalten.
  - Gehen Sie auf Speichern
  - Wenn Sie die Reihenfolge ändern möchten, wählen Sie sie aus und verwenden Sie sie. aufrücken or Nach unten.
  - Gehen Sie auf OK
5. Nach einem Klick OKDu wirst zurückkehren zu Erweiterte Ansichtseinstellungen Dialog, in dem Sie klicken müssen Andere Einstellungen.
6. Bei Andere Einstellungen Wählen Sie im Dialogfeld In-Cell-Bearbeitung zulassen .
7. Klicken Sie auf eine Reihe von OK Um die Änderungen zu speichern und zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „…“. Nicht automatisch archivieren Spalte für sie:

5.6.3 Einen Ordner ausschließen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner im Navigationsbereich.
Wählen Sie Immobilien.
Klicken Sie auf AutoArchivierung Tab.
Wählen Sie Archivieren Sie keine Elemente in diesem Ordner.
Gehen Sie auf OK.

6. Automatisches Archivieren von E-Mails in Outlook mithilfe von Regeln

Outlook-Regeln ermöglichen das automatische Archivieren von E-Mails bestimmter Absender oder nach bestimmten Kriterien. So erstellen Sie eine Archivierungsregel:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die Sie archivieren möchten.
Gehen Sie auf Regeln -> Regel erstellen in dem Pop-up-Menü.
Die Regel erstellen Ein Dialogfeld wird angezeigt.
Bei Wenn ich eine E-Mail mit allen ausgewählten Bedingungen erhalte Abschnitt, geben Sie die Bedingung der Regel an, wie zum Beispiel Ab, Betreff enthält oder Gesendet anFür komplexere Bedingungen klicken Sie hier. Erweiterte Optionen in der unteren rechten Ecke.
Bei Mach Folgendes Abschnitt auswählen Verschiebe das Element in den Ordner: und geben Sie den Archivordner durch Anklicken der Schaltfläche an. Ordner auswählen… .
Gehen Sie auf OK um die Regel zu speichern.

Outlook verschiebt nun automatisch alle E-Mails, die die Bedingungen erfüllen, in den Archivordner.

7. Archivierung nach Eingangsdatum

Standardmäßig verwendet die Outlook-Autoarchivierung das Änderungs- oder Empfangsdatum, je nachdem, welches später liegt. Wenn Outlook E-Mails ausschließlich anhand des Empfangsdatums archivieren soll (und Änderungen ignorieren), müssen Sie die Windows-Registrierung bearbeiten:

Outlook vollständig schließen.
Öffnen Sie den Registrierungseditor.
Navigieren Sie zu: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Einstellungen.
Der rechten Maustaste auf Einstellungen gedrückt und wählen Sie New -> DWORD (32-bit) Value.
Benennen Sie den neuen Wert ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neu erstellten Wert und klicken Sie auf Ändern.
Setzen Sie den Wert auf 1 und klicken auf OK.
Schließen Sie den Registrierungseditor undtart Ausblick.

Nach diesen Änderungen archiviert Outlook E-Mails anhand des Empfangsdatums anstatt des Änderungsdatums.

8. Fortgeschritten: Automatische Archivierung mit VBA

Wenn Sie erweiterte Steuerungsmöglichkeiten benötigen automatische ArchivierungSie können Outlook-VBA-Makros verwenden. Nachfolgend einige Beispielszenarien:

Automatische Archivierung abgeschlossener Aufgaben in Outlook
E-Mails archivieren, die größer als eine bestimmte Größe sind
Automatische Archivierung alter E-Mails, die größer als eine bestimmte Größe sind
Automatische E-Mail-Klassifizierung und Archivierung nach Monat
Automatische Klassifizierung und Archivierung eingehender E-Mails nach Absendernamen
Automatische Archivierung abgelehnter Besprechungen in einem bestimmten Kalender
Älteste E-Mail automatisch archivieren, wenn eine neue E-Mail eingeht
Automatische Archivierung eingehender E-Mails ohne Nachverfolgungsmarkierungen
Alte Elemente automatisch archivieren, wenn der Posteingang zu viele Elemente enthält.
Alle überfälligen Termine und Aufgaben archivieren
Archivieren Sie alle abgelaufenen E-Mails
Automatische Archivierung einer markierten E-Mail nach dem Markieren als abgeschlossen
Automatische Archivierung abgelaufener Elemente, wenn die Outlook-Datei eine bestimmte Größe überschreitet
Archiv Alle gelesenen RSS-Feeds
Archivierte E-Mails werden je nach Absender in verschiedene Ordner verschoben.
Deaktivieren der Option „AutoArchiv“ für alle Outlook-Ordner
Die gleiche „AutoArchivierungs“-Einstellung auf alle Outlook-Ordner anwenden
Stapelweises Aktivieren der Option „Dieses Element nicht automatisch archivieren“ für mehrere Outlook-E-Mails
Stapelweises Deaktivieren der Option „Automatische Archivierung“ für alle wiederkehrenden Kalendereinträge

