I den här artikeln förstår vi begreppet Document Management System, tillsammans med tips för att skapa det i MS Access
Viktiga krav för att ett företag ska fungera smidigt innebär effektiv hantering av alla tillgångar och resurser. När vi hanterar data behöver vi inte bara hantering utan effektiv dokumenthantering. Detta liknar begreppet Content Management System och är en del av Enterprise Content Management Systems. DMS involverar byggnadshanteringssystem som kan användas för att effektivt hantera digitala dokument på ett sätt som inte bara underlättar lagringsprocessen utan också minskar pappersbehovet. Det skapade systemet bör också kunna möjliggöra effektiv spårning av alla ändringar som gjorts.
Använda MS Access för effektiv DMS
Det går inte att skapa ett effektivt DMS om du inte använder rätt applikation för samma. MS Access ger sina användare databaser som kan fungera som mallar för att bygga DMS efter eget val, som kan användas för att utföra alla viktiga uppgifter för redigering och visning förutom att bara lagra data säkert.
Dessa databaser har flera funktioner som gör dem extremt enkla för användaren att använda. De befintliga uppgifterna i dina Access-databaser kan importeras till dessa mallar med hjälp av funktionen 'Klassificering'. För att dela DMS mellan flera användare i nätverket kan du använda funktionen 'Splitting'. Således tillåter användare att arbeta och samtidigt dela dokumentet.
Nedan följer fem viktiga tips som hjälper dig att skapa ett effektivt DMS.
När vi försöker skapa ett effektivt DMS finns det vissa tips som vi alltid behöver komma ihåg, 5 av dem ges nedan.
- Ha tillräckliga metadata - Se till att DMS har åtkomst till metadata för alla dokument som den ska hantera. Ibland extraherar DMS automatiskt metadata från dokumentet, och ibland kan du behöva leverera det manuellt.
- Se till att dokumenten är korrekt integrerade - En DMS ska ge dig sömlös åtkomst till relaterade applikationer så att du kan hämta dokument från systemförvaret. Så se till att DMS du skapar är väl integrerad med viktiga applikationer.
- Fånga dokumentbilder - DMS använder bilder av dokument som har tagits av anslutna enheter som skannrar, multifunktionsskrivare och mer. Se till att dessa bilder är väl tagna.
- Korrekt indexering - Du kommer inte att kunna hämta nödvändiga dokument om DMS-indexet inte skapas korrekt. Se till att alla nyckelobjekt är en del av indexet och att det är heltäckande och inte komplext.
- Upprätthålla dokumentsäkerhet - En av de viktigaste sakerna du aldrig ska ta för givet är säkerheten för DMS. Se till att alla viktiga säkerhetsmekanismer är på plats och att endast de viktiga personerna har tillgång till systemet. Detta är ett av de tips som, om de inte genomförs korrekt, kan få hela ansträngningen att gå till spillo. Gör det också till en punkt att säkerställa säkerheten för data som lagras i Access-applikationen genom att investera i en Åtkomst reparation verktyg.
Författarintroduktion:
Vivian Stevens är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive SQL-återhämtning och Excel-programvara för återställningsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com