如何備份 Outlook 電子郵件：完整指南 [2026]

1. 開啟 Outlook 桌面並轉到文件 -> 新增帳戶.
2. 輸入您的 Outlook.com 電子郵件地址，然後點擊連結.
3. 請輸入您的密碼，並根據需要完成雙重認證。
4. 請等待 Outlook 同步您的信箱。根據郵箱大小，這可能需要幾分鐘到幾小時不等。
5. 同步完成後，請依照下列步驟操作：將電子郵件匯出到 PST 文件.

此方法可建立 Outlook.com 電子郵件的完整本機備份，且完全由您掌控。

3. 備份 Microsoft 365/Outlook 365 電子郵件/Exchange 信箱（工作/學校帳戶）

3.1 用戶級備份選項

3.1.1 儲存單一電子郵件（作為 PDF/EML/MSG 等）

Microsoft 365 使用者可以使用與上述相同的方法儲存單一電子郵件。 2.1部分無論您是透過網頁版 Outlook 還是桌面版 Outlook 存取您的帳戶，操作過程都類似。

3.1.2 使用桌面應用程式接收 Microsoft 365 電子郵件並將其匯出至 PST 文件

將 Microsoft 365 電子郵件匯出到 PST 的過程與先前描述的相同。 2.3部分將您的工作或學校帳戶新增至 Outlook 桌面版，然後使用匯入/匯出精靈建立備份。

重要提示：快取交換模式註意事項

Microsoft 365 和 Exchange 帳戶使用快取 Exchange 模式，該模式預設通常只快取最近 12 個月的電子郵件。在匯出至 PST 檔案之前，請確保所有電子郵件都已快取：

造訪文件 -> 帳戶設置 -> 帳戶設置.
選擇您的 Microsoft 365 帳戶，然後按一下更改.
拖動 離線郵件 滑到全部.
點擊 下一則 -> 完.
請等待 Outlook 完成整個信箱的同步後再匯出。這可能需要幾個小時。

如果沒有這一步，您的 PST 匯出檔案將僅包含最近快取的電子郵件，而不是您的完整電子郵件歷史記錄。

3.1.3 存檔郵件

Microsoft 365 內建了歸檔功能，可自動將舊郵件移至歸檔資料夾或信箱。有關設定和使用 Outlook 歸檔功能的詳細說明，請參閱我們的完整指南：如何在 Outlook 中歸檔電子郵件.

3.1.4 OST 檔案備份（不建議）

Exchange 和 Microsoft 365 帳戶將資料儲存在 OST （離線儲存表）檔案。雖然您可以複製這些文件，但不建議將其用於備份目的。

找到您的 OST 文件：

完全關閉 Outlook。
開啟檔案總管並導航至： C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
尋找帶有句點的文件。ost 延期。
複製 OST 檔案保存到備份位置。

為什麼 OST 不建議進行備份：

這取決於伺服器帳戶，不能像 PST 檔案那樣直接開啟。
要直接存取數據 OST 文件，需要… 轉換 OST 到 PST 文件第一。

為了獲得可靠的備份，請始終使用 PST 匯出而不是 OST 文件複製。

3.2 管理員級備份選項

3.2.1 電子發現導出

管理員可以使用兩種方法透過電子數據發現導出郵箱數據，具體取決於您的 Exchange 環境。

3.2.1.1 透過 Microsoft Purview 合規性入口網站（適用於 Microsoft 365）

登入 Microsoft Purview 合規性門戶 https://compliance.microsoft.com 使用管理員憑證。
前往 電子發現 -> 標準版 or 高級.
點擊 +創建 建立案例並提供名稱和描述。
打開箱子，然後前往搜索標籤。
點擊 新搜尋 並指定要備份的郵箱。
配置搜尋條件，或留空以匯出所有內容。
點擊 儲存並運行 執行搜尋。
搜尋完成後，請前往出口標籤。
點擊 新出口選擇搜尋結果，並配置匯出選項。
點擊 導出模板 並等待該過程完成。
使用電子發現匯出工具下載匯出的 PST 檔案。

3.2.1.2 透過 Exchange 管理中心（適用於 Exchange Server 或混合式伺服器）

登入 Exchange 管理中心 (EAC)。
前往 合規管理 -> 就地電子發現與保留.
選擇要匯出結果的搜尋。
點擊 匯出到 PST 文件 圖標
在 電子發現 PST 導出工具 窗口：
- 點擊瀏覽設定匯出文件的位置。
- （可選） 啟用重複資料刪除 排除重複項。
- （可選） 包括無法搜尋的項目 包括無法建立索引的條目。
點擊 Start 開始出口。
等待匯出完成並下載 PST 檔案。