9. Exchange Server Online-Archiv

Exchange Server Online Archive (auch In-Place-Archivierung genannt) ist eine Archivierungsfunktion für Unternehmen in Microsoft 365, die Benutzern zusätzlichen Speicherplatz in ihren Postfächern bietet, indem alte E-Mails in Archivpostfächern archiviert werden. Im Gegensatz zu clientseitigen Archivierungsmethoden wird diese Funktion vollständig von Administratoren verwaltet und läuft auf dem Server.

9.1 Administrator-Einrichtungsanforderungen

Nur Administratoren können das Exchange Server Online-Archiv aktivieren oder deaktivieren. Zur Konfiguration von Archivpostfächern müssen Administratoren Folgendes tun:

Die Rolle „E-Mail-Empfänger“ in Exchange Online zugewiesen bekommen
Zugriff auf das Exchange Admin Center (EAC)
Sorgen Sie für die entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen für die Benutzer.

9.2 Wie Administratoren Archivpostfächer aktivieren

Administratoren können Archivpostfächer über das Exchange Admin Center aktivieren:

Melden Sie sich im Exchange Admin Center (EAC) an und navigieren Sie zu Empfänger -> Mailboxes.
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Postfach für die Archivierung aktiviert werden soll.
Im Flyout-Bereich auswählen Sonstiges, und unter PostfacharchivWählen Postfacharchiv verwalten.
Einschalten Postfacharchiv, dann klick Gespeichert.

Der Status des Archivpostfachs wird wie folgt angezeigt: Aktives für den ausgewählten Benutzer.

9.3 Automatisches Aktivieren von Archivpostfächern

Administratoren können PowerShell verwenden, um Archivpostfächer automatisch zu aktivieren, wenn ein primäres Postfach 90 % seines Kontingents erreicht hat:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Archivpostfächer schrittweise abschaffen

Wenn Sie Archivpostfächer aus verschiedenen Gründen, wie z. B. begrenztem Speicherplatz, schrittweise abschaffen möchten, können Sie wie folgt vorgehen:

Exportieren Sie die Archivpostfächer.
Archivierung deaktivieren.

9.5 Auswirkungen auf andere Archivfunktionen

Wenn die Exchange Server-Onlinearchivierung für einen Benutzer aktiviert ist:

Die Tools „Automatische Archivierung“ und „Alte Elemente bereinigen“ sind in Classic Outlook nicht mehr verfügbar.
Die Archiv-Schaltfläche in Outlook funktioniert weiterhin normal.
Die den Exchange Online-Postfächern zugewiesenen Aufbewahrungsrichtlinien steuern das Archivierungsverhalten.

Hinweis: Diese Funktion ist in Microsoft 365 Government Clouds, Microsoft 365, das von 21Vianet betrieben wird, oder Microsoft 365 Germany nicht verfügbar.

10. Archivierte E-Mails in Outlook finden und verwalten

10.1 Auffinden des Archivordners und der Archivdatei

So finden Sie Ihre archivierten E-Mails:

Archivordner: Der integrierte Archivordner wird in der Ordnerliste Ihres Navigationsbereichs angezeigt. Auswählen Ansehen -> Ordnerbereich -> Normal um die Ordnerliste anzuzeigen, falls diese ausgeblendet ist.
Archiv-Postfach (PST-Datei): Bei Verwendung der AutoArchivierung oder des Tools „Alte Elemente bereinigen“ wird das Archivpostfach als separates Element in Ihrer Ordnerliste angezeigt, sofern Sie die entsprechende Option ausgewählt haben. Archivordner in der Ordnerliste anzeigen in den AutoArchivierungseinstellungen.

Falls das Archiv-Postfach nicht angezeigt wird, können Sie es manuell öffnen:

Gehen Sie zur Reichen Sie das -> Optionen -> Erweitert
Unter dem AutoArchivierung Abschnitt, klicken Sie auf AutoArchive-Einstellungen .
Den vollständigen Pfad der Archiv-PST-Datei finden Sie unter Alte Gegenstände nach Hause verschieben.
Gehen Sie auf Reichen Sie das -> Öffnen und exportieren -> Öffnen Sie die Outlook-Datendatei und wählen Sie Ihre Archiv-PST-Datei über ihren vollständigen Pfad aus.

