Slik arkiverer du e-poster i Outlook: Komplett guide [2026]

1. Innledning

1.1 Hva er arkivering av e-poster i Outlook?

Arkivering av e-poster i Outlook er prosessen med å flytte e-poster fra den primære innboksen din til et angitt lagringssted for å holde innboksen din organisert og håndterbar. I motsetning til å slette e-poster, bevarer arkivering dem for fremtidig referanse samtidig som det rydder opp i det aktive arbeidsområdet ditt. I denne veiledningen viser vi deg hvordan du arkiverer e-poster i Outlook med forskjellige metoder.

1.2 Hvorfor arkivere e-poster i Outlook?

Arkivering av e-poster gir flere viktige fordeler:

• Opprettholder organisasjonen: Holder innboksen din ren og fokusert på aktuelle e-poster uten å miste eldre meldinger permanent.
• Forbedrer ytelsen: Reduserer rot i innboksen, noe som gjør Outlook raskere og mer responsiv.
• Bevarer viktig informasjon: Beholder tilgangen til e-poster du måtte trenge for referanse, samsvar eller journalføring.
• Administrerer lagring: Avhengig av arkiveringsmetoden kan du frigjøre plass i postkassen og holde deg innenfor lagringsgrensene.
• Forenkler søking: Arkiverte e-poster forblir søkbare, slik at du kan finne dem når du trenger dem.

2. Forstå ulike arkiveringsmetoder i Outlook

Outlook tilbyr fire forskjellige metoder for arkivering av e-poster, hver utformet for ulike brukstilfeller og lagringskrav.

2.1 Manuell arkivering til innebygd mappe (arkiveringsknapp)

Arkivknappen flytter e-poster til en innebygd arkivmappe i postkassen din. Den oppbevarer e-poster i den primære postkassen din og er ideell for å organisere innboksen din uten å redusere lagringsbruken. De arkiverte elementene forblir tilgjengelige på tvers av alle enheter.

2.2 Manuell arkivering til ekstern fil (verktøy for å rydde opp i gamle elementer)

Verktøyet Rydd opp gamle elementer flytter e-poster til en separat arkivfil som er lagret lokalt på datamaskinen din. Denne metoden fjerner faktisk e-poster fra postkassen din, og frigjør dermed lagringsplass på serveren. Det er det foretrukne alternativet når du trenger å redusere størrelsen på postkassen.

2.3 Automatisk arkivering

AutoArchive flytter automatisk eldre e-poster til en lokal PST-fil basert på konfigurerbare innstillinger og aldringsperioder. Denne funksjonen kjører etter en tidsplan og administrerer postboksstørrelsen uten manuell inngripen, noe som gjør den ideell for brukere som mottar store mengder e-post.

2.4 Exchange Server Online-arkiv (bedriftsfunksjon)

Exchange Server Online Archive, også kalt In-Place Archiving, er en skybasert løsning i bedriftsklassen for Microsoft 365 som fungerer som en separat postboks på serveren. Administratorer aktiverer og administrerer denne funksjonen, som gir ekstra lagringsplass samtidig som arkiverte e-poster er tilgjengelige fra alle enheter. Når Online Archive er aktivert, deaktiveres automatisk arkivering automatisk.

3. Manuell arkivering til innebygd mappe (arkiveringsknapp)

3.1 Arkiv i ny Outlook

Slik arkiverer du e-poster med Arkiver-knappen i Ny Outlook:

1. Velg e-posten eller e-postene du vil arkivere.
2. Klikk Arkiv i verktøylinjen.
3. En bekreftelsesmelding vil vises. Du kan klikke angre hvis nødvendig.

OBS: Nye Outlook støtter ikke Autoarkiver-funksjonen.

3.2 Arkiv i klassisk Outlook

3.2.1 Arkivknapp

Slik arkiverer du e-poster med Arkiver-knappen i Classic Outlook:

1. Velg e-postene som skal arkiveres.
2. Under Hjem delen, i Delete gruppe, klikk Arkiv.
3. Outlook vil flytte e-poster til arkivmappen.

Hvis du arkiverer en e-post ved en feiltakelse, navigerer du til Arkiv-mappen og flytter e-posten tilbake til den opprinnelige mappen.

3.2.2 Bruk av hurtigtaster (tilbaketast)

Du kan raskt arkivere valgte e-poster via tastaturet:

1. Velg e-poster som skal arkiveres.
2. Trykk på Backspace nøkkel.
3. De valgte e-postene blir arkivert umiddelbart.

Viktig: Hvis du åpner en e-post i et nytt vindu, må du lukke vinduet og deretter bruke trinnene ovenfor for å arkivere den.

3.2.3 Slik deaktiverer du arkivering av tilbaketaster

Noen brukere foretrekker å deaktivere arkiveringsfunksjonen for tilbaketasten av følgende grunner:

• Utilsiktet arkivering: Brukere som ikke er kjent med denne funksjonen, kan trykke på Tilbaketasten ved en feiltakelse eller av andre grunner, noe som fører til at e-poster uventet forsvinner fra innboksen.
• Forvirring med slettetasten: Tilbaketasten er lik slettetasten, men har inkonsekvent oppførsel som kan være forvirrende.
• Organisasjonspolicyer: Noen organisasjoner foretrekker å kontrollere arkiveringsmetoder og forhindre at ansatte bruker hurtigtaster.
• Ikke-bruk av arkivfunksjonen: Brukere som ikke bruker arkivmappen kan synes at denne snarveien er ubrukelig.

For å hindre at Backspace-tasten arkiverer elementer, må du gjøre følgende:

1. Lukk Outlook helt.
2. Press Windows + R for å åpne Kjør-dialogboksen.
3. typen regedit og trykk Enter for å åpne Registerredigering.
4. Navigere til: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policyer\Microsoft\office\16.0\outlook\alternativer
5. Høyreklikk i høyre rute og velg Ny -> DWORD (32-biters).
6. Navngi verdien Deaktiver ettklikkarkiv.
7. Dobbeltklikk på den nye verdien og sett den til 1.
8. Klikk OK og lukk Registerredigering.
9. Restart Outlook.

OBS: Denne registerrettingen gjelder for Microsoft 365 av Outlook og fungerer ikke med permanente versjoner.

