Πώς να αρχειοθετήσετε email στο Outlook: Πλήρης οδηγός [2026]

1. Εισαγωγή

1.1 Τι είναι η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Η αρχειοθέτηση email στο Outlook είναι η διαδικασία μετακίνησης email από τα κύρια εισερχόμενά σας σε μια καθορισμένη τοποθεσία αποθήκευσης, ώστε το γραμματοκιβώτιό σας να διατηρείται οργανωμένο και διαχειρίσιμο. Σε αντίθεση με τη διαγραφή email, η αρχειοθέτηση τα διατηρεί για μελλοντική αναφορά, ενώ παράλληλα αποσυμφορεί τον ενεργό χώρο εργασίας σας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε πώς να αρχειοθετήσετε email στο Outlook με διαφορετικές μεθόδους.

1.2 Γιατί να αρχειοθετήσετε τα email στο Outlook;

Η αρχειοθέτηση email προσφέρει πολλά σημαντικά οφέλη:

• Διατηρεί την Οργάνωση: Διατηρεί τα εισερχόμενά σας καθαρά και επικεντρωμένα στα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρίς να χάνονται μόνιμα τα παλαιότερα μηνύματα.
• Βελτιώνει την απόδοση: Μειώνει την ακαταστασία στα εισερχόμενα, καθιστώντας το Outlook πιο γρήγορο και πιο ευαίσθητο.
• Διατηρεί σημαντικές πληροφορίες: Διατηρεί την πρόσβαση σε ηλεκτρονικά μηνύματα που ενδέχεται να χρειάζεστε για αναφορά, συμμόρφωση ή τήρηση αρχείων.
• Διαχειρίζεται τον αποθηκευτικό χώρο: Ανάλογα με τη μέθοδο αρχειοθέτησης, μπορείτε να ελευθερώσετε χώρο στο γραμματοκιβώτιο και να παραμείνετε εντός των ορίων αποθήκευσης.
• Διευκολύνει την αναζήτηση: Τα αρχειοθετημένα email παραμένουν αναζητήσιμα, επιτρέποντάς σας να τα βρίσκετε όταν χρειάζεται.

2. Κατανόηση διαφορετικών μεθόδων αρχειοθέτησης στο Outlook

Το Outlook παρέχει τέσσερις ξεχωριστές μεθόδους για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθεμία από τις οποίες έχει σχεδιαστεί για διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης και απαιτήσεις αποθήκευσης.

2.1 Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε ενσωματωμένο φάκελο (Κουμπί αρχειοθέτησης)

Το κουμπί "Αρχειοθέτηση" μετακινεί τα email σε έναν ενσωματωμένο φάκελο "Αρχειοθέτηση" στο γραμματοκιβώτιό σας. Διατηρεί τα email στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας και είναι ιδανικό για την οργάνωση των εισερχομένων σας χωρίς να μειώνει τη χρήση του αποθηκευτικού χώρου. Τα αρχειοθετημένα στοιχεία παραμένουν προσβάσιμα σε όλες τις συσκευές.

2.2 Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε εξωτερικό αρχείο (Εργαλείο καθαρισμού παλιών στοιχείων)

Το εργαλείο "Εκκαθάριση παλιών στοιχείων" μετακινεί τα email σε ένα ξεχωριστό αρχείο αρχειοθέτησης που είναι αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή σας. Αυτή η μέθοδος στην πραγματικότητα καταργεί τα email από το γραμματοκιβώτιό σας, ελευθερώνοντας χώρο αποθήκευσης στον διακομιστή. Είναι η προτιμώμενη επιλογή όταν χρειάζεται να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου.

2.3 Αυτόματη αρχειοθέτηση

Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση μετακινεί αυτόματα τα παλαιότερα email σε ένα τοπικό αρχείο PST με βάση τις διαμορφώσιμες ρυθμίσεις και τις περιόδους παλαίωσης. Αυτή η λειτουργία εκτελείται βάσει χρονοδιαγράμματος και διαχειρίζεται το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση, καθιστώντας την ιδανική για χρήστες που λαμβάνουν μεγάλους όγκους email.