10.2 Verschieben der Archivdatei

Schließen Sie die Archiv-PST-Datei in Outlook.
Verschieben Sie die Datei an den neuen Speicherort.
Öffnen Sie es erneut in Outlook.
Ändern Sie den Pfad in Reichen Sie das -> Optionen -> Erweitert -> Automatische Archivierung -> Einstellungen für die automatische Archivierung -> Alte Elemente verschieben nach

10.3 Durchsuchen archivierter E-Mails

So suchen Sie nach archivierten E-Mails im Archivordner:

Wenn Sie in Outlook oben im Suchfeld einen Suchbegriff eingeben, werden standardmäßig alle Ordner in Ihrem Postfach durchsucht, einschließlich archivierter Elemente.
Um Ihre Suche auf den Archivordner zu beschränken, wählen Sie zuerst die Option aus. Archiv Ordner im Navigationsbereich.
Geben Sie anschließend Ihren Suchbegriff in das Suchfeld ein.
Die Suchergebnisse zeigen nur Elemente aus dem Archivordner an.

So suchen Sie nach archivierten E-Mails in der Archivdatei:

Klicken Sie im linken Bereich auf die Archivdatei.
Klicken Sie auf das Suchfeld in der Mitte.
Die Registerkarte „Suchen“ wird angezeigt.
Klicken Sie auf Suche Tab
Gehen Sie auf Suchwerkzeuge -> Erweiterte Suche …
Die Erweiterte Suche Ein Dialogfeld wird angezeigt.
Klicken Sie auf Suche… .
Bei Ordner auswählen Im Dialogfeld „Archivdatei“ die Option „Archivdatei“ auswählen
Prüfen Sie die Unterordner suchen
Gehen Sie auf OK
Outlook wird dann start Suche in der Archivdatei, einschließlich aller ihrer Unterordner:

10.4 Wiederherstellen archivierter E-Mails im Posteingang

So verschieben Sie archivierte E-Mails zurück in Ihren Posteingang:

Navigieren Sie zum Archivordner oder zum Archivpostfach.
Wählen Sie die E-Mail oder die E-Mails aus, die Sie wiederherstellen möchten.
Ziehen Sie die E-Mails per Drag & Drop in Ihren Posteingang oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „E-Mails verschieben“. Bewegung -> Posteingang.

Die E-Mails werden zurück in Ihren Posteingang verschoben und aus dem Archiv entfernt.

11. Beschränkungen und Verwaltung der Archivdateigröße

11.1 Standardmäßige Größenbeschränkungen für PST-Dateien

Die Outlook-PST-Datei hat eine standardmäßige Größenbeschränkung:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013: 50 GB
Outlook 2010 und früher: 20 GB

Wenn die archivierte PST-Datei sich dieser Grenze nähert oder sie erreicht, kann Outlook die Archivierung neuer Elemente einstellen oder sich unvorhersehbar verhalten.

11.2 Verwaltung großer Archivdateien

Wenn Ihre Archivdatei sich der Größenbeschränkung nähert, sollten Sie folgende Optionen in Betracht ziehen:

Erstellen neuer Archivdateien: Erstellen Sie eine neue Archiv-PST-Datei und starSie können Ihre E-Mails in Outlook archivieren. Es lassen sich mehrere Archivdateien nach Jahr oder Projekt organisieren.
Unnütze Gegenstände löschen: Überprüfen Sie Ihre archivierten E-Mails und löschen Sie nicht mehr benötigte Elemente endgültig. Archivdatei komprimieren.

11.3 Erhöhung der maximalen PST-Dateigröße (Nicht empfohlen)

Sie können zwar das Standardlimit von 50 GB durch Änderungen in der Registrierung auf 100 GB erhöhen, dies wird jedoch nicht empfohlen. Große PST-Dateien verlangsamen Outlook und erhöhen das Risiko von Datenbeschädigung. Falls Sie das Limit dennoch erhöhen müssen, können Sie folgende Schritte ausführen: dem Leitfaden .

Erwägen Sie, neue Archivdateien zu erstellen oder das Online-Archiv zu nutzen, anstatt die Größenbeschränkung zu erhöhen.