3.2.4 Høyreklikk for å arkivere

Slik arkiverer du ved hjelp av hurtigmenyen:

1. Høyreklikk på e-posten du vil arkivere.
2. Velg Arkiv fra pop-up menyen.
3. E-postene vil bli flyttet til arkivmappen.

3.2.5 Dra og slipp til arkivmappe

For manuell kontroll over arkivering:

1. Finn Arkiv mappen i navigasjonsruten.
2. Klikk og hold inne e-posten du vil arkivere.
3. Dra den til arkivmappen og slipp den.

3.3 Arkiver elementer etter spesifikke kriterier

Som standard kan Outlook-arkivfunksjonen bare rydde opp i gamle elementer etter dato. Hvis du vil arkivere alle elementer som oppfyller bestemte kriterier, gjør du følgende:

1. på Avansert søk dialog, klikk Bla gjennom ... for å velge mappen der du vil finne elementer.
2. Angi søkekriteriene.
3. Klikk Finn nå for å finne alle elementene som oppfyller kriteriene.
4. Velg alle gjenstander som er funnet.
5. Høyreklikk på de valgte elementene og klikk Flytt, og velg Arkiv-mappen din som tarfå.
6. Alle funnede elementer vil bli flyttet til arkivmappen.

Eksempel 1: Arkiver alle e-poster som er større enn 10 KB:

1. på Avansert søk dialogboksen, klikk Bla gjennom ... for å velge mappen der du vil finne elementer.
2. Klikk på Flere valg tab
3. Sett Størrelse (kilobyte) til større enn 10
4. Klikk Finn nå
   

Eksempel 2: Arkiver alle utløpte e-poster:

1. på Avansert søk dialogboksen, klikk Bla gjennom ... for å velge mappen der du vil finne elementer.
2. Klikk på Avansert tab
3. In Definer flere kriterier seksjon, velg Utløper fra Alle Mail-felt.
4. Sett betingelsen, for eksempel I morgen.
5. Klikk Legg til i listen
6. Klikk Finn nå

Eksempel 3: Arkiver alle flaggede fullførte e-poster:

Eksempel 4: Arkiver alle e-poster med en bestemt fargekategori:

Eksempel 5: Arkiver alle e-poster uten oppfølging:

flagg:

 

4. Manuell arkivering til ekstern fil (verktøy for å rydde opp i gamle elementer)

4.1 Bruke verktøyet for å rydde opp i gamle gjenstander

Slik arkiverer du Outlook-e-poster manuelt i Outlook til en PST-fil:

1. Klikk på filet fanen.
2. Klikk Mer info, klikk deretter verktøy.
3. Velg Rydd opp i gamle gjenstander.
   
4. Ocuco Arkiv dialogboksen vil vises.
5. Velg Arkiver denne mappen og alle undermapper alternativet.
6. Velg mappen du vil arkivere (f.eks. Innboks). For å arkivere alle elementer, velg rotmappen til postkassen din.
7. Under Arkivelementer eldre enn, skriv inn en dato. Elementer som er eldre enn denne datoen, vil bli arkivert.
8. Under Arkivfil, godta standardplasseringen eller klikk Søk for å velge en annen plassering og et annet filnavn.
9. Valgfritt, sjekk Inkluder elementer der «Ikke automatisk arkivering» er avmerket hvis du vil arkivere elementer som tidligere er ekskludert fra automatisk arkivering.
10. Klikk OK til start arkivering.
    

Når dette er fullført, vises Arkiv-postkassen i venstre panel, slik at du kan få tilgang til de arkiverte e-postene dine.

4.2 Arkivering av flere mapper med forskjellige oppbevaringsperioder.

Slik arkiverer du elementer i forskjellige mapper med forskjellige oppbevaringsperioder samtidig som du beholder dem i samme PST-fil:

1. Åpne dialogboksen Arkiv (filet -> Mer info -> verktøy -> Rydd opp i gamle gjenstander).
2. Velg den første mappen (f.eks. Innboks) og sett datoen til 6 måneder siden. Ikke klikk OK ennå.
3. Velg en annen mappe (f.eks. Sendte elementer) og angi en annen dato (f.eks. for 1 år siden). Ikke klikk OK ennå.
4. Fortsett å velge mapper og angi forskjellige datoer etter behov.
5. Sørg for at alle mapper bruker samme arkivfilsti.
6. Klikk OK når alle mappene er konfigurert.

5. Arkiver e-poster automatisk i Outlook

5.1 Aktivering av automatisk arkivering

Slik aktiverer og konfigurerer du automatisk arkivering i klassisk Outlook:

1. Klikk filet -> alternativer.
2. Velg Avansert fanen.
3. Under Automatisk arkivering delen, klikk på Innstillinger for automatisk arkivering -knappen:
   
4. Sjekk Kjør Autoarkivering hver N. dag eske.
5. Angi hvor ofte du vil at Autoarkiver skal kjøre (f.eks. hver 14. dag).
6. Konfigurer tilleggsinnstillinger som arkivplassering og aldringsperiode. Vi vil forklare disse innstillingene i detalj i neste avsnitt.
7. Klikk OK for å lagre innstillingene.
   

Autoarkivering vil nå kjøre automatisk basert på den konfigurerte tidsplanen din.