2.4 Αρχείο Exchange Server Online (Δυνατότητα Επιχείρησης)

Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση Exchange Server, που ονομάζεται επίσης αρχειοθέτηση επιτόπου, είναι μια λύση Microsoft 365 που βασίζεται στο cloud, εταιρικής κλάσης, η οποία λειτουργεί ως ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο στον διακομιστή. Οι διαχειριστές ενεργοποιούν και διαχειρίζονται αυτήν τη λειτουργία, η οποία παρέχει επιπλέον χώρο αποθήκευσης, διατηρώντας παράλληλα τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσβάσιμα από οποιαδήποτε συσκευή. Όταν είναι ενεργοποιημένη η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, η αυτόματη αρχειοθέτηση απενεργοποιείται αυτόματα.

3. Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε ενσωματωμένο φάκελο (Κουμπί αρχειοθέτησης)

3.1 Αρχειοθέτηση στο Νέο Outlook

Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το κουμπί "Αρχειοθέτηση" στο Νέο Outlook:

1. Επιλέξτε το ή τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
2. Πατήστε Αρχείο στη γραμμή εργαλείων.
3. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. Μπορείτε να κάνετε κλικ Αναίρεση αν χρειαστεί.

Σημείωση: Το νέο Outlook δεν υποστηρίζει τη συνάρτηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

3.2 Αρχειοθέτηση στο Classic Outlook

3.2.1 Κουμπί αρχειοθέτησης

Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το κουμπί "Αρχειοθέτηση" στο κλασικό Outlook:

1. Επιλέξτε τα email που θα αρχειοθετηθούν.
2. Σύμφωνα με το Home στην ενότητα Διαγραφή ομάδα, πατήστε Αρχείο.
3. Το Outlook θα μετακινήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο "Αρχείο".

Εάν αρχειοθετήσετε ένα email κατά λάθος, μεταβείτε στον φάκελο Αρχειοθέτηση και μετακινήστε το email πίσω στον αρχικό του φάκελο.

3.2.2 Χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου (Πλήκτρο Backspace)

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε γρήγορα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του πληκτρολογίου:

1. Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αρχειοθετηθούν.
2. Πατήστε το κουμπί Backspace κλειδί.
3. Τα επιλεγμένα email θα αρχειοθετηθούν αμέσως.

Σημαντικό: Εάν ανοίξετε ένα email σε νέο παράθυρο, πρέπει να κλείσετε το παράθυρο και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τα παραπάνω βήματα για να το αρχειοθετήσετε.

3.2.3 Πώς να απενεργοποιήσετε την αρχειοθέτηση κλειδιών Backspace

Ορισμένοι χρήστες προτιμούν να απενεργοποιούν τη λειτουργία αρχειοθέτησης του πλήκτρου Backspace για τους ακόλουθους λόγους:

• Τυχαία αρχειοθέτηση: Οι χρήστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με αυτήν τη λειτουργία ενδέχεται να πατήσουν το Backspace κατά λάθος ή για άλλους σκοπούς, με αποτέλεσμα τα email να εξαφανίζονται απροσδόκητα από τα εισερχόμενά τους.
• Σύγχυση με το Κλειδί Διαγραφής: Το πλήκτρο Backspace βρίσκεται κοντά στο πλήκτρο Delete, αλλά έχει ασυνεπή συμπεριφορά που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση.
• Οργανωτικές πολιτικές: Ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν να ελέγχουν τις μεθόδους αρχειοθέτησης και να εμποδίζουν τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν συντομεύσεις πληκτρολογίου.
• Μη Χρήση της Λειτουργίας Αρχειοθέτησης: Οι χρήστες που δεν χρησιμοποιούν τον φάκελο "Αρχείο" ενδέχεται να βρουν αυτήν τη συντόμευση άχρηστη.