12. Behebung von Problemen mit dem Outlook-Archiv

12.1 Automatische Archivierung nicht verfügbar

Falls die Optionen für die automatische Archivierung nicht verfügbar oder ausgegraut sind, kann dies folgende Ursache haben:

Exchange Server Online-Archivierung aktiviert: Wenn Ihre Organisation Exchange Server Online Archive aktiviert hat, wird AutoArchive automatisch deaktiviert. Online Archive dient als unternehmensgerechter Ersatz für AutoArchive. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um stattdessen Online Archive zu verwenden.
Vom Administrator deaktivierte Funktion: Ihr Netzwerkadministrator hat möglicherweise die automatische Archivierung über Gruppenrichtlinien oder Aufbewahrungsrichtlinien deaktiviert, die die Funktionalität der automatischen Archivierung außer Kraft setzen. Wenden Sie sich an den Systemadministrator, um Informationen zu den E-Mail-Verwaltungsrichtlinien Ihrer Organisation zu erhalten.
Neue Outlook-Einschränkungen: Die neue Outlook-Version unterstützt weder die AutoArchivierung noch das Tool „Alte Elemente bereinigen“. Verwenden Sie die klassische Outlook-Version, um auf diese Funktionen zuzugreifen.

12.2 AutoArchive wird nicht ausgeführt

Falls die automatische Archivierung nicht mehr funktioniert, überprüfen Sie Folgendes:

Überprüfung der AutoArchivierungseinstellungen: AutoArchivierungseinstellungen öffnen (Reichen Sie das -> Einstellungen -> Erweitert -> AutoArchive-Einstellungen) und überprüfen Sie, ob Ihre Konfiguration korrekt ist.
Kontrollkästchen „AutoArchivierung ausführen“: Sicherstellen, dass die Führe AutoArchive alle N Tage aus Die Option ist aktiviert. Wenn sie deaktiviert ist, wird AutoArchive nicht automatisch ausgeführt.

12.3 Bestimmte Elemente, die nicht archiviert werden

Falls einige Elemente nicht archiviert werden, können die Gründe dafür unter anderem folgende sein:

Änderungsdatum zu aktuell: Outlook verwendet standardmäßig das Empfangsdatum oder das Änderungsdatum, je nachdem, welches später liegt. Wenn Sie eine E-Mail kürzlich geändert haben, wird sie erst nach Ablauf einer weiteren Aufbewahrungsfrist archiviert.
„Nicht automatisch archivieren“ Eigenschaft aktiviert: Für die Elemente kann die Eigenschaft „Dieses Element nicht automatisch archivieren“ aktiviert sein.
- Um einen Eintrag zu überprüfen, doppelklicken Sie darauf, um ihn in einem neuen Fenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf Reichen Sie das -> Immobilienund überprüfen Sie die Dieses Element nicht automatisch archivieren .
- Um mehrere Elemente gleichzeitig zu prüfen, fügen Sie die Spalte „Nicht automatisch archivieren“ zu Ihren Ansichtseinstellungen hinzu und vergrößern Sie anschließend die Breite der E-Mail-Liste, damit diese Spalte angezeigt werden kann.

12.4 Archivordner wird nicht angezeigt

Besitzt das Archivordner Die Archiv-Postfachdatei wird im linken Bereich von Outlook nicht angezeigt. Versuchen Sie folgende Lösungen:

Archivordner anzeigen aktivieren: Öffnen Sie die AutoArchivierungseinstellungen und stellen Sie sicher, dass Archivordner in der Ordnerliste anzeigen wird geprüft.
Archivdatei manuell hinzufügen: Falls das Archiv-Postfach immer noch nicht angezeigt wird, öffnen Sie es manuell durch Anklicken. Reichen Sie das -> Öffnen und exportieren -> Öffnen Sie die Outlook-Datendatei und Auswahl Ihrer Archiv-PST-Datei.
Outlook aktualisieren: Für Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- und Outlook.com-Konten sollte Ihr Archivordner standardmäßig vorhanden sein. Falls er in Outlook 2016 oder Outlook für Microsoft 365 nicht angezeigt wird, gehen Sie zu Reichen Sie das -> Office-Konto -> Update-Optionen -> Jetzt Aktualisieren.

12.5 Die PST-Archivdatei ist beschädigt

Wenn die PST-Archivdatei beschädigt ist, kann Outlook keine neuen E-Mails dorthin verschieben. Sie können die PST-Datei wie folgt reparieren:

Verwendung des Posteingangsreparaturtools (scanpst.exe)
Verwendung von Wiederherstellungstools von Drittanbietern

Bitte ansehen unsere komplette Anleitung zu den oben genannten Methoden sowie zu anderen Reparaturmethoden.

