如何在 Outlook 中歸檔電子郵件：完整指南 [2026]

Exchange Server Online Archive（也稱為就地歸檔）是 Microsoft 365 提供的基於雲端的企業級解決方案，它在伺服器上以獨立郵箱的形式運作。管理員可以啟用和管理此功能，它提供額外的儲存空間，同時確保使用者可以透過任何裝置存取已歸檔的電子郵件。啟用 Online Archive 後，自動歸檔功能將自動停用。

3. 手動歸檔到內建資料夾（歸檔按鈕）

3.1 新版 Outlook 中的存檔

在新版 Outlook 中使用「歸檔」按鈕歸檔電子郵件：

選擇要存檔的電子郵件。
點擊存檔在工具欄中。
螢幕上將顯示確認訊息。您可以點選復原如果需要的話。

請注意： 新版 Outlook 不支援自動存檔功能。

3.2 經典 Outlook 中的存檔

3.2.1 存檔按鈕

在經典版 Outlook 中使用「歸檔」按鈕歸檔電子郵件：

選擇要存檔的電子郵件。
下首頁部分，在刪除組，單擊存檔.
Outlook會將郵件移至「存檔」資料夾。

如果您不小心將電子郵件歸檔，請導航至「歸檔」資料夾並將電子郵件移回其原始資料夾。

3.2.2 使用鍵盤快速鍵（退格鍵）

您可以透過鍵盤快速歸檔選定的電子郵件：

選擇要存檔的電子郵件。
按 Backspace鍵 鍵。
選定的電子郵件將立即存檔。

重要事項： 如果您在新窗口中開啟電子郵件，則需要關閉該窗口，然後按照上述步驟將其歸檔。

3.2.3 如何停用退格鍵存檔

部分使用者基於下列原因選擇停用退格鍵存檔功能：

意外存檔： 不熟悉此功能的使用者可能會誤按退格鍵或其他目的按下退格鍵，導致電子郵件意外地從收件匣中消失。
與刪除鍵混淆： 退格鍵靠近刪除鍵，但其行為不一致，容易讓人感到困惑。
組織政策： 有些組織傾向於控制歸檔方法，並阻止員工使用鍵盤快速鍵。
未使用存檔功能： 不使用「存檔」資料夾的使用者可能會發現此捷徑無用。

若要防止退格鍵歸檔項目，您需要執行以下操作：

完全關閉 Outlook。
媒體中心 的Windows + R 打開運行對話框。
類型 註冊表編輯器 然後按 Enter 鍵開啟登錄編輯程式。
導航到： HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
在右側窗格中按一下滑鼠右鍵並選擇 New -> DWORD（32位）值.
命名該值 停用一鍵存檔.
雙擊新值並將其設為 1.
點擊 OK 然後關閉註冊表編輯器。
住宅tart Outlook。

請注意： 此註冊表修復適用於 Microsoft 365 版 Outlook，不適用於永久版本。

3.2.4 右鍵點選存檔

使用上下文選單進行歸檔：

右鍵點選要存檔的電子郵件。
選擇存檔從彈出菜單中。
這些郵件將會被移至存檔資料夾。

3.2.5 拖曳到存檔資料夾

用於手動控制歸檔：

找到存檔導覽窗格中的資料夾。
點擊並按住要存檔的電子郵件。
將其拖到“存檔”資料夾並放下。

3.3 依特定標準歸檔項目

預設情況下，Outlook 歸檔功能只能按日期清理舊項目。如果您想歸檔所有符合特定條件的項目，請：

在 高級查找 對話框中單擊 瀏覽... 選擇要尋找項目的資料夾。
設定搜尋條件。
點擊 立即查找 找出所有符合條件的物品。
選擇所有找到的物品。
右鍵單擊選定的項目並單擊移動並選擇您的存檔資料夾作為 tar得到。
所有找到的物品都將移至存檔資料夾。

範例 1：歸檔所有大於 10KB 的電子郵件：

在 高級查找 點選對話框 瀏覽... 選擇要尋找項目的資料夾。
在操作欄點擊 更多的選擇 選項卡
套裝 大小（千字節） 至大於 10
點擊 立即查找

範例 2：存檔所有過期郵件：

在 高級查找 點選對話框 瀏覽... 選擇要尋找項目的資料夾。
在操作欄點擊 進階功能 選項卡
In 定義更多標準 部分，選擇過期 所有郵件字段.
設定條件，例如明天.
點擊 添加到列表
點擊 立即查找