請注意： EAC 方法主要用於 Exchange Server 環境。 Microsoft 365 使用者應使用 Purview 合規性入口網站 (3.2.1.1) 進行管理。ost 最新功能。

3.2.2 訴訟保留

訴訟保留功能透過防止永久刪除電子郵件來保存郵箱內容，但它不是一種備份方法。

登入 Exchange 管理中心或 Microsoft Purview 合規性入口網站。
前往 收件人 -> 郵箱（Exchange 管理員）或 資料生命週期管理 -> 訴訟保留 （範圍）。
選擇要暫停使用的郵箱。
啟用 訴訟保留 如有需要，請指定保持時間。
保存更改。

重要限制：

訴訟保留功能可防止刪除，但不會建立備份副本。
如果郵箱損壞或被刪除，訴訟保全無法恢復資料。
此功能旨在滿足法律合規要求，而非用於災難復原。
請務必將訴訟保留與實際備份方法（如電子取證匯出或 PST 備份）結合使用。

4. 在 Windows（桌面）上備份 Outlook 電子郵件

4.1 匯出至 PST 檔案（匯入/匯出精靈）

導入/匯出精靈是 most 在 Windows 桌面上備份 Outlook 電子郵件的可靠方法。

在Windows電腦上開啟Outlook桌面版。
點擊文件 -> 對外開放 -> 進出口.
選擇 導出到文件 並點擊 下一則.
選擇 Outlook數據文件（.pst） 並點擊 下一則.
選擇要備份的資料夾。若要備份所有電子郵件，請選擇頂層資料夾。
勾選 包含子文件夾 備份所有嵌套資料夾，然後按一下 下一則.
點擊瀏覽選擇備份檔案的儲存位置。
輸入一個描述性的檔案名，例如“Outlook-Backup-2026-01-03.pst”，然後點擊 OK.
點擊完.
如果系統提示，請輸入密碼以保護您的備份（可選，但建議對敏感資料使用密碼）。
點擊 OK 然後等待匯出完成。

匯出的 PST 檔案包含所選資料夾中的所有電子郵件、附件、聯絡人、日曆項目和任務。

4.2 手動複製 PST 文件

您可以手動複製 PST 文件，進行包含所有 Outlook 資料和設定的完整備份。

首先，請前往以下位置找到您的 PST 檔案：文件 -> 帳戶設置 -> 帳戶設置.
在操作欄點擊 數據文件 標籤。
選擇您的 PST 文件，並記下視窗底部顯示的文件位置。
徹底關閉 Outlook。這對於避免文件損壞至關重要。
開啟檔案總管並導航至 PST 檔案所在位置（通常為 C:\Users\[您的使用者名稱]\Documents\Outlook 文件 or C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Local\Microsoft\Outlook).
將 PST 檔案複製到備份目標位置，例如外部硬碟或雲端儲存。

對於大型郵箱，手動複製 PST 檔案比使用匯出精靈速度更快，但必須確保在複製之前 Outlook 完全關閉，以防止檔案損壞。

4.3 自動歸檔功能

自動歸檔功能會根據郵件的保存期限，自動將較舊的郵件移至單獨的歸檔資料夾或 PST 檔案中。有關配置和使用自動歸檔功能的詳細說明，請參閱我們的完整指南：如何在 Outlook 中歸檔電子郵件.

請注意，自動存檔功能僅適用於 Windows 版 Outlook 桌面應用，不適用於 Mac 版 Outlook 或網頁版 Outlook。

4.4 儲存單一電子郵件（作為 PDF/EML/MSG 等）

Outlook桌面使用者可以使用與上述類似的方法儲存單一電子郵件。 2.1部分.

5. 如何在 Mac 上備份 Outlook 電子郵件

5.1 匯出到 OLM 文件

Mac 版 Outlook 使用 OLM（Outlook for Mac）檔案而不是 PST 檔案進行備份。

開啟 Mac 版 Outlook。
在工具列中，按一下工具 -> 導出模板.
在「匯出」視窗中，選擇要備份的項目：邮箱, 聯係我們, 日曆, 任務以及筆記.
點擊繼續.
選擇備份檔案的儲存位置。
輸入檔名，例如「Outlook-Mac-Backup-2026.olm」。
點擊節省.
請等待匯出完成。 Outlook 將顯示進度指示器。
完成後，點擊完成.