13. Bewährte Verfahren für die E-Mail-Archivierung

13.1 Welche E-Mails sollten archiviert werden?

Bestimmte E-Mail-Typen sollten archiviert statt gelöscht werden, um wichtige Dokumente zu erhalten:

Finanzunterlagen: Archivieren Sie E-Mails mit Kontoauszügen, Rechnungen, Quittungen und steuerbezogenen Informationen für zukünftige Referenz- und Budgetierungszwecke.
Arbeitsgespräche: Bewahren Sie wichtige arbeitsbezogene Gespräche, Entscheidungen, Projektdetails und Dokumente zum späteren Nachschlagen oder für Leistungsbeurteilungen auf.
Quittungen und Bestätigungen: Bewahren Sie Kaufbestätigungen, Buchungsreservierungen, Serviceabonnements und Bestellbelege auf, falls Probleme auftreten.
Legale Dokumente: Archivieren Sie E-Mails, die Verträge, Vereinbarungen, juristische Mitteilungen oder sonstige Korrespondenz enthalten, die als juristische Dokumente dient.
Projektdateien: Bewahren Sie E-Mails im Zusammenhang mit laufenden oder abgeschlossenen Projekten auf, einschließlich Diskussionen, Entwürfen, Feedback und Vorschlägen, um sie später wiederfinden zu können.
Persönliche Meilensteine: Bewahren Sie E-Mails auf, die wichtige Lebensereignisse wie Jobangebote, Zulassungsbescheide und berufliche Erfolge dokumentieren, um ihren emotionalen Wert zu bewahren.
Reisedokumente: Tickets, Hotelbuchungen und Reisepläne archivierenraries, die als rechtliche Nachweise Ihrer Reisehistorie dienen können.

13.2 Leitfaden zur Entscheidung zwischen Archivieren und Löschen

Bei der Entscheidung, ob Sie eine E-Mail archivieren oder löschen, sollten Sie ihren zukünftigen Wert berücksichtigen. Archivieren Sie Nachrichten, die Sie später möglicherweise als Referenz, für Compliance-Zwecke oder zur Dokumentation benötigen. Löschen Sie irrelevante oder nicht mehr benötigte E-Mails, wie z. B. veraltete Newsletter, Spam oder temporäre Nachrichten.rary Benachrichtigungen. Wenn Sie sich unsicher sind, archivieren Sie die E-Mail – Sie können sie später jederzeit löschen, aber endgültig gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt werden.

13.3 Regelmäßige Archivpflege

Pflegen Sie Ihr Archiv regelmäßig, indem Sie die archivierten Elemente in regelmäßigen Abständen überprüfen und nicht mehr benötigte löschen. So verhindern Sie, dass Ihr Archiv so unübersichtlich wird wie Ihr E-Mail-Postfach und halten die Dateigrößen überschaubar. Planen Sie vierteljährliche oder jährliche Überprüfungen Ihres Archivs ein, um sicherzustellen, dass es nur wertvolle Informationen enthält.

13.4 Sichern von Archivdateien

Schützen Sie Ihre archivierten E-Mails, indem Sie Sicherungskopien erstellen:

Lokale Sicherungskopien: Kopieren Sie Ihre PST-Archivdatei auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick. Bewahren Sie die Sicherungskopie an einem sicheren Ort getrennt von Ihrem Computer auf.
Cloud-Speicher-Backup: Laden Sie Ihre Archiv-PST-Datei zur externen Datensicherung und zum Schutz vor Hardwareausfällen in Cloud-Speicherdienste wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive hoch.

Beachten Sie, dass Archivdateien nicht dasselbe sind wie Backups. Bewahren Sie daher immer separate Sicherungskopien Ihrer PST-Archivdatei auf.

13.5 Optimale AutoArchivierungsfrequenz

Stellen Sie AutoArchive so ein, dass es häufig genug ausgeführt wird, um große Archivierungsrückstände zu vermeiden, aber nicht so häufig, dass die Leistung beeinträchtigt wird. Für most Für die meisten Nutzer hat sich die automatische Archivierung alle 14 Tage bewährt. Bei einem hohen täglichen E-Mail-Aufkommen empfiehlt sich eine wöchentliche Ausführung. Das häufigere Archivieren kleinerer Mengen ist effizienter als die gleichzeitige Verarbeitung Tausender Elemente, da dies die Computerleistung beeinträchtigen kann.