範例 3：歸檔所有標記已完成的電子郵件：

範例 4：歸檔所有具有特定顏色類別的電子郵件：

範例 5：將所有未跟進的電子郵件存檔：

旗：

4. 手動歸檔到外部文件（清理舊項目工具）

4.1 使用「清理舊項目」工具

若要在 Outlook 中手動將 Outlook 電子郵件歸檔到 PST 檔案：

在操作欄點擊文件標籤。
點擊 資料包，然後單擊工具.
選擇 清理舊物品.
这存檔將顯示對話框。
點擊 存檔此文件夾和所有子文件夾 選項。
選擇要歸檔的資料夾（例如，「收件匣」）。若要歸檔所有項目，請選擇郵箱的根資料夾。
下 存檔比以前的項目請輸入日期。早於此日期的項目將被存檔。
下 檔案文件接受預設位置或點擊瀏覽選擇不同的位置和檔案名稱。
（可選）檢查 包含已勾選「不自動存檔」的項目 如果您想要歸檔先前未從自動歸檔中排除的項目。
點擊 OK 到tart存檔。

完成後，「存檔」郵箱將出現在左側面板中，您可以存取已存檔的電子郵件。

4.2 歸檔多個具有不同保留期限的資料夾。

要將項目歸檔到不同的資料夾中，並設定不同的保留期限，同時將它們保留在同一個 PST 檔案中：

開啟「存檔」對話框（文件 -> 資料包 -> 工具 -> 清理舊物品).
選擇第一個資料夾（例如，收件匣），並將日期設定為 6 個月前。 暫時不要點選確定。
選擇另一個資料夾（例如，「已發送郵件」），並設定不同的日期（例如，「1 年前」）。 暫時不要點選確定。
繼續根據需要選擇資料夾並設定不同的日期。
確保所有資料夾使用相同的存檔檔案路徑。
點擊 OK 所有資料夾配置完成後。

5. Outlook 中的自動存檔電子郵件

5.1 啟用自動歸檔

若要在經典版 Outlook 中啟用和設定自動存檔：

點擊文件 -> 選項.
點擊 進階功能 標籤。
下 自動存檔 部分，點擊 自動存檔設置 按鈕：
Check the 每隔 N 天運行一次自動歸檔 框。
指定自動歸檔運作的頻率（例如，每 14 天一次）。
配置其他設置，例如存檔位置和過期時間。我們將在下一節詳細解釋這些設定。
點擊 OK 保存設置。

自動歸檔功能現在將根據您配置的計劃自動運行。

5.2 自動歸檔設定詳解

了解每項自動歸檔設定有助於您有效地控制歸檔過程：

每隔 N 天運行一次自動歸檔： 控制自動歸檔的計畫。頻繁運行（例如每週一次）會處理較小批量的電子郵件，這比一次性歸檔數千封郵件效率更高。若要完全停止自動歸檔，請取消選取此選項。
自動歸檔運行前提示： 如果您想在歸檔之前收到通知tarts，啟用此選項。您將看到一條通知，允許您根據需要取消操作。
刪除過期項目（僅限電子郵件資料夾）： 這將刪除已過期的郵件。請注意，過期郵件與舊郵件不同－過期時間是在撰寫郵件時手動設定的。選項此選項卡。請謹慎使用此設置，因為它會刪除項目而不是將其歸檔。
歸檔或刪除舊項目： 此主開關用於啟動您的自訂自動存檔配置。取消選取此開關則使用 Outlook 內建的預設設定。
在資料夾清單中顯示存檔資料夾： 啟用此功能後，您的歸檔資料夾將自動顯示在導覽窗格中。否則，每次存取歸檔項目時，您都需要手動開啟歸檔 PST 檔案。
清理以下年代久遠的物品： 設定歸檔的截止期限。超過此閾值的項目將移至歸檔文件。此範圍靈活，從 1 天到 60 個月不等，可以天、週或月為單位指定。
將舊項目移至： 告訴 Outlook 將存檔項目儲存在哪裡。預設情況下，它會在「文件\Outlook 檔案」資料夾中建立 archive.pst 檔案。點選瀏覽選擇其他位置或檔案名稱。選擇此選項將停用下方的永久刪除設定。
永久刪除項目： 此設定不會保留存檔副本，而是在舊項目達到一定時間閾值後將其徹底刪除。請謹慎使用此功能－已刪除的項目無法恢復。啟用此功能將停用上述存檔選項。
立即將這些設定套用到所有資料夾： 此按鈕會將您目前的配置立即套用到所有 Outlook 資料夾。如果您想要為各個資料夾設定不同的規則，請跳過此步驟—您可以分別透過每個資料夾的屬性進行設定。