Για να αποτρέψετε την αρχειοθέτηση στοιχείων με το πλήκτρο Backspace, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Κλείστε εντελώς το Outlook.
2. Τύπος Των Windows + R για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εκτέλεση.
3. Χαρακτηριστικά regedit και πατήστε Enter για να ανοίξετε τον Επεξεργαστή Μητρώου.
4. Μεταβείτε στην επιλογή: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Κάντε δεξί κλικ στο δεξιό παράθυρο και επιλέξτε Νέα -> DWORD (32-bit).
6. Ονομάστε την τιμή DisableOneClickArchive.
7. Κάντε διπλό κλικ στη νέα τιμή και ορίστε την σε 1.
8. Πατήστε OK και κλείστε τον Επεξεργαστή Μητρώου.
9. Restart Προοπτικές.

Σημείωση: Αυτή η επιδιόρθωση μητρώου ισχύει για το Microsoft 365 του Outlook και δεν λειτουργεί με εκδόσεις με μόνιμη ισχύ.

3.2.4 Κάντε δεξί κλικ για αρχειοθέτηση

Για αρχειοθέτηση χρησιμοποιώντας το μενού περιβάλλοντος:

1. Κάντε δεξί κλικ στο email που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
2. Αγορά Αρχείο από το αναδυόμενο μενού.
3. Τα email θα μετακινηθούν στον φάκελο Αρχειοθέτηση.

3.2.5 Μεταφορά και απόθεση στον φάκελο αρχειοθέτησης

Για χειροκίνητο έλεγχο της αρχειοθέτησης:

1. Εντοπίστε το Αρχείο φάκελο στο Παράθυρο πλοήγησης.
2. Κάντε κλικ παρατεταμένα στο email που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
3. Σύρετέ το στον φάκελο Αρχειοθέτηση και αποθέστε το.

3.3 Αρχειοθέτηση στοιχείων με βάση συγκεκριμένα κριτήρια

Από προεπιλογή, η λειτουργία Αρχειοθέτησης του Outlook μπορεί να διαγράψει μόνο παλιά στοιχεία κατά ημερομηνία. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλα τα στοιχεία που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, κάντε τα εξής:

1. Στο Σύνθετη εύρεση κάντε κλικ στο πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση ... για να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να βρείτε στοιχεία.
2. Ορίστε τα κριτήρια αναζήτησης.
3. Πατήστε Βρείτε τώρα για να βρείτε όλα τα στοιχεία που πληρούν τα κριτήρια.
4. Επιλέξτε όλα τα αντικείμενα που βρέθηκαν.
5. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα στοιχεία και κάντε κλικ Κίνησηκαι επιλέξτε τον φάκελο Αρχειοθέτησης ως tarπάρτε.
6. Όλα τα στοιχεία που βρέθηκαν θα μετακινηθούν στον φάκελο αρχειοθέτησης.

Δείγμα 1: Αρχειοθέτηση όλων των email που είναι μεγαλύτερα από 10KB:

1. Στο Σύνθετη εύρεση παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Αναζήτηση ... για να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να βρείτε στοιχεία.
2. Κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές αυτί
3. σετ Μέγεθος (kilobytes) προς την μεγαλύτερη από ό, τι 10
4. Πατήστε Βρείτε τώρα
   

Δείγμα 2: Αρχειοθέτηση όλων των ληγμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Στο Σύνθετη εύρεση παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Αναζήτηση ... για να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να βρείτε στοιχεία.
2. Κάντε κλικ στο Προηγμένη αυτί
3. In Ορίστε περισσότερα κριτήρια , επιλέξτε Λήγει από Όλα τα πεδία αλληλογραφίας.
4. Ορίστε τη συνθήκη, όπως π.χ. Αύριο.
5. Πατήστε Πρόσθεσε στη λίστα
6. Πατήστε Βρείτε τώρα