匯出的 OLM 檔案包含所有選定的 Outlook 數據，可以重新匯入到 Mac 版 Outlook 中。

5.2 手動複製 OLM 文件

您可以手動複製 Outlook 的身份資料夾，以進行包含所有設定和資料的完整備份。

完全關閉 Mac 版 Outlook。
打開 Finder，然後點擊 Go -> 前往文件夾 （或按 Cmd + Shift + G）。
貼上此路徑： ~/圖書館rary/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/主設定文件
媒體中心 退貨說明.
複製數據將資料夾儲存到備份位置。
或者，對於更新的版本，請造訪： ~/圖書館rary/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 本機數據
將整個資料夾複製到備份目標位置。

如果你看不到自由rary 資料夾，握住選項鍵同時單擊 Go Finder 和 Lib 中的選單rary 將會出現。

手動複製可以保留所有設定、規則和簽名以及您的電子郵件，並且對於大型郵箱來說速度更快。

5.3 儲存單一電子郵件（作為 PDF/EML/MSG 等）

Outlook for Mac 使用者可以使用與上述類似的方法儲存單一電子郵件。 2.1部分.

6. 其他備份方法

6.1 備份到 Gmail

Gmail 既可以作為 Outlook 電子郵件的備份目的地，也可以透過 Google Takeout 提供匯出功能。

6.1.1 設定 Gmail 以接收 Outlook 電子郵件

您可以設定 Gmail 從您的 Outlook 帳戶中取得電子郵件，並在 Gmail 的雲端儲存中建立自動備份。

請登入您的 Gmail 帳戶 https://mail.google.com/.
點擊齒輪圖標並選擇 查看所有設置.
前往 帳戶和導入 標籤。
在「檢查其他帳號的郵件」部分，點選 添加郵件帳戶.
輸入您的 Outlook 電子郵件地址，然後點擊 下一則.
選擇 從我的其他帳戶 (POP3) 導入電子郵件 並點擊 下一則.
請輸入您的Outlook帳號密碼。
對於 POP 伺服器，請使用適合您帳戶類型的伺服器（例如， outlook.office365.com （適用於 Microsoft 365）。
港口： 995，並檢查 始終使用安全連線（SSL）.
（可選） 標籤：傳入訊息 整理導入的電子郵件。
點擊 新增帳戶.
Gmail 現在會定期從您的 Outlook 帳戶中取得電子郵件。

請注意，此方法通常會匯入以後發送的新郵件。若要備份現有郵件，您可能需要使用其他方法。匯出到 PST 方法。

6.1.2 使用 Google Takeout 匯出 Gmail 電子郵件

郵件匯入 Gmail 後，您可以使用 Google Takeout 將其匯出為可下載的壓縮包。這樣會產生 MBOX 格式的離線備份。

親臨 https://takeout.google.com 並登入您的 Google 帳戶。
點擊 取消全選 取消勾選所有Google服務。
向下捲動並僅選中郵件.
（可選）點擊 包含所有郵件數據 如果您不想匯出所有內容，可以選擇特定的標籤或資料夾。
滾動到底部，然後單擊 下一步.
選擇您的配送方式：
- 通過電子郵件發送下載鏈接 （推薦的）
- 新增至 Google 雲端硬碟、Dropbox 或 OneDrive
選擇導出頻率：
- 匯出一次 （一次性備份）
- 每兩個月匯出一次，持續一年（自動備份）
選擇文件類型： .zip or .tgz的.
選擇存檔大小。如果您的郵箱很大，請選擇較小的大小（例如， GB 2）拆分成多個文件。
點擊 創建導出.
Google 將處理您的請求。根據郵箱大小，這可能需要幾個小時或幾天時間。
準備好後，您將收到一封包含下載連結的電子郵件。
點擊連結下載您的壓縮檔案。
提取。zip 或使用 .tgz 檔案以 MBOX 格式存取您的電子郵件。

匯出的 MBOX 檔案可以匯入到包括 Thunderbird 在內的許多電子郵件用戶端中，或使用第三方工具轉換為 PST 格式以便在 Outlook 中使用。

6.2 匯出為 CSV/Excel

您可以將電子郵件元資料匯出為 CSV 格式以進行記錄和分析，但這不會備份實際的電子郵件內容或附件。

開啟 Outlook 桌面版。
造訪文件 -> 對外開放 -> 進出口.
選擇 導出到文件 並點擊 下一則.
選擇 逗號分隔值 並點擊 下一則.
選擇要匯出的電子郵件資料夾，然後按一下 下一則.
選擇儲存 CSV 檔案的位置並點擊 下一則.
（可選）點擊 映射自定義字段 選擇特定資料列。
點擊完.