5.2 Forklaring av innstillinger for automatisk arkivering

Å forstå hver Autoarkiver-innstilling hjelper deg med å kontrollere arkiveringsprosessen effektivt:

• Kjør Autoarkivering hver N. dag: Kontrollerer tidsplanen for automatisk arkivering. Hvis du kjører den ofte (f.eks. ukentlig), behandles mindre grupper med e-poster, noe som gir bedre resultater enn å arkivere tusenvis av elementer samtidig. Fjern merket for dette alternativet for å stoppe automatisk arkivering helt.
• Spør før automatisk arkivering kjøres: Hvis du vil ha et forvarsel før du arkiverertarts, aktiver dette alternativet. Du vil se et varsel som lar deg avbryte operasjonen om nødvendig.
• Slett utløpte elementer (kun e-postmapper): Dette fjerner meldinger med utløpsdatoer som har passert. Merk at utløpte elementer er forskjellige fra gamle elementer – utløpsdatoen angis manuelt når du skriver e-poster under alternativer fane. Vær forsiktig med denne innstillingen, da den sletter elementer i stedet for å arkivere dem.
• Arkiver eller slett gamle elementer: Denne hovedbryteren aktiverer den tilpassede konfigurasjonen for automatisk arkivering. La den være uavmerket for å bruke Outlooks innebygde standardinnstillinger i stedet.
• Vis arkivmappe i mappelisten: Når dette er aktivert, vises arkivmappene dine automatisk i navigasjonsruten. Uten dette må du manuelt åpne PST-arkivet hver gang du vil ha tilgang til arkiverte elementer.
• Rydd opp gjenstander som er eldre enn: Angir fristen for arkivering. Elementer som er eldre enn denne terskelen flyttes til arkivfilen. Intervallet er fleksibelt – alt fra 1 dag til 60 måneder, spesifisert i dager, uker eller måneder.
• Flytt gamle elementer til: Forteller Outlook hvor arkiverte elementer skal lagres. Som standard opprettes archive.pst i mappen Dokumenter\Outlook-filer. Klikk Søk for å velge en annen plassering eller et annet filnavn. Hvis du velger dette alternativet, deaktiveres innstillingen for permanent sletting nedenfor.
• Slett elementer permanent: I stedet for å beholde arkiverte kopier, sletter denne innstillingen gamle elementer fullstendig når de når aldersgrensen. Bruk dette med forsiktighet – slettede elementer kan ikke gjenopprettes. Aktivering av dette deaktiverer arkiveringsalternativet ovenfor.
• Bruk disse innstillingene på alle mapper nå: Denne knappen bruker din nåværende konfigurasjon umiddelbart på tvers av alle Outlook-mapper. Hopp over dette hvis du vil angi forskjellige regler for individuelle mapper – du kan konfigurere disse gjennom egenskapene til hver mappe i stedet.

5.3 Standard aldringsperioder for Outlook-mapper

Outlook bruker forskjellige standard aldringsperioder for ulike mappetyper:

• Innboks og utkast: 6 måneder
• Sendte elementer og slettede elementer: 2 måneder
• Utboks: 3 måneder
• Kalender, oppgaver, notater og journal: 6 måneder
• Kontakter: Ikke automatisk arkivert som standard

Mapper du oppretter arver aldringsperioden til lignende standardmapper. For eksempel får tilpassede e-postmapper en aldringsperiode på 6 måneder, slik som innboksen.

5.4 Hvordan gjenstandsalder bestemmes

Ulike typer Outlook-elementer bruker forskjellige datokriterier for å avgjøre om de er gamle nok for arkivering:

• E-postmeldinger: Systemet sjekker både når du mottok meldingen og når du sist endret den, og bruker deretter den senere datoen. Selv enkle handlinger som å markere som lest/ulest eller flytte e-posten oppdaterer tidsstempelet for endringen.
• Kalenderelementer: For møter og avtaler er den relevante datoen når du most nylig redigert og lagret oppføringen. Elementer med regelmessighetsmønstre er unntatt fra automatisk arkivering. Det er viktig å merke seg at bare tidligere hendelser kvalifiserer for arkivering – fremtidige avtaler forblir på plass uavhengig av datoen for siste endring.
• oppgaver: To datoer er viktige her: fullføringsdato og siste endringsdato. Den nyeste datoen avgjør om du er kvalifisert. Oppgaver som fortsatt vises som ufullstendige arkiveres aldri automatisk. For delegerte oppgaver skjer arkivering bare etter at noen markerer dem som fullførte.
• Merknader: Datoen du most Nylig redigert og lagret avgjør når et notat blir arkivberettiget.
• Journalinnlegg: Enten den opprinnelige opprettelsesdatoen eller most Den nyeste endringsdatoen gjelder, og den nyere datoen prioriteres.
• Kontakter: Funksjonen for automatisk arkivering hopper over kontakter fullstendig. Hvis du trenger å arkivere kontaktmappen din, kan du bruke verktøyet Rydd opp i gamle elementer manuelt.

5.5 Tilpasse automatisk arkivering for bestemte mapper

Slik konfigurerer du egendefinerte innstillinger for automatisk arkivering for en bestemt mappe:

1. Høyreklikk på mappen du vil tilpasse i mappelisten i navigasjonsruten.
2. Klikk Eiendommer.
3. Klikk på Automatisk arkivering fanen.
4. Velg Arkiver denne mappen ved å bruke disse innstillingene.
5. Konfigurer aldringsperioden og andre alternativer som er spesifikke for denne mappen.
6. Klikk OK for å lagre innstillingene.

OBS: Bruke Slett gamle elementer permanent alternativ for å automatisk fjerne gamle e-poster i Slettede elementer og Søppelpost mapper etter en angitt oppbevaringsperiode.

5.6 Ekskluder/inkluder elementer fra automatisk arkivering

Noen ganger vil du IKKE arkivere elementer som skal brukes ofte. Nedenfor finner du løsninger for tre forskjellige scenarioer. Du kan selvfølgelig også angre operasjonen og inkludere elementer fra Autoarkivering.

5.6.1 Ekskluder ett element

1. Velg det spesifikke elementet.
2. Press Alt + Enter nøkler.
3. A Eiendommer dialogboksen vil vises.
4. Sjekk Ikke arkiver dette elementet automatisk alternativet.

5.6.2 Ekskluder flere elementer

1. 1. Gå til Se tab
   2. Klikk Vis innstillinger
   3. på Avanserte visningsinnstillinger dialogboksen, klikk kolonner:
   4. Ocuco Vis kolonner dialogboksen vises. Følg trinnene nedenfor for å legge til Ikke autoarkiver kolonne:
      • Velg Alle Mail-felt.
      • Velg Ikke autoarkiver i de tilgjengelige kolonnene.
      • Klikk Legg til
      • Hvis du vil endre rekkefølgen, velg den og bruk Flytt opp or Flytt ned.
      • Klikk OK
   5. Etter å ha klikket OK, vil du gå tilbake til Avanserte visningsinnstillinger dialogboksen, der du må klikke Andre innstillinger.
   6. på Andre innstillinger dialogboksen, sjekk Tillat redigering i cellen alternativet.
   7. Klikk på en serie med OK for å lagre endringene og gå tilbake til hovedvinduet i Outlook. For å ekskludere bestemte elementer fra automatisk arkivering, merk av for Ikke autoarkiver kolonne for dem:

5.6.3 Ekskluder en mappe

1. Høyreklikk på mappen i navigasjonsruten.
2. Velg Eiendommer.
3. Klikk på Automatisk arkivering fanen.
4. Velg Ikke arkiver elementer i denne mappen.
5. Klikk OK.

