В этой статье мы сосредоточимся на том, чтобы предоставить вам 2 быстрых способа разделить документ Word на несколько.
Иногда у нас будет довольно длинный документ, требующий командной работы. Затем довольно необходимо разделить его на несколько более коротких, чтобы ускорить рабочий процесс. Вместо того, чтобы делать это устаревшими способами, такими как вырезание и вставка, у нас есть более быстрые методы для этой утомительной задачи. Просто читайте дальше, чтобы увидеть больше.
Способ 1: работайте в режиме «Структура»
- В первую очередь, сделайте необходимые резервные копии ваших файлов на случай, если в процессе будут допущены какие-либо нарушения.
- Во-вторых, проверьте, находится ли часть текста, которую нужно разделить, под заголовком более высокого уровня, например, Заголовок 2, 3, 4 и т. д. Если да, то можно сразу перейти к третьему шагу. Однако, если это еще не так, следует ввести несколько ключевых слов как в начале, так и в конце текста и установить эти слова в качестве «Заголовка 1». Если мы поместим эти слова, скажем, в «Заголовок 3», то, когда текст будет содержать заголовок более высокого уровня, например, «Заголовок 2», вы не сможете извлечь текст. Вот наш пример:
- В-третьих, нажмите вкладку «Просмотр».
- Затем нажмите «Структура» в «Просмотрах документов».
- Теперь на вкладке «Структура» перейдите в группу «Инструменты структуры» и выберите уровень ваших слов-меток в раскрывающемся списке «Показать уровень». Здесь мы выберем «Уровень 1», поскольку мы только что установили их в «Заголовке 1». И все тексты на уровне 1 будут отображаться.
- Затем нажмите «Показать документ» в группе «Основной документ». И вы заметите, что теперь доступны опции «Создать» и «Вставить».
- Затем щелкните знак «плюс» перед первым отмеченным словом, чтобы выделить эту часть текста.
- Наконец, нажмите «Создать», чтобы начать разделение документа.
- Вы можете повторить шаги 7 и 8, чтобы закончить разделение остальной части документа. И не забудьте сохранить файл, когда закончите. Затем перейдите к местоположению исходного файла, и вы найдете все новые документы. Ниже показано, чего вы можете достичь:
Способ 2: используйте коды VBA
Если вы предпочитаете метод копирования и вставки, вы, вероятно, можете позволить макросу Word сделать всю работу за вас. И что еще лучше, вы можете добавить макрос на «Панель быстрого доступа», чтобы вы могли легко использовать его повторно. Чтобы узнать, как это сделать, обратитесь к нашей предыдущей статье: Как быстро вызвать другое приложение из MS Word
- Для начала нажмите «Alt + F8», чтобы открыть редактор VBA.
- В правой области редактирования вставьте следующие коды:
Sub SaveSelectedTextToNewDocument()
If Selection.Words.Count > 0 Then
'Copy the selected text
Selection.Copy
'Open a new document and paste the copied text into it
Dim objNewDoc As Document
Set objNewDoc = Documents.Add
Selection.Paste
'Get the first 10 characters as the filename of the new document and save them
Dim objFileName As Range
Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)
objNewDoc.SaveAs FileName:="C:\Users\Test\Desktop\" & objFileName & ".docx"
Else
End If
End Sub
- Затем сохраните коды и добавьте макрос на «Панель быстрого доступа».
- Затем выберите текст и нажмите кнопку макроса. Вы получите новый документ.
Примечание:
- Среди кодов «C:\Users\Test\Desktop\» относится к пути, по которому будут храниться новые документы. Вы можете изменить его по своему усмотрению.
- Код «Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)» означает, что в качестве имени нового файла будут использоваться первые 10 символов выделенного текста. Вероятно, вы также можете изменить эту часть соответствующим образом.
Кстати, вам также может понадобиться слить или объединить эти пересмотренные документы в один. Тогда вы можете воспользоваться способами, предложенными в следующих 2-х статьях:
Как объединить и объединить несколько документов Word в один
Как создать главный документ, который ссылается на несколько поддокументов в вашем Word
Неизбежная катастрофа
Живя в гиперсвязанном мире, сегодня все связано с данными. Поскольку мы ежедневно используем Word для работы с большим объемом информации, каждый должен помнить о повреждении файла, поскольку никто не может сказать, когда произойдет следующая катастрофа с данными. Как бы это ни было неизбежно, мы должны подготовиться, получив эффективный инструмент для восстановить поврежденные данные Word заранее.
Об авторе:
Вера Чен — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая Инструмент устранения проблем с данными Excel и pdf ремонт программных продуктов. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com