В Ms Access вам часто нужно фильтровать или сортировать записи для сужения данных. В этой статье мы рассмотрим способы сделать это простым способом.
При использовании баз данных Access часто бывает трудно понять данные с первого взгляда. Чтобы упростить задачу, вы можете использовать инструменты сортировки и фильтрации в приложении. Используя эти инструменты, вы можете сделать свои записи и базы данных более организованными и полными. Чтобы иметь возможность использовать эту функцию, вы должны знать разницу между сортировкой и фильтрацией. Мы можем использовать эти термины как синонимы каждый день, но не в ИТ. Сортировка позволит вам упорядочить данные, совместив одинаковые поля и разделив их на разные поля. Принимая во внимание, что фильтрация, с другой стороны, позволит вам отделить важные записи от неважных. Ниже приведены шаги для выполнения обеих команд.
Сортировка записей
Как уже упоминалось, сортировка подразумевает упорядочивание, что значительно упрощает просмотр записей. Прежде чем вы сможете отсортировать свои записи, вам нужно решить, в какие категории вы хотите их поместить, в зависимости от типа данных, содержащихся в таблице. Выполните следующие действия, чтобы отсортировать записи.
- Выберите поле, которое вы хотите отсортировать.
- Перейдите на вкладку «Главная», щелкните ленту и нажмите «Группа сортировки и фильтрации».
- Сделайте выбор между По возрастанию или По убыванию, чтобы отсортировать выбранные поля.
- Выбранное поле в таблице теперь будет отсортировано в выбранном вами порядке.
- Чтобы сохранить изменения в поле, нажмите «Сохранить» на панели быстрого доступа.
Эти изменения, сделанные в поле, останутся до тех пор, пока вы не сделаете дальнейших изменений. Если вы хотите удалить изменения и вернуться к предыдущему порядку, нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры используются для того, чтобы вы могли сузить область поиска до ограниченного количества записей в таблице. Применив фильтры, вы увидите данные, которые хотите видеть. Используя фильтры, вы можете настроить приложение так, чтобы оно отображало вам определенные таблицы и скрывало остальные, тем самым не показывая вам те, которые вы не хотите видеть. Шаги для применения фильтров к записям следующие:
- Перейдите к полю, которое вы хотите отфильтровать, и нажмите стрелку раскрывающегося списка.
- Появится выпадающее меню, содержащее контрольные списки. Выбранные элементы появятся в отфильтрованных результатах.
- Нажмите OK, чтобы применить выбранный фильтр. Выбранное поле теперь будет отображаться в соответствии с примененными фильтрами.
Вы можете включить/выключить фильтр с помощью функции Toggle. Применив Toggle Filter, вы сможете увидеть записи без изменений, чтобы снова увидеть изменения, снова примените Toggle Filter.
Применяя фильтры к своим записям и сортируя их в соответствии с вашими приоритетами, вы можете быстро проанализировать базу данных и значительно упростить поиск по таблицам в базе данных. Это одна из тех функций, которые могут помочь нам напрямую получить доступ к информации, к которой мы хотим получить доступ. Фильтры также пригодятся, когда вам нужно проверить определенные данные после запуска восстановить accdb инструмент после сбоя Ms Access. С помощью фильтров вы можете быстро проверить, были ли восстановлены ваши важные данные, и экспортировать их в отдельный файл.
Об авторе:
Вивиан Стивенс — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая ремонт SQL Server и программные продукты для восстановления Excel. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com