6. Arkiver e-poster automatisk i Outlook med regler

Outlook-regler lar deg automatisk arkivere e-poster fra bestemte avsendere eller som samsvarer med bestemte kriterier. Slik oppretter du en arkiveringsregel:

1. Høyreklikk på e-posten du vil arkivere.
2. Klikk Regler -> Lag regel i hurtigmenyen.
3. Ocuco Opprett regel dialogboksen vil vises.
4. på Når jeg får en e-post med alle de valgte betingelsene seksjon, spesifiser betingelsen for regelen, for eksempel Fra, Emnet inneholdereller Sendt tilFor mer komplekse forhold, klikk Avanserte alternativer nederst til høyre.
5. på Gjør følgende seksjon, velg Flytt elementet til mappen: og angi arkivmappen ved å klikke på Velg mappe… knapp.
6. Klikk OK for å lagre regelen.

Outlook vil nå automatisk flytte alle e-poster som oppfyller betingelsene til arkivmappen.

7. Arkivering basert på mottaksdato

Som standard bruker Outlook AutoArchive endringsdatoen eller mottaksdatoen, avhengig av hva som er sist. Hvis du vil at Outlook skal arkivere e-poster utelukkende basert på mottaksdatoen (ignorerer endringer), må du endre Windows-registeret:

1. Lukk Outlook helt.
2. Åpne Registerredigering.
3. Navigere til: HKEY_CURRENT_USER\Programvare\Microsoft\Office\ \Innstillinger.
4. Høyreklikk Preferanser og velg Ny -> DWORD (32-biters).
5. Gi den nye verdien navnet ArkivIgnorer Siste endringstidspunkt.
6. Høyreklikk på den nyopprettede verdien og klikk endre.
7. Sett verdien til 1 og klikk OK.
8. Lukk Registerredigering og gjenoppretttart Outlook.

Etter disse endringene vil Outlook arkivere e-poster basert på mottaksdatoen i stedet for den endrede datoen.

8. Avansert: Automatisk arkivering med VBA

Hvis du trenger mer avanserte kontroller over automatisk arkivering, kan du bruke Outlook VBA-makroer. Nedenfor er noen eksempelscenarier:

• Arkiver fullførte oppgaver automatisk i Outlook
• Arkiver e-poster som er større enn en bestemt størrelse
• Arkiver gamle e-poster som er større enn en bestemt størrelse automatisk
• Klassifiser og arkiver e-poster automatisk etter måned
• Klassifiser og arkiver innkommende e-poster automatisk etter avsendernavn
• Arkiver avslåtte møter automatisk til en bestemt kalender
• Arkiver den eldste e-posten automatisk når en ny e-post kommer inn
• Arkiver innkommende e-poster automatisk uten oppfølgingsflagg
• Arkiver gamle elementer automatisk når innboksen har for mange elementer
• Arkiver alle forfalte avtaler og oppgaver
• Arkiver alle utløpte e-poster
• Arkiver automatisk en flagget e-post etter å ha merket den som fullført
• Arkiver utløpte elementer automatisk når Outlook-filen er større enn en bestemt størrelse
• Arkiver alle leste RSS-elementer
• Arkiver leste e-poster til forskjellige mapper basert på avsendere
• Deaktiver alternativet "Autoarkivering" for alle Outlook-mapper i batch
• Bruk den samme "Autoarkiverings"-innstillingen i batch på alle Outlook-mapper
• Aktiver alternativet «Ikke automatisk arkiver dette elementet» for flere Outlook-e-poster i batch
• Deaktiver alternativet «Autoarkivering» for alle gjentakende kalenderelementer i batch

9. Exchange Server Online-arkiv

Exchange Server Online Archive (også kalt In-Place Archiving) er en arkiveringsfunksjon på bedriftsnivå for Microsoft 365 som gir brukere ekstra lagringsplass i postbokser ved å arkivere gamle e-poster til arkiverte postbokser. I motsetning til arkiveringsmetoder på klientsiden administreres denne funksjonen utelukkende av administratorer og opererer på serveren.

9.1 Krav til administratoroppsett

Bare administratorer kan aktivere eller deaktivere Exchange Server Online Archive. For å konfigurere arkivpostbokser må administratorer:

• Få tildelt rollen som e-postmottaker i Exchange Online
• Få tilgang til Exchange-administrasjonssenteret (EAC)
• Ha riktig Microsoft 365-lisens for brukere

9.2 Hvordan administratorer aktiverer arkivpostbokser

Administratorer kan aktivere arkivpostbokser via Exchange-administrasjonssenteret:

1. Logg på Exchange-administrasjonssenteret (EAC) og naviger til mottakere -> postkasser.
2. Velg brukeren for å aktivere postkassen for arkivering.
3. I utflyttingsruten velger du andre, og under Postkassearkiv, plukke ut Administrer postboksarkiv.
4. Slå på Postkassearkiv, klikk deretter Spar.

Statusen for arkivpostkassen vil vises som Aktiv for den valgte brukeren.

9.3 Automatisk aktivering av arkivpostkasser

Administratorer kan bruke PowerShell til å automatisk aktivere arkivpostbokser når en primærpostboks når 90 % av kvoten sin:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Fase ut arkivpostkasser

Hvis du vil fase ut arkivpostbokser av ulike årsaker, for eksempel begrenset plass, kan du gjøre følgende:

1. Eksporter arkivpostboksene.
2. Deaktiver arkivering.

9.5 Innvirkning på andre arkivfunksjoner

Når Exchange Server Online Archive er aktivert for en bruker:

• Verktøyene for automatisk arkivering og opprydding av gamle elementer blir utilgjengelige i klassisk Outlook.
• Arkivknappen i Outlook fortsetter å fungere normalt
• Oppbevaringspolicyer som er tilordnet Exchange Online-postbokser, kontrollerer arkiveringsvirkemåten

OBS: Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i Microsoft 365 Government-skyer, Microsoft 365 drevet av 21Vianet eller Microsoft 365 Tyskland.

