I fall du hanterar
flera projekt på ditt kontor, är det mycket troligt att du skulle få många e-postmeddelanden relaterade till dessa projekt i din brevlåda. Under en period blir det allt svårare för dig att spåra de konversationer som du hade relaterade till ett enskilt projekt. Men med Outlook är det lätt möjligt att organisera dina konversationer och arkivera e-postmeddelanden på ett snyggt sätt. Låt oss titta på några praktiska tips för att uppnå samma sak.
Skapa separata mappar för att lagra e-postmeddelanden för varje projekt som du arbetar med
Till att börja med bör du skapa separata mappar för varje pågående projekt som du för närvarande hanterar i Outlook. När du får ett e-postmeddelande relaterat till ett specifikt projekt kan du separera det från inkorgen och flytta det till dess relevanta mapp.
Använd regler för att filtrera e-postmeddelanden i relevanta mappar
I Ms Outlook kan du skapa regler för att överföra e-postmeddelanden som har en specifik ämnesrad. Helst bör du uppmuntra alla teammedlemmar att inkludera projektnamnet i e-postmeddelandets ämnesrad och detta kommer att möjliggöra automatisk separation av e-postmeddelanden med hjälp av regler.
Skapa kategorier för varje projekt och associera dem med unika färger
Ms Outlook-applikationen låter dig skapa kategorier som kan användas för att identifiera e-postmeddelanden på kort tid. Du kan också associera specifik färg till en given kategori som gör att du kan sortera e-postmeddelanden på ett effektivt sätt. Men du måste först skapa unika kategorier för att organisera dina e-postmeddelanden. För att göra det kan du klicka på Kategorisera i verktygsfältets meny och sedan klicka på Alla kategorier. Därefter kan du välja från en av de befintliga kategorierna och byta namn på dem med ett meningsfullt namn. Dessutom kan du välja att ändra färgen som är kopplad till nämnda kategori. Outlook låter dig till och med associera en genvägsknapp till en enskild kategori. Det är viktigt att skapa en kategori för vart och ett av dina kontinuerliga projekt så att du enkelt kan tagga dem. När din kategorilista är på plats kan du högerklicka på valfri e-post och klicka på kategorier. Från popup-skärmen kan du välja relevant kategori och tillämpa den på e-postmeddelandet. Popup-skärmen innehåller för övrigt en länk till huvudkategorilistan, ifall du vill ändra något av dess element.
Förlora inte dina e-postmeddelanden på grund av en Outlook-krasch – Återställ dem igen
Om du någonsin stöter på en fullständig Outlook-krasch kan dina e-postdata bli otillgängliga. I ett sådant scenario innebär det enda alternativet innan du återställning av e-postdata med hjälp av en pst reparation verktyg som DataNumen Outlook RepairDenna mångsidiga applikation är utrustad med den mest märkbara och avancerade algoritmen som är utformad för att hämta PST-data från helt misslyckade filer. Applikationen är också utrustad för att hantera en mängd olika medietyper och fungerar utmärkt även på virtuella maskindiskar.
Författarintroduktion:
Alan Chen är ordförande och ordförande för DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive SQL-återhämtning och Outlook-programvara för reparationsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com