5.3 Outlook 資料夾的預設過期時間

Outlook 對不同類型的資料夾套用不同的預設過期時間：

收件匣和草稿： 6個月
已發送郵件和已刪除郵件： 2個月
寄件匣： 3個月
日曆、任務、筆記和日記： 6個月
聯繫方式： 預設不自動存檔

您建立的資料夾會繼承類似預設資料夾的過期時間。例如，自訂郵件資料夾的過期時間與收件匣一樣為 6 個月。

5.4 如何確定物品的年齡

不同類型的 Outlook 項目使用不同的日期標準來確定它們是否足夠舊，可以進行歸檔：

電子郵件： 系統會同時檢查您收到郵件的時間和您上次修改郵件的時間，然後採用較晚的日期。即使是標記已讀/未讀或移動郵件這樣簡單的操作，也會更新修改時間戳記。
日曆項目： 對於會議和預約，相關日期是您…的日期。ost 最近已編輯並儲存了該條目。具有重複模式的項目不會自動存檔。需要注意的是，只有過去的事件才會被存檔——未來的預約無論其最後修改日期如何，都會保留在原處。
任務： 這裡有兩個日期很重要：完成日期和最後修改日期。取較新的日期作為判斷是否符合條件的依據。仍顯示為未完成的任務永遠不會自動歸檔。對於委派的任務，只有在有人將其標記為已完成後才會歸檔。
注意： 你 m 的日期ost 最近編輯和保存的時間決定了筆記何時可以存檔。
日記條目： 要么是原始創建日期，要么是 most 以最近修改日期為準，較新的日期優先。
聯繫方式： 自動歸檔功能會完全跳過聯絡人。如果您需要歸檔聯絡人資料夾，請手動使用「清理舊專案」工具。

5.5 為特定資料夾自訂自動歸檔

若要為特定資料夾配置自訂自動歸檔設定：

在導覽窗格的資料夾清單中，以滑鼠右鍵按一下要自訂的資料夾。
點擊 產品特性.
在操作欄點擊 自動存檔 標籤。
選擇 使用以下設置存檔此文件夾.
配置此資料夾的過期時間和其他特定選項。
點擊 OK 保存設置。

請注意： 購買 永久刪除舊項目 可選擇自動刪除過期郵件 刪除的項目 以及 垃圾郵件 資料夾會在指定的保留期限後被刪除。

5.6 從自動存檔中排除/包含項目

有時，您可能不想歸檔一些經常使用的項目。以下是三種不同情況的解決方案。當然，您也可以撤銷此操作，並從自動歸檔功能中包含這些項目。

5.6.1 排除一項

請選擇具體商品。
媒體中心 Alt + Enter鍵 鍵。
A 產品特性 將顯示對話框。
Check the 請勿自動存檔此項目 選項。

5.6.2 排除多個項目

1. 前往查看選項卡
2. 點擊 查看設置
3. 在 進階檢視設定 對話框，單擊列:
4. 这 顯示列 對話框將會出現。請依照以下步驟添加 不要自動存檔 柱：
  - 選擇 所有郵件字段.
  - 選擇 不要自動存檔 在可用列中。
  - 點擊新增
  - 如果要更改其順序，請選擇它並使用提前 or 下移.
  - 點擊 OK
5. 點擊後 OK你將回到 進階檢視設定 對話框，您需要點擊 其他設置.
6. 在 其他設置 對話框，檢查 允許單元內編輯 選項。
7. 點擊一連串 OK 儲存變更並返回 Outlook 主視窗。現在，要從自動存檔中排除特定項目，只需選取以下複選框即可。 不要自動存檔 為他們撰寫的專欄：

5.6.3 排除資料夾

在導覽窗格中右鍵單擊資料夾。
選擇 產品特性.
在操作欄點擊 自動存檔 標籤。
選擇 不要在此文件夾中歸檔項目.
點擊 OK.

6. 使用規則在 Outlook 中自動歸檔電子郵件

Outlook 規則可讓您自動歸檔來自特定寄件者或符合特定條件的電子郵件。若要建立歸檔規則：

右鍵點選要存檔的電子郵件。
點擊規則 -> 建立規則 在彈出菜單中。
这 創建規則 將顯示對話框。
在 當我收到包含所有選定條件的電子郵件時 本節，具體說明規則的條件，例如：起, 主題包含，或者 發送給如需了解更複雜的條件，請點選 高級選項 在右下角。
在 請執行下列操作 部分，選擇 將項目移動到資料夾： 然後按一下以指定存檔資料夾。 選擇資料夾… 按鈕。
點擊 OK 保存規則。

Outlook 現在會自動將所有符合條件的電子郵件移至「存檔」資料夾。

7. 按收貨日期歸檔

預設情況下，Outlook 自動存檔功能使用修改日期或接收日期，以較晚者為準。如果您希望 Outlook 僅根據收件日期存檔電子郵件（忽略修改日期），則需要修改 Windows 登錄：