10. Finne og administrere arkiverte e-poster i Outlook

10.1 Finne arkivmappen og filen

Slik finner du arkiverte e-poster:

• Arkivmappe: Den innebygde arkivmappen vises i mappelisten i navigasjonsruten. Velg Se -> Mapperute -> Normal for å vise mappelisten hvis den er skjult.
• Arkivpostkasse (PST-fil): Når du bruker Autoarkivering eller verktøyet Rydd opp i gamle elementer, vises Arkiv-postkassen som et separat element i mappelisten, forutsatt at du har valgt Vis arkivmappe i mappelisten i Autoarkiveringsinnstillingene.

Hvis Arkiv-postkassen ikke vises, kan du åpne den manuelt ved å:

1. Gå til filet -> Alternativer -> Avansert 
2. Under Automatisk arkivering delen, klikk på Innstillinger for automatisk arkivering knapp.
3. Finn den fullstendige banen til arkiv-PST-filen på Flytt gamle gjenstander til.
4. Klikk filet -> Åpne og eksporter -> Åpne Outlook-datafil og velg PST-filen din via den fullstendige banen.
   

10.2 Flytte arkivfilen

1. Lukk PST-filen som er arkivert i Outlook.
2. Flytt filen til den nye plasseringen.
3. Åpne den på nytt i Outlook.
4. Endre banen i filet -> Alternativer -> Avansert -> Autoarkivering -> Innstillinger for autoarkivering -> Flytt gamle elementer til

10.3 Søk i arkiverte e-poster

Slik søker du etter arkiverte e-poster i Arkiv-mappen:

1. Som standard, når du skriver inn et søkeord i søkeboksen øverst i Outlook, søker det i alle mapper i postboksen din, inkludert arkiverte elementer.
2. For å begrense søket til kun arkivmappen, velg først Arkiv mappen i navigasjonsruten.
3. Skriv deretter inn søkeordet i søkeboksen.
4. Søkeresultatene viser bare elementer fra arkivmappen.

Slik søker du etter arkiverte e-poster i arkivfilen:

1. Klikk på Arkivfilen i venstre panel.
2. Klikk på søkeboksen i midten.
3. Søk-fanen vil vises.
4. Klikk på Søk tab
5. Klikk Søkeverktøy -> Avansert søk …
   
   
6. Ocuco Avansert søk dialogboksen vil vises.
7. Klikk på Bla gjennom ... knapp.
8. på Velg mappe(r) dialogboksen, sjekk arkivfilen
9. Sjekk Søk i undermapper
10. Klikk OK
11. Outlook vil da starsøker i arkivfilen, inkludert alle undermappene:
    

10.4 Gjenopprette arkiverte e-poster til innboksen

Slik flytter du arkiverte e-poster tilbake til innboksen din:

1. Naviger til arkivmappen eller arkivpostkassen.
2. Velg e-posten eller e-postene du vil gjenopprette.
3. Dra og slipp e-postene til innboksen din, eller høyreklikk og velg Flytt -> innboksen.

E-postene blir flyttet tilbake til innboksen din og fjernet fra arkivplasseringen.

11. Størrelsesgrenser og -håndtering for arkivfiler

11.1 Standard PST-filstørrelsesgrenser

Outlook PST-filen har en standard størrelsesgrense:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 og 2013: 50 GB
• Outlook 2010 og tidligere: 20 GB

Når den arkiverte PST-filen nærmer seg eller når denne grensen, kan Outlook slutte å arkivere nye elementer eller oppføre seg uforutsigbart.

11.2 Administrere store arkivfiler

Når arkivfilen din nærmer seg størrelsesgrensen, bør du vurdere disse alternativene:

• Opprette nye arkivfiler: Opprett en ny PST-fil i arkivet og stararkivering av e-poster i Outlook til den. Du kan vedlikeholde flere arkivfiler organisert etter år eller prosjekt.
• Slette ubrukelige elementer: Gå gjennom de arkiverte e-postene dine og slett elementer du ikke lenger trenger permanent, og komprimer arkivfilen.

11.3 Øke størrelsesgrensen for PST-filer (anbefales ikke)

Selv om du kan øke standardgrensen på 50 GB til 100 GB gjennom registerendringer, anbefales ikke dette. Store PST-filer vil gjøre Outlook treg og øke risikoen for korrupsjon. Hvis du må øke grensen, kan du følge Denne guiden .

Vurder å opprette nye arkivfiler eller bruke Online Archive i stedet for å øke størrelsesgrensen.

12. Feilsøking av problemer med Outlook-arkivering

12.1 Autoarkivering ikke tilgjengelig

Hvis alternativene for automatisk arkivering ikke er tilgjengelige eller er nedtonet, kan årsaken være:

• Exchange Server Online-arkivering aktivert: Hvis organisasjonen din aktiverer Exchange Server Online Archive, deaktiveres Autoarkiver automatisk. Online Archive fungerer som en erstatning for Autoarkiver på bedriftsnivå. Kontakt administratoren din for å bruke Online Archive i stedet.
• Administrator deaktivert funksjon: Nettverksadministratoren din kan ha deaktivert automatisk arkivering via gruppepolicy eller oppbevaringspolicyer som overstyrer automatisk arkiveringsfunksjonalitet. Kontakt systemadministratoren for å få informasjon om organisasjonens policyer for e-postadministrasjon.
• Nye Outlook-begrensninger: Nye Outlook støtter ikke automatisk arkivering og verktøyet for å rydde opp i gamle elementer. Bruk klassisk Outlook for å få tilgang til disse funksjonene.