14. Wichtige Fakten zum Outlook-Archiv

14.1 PST-Dateiformat

Das PST-Dateiformat (Personal Store) ist der Outlook-Datendateityp zum lokalen Speichern von E-Mails, Kalendereinträgen, Kontakten und anderen Outlook-Daten auf Ihrem Computer. PST-Dateien lassen sich in Outlook öffnen und zwischen Computern übertragen. Sie sind von Ihrem Postfach getrennt und werden an einem von Ihnen festgelegten Speicherort gespeichert, üblicherweise unter C:\Benutzer\IhrBenutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\.

14.2 Archivierung vs. Export

Archivieren und Exportieren sind unterschiedliche Vorgänge. Beim Archivieren werden Elemente von ihrem ursprünglichen Speicherort in eine Archivdatei verschoben, wodurch sie aus der Haupt-PST-Datei entfernt und Speicherplatz freigegeben wird. Beim Exportieren wird eine Kopie der ausgewählten Elemente erstellt, diese bleiben jedoch an ihrem ursprünglichen Speicherort und die Postfachgröße wird nicht reduziert. Verwenden Sie das Archivieren, um die Postfachgröße zu verwalten, und das Exportieren, um Sicherungskopien zu erstellen.

14.3 Archivierung vs. Datensicherung

Eine Archivdatei ist nicht dasselbe wie ein Backup. Archive dienen der langfristigen Aufbewahrung alter Dokumente, auf die Sie nicht regelmäßig zugreifen müssen. Backups hingegen sind separate Kopien von Daten, die für die Datensicherung im Notfall gespeichert werden. Wenn Sie Ihre archivierten E-Mails sichern möchten, erstellen Sie eine Kopie Ihrer Archiv-PST-Datei und speichern Sie diese an einem sicheren Ort wie OneDrive, Dropbox oder auf einer externen Festplatte.

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zu So sichern Sie Outlook-E-Mails.

14.4 Nicht automatisch archivierte Kontakte

Outlook archiviert Kontakte nicht automatisch. Die automatische Archivierung verarbeitet zwar E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journale, der Ordner „Kontakte“ ist jedoch ausgenommen. Sie können den Ordner „Kontakte“ bei Bedarf manuell mit dem Tool „Alte Elemente bereinigen“ archivieren.

15. Häufig gestellte Fragen

F: Wie archiviere ich E-Mails in Outlook?

A: Um E-Mails in Outlook zu archivieren, wählen Sie die gewünschten E-Mails aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Archivieren“. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü „Archivieren“ auswählen, die Rücktaste drücken oder die E-Mails in den Archivordner ziehen. Für die automatische Archivierung richten Sie die AutoArchivierung ein oder verwenden Sie Regeln, um E-Mails von bestimmten Absendern zu archivieren.

F: Wie kann ich Tausende von E-Mails in Outlook archivieren?

A: Um große E-Mail-Mengen zu archivieren, verwenden Sie die AutoArchivierung, um die regelmäßige Archivierung alter Nachrichten zu planen, oder das Tool „Alte Elemente bereinigen“, um E-Mails, die älter als ein bestimmtes Datum sind, manuell zu archivieren. Sie können E-Mails auch in eine PST-Datei exportieren, indem Sie auf „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Importieren/Exportieren“ → „In Datei exportieren“ gehen und „Outlook-Datendatei (.pst)“ auswählen. Diese Methoden ermöglichen die effiziente Verwaltung großer E-Mail-Mengen ohne manuelle Sortierung.

F: Wird durch das Archivieren von E-Mails Speicherplatz in Outlook freigegeben?

A: Das hängt von der Archivierungsmethode ab. Wenn Sie die Schaltfläche „Archivieren“ verwenden, werden die archivierten E-Mails in den integrierten Archivordner verschoben, der sich weiterhin in Ihrem Hauptpostfach befindet. Dadurch wird kein Speicherplatz freigegeben. Wenn Sie jedoch die AutoArchivierung oder das Tool „Alte Elemente bereinigen“ verwenden, um E-Mails in eine separate Archivdatei zu verschieben, wird Speicherplatz im Hauptpostfach freigegeben. Auch die Online-Archivierung gibt Speicherplatz in Ihrem Hauptpostfach frei, indem E-Mails in ein separates serverseitiges Postfach verschoben werden.

F: Wie finde ich die archivierten E-Mails in Outlook?