完全關閉 Outlook。
開啟註冊表編輯器。
導航到： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\偏好設定.
右鍵單擊偏好並選擇 New -> DWORD（32位）值.
為新值命名 ArchiveIgnoreLastModifiedTime。
右鍵單擊新建的值並單擊修改.
將值設置為 1 並點擊 OK.
關閉登錄編輯程式並重新tart Outlook。

更改後，Outlook 將根據電子郵件的收件日期而不是修改日期進行歸檔。

8. 進階：使用 VBA 自動歸檔

如果您需要對以下方面進行更高級的控制：自動歸檔您可以使用 Outlook VBA 巨集。以下是一些範例場景：

Outlook 中自動存檔已完成的任務
歸檔大於特定大小的電子郵件
自動歸檔大於特定大小的舊郵件
按月自動分類和歸檔電子郵件
按寄件者姓名自動分類和歸檔收到的電子郵件
自動存檔拒絕特定日曆的會議
當收到新郵件時，自動歸檔最舊的郵件
自動歸檔未標記後續跟進的收件
當收件匣郵件過多時，自動歸檔舊郵件
歸檔所有逾期預約和任務
歸檔所有過期郵件
標記完成後自動存檔標記的電子郵件
當 Outlook 檔案大於特定大小時，自動存檔過期項目
存檔所有已讀RSS條目
根據寄件者將已讀郵件歸檔到不同的資料夾
批次停用所有 Outlook 資料夾的「自動存檔」選項
批次將相同的「自動存檔」設定套用到所有 Outlook 資料夾
批次啟用多封 Outlook 電子郵件的「不自動存檔此項目」選項
批次停用所有循環日曆項目的「自動歸檔」選項

9. Exchange Server Online 存檔

Exchange Server Online 歸檔（也稱為就地歸檔）是 Microsoft 365 的企業級歸檔功能，它透過將舊郵件歸檔到歸檔信箱，為使用者提供額外的信箱儲存空間。與客戶端歸檔方法不同，此功能完全由管理員管理，並在伺服器端執行。

9.1 管理員設定要求

只有管理員才能啟用或停用 Exchange Server Online 檔案。要設定存檔郵箱，管理員必須：

在 Exchange Online 中被指派郵件收件者角色
造訪 Exchange 管理中心 (EAC)
為使用者配備合適的 Microsoft 365 許可證

9.2 管理者如何啟用存檔信箱

管理員可以透過 Exchange 管理中心啟用存檔信箱：

登入 Exchange 管理中心 (EAC) 並導覽至 收件人 -> 郵箱.
選擇要啟用郵件匣存檔功能的使用者。
在彈出窗格中，選擇其他，並在下 信箱存檔，選擇 管理郵件匣存檔.
打開 信箱存檔，然後單擊節省.

存檔郵箱狀態將顯示為 上架中 針對選定用戶。

9.3 自動啟用存檔信箱

管理員可以使用 PowerShell 在主信箱達到其配額的 90% 時自動啟用存檔信箱：

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 逐步淘汰檔案信箱

如果因為空間有限等各種原因想要逐步淘汰存檔信箱，可以依照下列步驟操作：

導出存檔郵箱。
禁用存檔。

9.5 對其他存檔功能的影響

當為使用者啟用 Exchange Server Online Archive 時：

在經典版 Outlook 中，「自動存檔」和「清理舊項目」工具將無法使用。
Outlook 中的「存檔」按鈕仍然正常運作。
指派給 Exchange Online 信箱的保留原則控制歸檔行為。

請注意： 此功能在 Microsoft 365 政府雲端、世紀互聯營運的 Microsoft 365 或 Microsoft 365 德國版中不可用。

10. 在 Outlook 中尋找並管理已存檔的電子郵件

10.1 尋找存檔資料夾和文件

尋找已存檔的電子郵件：

存檔資料夾： 內建的「存檔」資料夾會出現在導覽窗格的資料夾清單中。選擇查看 -> 文件夾窗格 -> 一般如果資料夾清單已隱藏，則顯示該資料夾清單。
存檔郵箱（PST 檔案）： 使用自動歸檔或清理舊項目工具時，如果您已選擇，歸檔郵件信箱將顯示為資料夾清單中的單獨項目。 在資料夾清單中顯示存檔資料夾 在自動存檔設定中。

如果「存檔」信箱未顯示，您可以手動開啟它：

造訪文件 -> 選項 -> 高級
下 自動存檔 部分，點擊 自動存檔設置 按鈕。
找到歸檔 PST 檔案的完整路徑 將舊物品移至。
點擊文件 -> 對外開放 -> 打開Outlook數據文件 並透過完整路徑選擇您的歸檔 PST 檔案。