12.2 Autoarkivering kjører ikke

Hvis Autoarkivering har sluttet å kjøre, sjekk følgende:

• Kontrollerer innstillinger for automatisk arkivering: Åpne innstillingene for automatisk arkivering (filet -> alternativer -> Avansert -> Innstillinger for automatisk arkivering) og bekreft at konfigurasjonen din er riktig.
• Avmerkingsboksen Kjør automatisk arkivering: Forsikre deg om Kjør Autoarkivering hver N. dag alternativet er avmerket. Hvis det ikke er avmerket, kjøres ikke Autoarkivering automatisk.

12.3 Spesifikke elementer som ikke arkiveres

Hvis noen elementer ikke er arkivert, kan årsakene være:

• Endringsdato for nylig: Som standard bruker Outlook mottaksdatoen eller endringsdatoen, avhengig av hva som er senere. Hvis du nylig har endret en e-post, blir den ikke arkivert før en annen aldringsperiode har passert.
• «Ikke automatisk arkivering» Egenskap aktivert: Elementene kan ha egenskapen «Ikke arkiver dette elementet automatisk» aktivert.
  • For å sjekke ett element, dobbeltklikk på det for å åpne det i et nytt vindu, og klikk deretter på filet -> Eiendommer, og sjekk Ikke autoarkiver dette elementet alternativet.
  • Hvis du vil sjekke flere elementer samtidig, legger du til kolonnen «Ikke automatisk arkivering» i visningsinnstillingene dine, og deretter øker du bredden på e-postlisten slik at den kan vise denne kolonnen.

12.4 Arkivmappen vises ikke

Dersom Arkivmapper (Arkiveringsfilen for postkassen) vises ikke i venstre panel i Outlook. Prøv disse løsningene:

• Aktivering av Vis arkivmappe: Åpne innstillingene for automatisk arkivering og sørg for at Vis arkivmappe i mappelisten er sjekket.
• Legge til arkivfil manuelt: Hvis Arkiv-postkassen fortsatt ikke vises, åpner du den manuelt ved å klikke på filet -> Åpne og eksporter -> Åpne Outlook-datafil og velge din arkiverte PST-fil.
• Oppdatering av Outlook: For Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- og Outlook.com-kontoer skal arkivmappen din finnes som standard. Hvis du ikke ser den i Outlook 2016 eller Outlook for Microsoft 365, går du til filet -> Konto Konto -> Oppdater alternativer -> Oppdater nå.

12.5 Arkiv PST-filen er ødelagt

Hvis PST-filen i arkivet er skadet, kan ikke Outlook flytte nye e-poster til den. Du kan fikse PST-filen ved å:

• Bruke reparasjonsverktøyet for innboks (scanpst.exe)
• Bruk av gjenopprettingsverktøy fra tredjeparter

Vær snill å se vår komplette guide på metodene ovenfor, samt andre reparasjonsmetoder.

13. Beste praksis for e-postarkivering

13.1 Hvilke e-poster som skal arkiveres

Enkelte typer e-poster bør arkiveres i stedet for å slettes for å bevare viktige poster:

• Finansielle poster: Arkiver e-poster som inneholder kontoutskrifter, regninger, fakturaer, kvitteringer og skatterelatert informasjon for fremtidig referanse og budsjetteringsformål.
• Arbeidssamtaler: Ta vare på viktige arbeidsrelaterte diskusjoner, beslutninger, prosjektdetaljer og dokumenter for referanse eller medarbeidervurderinger.
• Kvitteringer og bekreftelser: Lagre kjøpsbekreftelser, bestillingsreservasjoner, tjenesteabonnementer og ordrekvitteringer i tilfelle problemer oppstår.
• Juridiske dokumenter: Arkiver e-poster som inneholder kontrakter, avtaler, juridisk kommunikasjon eller annen korrespondanse som fungerer som juridiske dokumenter.
• Prosjektfiler: Behold e-poster relatert til pågående eller fullførte prosjekter, inkludert diskusjoner, utkast, tilbakemeldinger og forslag, for fremtidig referanse.
• Personlige milepæler: Hold e-poster markert med viktige livshendelser som jobbtilbud, akseptbrev og karriereprestasjoner for emosjonell verdi.
• Reisedokumenter: Arkiver billetter, hotellbestillinger og reiseplanerrarsom kan tjene som juridiske dokumenter over reisehistorikken din.

13.2 Veiledning for avgjørelse om arkivering kontra sletting

Når du bestemmer deg for om du skal arkivere eller slette en e-post, bør du vurdere dens fremtidige verdi. Arkiver meldinger du kanskje trenger senere for referanse, samsvar eller arkivering. Slett e-poster som er irrelevante eller ikke lenger nødvendige, for eksempel utdaterte nyhetsbrev, spam eller tidsbegrensede e-poster.rary-varsler. Hvis du er usikker, arkiver den – du kan alltid slette den senere, men du kan ikke gjenopprette permanent slettede e-poster.

13.3 Regelmessig vedlikehold av arkivet

Vedlikehold arkivet ditt regelmessig ved å gjennomgå arkiverte elementer med jevne mellomrom og slette de du ikke lenger trenger. Dette forhindrer at arkivet ditt blir like rotete som innboksen din og holder filstørrelsene håndterbare. Planlegg kvartalsvise eller årlige gjennomganger av arkivet ditt for å sikre at det kun inneholder verdifull informasjon.

13.4 Sikkerhetskopiering av arkivfiler

Beskytt dine arkiverte e-poster ved å lage sikkerhetskopier:

• Lokale sikkerhetskopier: Kopier PST-filen din til en ekstern harddisk eller USB-stasjon. Lagre sikkerhetskopien på et sikkert sted, separat fra datamaskinen.
• Sikkerhetskopiering av skylagring: Last opp PST-arkivet ditt til skylagringstjenester som OneDrive, Dropbox eller Google Drive for sikkerhetskopiering utenfor nettstedet og beskyttelse mot maskinvarefeil.

Husk at arkivfiler ikke er det samme som sikkerhetskopier. Oppbevar alltid separate sikkerhetskopier av PST-filen din.

13.5 Optimal autoarkiveringsfrekvens

Angi at Autoarkiver skal kjøres ofte nok til å forhindre store etterslep, men ikke så ofte at det påvirker ytelsen.ost For brukere fungerer det bra å kjøre Autoarkiver hver 14. dag. Hvis du mottar store mengder e-post daglig, bør du vurdere å sette den til å kjøre ukentlig. Det er bedre å arkivere mindre grupper oftere enn å behandle tusenvis av elementer samtidig, noe som kan gjøre datamaskinen din tregere.