Δείγμα 3: Αρχειοθέτηση όλων των ολοκληρωμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επισήμανση:

Δείγμα 4: Αρχειοθέτηση όλων των email με συγκεκριμένη κατηγορία χρώματος:

Δείγμα 5: Αρχειοθέτηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς παρακολούθηση:

σημαία:

 

4. Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε εξωτερικό αρχείο (Εργαλείο καθαρισμού παλιών στοιχείων)

4.1 Χρήση του εργαλείου καθαρισμού παλιών αντικειμένων

Για να αρχειοθετήσετε χειροκίνητα τα email του Outlook στο Outlook σε ένα αρχείο PST:

1. Κάντε κλικ στο Αρχεία Tab.
2. Πατήστε Πληροφορίες, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία.
3. Αγορά Καθαρίστε παλιά αντικείμενα.
   
4. The Αρχείο θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
5. Επιλέξτε το Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο και όλους τους υποφακέλους επιλογή.
6. Επιλέξτε τον φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε (π.χ., Εισερχόμενα). Για να αρχειοθετήσετε όλα τα στοιχεία, επιλέξτε τον ριζικό φάκελο του γραμματοκιβωτίου σας.
7. Κάτω από Αρχειοθετήστε αντικείμενα παλαιότερα από, εισαγάγετε μια ημερομηνία. Τα στοιχεία που είναι παλαιότερα από αυτήν την ημερομηνία θα αρχειοθετηθούν.
8. Κάτω από Αρχείο αρχείου, αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη τοποθεσία ή κάντε κλικ Αναζήτηση για να επιλέξετε διαφορετική τοποθεσία και όνομα αρχείου.
9. Προαιρετικά, ελέγξτε Συμπερίληψη στοιχείων με επιλεγμένο το "Χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση" αν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία που είχαν εξαιρεθεί προηγουμένως από την αυτόματη αρχειοθέτηση.
10. Πατήστε OK τότε ptart αρχειοθέτηση.
    

Μόλις ολοκληρωθεί, το γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτηση θα εμφανιστεί στο αριστερό πλαίσιο, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση στα αρχειοθετημένα email σας.

4.2 Αρχειοθέτηση πολλαπλών φακέλων με διαφορετικές περιόδους διατήρησης.

Για να αρχειοθετήσετε στοιχεία σε διαφορετικούς φακέλους με διαφορετικές περιόδους διατήρησης, διατηρώντας τα παράλληλα στο ίδιο αρχείο PST:

1. Άνοιγμα του παραθύρου διαλόγου Αρχειοθέτηση (Αρχεία -> Πληροφορίες -> Εργαλεία -> Καθαρίστε παλιά αντικείμενα).
2. Επιλέξτε τον πρώτο φάκελο (π.χ., Εισερχόμενα) και ορίστε την ημερομηνία σε 6 μήνες πριν. Μην κάνετε κλικ στο OK ακόμα.
3. Επιλέξτε έναν άλλο φάκελο (π.χ., Απεσταλμένα) και ορίστε διαφορετική ημερομηνία (π.χ., πριν από 1 χρόνο). Μην κάνετε κλικ στο OK ακόμα.
4. Συνεχίστε να επιλέγετε φακέλους και να ορίζετε διαφορετικές ημερομηνίες, όπως απαιτείται.
5. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι φάκελοι χρησιμοποιούν την ίδια διαδρομή αρχείου αρχειοθέτησης.
6. Πατήστε OK μόλις ρυθμιστούν όλοι οι φάκελοι.