10.2 遷移存檔文件

關閉 Outlook 中的歸檔 PST 檔案。
將文件移動到新位置。
在 Outlook 中重新開啟。
更改路徑文件 -> 選項 -> 進階 -> 自動歸檔 -> 自動歸檔設定 -> 將舊項目移至

10.3 搜尋已存檔的電子郵件

在「存檔」資料夾中搜尋已存檔的電子郵件：

預設情況下，當您在 Outlook 頂部的搜尋框中輸入搜尋字詞時，它會搜尋郵箱中的所有資料夾，包括已存檔的項目。
若要將搜尋範圍限定在「存檔」資料夾內，請先選擇「存檔」資料夾。存檔導覽窗格中的資料夾。
然後在搜尋框中輸入您的搜尋字詞。
搜尋結果將僅顯示存檔資料夾中的項目。

在存檔文件中搜尋已存檔的電子郵件：

點選左側面板中的「存檔」檔案。
點選中間的搜尋框。
“搜尋”選項卡將會出現。
在操作欄點擊搜尋選項卡
點擊 搜索工具 -> 高級查找…
这 高級查找 將顯示對話框。
在操作欄點擊 瀏覽... 按鈕。
在 選擇文件夾 在對話方塊中，選取「存檔檔案」。
Check the 搜索子文件夾
點擊 OK
Outlook 隨後將…tar在存檔檔案及其所有子資料夾中進行搜尋：

10.4 將已存檔的電子郵件恢復到收件匣

若要將已存檔的電子郵件移回您的收件匣：

導航至存檔資料夾或存檔信箱。
選擇要復原的電子郵件。
將電子郵件拖放到收件匣中，或右鍵單擊並選擇移動 -> 收件箱.

這些郵件將被移回您的收件匣，並從存檔位置刪除。

11. 歸檔檔案大小限制與管理

11.1 預設 PST 檔案大小限制

Outlook PST 檔案有預設的大小限制：

Outlook 365、2024、2021、2019、2016 與 2013 年版本： GB 50
Outlook 2010 及更早版本： GB 20

當存檔 PST 檔案接近或達到此限制時，Outlook 可能會停止存檔新項目或出現不可預測的行為。

11.2 管理大型歸檔文件

當您的壓縮檔案接近大小限制時，請考慮以下選項：

建立新的歸檔檔案： 建立一個新的歸檔 PST 檔案並tar將 Outlook 中的電子郵件歸檔到此資料夾。您可以維護多個按年份或專案組織的歸檔文件。
刪除無用物品： 查看您已存檔的電子郵件，並永久刪除您不再需要的項目。壓縮存檔文件.

11.3 增加 PST 檔案大小限制（不建議）

雖然可以透過修改註冊表將預設的 50 GB 限制提高到 100 GB，但這並不建議。過大的 PST 檔案會降低 Outlook 的運作速度，並增加檔案損壞的風險。如果您必須提高限制，可以按照以下步驟操作。本指南 .

請考慮建立新的存檔檔案或使用線上存檔，而不是增加檔案大小限制。

12. 解決 Outlook 存檔問題

12.1 自動存檔不可用

如果自動歸檔選項不可用或呈灰色顯示，原因可能是：

已啟用 Exchange Server Online 檔案： 如果您的組織啟用了 Exchange Server Online Archive，則 AutoArchive 將自動停用。 Online Archive 可作為 AutoArchive 的企業級替代方案。請聯絡您的管理員以改用 Online Archive。
管理員已停用該功能： 您的網路管理員可能透過群組原則或保留原則停用了自動歸檔功能。請聯絡系統管理員，以了解您組織的電子郵件管理策略。
新版 Outlook 的限制： 新版 Outlook 不支援自動存檔和清理舊項目工具。請使用經典版 Outlook 存取這些功能。

12.2 自動歸檔未運行

如果 AutoArchive 已停止運行，請檢查以下內容：

檢查自動歸檔設定： 開啟自動歸檔設定（文件 -> 選項 -> 進階功能 -> 自動存檔設置）並驗證您的配置是否正確。
運行自動歸檔複選框： 確保 每隔 N 天運行一次自動歸檔 此選項已選取。如果取消選中，自動歸檔將不會自動運作。