匯出的 CSV 檔案包含電子郵件元數據，例如寄件者、收件者、主題、日期和大小，但不包含郵件正文或附件。這對於建立電子郵件日誌和報告很有用，但不適用於實際的電子郵件備份和復原。

6.3 雲端儲存解決方案

建立 PST 或 OLM 備份檔案後，您可以將其儲存在雲端服務中，以便進行異地保護和存取。

Google雲端硬碟： 將您的 PST/OLM 備份檔案上傳到 Google 雲端硬碟，即可享受 15GB 免費儲存空間的安全雲端存儲，並可從任何裝置輕鬆存取。
一個驅動器： 微軟的雲端儲存與 Windows 和 Office 無縫集成，提供 5GB 免費儲存空間，並可自動同步 Outlook 備份。
Dropbox的： 提供備份檔案的自動同步和版本歷史記錄功能，2GB 免費儲存空間和便利的共享功能。

使用雲端儲存進行 Outlook 備份時，如果備份檔案包含敏感訊息，請確保備份檔案已設定密碼保護，並在刪除本機副本之前確認檔案已完全上傳。

6.4 透過 Thunderbird 備份

Mozilla Thunderbird 是一款免費的開源電子郵件用戶端，可連接到您的 Outlook 帳戶並將電子郵件匯出為通用的 MBOX 格式，以便進行長期備份和便攜性。

從以下位置下載並安裝 Mozilla Thunderbird https://www.thunderbird.net.
打開 Thunderbird 並點擊 開設一個賬戶 或去工具 -> 帳戶設置 -> 帳戶動作 -> 添加郵件帳戶.
輸入您的姓名、Outlook 電子郵件地址和密碼，然後按一下繼續.
Thunderbird 會自動偵測您的 Outlook 伺服器設定。如有需要，請選擇 IMAP 選擇帳戶類型並點擊完成.
請等待 Thunderbird 同步您的電子郵件。這可能需要幾分鐘到幾小時不等，具體取決於郵箱大小。
同步完成後，右鍵單擊要備份的資料夾（例如， 收件箱).
選擇 匯出訊息 或使用 ImportExportTools NG 外掛程式獲得更多匯出選項。
如果使用外掛程式：請從下列位置安裝 ImportExportTools NG 附加組件和主題然後右鍵單擊資料夾並選擇 導入導出工具 NG -> 匯出資料夾 -> 匯出為 MBOX 文件.
選擇儲存位置並點擊節省.
對要備份的每個資料夾重複上述步驟，或匯出整個帳戶。

MBOX 檔案可以重新匯入 Thunderbird 或轉換為其他格式。此方法適用於所有 Outlook 帳戶類型，包括 Outlook.com、Microsoft 365 和 Exchange 帳戶。

6.5 透過 VBA 進行備份

對於複雜的備份場景，可以使用 VBA 程式碼。例如：

將「收藏夾」部分中的所有資料夾備份到新的 Outlook PST 檔案中。
備份和還原 Outlook “收藏夾”部分的資料夾列表

7. 備份其他 Outlook 項目

7.1 備份 Outlook 行事曆/聯絡人/任務/筆記/日誌

備份 Outlook 行事曆/聯絡人/任務/筆記/日誌使用與電子郵件備份相同的匯入/匯出精靈。

造訪文件 -> 對外開放 -> 進出口.
選擇 導出到文件 並點擊 下一則.
選擇 Outlook數據文件（.pst） 為了完整備份或 逗號分隔值 如果要選擇 CSV 格式，請點選 下一則.
選擇對應的 日曆/聯絡人/任務/筆記/日誌 您電子郵件帳戶下的資料夾。
點擊 下一則.
選擇備份檔案的儲存位置並點擊完.

請注意： 您也可以將日曆匯出為 iCalendar 檔案 (.ics)，以便與其他日曆應用程式相容。方法是右鍵單擊日曆並選擇“導出”。 保存日曆.

7.2 備份 Outlook 規則

7.2.1 匯出為 RWZ 文件

您可以將 Outlook 規則匯出到單獨的 RWZ 檔案進行備份，或將其傳輸到另一個郵箱。

造訪文件 -> 管理規則和警報.
點擊選項在「規則和警報」對話方塊中點選按鈕。
點擊 出口規定.
選擇檔案儲存位置，並輸入檔案名，例如「Outlook-Rules-Backup.rwz」。
點擊節省.