5. Αυτόματη αρχειοθέτηση email στο Outlook

5.1 Ενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Για να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Αυτόματης Αρχειοθέτησης στο Κλασικό Outlook:

1. Πατήστε Αρχεία -> Επιλογές.
2. Επιλέξτε το Προηγμένη Tab.
3. Σύμφωνα με το Αυτόματη αρχειοθέτηση κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης κουμπί:
   
4. Έλεγξε το Εκτέλεση AutoArchive κάθε N ημέρες κουτί.
5. Καθορίστε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται η Αυτόματη Αρχειοθέτηση (π.χ., κάθε 14 ημέρες).
6. Διαμορφώστε πρόσθετες ρυθμίσεις, όπως την τοποθεσία αρχειοθέτησης και την περίοδο παλαιοποίησης. Θα εξηγήσουμε λεπτομερώς αυτές τις ρυθμίσεις στην επόμενη ενότητα.
7. Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.
   

Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση θα εκτελείται πλέον αυτόματα με βάση το διαμορφωμένο χρονοδιάγραμμά σας.

5.2 Επεξήγηση ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης

Η κατανόηση κάθε ρύθμισης Αυτόματης Αρχειοθέτησης σάς βοηθά να ελέγχετε αποτελεσματικά τη διαδικασία αρχειοθέτησης:

• Εκτέλεση AutoArchive κάθε N ημέρες: Ελέγχει το χρονοδιάγραμμα για την αυτόματη αρχειοθέτηση. Η συχνή εκτέλεσή του (π.χ., εβδομαδιαία) επεξεργάζεται μικρότερες παρτίδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάτι που έχει καλύτερη απόδοση από την ταυτόχρονη αρχειοθέτηση χιλιάδων στοιχείων. Για να διακόψετε εντελώς την Αυτόματη Αρχειοθέτηση, καταργήστε την επιλογή αυτής της επιλογής.
• Ερώτηση πριν από την εκτέλεση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης: Αν θέλετε μια προειδοποίηση πριν από την αρχειοθέτησηtarts, ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή. Θα δείτε μια ειδοποίηση που θα σας επιτρέπει να ακυρώσετε τη λειτουργία, εάν χρειαστεί.
• Διαγραφή ληγμένων στοιχείων (μόνο για φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου): Αυτό καταργεί τα μηνύματα με ημερομηνίες λήξης που έχουν παρέλθει. Σημειώστε ότι τα ληγμένα στοιχεία διαφέρουν από τα παλιά στοιχεία – η λήξη ορίζεται χειροκίνητα κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενότητα Επιλογές καρτέλα. Να είστε προσεκτικοί με αυτήν τη ρύθμιση, καθώς διαγράφει στοιχεία αντί να τα αρχειοθετεί.
• Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλιών στοιχείων: Αυτός ο κύριος διακόπτης ενεργοποιεί την προσαρμοσμένη ρύθμιση παραμέτρων AutoArchive. Αφήστε τον μη επιλεγμένο για να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες προεπιλογές του Outlook.
• Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων: Όταν είναι ενεργοποιημένη, οι φάκελοι αρχειοθέτησής σας εμφανίζονται αυτόματα στο Παράθυρο πλοήγησης. Χωρίς αυτήν την επιλογή, θα πρέπει να ανοίγετε χειροκίνητα το αρχείο αρχειοθέτησης PST κάθε φορά που θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αρχειοθετημένα στοιχεία.
• Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα από: Ορίζει την οριακή ηλικία για την αρχειοθέτηση. Τα στοιχεία που είναι παλαιότερα από αυτό το όριο μετακινούνται στο αρχείο αρχειοθέτησης. Το εύρος είναι ευέλικτο – από 1 ημέρα έως 60 μήνες, που καθορίζεται σε ημέρες, εβδομάδες ή μήνες.
• Μετακίνηση παλιών αντικειμένων σε: Υποδεικνύει στο Outlook πού να αποθηκεύσει τα αρχειοθετημένα στοιχεία. Από προεπιλογή, δημιουργεί το αρχείο archive.pst στον φάκελο Documents\Outlook Files. Κάντε κλικ στο Αναζήτηση για να επιλέξετε διαφορετική τοποθεσία ή όνομα αρχείου. Η επιλογή αυτής της επιλογής απενεργοποιεί την παρακάτω ρύθμιση μόνιμης διαγραφής.
• Μόνιμη διαγραφή στοιχείων: Αντί να διατηρεί τα αρχειοθετημένα αντίγραφα, αυτή η ρύθμιση διαγράφει εντελώς τα παλιά στοιχεία μόλις φτάσουν στο όριο ηλικίας. Χρησιμοποιήστε την με προσοχή – τα διαγραμμένα στοιχεία δεν μπορούν να ανακτηθούν. Η ενεργοποίησή της απενεργοποιεί την παραπάνω επιλογή αρχειοθέτησης.
• Εφαρμογή αυτών των ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους τώρα: Αυτό το κουμπί εφαρμόζει αμέσως την τρέχουσα διαμόρφωσή σας σε όλους τους φακέλους του Outlook. Παραλείψτε αυτό το κουμπί εάν θέλετε να ορίσετε διαφορετικούς κανόνες για μεμονωμένους φακέλους – μπορείτε να τους διαμορφώσετε μέσω των ιδιοτήτων κάθε φακέλου.

