Selles artiklis mõistame dokumendihaldussüsteemi kontseptsiooni ja näpunäiteid selle loomiseks MS Accessis
Ettevõtte tõrgeteta toimimise põhinõuded hõlmavad kõigi varade ja ressursside tõhusat haldamist. Andmete käsitlemisel ei nõua me mitte ainult haldamist, vaid ka tõhusat dokumendihaldust. See sarnaneb sisuhaldussüsteemi kontseptsiooniga ja on osa ettevõtte sisuhaldussüsteemidest. DMS hõlmab hoonehaldussüsteeme, mida saab kasutada digitaalsete dokumentide tõhusaks haldamiseks nii, et see mitte ainult ei hõlbusta salvestusprotsessi, vaid vähendab ka vajadust paberi järele. Loodud süsteem peaks võimaldama ka kõigi tehtud muudatuste tõhusat jälgimist.
MS Accessi kasutamine tõhusa DMS-i jaoks
Tõhusa DMS-i loomine ei ole võimalik, kui te ei kasuta selleks õiget rakendust. MS Access pakub oma kasutajatele andmebaase, mis võivad toimida teie valitud DMS-i loomise mallidena, mida saab kasutada kõigi oluliste redigeerimis- ja vaatamisülesannete täitmiseks peale andmete turvalise salvestamise.
Nendel andmebaasidel on mitmeid funktsioone, mis muudavad nende kasutamise kasutaja jaoks äärmiselt lihtsaks. Accessi andmebaasides olevaid andmeid saab nendesse mallidesse importida funktsiooni 'Classification' abil. DMS-i jagamiseks mitme võrgus oleva kasutaja vahel saate kasutada funktsiooni "Jagamine". See võimaldab kasutajatel töötada ja samaaegselt dokumenti jagada.
Allpool on toodud viis olulist nõuannet, mis aitavad teil tõhusa DMS-i luua.
Tõhusa DMS-i loomisel on teatud näpunäiteid, mida peame alati meeles pidama, 5 neist on toodud allpool.
- Omama piisavalt metaandmeid – Veenduge, et DMS-il on juurdepääs kõigi dokumentide metaandmetele, mida ta peaks haldama. Mõnikord eraldab DMS dokumendist metaandmed automaatselt ja mõnikord peate need käsitsi esitama.
- Tagage dokumentide nõuetekohane integreerimine – DMS peaks pakkuma teile sujuvat juurdepääsu ka seotud rakendustele, et saaksite süsteemihoidlast dokumente alla laadida. Seega veenduge, et teie loodud DMS oleks põhirakendustega hästi integreeritud.
- Jäädvustage dokumendipilte – DMS kasutab dokumentide pilte, mis on jäädvustatud ühendatud seadmetega, nagu skannerid, multifunktsionaalsed printerid ja palju muud. Veenduge, et need pildid oleksid hästi jäädvustatud.
- Õige indekseerimine – Kui DMS-i register pole õigesti loodud, ei saa te nõutud dokumente alla laadida. Veenduge, et kõik võtmeobjektid oleksid indeksi osa ning et see oleks kõikehõlmav ja mitte keeruline.
- Säilitage dokumentide turvalisus – Üks peamisi asju, mida te ei tohiks kunagi iseenesestmõistetavaks pidada, on DMS-i turvalisus. Veenduge, et kõik peamised turvamehhanismid oleksid paigas ja ainult olulistel inimestel oleks juurdepääs süsteemile. See on üks neist näpunäidetest, mida õigesti rakendamata võib kogu pingutus raisku minna. Pange tähele ka Accessi rakenduses salvestatud andmete turvalisuse tagamist, investeerides Juurdepääsu remont vahend.
Autori sissejuhatus:
Vivian Stevens on andmete taastamise ekspert DataNumen, Inc., mis on maailmas juhtiv andmete taastamise tehnoloogiate, sealhulgas sql taastamine ja Exceli taastamise tarkvaratooted. Lisateabe saamiseks külastage www.datanumenCom