要恢復規則，請轉到相同位置並按一下 導入規則然後選擇您的 RWZ 檔案。

7.2.2 包含在 PST 檔案副本中

手動複製 PST 檔案（如 4.2 節所述）時，規則會自動包含在備份中。但是，使用匯入/匯出精靈匯出到 PST 檔案時，規則不會包含在備份中。

使用手動方法備份規則以及電子郵件：

透過以下方式尋找您的 PST 檔案位置文件 -> 帳戶設置 -> 數據文件.
完全關閉 Outlook。
將整個 PST 檔案複製到備份位置。
當您透過替換原始文件來恢復此 PST 檔案時，您的規則將自動恢復。

為了最大程度地確保安全，請使用兩種方法：將規則匯出到 RWZ 以便輕鬆地在郵箱之間傳輸，並將它們包含在您的 PST 檔案副本中以進行完整備份。

7.3 備份電子郵件簽名

電子郵件簽名以單獨文件的形式儲存在您的電腦上，必須手動備份。

關閉Outlook。
開啟檔案總管並導航至： C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
將整個 Signatures 資料夾複製到備份位置。
該資料夾包含每個簽名及其嵌入圖像的 HTML、TXT 和 RTF 版本。備份或傳輸簽名時，您需要複製所有這三個版本。

若要恢復簽名，請將備份的簽名資料夾複製回原始位置。

7.4 備份電子郵件模板

在 Outlook 中，電子郵件範本以 OFT 檔案的形式儲存。

前往 C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 在文件資源管理器中。
將所有 .oft 檔案複製到備份位置。

或者，您也可以透過開啟 Outlook，然後前往以下路徑，單獨匯出範本：文件 -> 另存為，選擇 Outlook模板 選擇檔案類型，並儲存到備份位置。

7.5 備用文具/主題

客製化的文具和主題都儲存在特定的資料夾中。

前往 C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery 用於文具。
前往 C:\Program Files\Microsoft Office\Document Themes 16 or C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes 主題。
將這些資料夾複製到您的備份位置。

7.6 備份自訂表單

自訂 Outlook 表單儲存在「表單」資料夾中。

前往 C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Local\Microsoft\Forms.
將整個 Forms 資料夾複製到備份位置。

若要進行包含所有這些項目的完整 Outlook 備份，請使用第 4.2 節中所述的手動 PST 檔案複製方法，並結合備份 AppData 資料夾。

7.7 備份自訂功能區和快速存取工具列設置

如果您已自訂 Outlook 的功能區或快速存取工具列 (QAT)，您可以備份這些設置，以便將其傳輸到另一台電腦或在重新安裝 Outlook 之前保留這些設定。

開啟 Outlook 並前往文件 -> 選項.
在 Outlook 選項視窗中，選擇 自定義功能區.
在右側窗格的右下角，按一下 進出口 按鈕。
選擇 導出所有自定義 從下拉菜單中選擇。
在檔案儲存對話方塊中，選擇備份位置。
輸入一個描述性的檔案名，例如「Outlook-Ribbon-Customizations.exportedUI」。
點擊節省.

要在另一台電腦上恢復這些設置，請轉到相同位置並點擊 進出口 -> 導入自定義文件然後選擇您已儲存的文件。

可以使用相同的方法備份快速存取工具列設置，方法是選擇“”。 快速訪問工具欄 Outlook 選項中的選項卡，而不是 自定義功能區.

7.8 備份 Outlook 設定檔

Outlook 設定檔包含您的帳戶設定、伺服器設定和資料檔案位置。備份設定檔可以節省在新電腦上設定 Outlook 或從損壞的設定檔中復原的時間。

完全關閉 Outlook。
媒體中心 WIN + R 打開運行對話框。
類型 註冊表編輯器 並按下進入.
如果使用者帳戶控制提示，請按一下可以.
在登錄編輯器中，根據您的 Outlook 版本導覽至 Profiles 項目：
- Outlook 2007/2010： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles
- Outlook 2013： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles
- Outlook 2016/2019/Microsoft 365： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
用鼠標右鍵單擊簡介鍵並選擇 導出模板.
選擇儲存位置並輸入檔案名，例如「Outlook-Profile-Backup.reg」。
點擊節省.
關閉登錄編輯程式。