14. Viktige fakta om Outlook-arkivet

14.1 PST-filformat

PST-filformatet (Personal Store) er Outlooks datafiltype som brukes til å lagre e-poster, kalenderelementer, kontakter og andre Outlook-data lokalt på datamaskinen din. PST-filer kan åpnes i Outlook og flyttes mellom datamaskiner. De er separate fra postkassen din og lagres på et sted du angir, vanligvis i C:\Brukere\Dittbrukernavn\Dokumenter\Outlook-filer\.

14.2 Arkivering kontra eksport

Arkivering og eksport er forskjellige prosesser. Arkivering flytter elementer fra den opprinnelige plasseringen til en arkivfil, fjerner dem fra hoved-PST-filen og frigjør plass. Eksport oppretter en kopi av valgte elementer, men fjerner dem ikke fra den opprinnelige plasseringen eller reduserer postboksstørrelsen. Bruk arkivering til å administrere postboksstørrelsen og eksport til å lage sikkerhetskopier.

14.3 Arkivering kontra sikkerhetskopiering

En arkivfil er ikke det samme som en sikkerhetskopi. Arkiver er ment for langtidslagring av gamle elementer du ikke trenger regelmessig tilgang til. Sikkerhetskopier er duplikatkopier av data som er lagret separat for katastrofegjenoppretting. Hvis du vil sikkerhetskopiere de arkiverte e-postene dine, lager du en kopi av PST-filen og lagrer den på et sikkert sted, for eksempel OneDrive, Dropbox eller en ekstern disk.

Se vår omfattende guide om hvordan sikkerhetskopiere Outlook-e-poster.

14.4 Kontakter som ikke er automatisk arkivert

Outlook arkiverer ikke kontakter automatisk som standard. Selv om Autoarkivering behandler e-postmapper, kalendere, oppgaver, notater og journaler, er Kontakter-mappen ekskludert. Du kan imidlertid arkivere Kontakter-mappen manuelt ved hjelp av verktøyet Rydd opp i gamle elementer om nødvendig.

15. Ofte stilte spørsmål

Spørsmål: Hvordan arkiverer jeg e-poster i Outlook?

A: For å arkivere e-poster i Outlook, velg e-posten eller e-postene du vil arkivere og klikk på Arkiv-knappen i verktøylinjen. Du kan også høyreklikke og velge Arkiv fra hurtigmenyen, trykke på Tilbaketasten eller dra e-poster til Arkiv-mappen. For automatisk arkivering, konfigurer Autoarkivering eller bruk regler for å arkivere e-poster fra bestemte avsendere.

Spørsmål: Hvordan arkiverer jeg tusenvis av e-poster i Outlook?

A: For å arkivere store mengder e-poster, bruk Autoarkiver for å planlegge regelmessig arkivering av gamle meldinger, eller bruk verktøyet Rydd opp i gamle elementer for å arkivere e-poster som er eldre enn en angitt dato manuelt. Du kan også eksportere e-poster til en PST-fil ved å gå til Fil -> Åpne og eksporter -> Importer/eksporter -> Eksporter til en fil og velge Outlook-datafil (.pst). Disse metodene administrerer masseutsendelser effektivt uten å kreve manuell sortering.

Spørsmål: Frigjør arkivering av e-poster plass i Outlook?

A: Det avhenger av arkiveringsmetoden. Hvis du bruker Arkiv-knappen, flyttes de arkiverte e-postene til den innebygde arkivmappen, som fortsatt er i den primære postkassen din, så det frigjør ikke plass. Bruk av Autoarkivering eller verktøyet Rydd opp i gamle elementer for å flytte e-poster til en separat arkivfil frigjør imidlertid lagringsplassen i den primære postkassen. Nettarkivering frigjør også plass i den primære postkassen din ved å flytte e-poster til en separat postkasse på serversiden.

Spørsmål: Hvordan finner jeg de arkiverte e-postene i Outlook?

A: For å finne arkiverte e-poster, naviger til Arkiv-mappen i mappelisten eller Arkiv-postkassen hvis du bruker Autoarkivering. Bruk søkefeltet øverst i Outlook for å søke etter bestemte e-poster etter avsender, emne, dato eller nøkkelord. Som standard søker Outlook i alle mapper, inkludert arkiverte elementer. Hvis du vil begrense søket til bare arkiverte e-poster, velger du Arkiv-mappen før du søker.

Spørsmål: Er det bedre å arkivere eller slette e-poster i Outlook?

A: Arkiver e-poster du kanskje trenger senere for referanse, samsvar eller journalføring. Slett e-poster som er irrelevante eller ikke lenger nødvendige. Hvis det er noen sjanse for at du trenger å referere til en e-post i fremtiden, arkiver den i stedet for å slette den. Arkiverte e-poster forblir søkbare og kan gjenopprettes når som helst, mens slettede e-poster til slutt forsvinner permanent.

Spørsmål: Kan jeg automatisk arkivere e-poster i Outlook?

A: Ja, med Autoarkiver kan du angi tidsplaner for arkivering av e-poster basert på alder, mappe eller andre kriterier. Dette holder innboksen din organisert uten at det kreves manuell inngripen. Du kan også opprette Outlook-regler for å flytte e-poster som oppfyller bestemte betingelser til arkivmappen automatisk. Merk at Autoarkiver bare er tilgjengelig i klassisk Outlook, ikke i ny Outlook eller nettversjonen.

Spørsmål: Vil arkivering påvirke e-postsøkeresultatene mine?

A: Nei, arkiverte e-poster er fortsatt søkbare i Outlook. Som standard søker du i Outlook i alle mapper i postkassen din, inkludert Arkiv-mappen og Arkiv-postkassen. Du kan finne arkiverte e-poster like enkelt som e-poster i innboksen din.

Spørsmål: Hvordan endre tarfå arkivplassering?