5.3 Προεπιλεγμένες περίοδοι παλαιοποίησης για φακέλους του Outlook

Το Outlook εφαρμόζει διαφορετικές προεπιλεγμένες περιόδους παλαίωσης σε διάφορους τύπους φακέλων:

• Εισερχόμενα και Πρόχειρα: 6 μήνες
• Απεσταλμένα και Διαγραμμένα στοιχεία: 2 μήνες
• Εξερχόμενα: 3 μήνες
• Ημερολόγιο, Εργασίες, Σημειώσεις και Ημερολόγιο: 6 μήνες
• Επαφές: Δεν αρχειοθετείται αυτόματα από προεπιλογή

Οι φάκελοι που δημιουργείτε κληρονομούν την περίοδο παλαιοποίησης παρόμοιων προεπιλεγμένων φακέλων. Για παράδειγμα, οι προσαρμοσμένοι φάκελοι αλληλογραφίας λαμβάνουν μια περίοδο παλαιοποίησης 6 μηνών όπως τα Εισερχόμενα.

5.4 Πώς καθορίζεται η ηλικία του αντικειμένου

Διαφορετικοί τύποι στοιχείων του Outlook χρησιμοποιούν διαφορετικά κριτήρια ημερομηνίας για να προσδιορίσουν εάν είναι αρκετά παλιά για αρχειοθέτηση:

• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Το σύστημα ελέγχει τόσο πότε λάβατε το μήνυμα όσο και πότε το τροποποιήσατε τελευταία φορά και, στη συνέχεια, χρησιμοποιεί την μεταγενέστερη ημερομηνία. Ακόμα και απλές ενέργειες, όπως η επισήμανση ως αναγνωσμένου/μη αναγνωσμένου ή η μετακίνηση του email, ενημερώνουν τη χρονική σήμανση τροποποίησης.
• Στοιχεία Ημερολογίου: Για συναντήσεις και ραντεβού, η σχετική ημερομηνία είναι ότανost Η καταχώρηση τροποποιήθηκε και αποθηκεύτηκε πρόσφατα. Τα στοιχεία με μοτίβα επανάληψης εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Είναι σημαντικό ότι μόνο τα προηγούμενα συμβάντα πληρούν τις προϋποθέσεις για αρχειοθέτηση - τα μελλοντικά ραντεβού παραμένουν στη θέση τους ανεξάρτητα από την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης.
• Καθήκοντα: Δύο ημερομηνίες έχουν σημασία εδώ: η ημερομηνία ολοκλήρωσης και η ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης. Όποια από τις δύο είναι νεότερη καθορίζει την επιλεξιμότητα. Οι εργασίες που εξακολουθούν να εμφανίζονται ως ημιτελείς δεν αρχειοθετούνται ποτέ αυτόματα. Για τις εργασίες που έχουν ανατεθεί, η αρχειοθέτηση γίνεται μόνο αφού κάποιος τις επισημάνει ως ολοκληρωμένες.
• : Η ημερομηνία που μost Η πρόσφατα επεξεργασμένη και αποθηκευμένη σημείωση καθορίζει πότε μια σημείωση καθίσταται κατάλληλη για αρχειοθέτηση.
• Καταχωρίσεις Ημερολογίου: Είτε η αρχική ημερομηνία δημιουργίας είτε το most Ισχύει η πρόσφατη ημερομηνία τροποποίησης, με προτεραιότητα στη νεότερη ημερομηνία.
• Επαφές: Η λειτουργία Αυτόματης Αρχειοθέτησης παραλείπει εντελώς τις επαφές. Εάν χρειάζεται να αρχειοθετήσετε τον φάκελο Επαφές σας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Εκκαθάριση Παλιών Στοιχείων χειροκίνητα.

