So verschieben Sie eingehende E-Mails automatisch in bestimmte Ordner basierend auf den Namen der Anhangsdateien

Viele Benutzer hoffen, dass Outlook die eingehenden E-Mails gemäß den Namen der Anhangsdateien automatisch in bestimmte E-Mail-Ordner verschieben und archivieren kann. Daher werden wir in diesem Artikel einen schnellen Weg aufzeigen, wie Sie ihn mit Outlook VBA erhalten können.

Wenn Sie die eingehenden E-Mails gemäß den Dateinamen der Anhänge automatisch in die jeweiligen Ordner verschieben möchten, sollten Sie zunächst die Outlook-Regel verwenden. Sie werden jedoch endlich feststellen, dass die Outlook-Regel keine Funktion zum Überprüfen des Dateinamens des Anhangs enthält. Wenn Sie dies tatsächlich realisieren möchten, müssen Sie andere Methoden verwenden, z. B. über ein Add-In eines Drittanbieters oder Outlook VBA. Hier erfahren Sie, wie Sie dies mit VBA erreichen. Lesen Sie weiter, um die detaillierten Vorgänge und konkreten VBA-Codes zu erhalten.

Eingehende E-Mails basierend auf Anhängen automatisch in bestimmte Ordner verschieben

1. Starten Sie zunächst Ihr Outlook-Programm wie gewohnt.
2. Drücken Sie dann die Tasten „Alt + F11“, um auf den VBA-Editor zuzugreifen.
3. Im nachfolgenden Fenster "Microsoft Visual Basic für Applikationen" finden Sie das Projekt "ThisOutlookSession" auf der linken Seite und doppelklicken darauf.
4. Kopieren Sie als Nächstes im geöffneten Projektfenster „ThisOutlookSession“ die folgenden VBA-Codes und fügen Sie sie ein.

Public WithEvents objMails As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
 Set objMails = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub objMails_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachments As Outlook.attachments
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim strAttachmentName As String
    Dim objInboxFolder As Outlook.Folder
    Dim objTargetFolder As Outlook.Folder
 
    'Ensure the incoming item is an email
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objAttachments = objMail.attachments
 
       'Check if the incoming email contains one or more attachments
       If objAttachments.Count > 0 Then
          For Each objAttachment In objAttachments
              strAttachmentName = objAttachment.DisplayName
              Set objInboxFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
              'Check the names of all the attachments
              'Specify the target folders
              If InStr(LCase(strAttachmentName), "worklog") > 0 Then
                 Set objTargetFolder = objInboxFolder.Folders("WorkLog")
              ElseIf InStr(LCase(strAttachmentName), "report") > 0 Then
                 Set objTargetFolder = objInboxFolder.Folders("Report")
              ElseIf InStr(LCase(strAttachmentName), "statistics") > 0 Then
                 Set objTargetFolder = objInboxFolder.Folders("Statistics")
              End If
         Next
         'Move the email to specific folder
          objMail.Move objTargetFolder
       End If
    End If
End Sub

5. Anschließend müssen Sie das neue VBA-Projekt digital signieren.

• Erstens können Sie das integrierte Tool - Digitale Zertifikate für VBA-Projekte - verwenden, um ein persönliches Zertifikat zu erstellen.
• Klicken Sie dann im VBA-Editor in der Symbolleiste auf "Extras"> "Digitale Signatur".
• Befolgen Sie als Nächstes die Anweisungen auf dem Bildschirm, um es zu signieren.

6. Danach können Sie den VBA-Editor beenden und die Outlook-Makrosicherheit auf niedrig setzen.
7. Anschließend müssen Sie Outlook neu starten, um das neue VBA-Projekt zu aktivieren.
8. Von nun an überprüft Outlook automatisch die Dateinamen aller eingehenden E-Mails in den Anhängen und verschiebt die spezifischen in bestimmte Ordner.

Schützen Sie Ihre PST-Daten

Es ist nahezu unbestritten, dass Outlook anfällig für Datenbeschädigung ist. Daher ist es eine recht aufwendige Aufgabe, Ihre PST-Daten vor Beschädigung zu schützen. Dennoch gibt es einige Regeln und Tipps. Um beispielsweise Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie regelmäßig Datensicherungen erstellen. Um nach einem Outlook-Absturz schnell wieder einsatzbereit zu sein, empfiehlt es sich außerdem, ein erfahrenes System vorzubereiten. PST beheben Werkzeug, wie DataNumen Outlook Repair.

Einführung des Autors:

Shirley Zhang ist eine Datenrettungsexpertin in DataNumen, Inc., das weltweit führend bei Datenwiederherstellungstechnologien ist, einschließlich SQL Server Erholung und Outlook-Reparatursoftwareprodukte. Für weitere Informationen besuchen Sie www.datanumen.com €XNUMX