12.3 未歸檔的特定項目

如果某些項目未被歸檔，原因可能包括：

修改日期太近： 預設情況下，Outlook 使用接收日期或修改日期，以較晚者為準。如果您最近修改了電子郵件，則該郵件需要經過另一個過期時間後才會存檔。
“請勿自動存檔” 屬性已啟用: 這些項目可能啟用了「不自動歸檔此項目」屬性。
- 要選取某個項目，請雙擊它以在新視窗中打開，然後按一下。文件 -> 產品特性，並檢查 不要自動存檔此項目 選項。
- 若要大量檢查多個項目，請將「不自動存檔」列新增至檢視設定中，然後增加電子郵件清單的寬度，以便顯示此列。

12.4 存檔資料夾未顯示

如果 歸檔資料夾 （存檔信箱檔案）未顯示在 Outlook 左側面板中。請嘗試以下解決方案：

啟用顯示存檔資料夾： 打開自動歸檔設定並確保 在資料夾清單中顯示存檔資料夾 被檢查。
手動新增存檔檔案： 如果「存檔」信箱仍然沒有顯示，請點擊手動開啟它。文件 -> 對外開放 -> 打開Outlook數據文件 並選擇您的存檔 PST 檔案。
更新 Outlook： 對於 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶，您的「存檔」資料夾預設應該存在。如果您在 Outlook 2016 或 Microsoft 365 版 Outlook 中看不到它，請前往：文件 -> 辦公室帳戶 -> 更新選項 -> 現在更新.

12.5 版本存檔 PST 檔案已損壞

如果歸檔 PST 檔案已損壞，Outlook 將無法將新郵件移至該檔案。您可以按以下步驟修復 PST 檔案：

使用收件匣修復工具 (scanpst.exe)
使用第三方恢復工具

請參閱我們的完整指南在上述方法以及其他維修方法的基礎上。

13. 電子郵件歸檔最佳實踐

13.1 哪些電子郵件需要存檔

為了保存重要記錄，某些類型的電子郵件應該存檔而不是刪除：

財務記錄： 將包含銀行對帳單、帳單、發票、收據和稅務相關資訊的電子郵件存檔，以供日後參考和預算編制。
工作對話： 保留重要的工作相關討論、決策、專案細節和文件，以便參考或績效考核之用。
收據和確認函： 儲存購買確認資訊、預訂資訊、服務訂閱資訊和訂單收據，以防出現問題。
合法文件： 存檔包含合約、協議、法律通信或任何可作為法律記錄的信函的電子郵件。
專案文件： 儲存與正在進行或已完成的專案相關的電子郵件，包括討論、草稿、回饋和提案，以備將來參考。
個人里程碑： 保留記錄重要人生事件（例如工作邀約、錄取通知書和職業成就）的電子郵件，以增進情感價值。
旅行證件： 存檔門票、飯店預訂和旅遊行程rar這些文件可以作為您旅行記錄的法律證明。

13.2 歸檔與刪除決策指南

決定歸檔或刪除電子郵件時，請考慮其未來價值。歸檔那些您日後可能出於參考、合規或記錄保存目的而需要的郵件。刪除那些無關緊要或不再需要的郵件，例如過期的簡報、垃圾郵件或臨時通知。rary 通知。如果您不確定，請先存檔—您可以稍後刪除，但無法恢復已永久刪除的電子郵件。

13.3 定期存檔維護

定期維護您的存檔，定期查看已存檔的項目並刪除不再需要的項目。這樣可以防止您的存檔像收件匣一樣雜亂無章，並保持檔案大小在可控範圍內。建議您每季或每年對存檔進行一次審核，以確保其中只包含有價值的資訊。

13.4 備份存檔文件

建立備份以保護您的已存檔電子郵件：

本地備份副本： 將您的 PST 歸檔檔案複製到外部硬碟或 U 碟。將備份檔案儲存在與電腦分開的安全位置。
雲端儲存備份： 將您的 PST 歸檔檔案上傳到 OneDrive、Dropbox 或 Google Drive 等雲端儲存服務，進行異地備份，防止硬體故障。

請記住，歸檔文件與備份文件不同。務必始終保留單獨的歸檔 PST 檔案備份副本。

13.5 最佳自動歸檔頻率

設定自動歸檔的運作頻率，使其既能防止大量積壓，又不會過於頻繁而影響效能。對於 most 對於使用者而言，每 14 天運行一次自動歸檔效果很好。如果您每天收到大量電子郵件，請考慮將其設定為每週運行一次。更頻繁地歸檔較小的批次比一次性處理數千條郵件更好，後者會降低電腦速度。

14. 關於 Outlook 存檔的重要事實

14.1 PST 文件格式

PST（個人儲存）檔案格式是 Outlook 的資料檔案類型，用於將電子郵件、行事曆項目、聯絡人和其他 Outlook 資料儲存在您的電腦本機。 PST 檔案可以在 Outlook 中打開，也可以在電腦之間移動。它們與您的信箱是分開的，儲存在您指定的位置，通常位於 C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\。