A: For Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- eller Outlook.com-kontoer kan du ikke endre plasseringen til den innebygde arkivmappen – det er en standard systemmappe som ikke kan gis nytt navn til, flyttes eller slettes. For POP- og IMAP-kontoer kan du endre plasseringen til arkivmappen ved å velge Fil -> Postboksinnstillinger -> Verktøy -> Angi arkivmappe. Når du bruker automatisk arkivering eller Rydd opp i gamle elementer, kan du angi hvor den arkiverte PST-filen lagres ved å klikke på Bla gjennom i arkivinnstillingene.

Spørsmål: Hva er forholdet mellom AutoArchive og Exchange Server Online Archive?

A: Autoarkivering er en eldre Outlook-funksjon som automatisk flytter gamle e-poster til en lokal PST-fil. Dette betyr at meldinger fjernes fra serveren og er vanskeligere å finne via søk. Hvis harddisken som inneholder Autoarkiverings-PST-filen blir ubrukelig, blir disse meldingene fjernet.ostExchange Server Online Archive er en erstatning for AutoArchive i bedriftsklassen som lagrer arkiverte e-poster på serveren, slik at de er tilgjengelige fra alle enheter. AutoArchive kan fortsatt brukes hvis du ikke har Exchange Server Online Archive og IT-avdelingen din ikke har deaktivert funksjonaliteten.

Spørsmål: Hva skjer hvis AutoArchive PST-filen min blir ødelagt eller ikke kan åpnes?

A: Hvis AutoArchive PST-filen din er ødelagt og Outlook ikke kan åpne den, kan du bruke en spesialisert Outlook PST reparasjonsverktøy for å gjenopprette arkiverte e-poster og andre data. Før du prøver å gjenopprette, bør du alltid opprette en sikkerhetskopi av den ødelagte arkivfilen. For å forhindre fremtidige problemer bør du regelmessig kontrollere at arkivfilene dine kan åpnes, og vurdere å flytte viktige arkiver til Exchange Server Online Archive hvis mulig.

Spørsmål: Hvordan deaktiverer jeg arkivering med tilbaketasten?

A: For å forhindre at tilbaketasten arkiverer elementer, må du legge til en registeroppføring. Gå til HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (eller OCT-banen), opprett en DWORD-verdi kalt DisableOneClickArchive, og sett den til 1. Denne registerrettingen gjelder for Microsoft 365 av Outlook og fungerer ikke med permanente versjoner. Sikkerhetskopier alltid registeret før du gjør endringer.

Spørsmål: Hvordan deaktivere automatisk arkivering av gjentakende kalenderelementer

A: Du kan ekskludere disse elementene på tre måter:

1. Ekskluder hele Kalender-mappen.
2. Ekskluder et enkelt kalenderelement.
3. Utelat flere kalenderelementer.

Du kan få flere detaljer i denne delen.

16. konklusjon

16.1 Sammenligning av arkivmetoder

Å forstå forskjellene mellom arkivmetoder hjelper deg med å velge riktig tilnærming for dine behov:

Metode	Arkivdestinasjon	Klient/server	Ny Outlook	Klassisk Outlook	web	Når skal du bruke	Innvirkning på postkassestørrelse
Manuell arkivering (arkiveringsknapp)	Innebygd arkivmappe	Klientsidedrift	Ja	Ja	Ja	Rask organisering av innboksen uten å redusere lagringsplassen	Ingen reduksjon – e-postene forblir i postkassen
Manuell arkivering (opprydding)	Lokal PST-fil	Klientsidedrift	Nei	Ja	Nei	Engangsarkivering for å frigjøre plass i postkassen	Reduserer postboksstørrelsen betraktelig
Autoarkiv	Lokal PST-fil	Klientsidedrift	Nei	Ja	Nei	Automatisk løpende postkasseadministrasjon	Reduserer størrelsen på postkassen over tid
Exchange Server Online-arkiv	Separat serverpostkasse	Serversidedrift	Ja	Ja	Ja	Bedriftsbrukere med store postbokser	Reduserer størrelsen på den primære postkassen

OBS: For å redusere størrelsen på postkassen må du komprimer den etter arkivering av gamle e-poster.

16.2 Holde innboksen ren

Arkivering er bare én del av effektiv e-posthåndtering. Utvikle en konsekvent rutine for behandling av e-poster, arkiver eller slett e-poster umiddelbart etter håndtering, og gjennomgå arkivet regelmessig for å fjerne elementer du ikke lenger trenger. Ved å implementere disse fremgangsmåtene sammen med passende arkivinnstillinger, vil du opprettholde en ren og effektiv innboks som hjelper deg å holde deg produktiv og fokusert på viktige meldinger.

Referanser

• Microsofts offisielle dokument: Arkiver elementer manuelt
• Microsofts offisielle dokument: Arkiv i Outlook for Windows
• Microsofts offisielle dokument: Arkiver eldre elementer automatisk
• Microsofts offisielle dokument: Forklaring av innstillinger for automatisk arkivering
• Offisielt Microsoft-dokument: Aktiver arkivpostbokser for Microsoft 365

---

om forfatteren

Xiu Xing er en erfaren IT-profesjonell med over 8 års erfaring med e-postsystemer for bedrifter og feilsøking av Microsoft Office. Han har hjulpet tusenvis av brukere med å løse komplekse Outlook-problemer på tvers av ulike bedriftsmiljøer.

Xiu spesialiserer seg på migreringer av e-postsystemer, datagjenoppretting og optimalisering av produktivitetsprogramvare. Hans praktiske erfaring inkluderer administrasjon av Exchange Server-distribusjoner, feilsøking av MAPI-tilkoblingsproblemer og implementering av robuste sikkerhetskopieringsstrategier for forretningskritiske e-postsystemer.

Gjennom sin tekniske skriving er Xiu opptatt av å gjøre komplekse IT-løsninger tilgjengelige for hverdagsbrukere. Han holder seg kontinuerlig oppdatert på den nyeste utviklingen innen Office 365 og Exchange Online samt nye e-postteknologier. Når han ikke løser e-postmysterier, liker Xiu å dele praktiske teknologitips som hjelper folk å jobbe mer effektivt.

Har du spørsmål om denne veiledningen, eller trenger du ytterligere hjelp med Outlook-problemer? Xiu ønsker deg velkommen tilbakemeldinger og forslag for å forbedre disse feilsøkingsressursene.