I den här artikeln kommer vi att fokusera på att förklara fyra snabba sätt att automatiskt uppdatera allt upprepat eller relaterat innehåll i ditt Word-dokument.
Om du arbetar med statistikrapporter ganska ofta kommer du att hitta samma texter eller värden hela tiden genom ett dokument. Och en annan situation är då och då kommer du att få ett värde baserat på tidigare data. Så här är problemet. När du ändrar en text eller ett värde på ett ställe, kan du automatiskt uppdatera alla samma texter eller relaterade data i hela dokumentet?
Läs bara vidare så får du reda på hur.
Metod 1: Använd korsreferensen
- Markera först och främst texten som ska visas igen i ditt dokument.
- Klicka för det andra på fliken ”Infoga”.
- Klicka sedan på "Bokmärke" i gruppen "Länkar".
- Därefter heter du bokmärket i dialogrutan "Bokmärke".
- Och klicka på “Lägg till”.
- Sätt nu markören direkt på den plats där den upprepade texten går.
- Klicka sedan på fliken "Infoga" igen.
- Och den här gången klickar du på "Korsreferens" i gruppen "Länkar".
- Därefter, i dialogrutan "Korsreferens" väljer du först "Bokmärke" för "Referens typ".
- Välj sedan "Bokmärketext" för "Infoga referens till".
- Och välj rätt bokmärkesnamn i listrutan "För vilket bokmärke".
- Slutligen klickar du på "Infoga" -knappen.
Senare, när du väljer att ändra innehåll, behöver du bara ändra den första texten och följa stegen för att uppdatera. Vi kommer att diskutera sätten att uppdatera innehållet i den senare delen av denna artikel.
Metod 2: Använd fält
- Till att börja med upprepar du de första 6 stegen i metod 1.
- Tryck sedan på "Ctrl + F9" för att infoga fältstöd i ditt dokument.
- Därefter matar du in bokmärkesnamnet mellan de två hakparenteserna, till exempel “A1” här.
- Slutligen trycker du på “F9” så får du samma text.
Metod 3: Välj Klistra in alternativ
- Först och främst, välj den första texten.
- Tryck sedan på "Ctrl + C".
- Klicka sedan på den upp och ned triangeln på alternativet "Klistra in" under fliken "Hem".
- Och välj “Klistra in special” på listmenyn.
- Välj sedan "Klistra in länk" i dialogrutan "Klistra in special".
- Välj sedan "Formaterad text".
- Klicka äntligen på “OK”.
Metod 4: Använd fältet för att uppdatera relaterade data
Till exempel har vi en tabell med en rad och tre kolumner enligt nedan:
Värdet i "R1C3" -cellen ska vara resultatet av att summera "R1C1" och "R1C2" celler.
- Första steget, genom att använda instruktionerna i metod 1 för att infoga bokmärken för värden i cellerna “R1C1” och “R2C2”. Här kallar vi dessa bokmärken som “s1” och “s2 '.
- Lägg sedan markören vid "R1C3" -cellen.
- Och tryck på "Ctrl + F9" för att få fältstöd.
- Nu mellan de två hakparenteserna ska du ange formeln: {= {s1} + {s2}}
Du bör få alla dessa hängslen genom att trycka på "Ctrl + F9" istället för att skriva manuellt.
- Slutligen, tryck “F9” för att få resultatet.
Observera: För båda de fyra metoderna, när du behöver ändra texten eller data, ska du ange den nya texten eller datumet genom att sätta in insättningspunkten i originalet och sedan ta bort det senare.
2 sätt att uppdatera innehållet
Den första metoden är att trycka på "Ctrl + A" för att välja hela dokumentet och sedan trycka på "F9" för att uppdatera automatiskt.
Den andra är att använda VBA-koder.
- Tryck först på “Alt + F11” för att öppna VBA-redigeraren.
- Dubbelklicka sedan på “ThisDocument” för att öppna kodredigeringsområdet om det behövs.
- Klistra sedan in följande koder där:
Sub UpdateDate () Om ActiveDocument.Fields.Count> 0 Sedan ActiveDocument.Fields.Update MsgBox ("Uppdaterat alla fält i detta dokument!") Annars MsgBox ("Inget fält hittades i det här dokumentet.") Avsluta om End Sub
- Slutligen klickar du på "Kör".
Förbered dig på nödsituationer
På tal om nödsituationer i program som körs kommer vi till programkrascher och filkorruption. Visst kan vi vidta några förebyggande åtgärder, till exempel säkerhetskopiera filer och köra antivirusprodukter regelbundet. Ändå kan även säkerhetskopior falla offer för skadliga attacker eller felaktiga åtgärder. Och ordbehandlaren Word, som vi använder varje dag, är inget undantag. Därför är en av de förberedande åtgärderna du måste vidta att få tag på en potent korrupt Word-återställningsverktyg
Författarintroduktion:
Vera Chen är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive Excel xlsx datareparation och pdf reparera programvaruprodukter. För mer information besök www.datanumen.com