14.2 歸檔與導出

歸檔和導出是不同的操作。歸檔會將項目從其原始位置移動到歸檔文件，從而將其從主 PST 文件中移除並釋放空間。匯出會建立所選項目的副本，但不會將其從原始位置移除或減少郵箱大小。使用歸檔來管理郵箱大小，使用匯出來建立備份副本。

14.3 歸檔與備份

歸檔檔案與備份檔案不同。歸檔文件用於長期儲存您無需經常存取的舊文件。備份檔案則是資料的副本，單獨存儲，用於災難復原。如果您想備份已歸檔的電子郵件，請複製歸檔 PST 檔案並將其儲存在安全的位置，例如 OneDrive、Dropbox 或外部磁碟機。

請參閱我們關於…的全面指南如何備份Outlook郵件.

14.4 聯絡人未自動存檔

Outlook 預設不會自動歸檔聯絡人。雖然自動歸檔功能會處理電子郵件資料夾、行事曆、任務、筆記和日誌，但不會歸檔聯絡人資料夾。不過，如果需要，您可以使用「清理舊項目」工具手動歸檔聯絡人資料夾。

15.常見問題解答

Q：如何在 Outlook 中歸檔電子郵件？

答：要在 Outlook 中歸檔電子郵件，請選擇要歸檔的電子郵件，然後按一下工具列中的「歸檔」按鈕。您也可以右鍵單擊並從上下文選單中選擇“歸檔”，按退格鍵，或將電子郵件拖曳到“歸檔”資料夾。若要自動歸檔，請設定自動歸檔功能，或使用規則歸檔來自特定寄件者的電子郵件。

Q：如何在 Outlook 中歸檔數千封電子郵件？

答：若要歸檔大量電子郵件，可以使用「自動歸檔」功能定期歸檔舊郵件，或使用「清理舊項目」工具手動歸檔指定日期之前的郵件。您也可以將郵件匯出到 PST 文件，方法是依序點擊“文件”->“開啟和匯出”->“匯入/匯出”->“匯出到文件”，然後選擇“Outlook 資料檔 (.pst)”。這些方法可以有效率地管理大量郵件，無需手動排序。

Q：將電子郵件歸檔可以釋放 Outlook 中的空間嗎？

答：這取決於歸檔方式。如果您使用「歸檔」按鈕，歸檔的郵件會移至內建的「歸檔」資料夾，該資料夾仍然位於您的主信箱中，因此不會釋放空間。但是，使用「自動歸檔」或「清理舊項目」工具將郵件移至單獨的歸檔文件，則可以釋放主郵箱的儲存空間。「線上歸檔」也會將郵件移到單獨的伺服器端信箱，從而釋放主信箱的空間。

Q：如何在 Outlook 中尋找已存檔的電子郵件？

答：若要尋找已存檔的電子郵件，請在資料夾清單中導覽至「存檔」資料夾，或如果您使用自動存檔功能，則導覽至「存檔」信箱。使用 Outlook 頂部的搜尋欄，按寄件者、主題、日期或關鍵字搜尋特定電子郵件。預設情況下，Outlook 會搜尋所有資料夾，包括已存檔的項目。若要將搜尋範圍限定為已存檔的電子郵件，請在搜尋前選擇「存檔」資料夾。

Q：在 Outlook 中，是將電子郵件存檔更好還是刪除更好？

答：將日後可能需要用於參考、合規或記錄保存的電子郵件存檔。刪除無關或不再需要的電子郵件。如果您將來有可能需要參考某封電子郵件，請將其存檔而不是刪除。存檔的電子郵件仍然可以搜索，並且可以隨時恢復，而刪除的電子郵件最終會永久消失。

Q：我可以在 Outlook 中自動存檔電子郵件嗎？

答：是的，自動歸檔功能可讓您根據郵件的存放時間、資料夾或其他條件設定郵件歸檔計畫。這樣可以保持收件匣井然有序，無需手動操作。您也可以建立 Outlook 規則，將符合特定條件的郵件自動移至「歸檔」資料夾。請注意，自動歸檔功能僅適用於經典版 Outlook，不適用於新版 Outlook 或網頁版 Outlook。

Q：郵件歸檔會影響我的郵件搜尋結果嗎？

答：不，已存檔的電子郵件在 Outlook 中仍可搜尋。預設情況下，在 Outlook 中搜尋時，它會搜尋郵箱中的所有資料夾，包括「存檔」資料夾和「存檔」郵箱。您可以像查找收件匣中的郵件一樣輕鬆地找到已存檔的電子郵件。

