Lista rozwijana podczas sprawdzania poprawności danych jest często używaną funkcją programu Excel. W tym artykule przedstawimy dwie metody automatycznego odświeżania listy rozwijanej.
W naszym poprzednim artykule Jak utworzyć listę rozwijaną z zakresu komórek w programie Excel, szczegółowo wprowadziliśmy listę rozwijaną. Zmiana zakresu źródłowego wpływa również na listę rozwijaną. Za każdym razem, gdy dodajesz lub usuwasz element z zakresu, musisz sprawdzić listę rozwijaną w komórce docelowej. A to może być bardzo irytujące. Ale teraz znaleźliśmy dla Ciebie dwie skuteczne metody. Dzięki nim lista rozwijana odświeży się automatycznie.
Metoda 1: Użyj funkcji OFFSET
W tej metodzie można użyć funkcji OFFSET w walidacji danych. Poniższy obraz przedstawia zakres źródłowy w arkuszu. W tym asortymencie jest 6 nazw produktów.
- Kliknij komórkę docelową, której potrzebujesz, aby utworzyć listę. W tym przypadku klikniemy komórkę A2 w innym arkuszu kalkulacyjnym.
- Następnie kliknij kartę „Dane” na wstążce.
- Następnie kliknij przycisk „Walidacja danych” na pasku narzędzi.
- W nowym wyskakującym okienku wybierz „Lista” w polu tekstowym „Zezwalaj”.
- Następnie wprowadź tę formułę w polu tekstowym „Źródło”:
= OFFSET ('Zakres źródłowy'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Zakres źródłowy'! $ A: $ A) -1)
Możesz zmienić niektóre elementy w formule zgodnie z rzeczywistym arkuszem roboczym.
- Następnie kliknij przycisk „OK” na wstążce, aby zapisać ustawienie.
W ten sposób w komórce została utworzona lista rozwijana. Następnym razem, gdy dodasz lub usuniesz element z zakresu źródłowego, elementy na liście zostaną automatycznie zaktualizowane. Na przykład dodajemy nowy element do oryginalnego zakresu w komórce A8. Jest 7 elementów. Na liście rozwijanej można również zobaczyć 7 pozycji.
Następnym razem, gdy będziesz musiał utworzyć listę rozwijaną i odwołać się do innego zakresu, możesz użyć tej metody. Ale używając tej metody, musisz upewnić się, że w tej samej kolumnie nie ma dodatkowego elementu ani pustego elementu w zakresie.
Metoda 2: Zdefiniuj tabelę nazw i zastosowań
Oprócz korzystania z formuły możesz również utworzyć tabelę w arkuszu i zdefiniować nazwę dla tego zakresu.
- Wybierz zakres źródłowy.
- Następnie kliknij kartę „Formuła” na wstążce.
- Następnie kliknij przycisk „Zdefiniuj nazwę” na pasku narzędzi.
- Następnie zobaczysz nowe okno. Wprowadź nazwę w polu tekstowym „Nazwa”. Tutaj wprowadzimy „Produkt”.
- Następnie wprowadź zakres w polu tekstowym „Odnosi się do”.
- Następnie kliknij przycisk „OK”, aby zapisać zakres.
- W tym kroku kliknij komórkę w zakresie źródłowym.
- Następnie kliknij kartę „Wstaw” na wstążce.
- Następnie kliknij przycisk „Tabela” na pasku narzędzi.
- W oknie „Utwórz tabelę” zaznacz opcję nagłówków zgodnie z potrzebami.
- Następnie kliknij przycisk „OK”, aby zapisać ustawienie.
- Teraz kliknij komórkę docelową, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną.
- Powtórz kroki 2-4 z poprzedniej części.
- Następnie wprowadź tę formułę w polu tekstowym „Źródło”:
= Produkt
To jest nazwa zdefiniowana, którą utworzyłeś w kroku 4.
- Następnie kliknij „OK”, aby zapisać walidację danych.
A teraz zakończyłeś ustawienie. Następnym razem, gdy dodasz nowy element w zakresie źródłowym, lista rozwijana również zostanie zaktualizowana. Kiedy chcesz usunąć element, pamiętaj o usunięciu wiersza tabeli. W przeciwnym razie na liście będzie pusta pozycja.
Porównanie dwóch metod
Obie metody są bardzo skuteczne. Ale nadal mają zalety wady piasku. Możesz również zapoznać się z poniższą tabelą.
|
Porównanie |
Użyj funkcji OFFSET |
Zdefiniuj tabelę nazw i zastosowań |
|
Zalety |
1. Ta metoda zawiera mniej kroków. I to jest łatwe do wykonania.
2. Używając tej funkcji, w arkuszu nie będzie bałaganu. |
1. Korzystając z tej metody, możesz nadal wprowadzać elementy do innych komórek w tym samym wierszu lub kolumnie.
2. Gdy potrzebujesz również użyć tabeli lub zdefiniować nazwę, możesz zaoszczędzić dużo czasu na innych zadaniach. |
|
Wady |
1. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z funkcją PRZESUNIĘCIE, możesz napotkać błędy podczas modyfikacji formuły.
2. Jeśli w zakresie znajdują się inne elementy lub puste komórki, lista rozwijana będzie w nieładzie. |
1. W tej metodzie jest więcej kroków. Możesz poświęcić więcej czasu na wykonanie tego procesu.
2. Kiedy usuwasz pozycje, musisz usunąć wiersz tabeli, a nie tylko wartość. |
Następnym razem, gdy będziesz musiał utworzyć listę rozwijaną, która może aktualizować się automatycznie, możesz wybrać jedną z metod. Oba są bardzo skuteczne.
Napraw błędy pliku Excel
Czasami spotkasz się z korupcją programu Excel. A ta katastrofa danych może być spowodowana wieloma różnymi przyczynami. Zanim naprawisz te błędy, musisz znaleźć przyczyny. Jeśli jednak nic nie wiesz o odzyskiwaniu danych, nie próbuj samodzielnie naprawiać plików Excela. Możesz zwrócić się o pomoc do wyspecjalizowanej firmy zajmującej się odzyskiwaniem danych. Poza tym możesz również zainwestować w narzędzie do naprawy programu Excel. To narzędzie jest w stanie napraw uszkodzone dane xls łatwo i szybko. W ten sposób odzyskasz wszystkie dane i informacje z tych uszkodzonych plików.
Wprowadzenie autora:
Anna Ma jest ekspertem ds. Odzyskiwania danych w DataNumen, Inc., która jest światowym liderem w technologiach odzyskiwania danych, w tym napraw błąd pliku Word docx i oprogramowanie do naprawy programu Outlook. po więcej informacji odwiedź www.datanumen.com