要恢復另一台電腦上的設定文件，請關閉 Outlook，然後雙擊匯出的 .reg 檔案並按一下。可以將其導入註冊表。

8. 如何從備份還原 Outlook 電子郵件

8.1 透過匯入/匯出精靈進行恢復

匯入/匯出精靈可讓您從 PST 備份檔案中還原電子郵件。

開啟 Outlook 桌面版。
造訪文件 -> 對外開放 -> 進出口.
選擇 從另一個程序或文件導入 並點擊 下一則.
選擇 Outlook數據文件（.pst） 並點擊 下一則.
點擊瀏覽找到您的備份 PST 檔案。
選擇如何處理重複項：
- 用導入的項目取代重複項 （推薦用於從備份還原）
- 允許建立重複項
- 不要導入重複的項目
點擊 下一則.
如果您的備份檔案設有密碼保護，請輸入密碼。
選擇 將項目導入到的同一文件夾中 然後從下拉式選單中選擇您目前的郵箱。
點擊完然後等待導入完成。

Outlook 會將備份資料合併到您目前的信箱中，在還原備份項目的同時保留您現有的電子郵件。

8.2 透過複製 PST 檔案進行恢復

若要進行完全復原（取代所有目前資料），您可以直接複製備份的 PST 檔案。

首先，請透過造訪以下網址記下您目前的 PST 檔案位置：文件 -> 帳戶設置 -> 數據文件.
完全關閉 Outlook。
在檔案總管中導覽至您的 PST 檔案所在位置。
請不要立即刪除目前的 PST 檔案（例如，在檔案末尾新增「.old」），以防需要復原某些內容。
將備份的 PST 檔案複製到此位置。
將備份檔案重新命名為與原始 PST 檔案名稱完全一致。
StarOutlook 現在將使用您的備份 PST 檔案。

此方法會將目前資料完全替換為備份資料。僅當您希望完全恢復到先前的狀態時才使用此方法。

8.3 在 Mac 上恢復（OLM 檔案）

若要在 Mac 版 Outlook 上還原 OLM 備份：

開啟 Mac 版 Outlook。
點擊工具 -> 導入模板.
選擇 Outlook for Mac 歸檔檔案 (.olm) 並點擊繼續.
瀏覽到您的備份 OLM 檔案並選擇它。
點擊 導入模板.
請等待導入完成。 Outlook 將顯示進度。
點擊完成完成時。

導入的項目將出現在郵箱中名為「導入項目」的資料夾中。然後，您可以將它們移動到您想要的位置。

8.4 恢復特定資料夾

如果您只需要還原特定資料夾而不是整個備份，則可以在復原過程中選擇該資料夾。進口流程.

8.5 恢復後資料完整性驗證

恢復備份後，請確認所有資料已正確恢復：

請檢查重要郵件是否存在且可存取。
請確認附件文件已正確開啟。
確認聯絡人和行事曆條目已完成
如果復原過程中包含了電子郵件規則，請測試這些規則是否正常運作。
如有備份記錄，請將已還原資料夾中的項目數量與備份記錄進行比較。
抽查不同時段的電子郵件，以確保完全恢復。

8.6 常見恢復問題的故障排除

如果在恢復過程中遇到問題，常見問題包括：

密碼錯誤：請確保您使用的是正確的備用密碼
如果出現重複項：請在匯入/匯出精靈中使用「不匯入重複項」選項。
PST 檔案損壞：請使用 ScanPST.exe 或第三方工具修復。請參閱我們的完整指南.
匯入後缺少項目：請確認您已選擇「包含子資料夾」並匯入了正確的資料夾。

如果匯入完全失敗，請確保您有足夠的磁碟空間並且 PST 檔案未損壞。

9. 備份最佳實踐

遵循這些最佳實務可確保您的 Outlook 電子郵件備份有效且可靠：

建立定期備份計畫： 為常用郵箱設定每週備份，為存檔帳戶設定每月備份。定期備份可以防止資料遺失。您可以建立一個新的定期任務作為提醒。
使用多個備份位置： 遵循3-2-1原則：在兩種不同的儲存媒體上保留3份資料副本，其中1份異地儲存。將備份儲存在您的電腦、外接硬碟和雲端儲存中。
定期測試備份： 定期還原測試檔案以驗證備份是否有效。無法恢復的備份毫無價值。每季進行測試可在需要使用備份之前發現損壞。
對敏感備份檔案進行密碼保護： 務必對包含機密商業通訊或個人資訊的 PST 和 OLM 檔案進行加密。使用強密碼並妥善保管。
管理儲存空間： 監控備份檔案大小和儲存容量。在驗證新版本後刪除過時的備份，如果儲存空間不足，則壓縮舊的備份。
保持備份軟體更新： 請使用最新版本的 Outlook 和備份工具，以避免相容性問題和安全漏洞，以免危及您的備份。
記錄您的備份流程： 記錄下您的備份流程、文件位置、密碼（妥善保管）和復原步驟。在緊急情況下，壓力會影響記憶力，因此文件記錄能起到很大的幫助。
標記和整理備份檔： 使用帶有日期的描述性檔案名，例如“Outlook-Backup-2026-01-03.pst”，並將備份按年份和月份整理到清晰標記的資料夾中，以便輕鬆檢索。