Q：如何更改 tar取得存檔位置？

答：對於 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶，您無法變更內建存檔資料夾的位置－這是一個預設的系統資料夾，無法重新命名、移動或刪除。對於 POP 和 IMAP 帳戶，您可以透過選擇「檔案」->「郵件設定」->「工具」->「設定存檔資料夾」來變更存檔資料夾的位置。使用「自動存檔」或「清理舊項目」時，您可以透過在存檔設定中按一下「瀏覽」來指定存檔 PST 檔案的儲存位置。

Q：自動歸檔和 Exchange Server Online 歸檔之間有什麼關係？

答：自動存檔是 Outlook 的舊功能，它會自動將舊郵件移至本機 PST 檔案。這意味著郵件會從伺服器上刪除，並且更難透過搜尋找到。如果包含自動存檔 PST 檔案的硬碟無法使用，這些郵件將無法再被刪除。ostExchange Server Online Archive 是 AutoArchive 的企業級替代方案，它將存檔的電子郵件儲存在伺服器上，使用戶可以從任何裝置存取這些郵件。如果您沒有 Exchange Server Online Archive，且您的 IT 部門尚未停用該功能，則仍可使用 AutoArchive。

Q：如果我的自動歸檔 PST 檔案損壞或無法開啟怎麼辦？

答：如果您的自動存檔 PST 檔案已損壞且 Outlook 無法打開，您可以使用專門的程式。 Outlook PST 修復工具若要還原已存檔的電子郵件和其他數據，請務必在嘗試復原之前建立損壞存檔檔案的備份副本。為防止將來出現問題，請定期檢查您的存檔檔案是否可以打開，並盡可能考慮將重要的存檔檔案移至 Exchange Server Online Archive。

Q：如何停用使用退格鍵進行歸檔？

答：若要封鎖退格鍵歸檔項目，您需要新增一個登錄機碼。導覽至 HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options（或 OCT 路徑），建立一個名為 DisableOneClickArchive 的 DWORD 值，並將其值設為 1。此註冊表修復適用於 Microsoft 365 版 Outlook，不適用於永久版本。在進行任何更改之前，請務必備份註冊表。

Q：如何停用循環日曆項目的自動存檔功能？

答：您可以透過以下3種方法排除這些項目：

排除整個日曆資料夾。
排除單一日曆項目。
排除多個日曆項目。

您可以在本節.

16. 結論

16.1 檔案方法比較

了解不同歸檔方法之間的差異有助於您根據自身需求選擇合適的方法：

選項	存檔目標	客戶端/伺服器	新的展望	經典展望	在綫	何時使用	對郵箱尺寸的影響
手動歸檔（歸檔按鈕）	內建存檔資料夾	客戶端操作	可以	可以	可以	快速整理收件匣，無需減少儲存空間	不減少郵件數量－郵件仍保留在信箱中
手動歸檔（清理）	本地 PST 文件	客戶端操作	沒有	可以	沒有	一次歸檔以釋放郵箱空間	顯著縮小郵箱尺寸
自動存檔	本地 PST 文件	客戶端操作	沒有	可以	沒有	自動持續郵件信箱管理	隨著時間的推移，郵箱容量會逐漸減少。
Exchange Server Online 檔案	獨立的伺服器信箱	伺服器端操作	可以	可以	可以	擁有大型郵箱的企業用戶	減小主信箱大小

請注意： 要縮小郵箱的尺寸，你需要… 壓縮它在歸檔舊郵件之後。

16.2 保持收件匣清潔

歸檔只是高效率郵件管理的一部分。養成處理郵件的固定流程，處理完畢後立即歸檔或刪除郵件，並定期檢查歸檔郵件，刪除不再需要的郵件。透過實施這些做法並設定合適的歸檔規則，您可以保持收件匣的整潔高效，從而提高工作效率，專注於重要郵件。

參考

關於作者

修星是一位經驗豐富的 IT 專業人士，在企業電子郵件系統和 Microsoft Office 故障排除方面擁有超過 8 年的經驗。他已幫助數千名使用者解決了不同企業環境中複雜的 Outlook 問題。

Xiu 專注於電子郵件系統遷移、資料復原和生產力軟體最佳化。他的實務經驗包括管理 Exchange Server 部署、排除 MAPI 連線問題以及為關鍵任務電子郵件系統實施強大的備份策略。

Xiu 致力於透過科技寫作，讓複雜的 IT 解決方案惠及一般使用者。他始終關注 Office 365 和 Exchange Online 的最新發展以及新興的電子郵件技術。在解決電子郵件難題之餘，Xiu 也喜歡分享實用的技術技巧，幫助人們提升工作效率。

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