A: Um archivierte E-Mails zu finden, navigieren Sie in Ihrer Ordnerliste zum Ordner „Archiv“ oder, falls Sie die automatische Archivierung verwenden, zum Archivpostfach. Nutzen Sie die Suchleiste oben in Outlook, um gezielt nach E-Mails anhand von Absender, Betreff, Datum oder Stichwörtern zu suchen. Standardmäßig durchsucht Outlook alle Ordner, einschließlich archivierter Elemente. Um die Suche auf archivierte E-Mails zu beschränken, wählen Sie vor der Suche den Ordner „Archiv“ aus.

F: Ist es besser, E-Mails in Outlook zu archivieren oder zu löschen?

A: Archivieren Sie E-Mails, die Sie später möglicherweise als Referenz, für Compliance-Zwecke oder zur Dokumentation benötigen. Löschen Sie irrelevante oder nicht mehr benötigte E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail möglicherweise später benötigen, archivieren Sie sie, anstatt sie zu löschen. Archivierte E-Mails bleiben durchsuchbar und können jederzeit wiederhergestellt werden, während gelöschte E-Mails endgültig verloren gehen.

F: Kann ich E-Mails in Outlook automatisch archivieren?

A: Ja, mit der AutoArchivierungsfunktion können Sie Zeitpläne für die Archivierung von E-Mails basierend auf Alter, Ordner oder anderen Kriterien festlegen. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Sie können außerdem Outlook-Regeln erstellen, um E-Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen, automatisch in den Archivordner zu verschieben. Beachten Sie, dass die AutoArchivierungsfunktion nur in der klassischen Outlook-Version verfügbar ist, nicht in der neuen Outlook-Version oder der Webversion.

F: Wird die Archivierung meine E-Mail-Suchergebnisse beeinflussen?

A: Nein, archivierte E-Mails sind in Outlook weiterhin durchsuchbar. Standardmäßig durchsucht Outlook bei der Suche alle Ordner Ihres Postfachs, einschließlich des Archivordners und des Archivpostfachs. Sie können archivierte E-Mails genauso einfach finden wie E-Mails in Ihrem Posteingang.

F: Wie kann man die tarArchivspeicherort ermitteln?

A: Bei Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- oder Outlook.com-Konten kann der Speicherort des integrierten Archivordners nicht geändert werden. Es handelt sich um einen Standardsystemordner, der weder umbenannt, verschoben noch gelöscht werden kann. Bei POP- und IMAP-Konten können Sie den Speicherort des Archivordners ändern, indem Sie „Datei“ → „Postfacheinstellungen“ → „Tools“ → „Archivordner festlegen“ auswählen. Wenn Sie die AutoArchivierung oder die Funktion „Alte Elemente bereinigen“ verwenden, können Sie in den Archiveinstellungen über „Durchsuchen“ den Speicherort der Archiv-PST-Datei festlegen.

F: In welcher Beziehung stehen AutoArchive und Exchange Server Online Archive?

A: Die AutoArchivierung ist eine ältere Outlook-Funktion, die alte E-Mails automatisch in eine lokale PST-Datei verschiebt. Dadurch werden die Nachrichten vom Server entfernt und sind schwerer über die Suche zu finden. Wenn die Festplatte, auf der sich die AutoArchivierungs-PST-Datei befindet, nicht mehr verwendbar ist, gehen diese Nachrichten verloren.ostExchange Server Online Archive ist ein unternehmensgerechter Ersatz für AutoArchive, der archivierte E-Mails auf dem Server speichert und so den Zugriff von jedem Gerät aus ermöglicht. AutoArchive kann weiterhin verwendet werden, wenn Sie Exchange Server Online Archive nicht einsetzen und Ihre IT-Abteilung diese Funktion nicht deaktiviert hat.

F: Was passiert, wenn meine AutoArchive-PST-Datei beschädigt wird oder sich nicht öffnen lässt?

A: Wenn Ihre AutoArchive-PST-Datei beschädigt ist und Outlook sie nicht öffnen kann, können Sie ein spezielles Programm verwenden. Outlook PST-Reparaturtool Um Ihre archivierten E-Mails und andere Daten wiederherzustellen, erstellen Sie vor der Wiederherstellung immer eine Sicherungskopie der beschädigten Archivdatei. Um zukünftige Probleme zu vermeiden, überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Archivdateien geöffnet werden können, und ziehen Sie gegebenenfalls in Betracht, wichtige Archive in das Exchange Server Online-Archiv zu verschieben.

F: Wie deaktiviere ich die Archivierung mit der Rücktaste?