10. 常見問題 (FAQ)

Q：我可以備份 Outlook 中的所有電子郵件嗎？

答：是的，您可以使用匯出到 PST 檔案的方法備份所有 Outlook 電子郵件。請轉到文件 -> 對外開放 -> 進出口，選擇 導出到文件選擇 Outlook數據文件（.pst）然後，選擇您的主信箱資料夾。 包含子文件夾 已勾選。這將建立所有資料夾中所有電子郵件的完整備份。

Q：Outlook 中的歸檔和備份有什麼區別？

答：歸檔會將較舊的郵件從主信箱移至單獨的歸檔資料夾以釋放空間，但郵件仍保留在 Outlook 中，並且可以搜尋。備份會在 Outlook 外部（例如 PST 檔案）建立一個單獨的郵件副本，如果原始郵件遺失，您可以使用該副本來還原資料。ost歸檔功能用於管理郵箱大小，而備份功能用於防止資料遺失。

Q：我可以將 Outlook 郵件備份到外部硬碟嗎？

答：是的，您可以將 Outlook 郵件備份到外部硬碟。您可以將郵件匯出為 PST 格式，然後直接將檔案儲存到外部硬碟，或將現有的 PST 檔案複製到硬碟。這樣可以建立離線備份，防止勒索軟體和系統故障影響您的電腦。

Q：如何在 Outlook 中僅備份特定資料夾？

答：在匯出到 PST 檔案的過程中，不要選擇整個郵箱，而是展開資料夾樹，然後僅選擇要備份的特定資料夾（例如「收件匣」或「已傳送郵件」）。取消選取 包含子文件夾 如果您只需要該資料夾，而不需要嵌套的子資料夾。

Q：我可以將 Outlook 郵件備份到 Gmail 嗎？

答：是的，您可以將 Gmail 設定為透過 POP3 從您的 Outlook 帳戶取得電子郵件。在 Gmail 中，轉到… 設定 -> 帳戶和導入 -> 檢查來自其他帳戶的郵件 然後新增您的 Outlook 位址。 Gmail 會定期下載您的電子郵件。或者，您可以將 Outlook 電子郵件匯出為 PST 文件，將您的 Gmail 帳戶新增至 Outlook 桌面版，然後將 PST 檔案匯入到 Gmail。

Q：我的所有 Outlook 郵件都儲存在哪裡？

答：Outlook 郵件儲存在 PST 檔案（Windows）或 OLM 檔案（Mac）中。對於 POP3 和 IMAP 帳戶，預設位置是 C:\Users\[您的使用者名稱]\Documents\Outlook 文件對於 Exchange 和 Microsoft 365 帳戶， OST 快取檔案通常位於 C:\Users\[您的使用者名稱]\AppData\Local\Microsoft\Outlook您可以在以下位置找到確切位置：文件 -> 帳戶設置 -> 數據文件.

Q：Outlook 中的 PST 檔案是什麼？

答：PST 代表個人儲存表 (Personal Storage Table)。它是 Outlook 用於在 Windows 電腦上儲存電子郵件、聯絡人、日曆項目和其他資料的檔案格式。 PST 檔案可以備份、在電腦之間傳輸，也可以匯入到 Outlook 中以還原資料。它們是 Windows 版 Outlook 的主要備份格式。

Q：我可以自動備份 Outlook 電子郵件嗎？

答：Outlook 本身不包含自動匯出 PST 檔案的功能。但是，您可以使用 AutoArchive 功能，按計劃自動將舊郵件移至存檔 PST 檔案中。要實現真正的自動備份，您可以考慮使用支援 Outlook 定時備份的第三方備份解決方案，或建立 Windows 工作排程器任務來執行備份腳本，該腳本會複製您的 PST 檔案。

Q：我應該多久備份一次Outlook郵件？

答：對於商業用途，建議每週備份，如果收到重要郵件，甚至建議每天備份。對於個人用途，通常每月備份一次就足夠了。備份頻率應根據郵件數量和重要性進行調整。在進行重大更改（例如作業系統升級或更換電腦）之前，請務必建立備份。

Q：有沒有安全的Outlook郵件備份工具？

答：Outlook 內建的匯出到 PST 功能安全可靠。為了增強安全性，建議在匯出過程中為 PST 檔案設定密碼保護。 Acronis Cyber Protect、Veeam Backup for Microsoft 365 和 AvePoint Cloud Backup 等第三方工具可為 Microsoft 365 帳戶提供企業級安全保障、加密和自動排程任務功能。

