ამ სტატიაში ჩვენ გვესმის დოკუმენტის მართვის სისტემის კონცეფცია, MS Access-ში მისი შექმნის რჩევებით
კომპანიის გამართული ფუნქციონირების ძირითადი მოთხოვნები მოიცავს ყველა აქტივისა და რესურსის ეფექტურ მართვას. როდესაც საქმე გვაქვს მონაცემებთან, ჩვენ არ ვითხოვთ მხოლოდ მენეჯმენტს, არამედ დოკუმენტების ეფექტურ მენეჯმენტს. ეს არის კონტენტის მართვის სისტემის კონცეფციის მსგავსი და არის საწარმოს კონტენტის მართვის სისტემების ნაწილი. DMS მოიცავს შენობის მართვის სისტემებს, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას ციფრული დოკუმენტების ეფექტურად მართვისთვის ისე, რომ ეს არა მხოლოდ აადვილებს შენახვის პროცესს, არამედ ამცირებს ქაღალდის საჭიროებას. შექმნილ სისტემას ასევე უნდა შეეძლოს ყველა განხორციელებული ცვლილების ეფექტური თვალყურის დევნება.
MS Access-ის გამოყენება ეფექტური DMS-ისთვის
ეფექტური DMS-ის შექმნა შეუძლებელი იქნება, თუ არ იყენებთ შესაბამის აპლიკაციას. MS Access თავის მომხმარებლებს აძლევს მონაცემთა ბაზებს, რომლებსაც შეუძლიათ იმოქმედონ როგორც შაბლონები თქვენი არჩევანის DMS-ის შესაქმნელად, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას რედაქტირებისა და ნახვის ყველა მნიშვნელოვანი ამოცანის შესასრულებლად, მონაცემების უსაფრთხოდ შენახვის გარდა.
ამ მონაცემთა ბაზებს გააჩნიათ რამდენიმე ფუნქცია, რაც მათ ძალიან მარტივს ხდის მომხმარებლისთვის. თქვენს Access მონაცემთა ბაზებში არსებული მონაცემების იმპორტი შესაძლებელია ამ შაბლონებში "კლასიფიკაციის" ფუნქციის დახმარებით. ქსელში მყოფ რამდენიმე მომხმარებელს შორის DMS-ის გასაზიარებლად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ 'Splitting' ფუნქცია. ამრიგად, მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს იმუშაონ და ერთდროულად გააზიარონ დოკუმენტი.
ქვემოთ მოცემულია ხუთი მნიშვნელოვანი რჩევა, რომელიც დაგეხმარებათ ეფექტური DMS-ის შექმნაში.
ეფექტური DMS-ის შექმნისას არის გარკვეული რჩევები, რომლებიც ყოველთვის უნდა გვახსოვდეს, მათგან 5 მოცემულია ქვემოთ.
- აქვს საკმარისი მეტამონაცემები – დარწმუნდით, რომ DMS-ს შეუძლია წვდომა ყველა დოკუმენტის მეტამონაცემებზე, რომლებიც უნდა მართოს. ზოგჯერ DMS ავტომატურად ამოიღებს მეტამონაცემებს დოკუმენტიდან და ზოგჯერ შეიძლება მოგიწიოთ მისი ხელით მიწოდება.
- უზრუნველყოს დოკუმენტების სათანადო ინტეგრაცია – DMS უნდა მოგაწოდოთ უწყვეტი წვდომა დაკავშირებულ აპლიკაციებზე, რათა შეძლოთ დოკუმენტების მოძიება სისტემის საცავიდან. ასე რომ, დარწმუნდით, რომ თქვენ მიერ შექმნილი DMS კარგად არის ინტეგრირებული საკვანძო აპლიკაციებთან.
- დოკუმენტის სურათების გადაღება – DMS იყენებს დოკუმენტების სურათებს, რომლებიც გადაღებულია მიმაგრებული მოწყობილობებით, როგორიცაა სკანერები, მრავალფუნქციური პრინტერები და სხვა. დარწმუნდით, რომ ეს სურათები კარგად არის გადაღებული.
- სათანადო ინდექსირება – თქვენ ვერ შეძლებთ საჭირო დოკუმენტების მოძიებას, თუ DMS-ის ინდექსი სწორად არ არის შექმნილი. დარწმუნდით, რომ ყველა საკვანძო ობიექტი არის ინდექსის ნაწილი და რომ ის ყოვლისმომცველია და არა რთული.
- შეინარჩუნეთ დოკუმენტის უსაფრთხოება – ერთ-ერთი მთავარი რამ, რაც არასოდეს უნდა მიიღოთ თავისთავად, მოიცავს DMS-ის უსაფრთხოებას. დარწმუნდით, რომ უსაფრთხოების ყველა ძირითადი მექანიზმი არსებობს და მხოლოდ მნიშვნელოვან ადამიანებს აქვთ წვდომა სისტემაზე. ეს არის ერთ-ერთი იმ რჩევათაგანი, რომელიც, თუ სწორად არ განხორციელდება, შეიძლება მთელი ძალისხმევა ფუჭად გადაიტანოს. ასევე მიზანშეწონილია უზრუნველყოთ Access აპლიკაციაში შენახული მონაცემების უსაფრთხოება ინვესტიციით წვდომის შეკეთება ინსტრუმენტი.
ავტორი შესავალი:
ვივიან სტივენსი არის მონაცემთა აღდგენის ექსპერტი DataNumen, Inc., რომელიც მსოფლიო ლიდერია მონაცემთა აღდგენის ტექნოლოგიებში, მათ შორის sql აღდგენა და Excel-ის აღდგენის პროგრამული პროდუქტები. დამატებითი ინფორმაციისთვის ეწვიეთ www.datanumen. ერთად