I den här artikeln tittar vi på möjligheten att skriva ut adressetiketter direkt från en MS Access-databas
Att skapa adressetiketter med hjälp av data i Access-databastabeller är ett av de vanligaste kraven som uttrycks av många MS Access-användare. Den goda nyheten är att du enkelt kan använda Etikettguiden, som är en inbyggd funktion i MS Access för att skapa och skriva ut adressetiketter. Guiden låter dig inte bara välja data från databaserna som ska skrivas ut på etiketter, utan låter dig också skriva ut och skapa etiketter som rapporter, vilka är tillräckligt små för att passa etikettens storlek. För att kunna använda data från Access-tabeller för att skapa etiketter måste du först se till att informationen är formaterad för att passa på en etikett.
Med Etikettguiden kan du även använda data från andra MS Office-program och använda dem för att skriva ut adressetiketter som skapats med MS Access. Även om en etikett kan skapas för flera ändamål är ett av de vanligaste syftena med att skapa en etikett – för utskick. När du skapar adressetiketter med Access samlar den automatiskt in adressdata från tabellen vid tidpunkten för att skriva ut rapporten och skapar en etikett som är lämplig för alla adresser.
Viktiga steg att följa för utskrift av adressetiketter i MS Access
- Öppna den databas som innehåller adressdata du vill ha i dina adressetiketter.
- Välj tabellen, förfrågan, rapporten från navigeringsfönstret som innehåller de data du vill ska ingå i etiketterna.
- Gå till fliken Skapa och välj Etikettknapp i rapportgruppen.
- Etikettguiden öppnas, välj vilken typ av etikett du vill skriva ut. Fortsätt genom att klicka på Nästa.
- Gör alla kosmetiska ändringar för dina etiketter, teckenstorlek, färg, vikt etc. Fortsätt genom att klicka på Nästa.
- Använd symbolen '>' för att välja fält som du vill inkludera i prototypetiketten. Fortsätt genom att klicka på Nästa.
- Benämna rapporten du har skapat, klicka på Slutför för att avsluta.
- Den skapade etikettrapporten visas på skärmen, förhandsgranskar den för att göra eventuella sista minuten-ändringar.
- Om du får tillfredsställande resultat från den rapport som visas lägger du in etiketter i skrivaren och skriver ut rapporten.
Du kan sortera dina etiketter med hjälp av ZIP kod, för att uppfylla reglerna för massutskick. Om du har problem med att välja det bästa etikettformatet för adressetiketter kan du använda ditt etikettpaket. Det här paketet kan hjälpa dig att ge instruktioner om den lämpligaste typen av etiketter.
Att skapa etiketter med Access är en mycket enkel uppgift, särskilt om du använder etikettguiden. Denna applikation är full av flera och extremt användbara funktioner, som kan hjälpa varje given organisation att arbeta effektivt med minimala resurser. För att skapa etiketter i Access behöver du bara en databas med adressdata.
MS Access-databaser tenderar att bli skadade över tiden
Eftersom mer och mer data tar sig in i Access-databasen kan den underliggande filen bli skadad. För att hantera en sådan situation bör du hålla en sofistikerad mdb-återhämtning programvara runt. Vidare bör du se till att databasens bästa praxis för användning av MS Access-databaser inklusive att hålla periodiska säkerhetskopior kommuniceras till alla användare.
Författarintroduktion:
Vivian Stevens är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera mdf-filskador och Excel-programvara för återställningsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com