Rozevírací seznam při ověřování dat je často používanou funkcí aplikace Excel. V tomto článku představíme dvě metody automatického obnovení rozevíracího seznamu.
V našem předchozím článku Jak vytvořit rozevírací seznam z řady buněk v aplikaci Excel, podrobně jsme představili rozevírací seznam. Změna zdrojového rozsahu ovlivní i rozevírací seznam. Kdykoli přidáte nebo odstraníte položku v rozsahu, musíte zkontrolovat rozevírací seznam v cílové buňce. A to může být velmi nepříjemné. Nyní jsme pro vás ale našli dvě účinné metody. Pomocí těchto metod se rozevírací seznam automaticky obnoví.
Metoda 1: Použijte funkci OFFSET
V této metodě můžete při ověřování dat použít funkci OFFSET. Na následujícím obrázku je rozsah zdrojů v listu. V této řadě je 6 názvů produktů.
- Klikněte na cílovou buňku, ve které chcete vytvořit seznam. Zde klikneme na buňku A2 v jiném listu.
- Poté klikněte na pásu karet na kartu „Data“.
- Poté klikněte na panelu nástrojů na tlačítko „Ověření dat“.
- V novém vyskakovacím okně vyberte v textovém poli „Povolit“ „Seznam“.
- A potom zadejte tento vzorec do textového pole „Zdroj“:
= OFFSET ('Rozsah zdrojů'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Rozsah zdrojů'! $ A: $ A) -1)
Některé prvky ve vzorci můžete změnit podle skutečného listu.
- Poté nastavení uložte kliknutím na tlačítko „OK“ na pásu karet.
V buňce byl tedy vytvořen rozevírací seznam. Při příštím přidání nebo odstranění položky ve zdrojovém rozsahu se položky v seznamu automaticky aktualizují. Například přidáme novou položku do původního rozsahu v buňce A8. A existuje 7 položek. V rozevíracím seznamu můžete také vidět 7 položek.
Až příště budete potřebovat vytvořit rozevírací seznam a odkazovat na jiný rozsah, můžete použít tuto metodu. Ale pomocí této metody se musíte ujistit, že ve stejném sloupci nebo prázdné položce v rozsahu není žádná další položka.
Metoda 2: Definujte název a použijte tabulku
Kromě použití vzorce můžete také vytvořit tabulku v listu a definovat název pro tento rozsah.
- Vyberte rozsah zdroje.
- A pak klikněte na kartu „Vzorec“ na pásu karet.
- Poté klikněte na panelu nástrojů na tlačítko „Definovat název“.
- Dále uvidíte nové okno. Do textového pole „Název“ zadejte název. Zde zadáme „Produkt“.
- A poté zadejte rozsah do textového pole „Odkazuje na“.
- Poté kliknutím na tlačítko „OK“ rozsah uložíte.
- V tomto kroku klikněte na buňku ve zdrojovém rozsahu.
- Poté klikněte na pásu karet na kartu „Vložit“.
- Poté klikněte na panelu nástrojů na tlačítko „Tabulka“.
- V okně „Vytvořit tabulku“ zaškrtněte možnost záhlaví podle svých potřeb.
- Poté nastavení uložte kliknutím na tlačítko „OK“.
- Nyní klikněte na cílovou buňku, ve které chcete vytvořit rozevírací seznam.
- Opakujte kroky 2-4 v předchozí části.
- A potom zadejte tento vzorec do textového pole „Zdroj“:
= Produkt
Toto je definiční název, který jste vytvořili v kroku 4.
- Poté klikněte na „OK“ pro uložení ověření dat.
A nyní jste nastavení dokončili. Až příště přidáte novou položku do zdrojového rozsahu, rozevírací seznam se také aktualizuje. Pokud potřebujete odstranit položku, nezapomeňte odstranit řádek tabulky. Jinak bude v seznamu prázdná položka.
Srovnání těchto dvou metod
Obě dvě metody jsou velmi účinné. Ale stále mají nevýhody písku. Můžete se také podívat na následující tabulku.
|
Porovnání |
Použijte funkci OFFSET |
Definujte název a použijte tabulku |
|
Výhody |
1. Tato metoda obsahuje méně kroků. A je snadné to provést.
2. Použitím této funkce nebude list v nepořádku. |
1. Pomocí této metody můžete stále zadávat položky do jiných buněk ve stejném řádku nebo sloupci.
2. Pokud také potřebujete použít tabulku nebo definovat název, můžete těmto dalším úkolům ušetřit spoustu času. |
|
Nevýhody |
1. Pokud nejste obeznámeni s funkcí OFFSET, můžete se při úpravě vzorce setkat s chybami.
2. Pokud jsou v rozsahu další položky nebo prázdné buňky, rozevírací seznam bude v nepořádku. |
1. V této metodě je více kroků. Procesu můžete věnovat více času.
2. Když odstraňujete položky, musíte odstranit pouze řádek tabulky, nikoli pouze hodnotu. |
Při příštím vytvoření rozevíracího seznamu, který se může automaticky aktualizovat, můžete vybrat jednu z metod. Oba jsou velmi efektivní.
Opravte chyby souborů aplikace Excel
Někdy se setkáte s poškozením aplikace Excel. A tato katastrofa dat může být způsobena mnoha různými důvody. Než tyto chyby opravíte, musíte zjistit důvody. Pokud však o obnovení dat nic nevíte, nepokoušejte se opravit soubory aplikace Excel sami. Požádejte o pomoc sofistikovanou společnost pro obnovu. Kromě toho můžete také investovat nástroj pro opravu aplikace Excel. Tento nástroj je schopen opravit poškozená data xls snadno a rychle. Získáte tak všechna data a informace zpět z těchto poškozených souborů.
Úvod autora:
Anna Ma je expertem na obnovu dat v DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně opravit chybu souboru Word docx a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com