Q：如何從備份中還原我所有的 Outlook 郵件？

A：使用匯入/匯出精靈：文件 -> 對外開放 -> 進出口 -> 從另一個程序或文件導入 -> Outlook數據文件（.pst）選擇您的備份文件，然後選擇 用導入的項目取代重複項並匯入到您目前的郵箱。所有備份的郵件都將還原到其原始資料夾。

Q：自動歸檔功能會刪除我信箱中的郵件嗎？

答：預設情況下，自動歸檔會將超過指定期限的電子郵件移動（而非刪除）到單獨的歸檔 PST 檔案中。這些郵件不會被刪除；它們只是被移到歸檔檔案中，仍然可以在 Outlook 中存取。您可以將自動歸檔配置為刪除而不是歸檔，但預設設定是透過移動來保留郵件。

Q：未安裝 Outlook 的情況下，我可以備份 Outlook 郵件嗎？

答：對於 Outlook.com 帳戶，您可以使用 Microsoft Privacy Dashboard 將電子郵件下載為 PST 文件，而無需安裝 Outlook 桌面版。對於其他類型的帳戶，您通常需要 Outlook 桌面版或第三方工具來建立備份。取得 PST 備份檔案後，您就可以在不使用 Outlook 的情況下儲存和管理該檔案。

Q：如果我遺失了備用密碼怎麼辦？

答：如果您遺失了受密碼保護的 PST 檔案的密碼，恢復起來極為困難，如果沒有專業的密碼復原工具，可能根本無法復原。微軟官方沒有提供 PST 檔案的密碼重置服務。請務必將 PST 密碼安全地儲存在密碼管理器等軟體中，並考慮在安全的地方保存一份未加密的備份副本。

Q：如果我的 PST 備份檔案損壞了，我該怎麼辦？

答：如果您的 PST 備份檔案損壞且無法在 Outlook 中打開，您可以使用專門的 PST 備份檔案開啟工具。 Outlook PST 修復軟體要恢復您的資料。在嘗試修復之前，請先備份原始損壞的 PST 檔案。

Q：備份 Outlook 電子郵件需要多長時間？

答：備份時間取決於信箱大小和電腦速度。小型郵箱（1-2 GB）通常匯出需要 5-15 分鐘。大型郵箱（10-20 GB）可能需要 1-2 小時。非常大的企業信箱（50 GB 以上）可能需要幾個小時。對於大型郵箱，手動複製 PST 檔案比使用匯出精靈更快。

11. 結論

11.1 總結

備份 Outlook 電子郵件對於保護您的重要通訊、業務資料和個人信件免受硬體故障、意外刪除或網路威脅造成的損失至關重要。ost m 的可靠備份方法ost 使用者使用 Outlook 內建的匯入/匯出精靈，在 Windows 系統上匯出為 PST 文件，在 Mac 系統上匯出為 OLM 檔案。為了獲得更全面的保護，建議將定期 PST 備份與手動檔案複製和異地雲端儲存結合。

11.2 主動進行電子郵件備份

不要等到危機爆發才採取行動tar別忘了備份您的 Outlook 郵件。立即建立您的第一個備份，制定定期備份計劃，並將備份步驟記錄下來以備將來參考。請記住，備份只有在需要時才能發揮作用，因此在實際發生資料遺失緊急情況之前，請務必測試您的復原流程。養成良好的備份習慣，您可以確保您的重要電子郵件通訊在未來幾年內安全無虞，並且可以隨時恢復。

資源中心

參考

關於作者

修星是一位經驗豐富的 IT 專業人士，在企業電子郵件系統和 Microsoft Office 故障排除方面擁有超過 8 年的經驗。他已幫助數千名使用者解決了不同企業環境中複雜的 Outlook 問題。

Xiu 專注於電子郵件系統遷移、資料復原和生產力軟體最佳化。他的實務經驗包括管理 Exchange Server 部署、排除 MAPI 連線問題以及為關鍵任務電子郵件系統實施強大的備份策略。

Xiu 致力於透過科技寫作，讓複雜的 IT 解決方案惠及一般使用者。他始終關注 Office 365 和 Exchange Online 的最新發展以及新興的電子郵件技術。在解決電子郵件難題之餘，Xiu 也喜歡分享實用的技術技巧，幫助人們提升工作效率。

對本指南有任何疑問，或需要 Outlook 方面的其他協助？ Xiu 歡迎回饋和建議以改善這些故障排除資源。