A: Um zu verhindern, dass die Rücktaste Elemente archiviert, müssen Sie einen Registrierungseintrag hinzufügen. Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (oder dem OCT-Pfad), erstellen Sie einen DWORD-Wert namens „DisableOneClickArchive“ und setzen Sie ihn auf 1. Diese Registrierungsänderung gilt für Microsoft 365 Outlook und funktioniert nicht mit unbefristeten Versionen. Sichern Sie Ihre Registrierung immer, bevor Sie Änderungen vornehmen.

F: Wie kann ich die automatische Archivierung wiederkehrender Kalendereinträge deaktivieren?

A: Sie können diese Elemente auf drei Arten ausschließen:

Den gesamten Kalenderordner ausschließen.
Einen einzelnen Kalendereintrag ausschließen.
Mehrere Kalendereinträge ausschließen.

Weitere Einzelheiten erhalten Sie in In diesem Abschnitt.

16. Fazit

16.1 Vergleich der Archivierungsmethoden

Das Verständnis der Unterschiede zwischen Archivierungsmethoden hilft Ihnen, den richtigen Ansatz für Ihre Bedürfnisse auszuwählen:

Methodik	Archivierungsziel	Client / Server	Neues Outlook	Klassischer Ausblick	Web	Wann zu verwenden	Auswirkungen auf die Briefkastengröße
Manuelle Archivierung (Archivierungsschaltfläche)	Eingebauter Archivordner	Clientseitiger Betrieb	Ja	Ja	Ja	Schnelle Posteingangsorganisation ohne Speicherplatzverlust	Keine Reduzierung – E-Mails bleiben im Postfach
Manuelles Archiv (Bereinigung)	Lokale PST-Datei	Clientseitiger Betrieb	Nein	Ja	Nein	Einmalige Archivierung zur Freigabe von Postfachplatz	Verkleinert den Briefkasten erheblich
Automatisches Archiv	Lokale PST-Datei	Clientseitiger Betrieb	Nein	Ja	Nein	Automatische, fortlaufende E-Mail-Verwaltung	Verkleinert mit der Zeit die Briefkastengröße
Exchange Server Online-Archiv	Separates Server-Postfach	Serverseitiger Betrieb	Ja	Ja	Ja	Unternehmenskunden mit großen Postfächern	Verkleinert die Größe des Hauptbriefkastens

Hinweis: Um die Größe des Briefkastens zu reduzieren, müssen Sie kompakt es nach dem Archivieren alter E-Mails.

16.2 Einen sauberen Posteingang pflegen

Archivierung ist nur ein Teil effektiver E-Mail-Verwaltung. Entwickeln Sie eine feste Routine für die Bearbeitung von E-Mails, archivieren oder löschen Sie diese umgehend nach der Bearbeitung und überprüfen Sie regelmäßig Ihr Archiv, um nicht mehr benötigte E-Mails zu entfernen. Durch die Anwendung dieser Vorgehensweisen und die Nutzung geeigneter Archivierungseinstellungen behalten Sie einen übersichtlichen und effizienten Posteingang, der Ihnen hilft, produktiv zu bleiben und sich auf wichtige Nachrichten zu konzentrieren.

Referenzen

Über den Autor

Xiu Xing ist ein erfahrener IT-Experte mit über 8 Jahren Erfahrung in Unternehmens-E-Mail-Systemen und der Fehlerbehebung bei Microsoft Office. Er hat Tausenden von Benutzern in unterschiedlichen Unternehmensumgebungen bei der Lösung komplexer Outlook-Probleme geholfen.

Xiu ist spezialisiert auf E-Mail-Systemmigrationen, Datenwiederherstellung und Produktivitätssoftwareoptimierung. Seine praktische Erfahrung umfasst die Verwaltung von Exchange Server-Bereitstellungen, die Behebung von MAPI-Konnektivitätsproblemen und die Implementierung robuster Backup-Strategien für unternehmenskritische E-Mail-Systeme.

Mit seinen technischen Beiträgen engagiert sich Xiu dafür, komplexe IT-Lösungen für den Alltag zugänglich zu machen. Er informiert sich kontinuierlich über die neuesten Entwicklungen bei Office 365 und Exchange Online sowie über neue E-Mail-Technologien. Wenn er nicht gerade E-Mail-Rätsel löst, gibt Xiu gerne praktische Techniktipps, die den Nutzern helfen, effizienter zu arbeiten.

Haben Sie Fragen zu diesem Handbuch oder benötigen Sie zusätzliche Hilfe bei Outlook-Problemen? Xiu begrüßt Feedback und Vorschläge zur Verbesserung dieser Ressourcen zur Fehlerbehebung.