5.5 Προσαρμογή της Αυτόματης Αρχειοθέτησης για Συγκεκριμένους Φακέλους

Για να διαμορφώσετε προσαρμοσμένες ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης για έναν συγκεκριμένο φάκελο:

1. Στη λίστα φακέλων του παραθύρου πλοήγησης, κάντε δεξί κλικ στον φάκελο που θέλετε να προσαρμόσετε.
2. Πατήστε Ιδιοκτησίες.
3. Κάντε κλικ στο Αυτόματη αρχειοθέτηση Tab.
4. Αγορά Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις.
5. Ρυθμίστε την περίοδο ωρίμανσης και άλλες επιλογές που αφορούν συγκεκριμένα αυτόν τον φάκελο.
6. Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.

Σημείωση: Χρησιμοποιήστε το Οριστική διαγραφή παλαιών αντικειμένων επιλογή αυτόματης κατάργησης παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Διεγραμμένα αντικείμενα Ανεπιθύμητη αλληλογραφία φακέλους μετά από μια καθορισμένη περίοδο διατήρησης.

5.6 Εξαίρεση/Συμπερίληψη στοιχείων από την Αυτόματη Αρχειοθέτηση

Μερικές φορές, ΔΕΝ θέλετε να αρχειοθετήσετε ορισμένα στοιχεία που θα χρησιμοποιούνται συχνά. Παρακάτω θα βρείτε λύσεις για 3 διαφορετικά σενάρια. Φυσικά, μπορείτε επίσης να αναιρέσετε τη λειτουργία και να συμπεριλάβετε στοιχεία από την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

5.6.1 Εξαίρεση ενός στοιχείου

1. Επιλέξτε το συγκεκριμένο στοιχείο.
2. Τύπος Alt + Enter κλειδιά.
3. A Ιδιοκτησίες θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
4. Έλεγξε το Μην κάνετε αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου επιλογή.

5.6.2 Εξαίρεση πολλαπλών στοιχείων

1. 1. Πηγαίνετε στο Προβολή αυτί
   2. Πατήστε Προβολή ρυθμίσεων
   3. Στο Προηγμένες ρυθμίσεις προβολής , κάντε κλικ στην επιλογή Στήλες:
   4. The Εμφάνιση στηλών θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προσθέσετε το Να μην γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση στήλη:
      • Αγορά Όλα τα πεδία αλληλογραφίας.
      • Αγορά Να μην γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση στις διαθέσιμες στήλες.
      • Πατήστε Πρόσθεση
      • Αν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά του, επιλέξτε το και χρησιμοποιήστε το Μετακίνηση επάνω or Μετακινηθείτε προς τα κάτω.
      • Πατήστε OK
   5. Μετά το κλικ OK, θα επιστρέψετε στο Προηγμένες ρυθμίσεις προβολής παράθυρο διαλόγου, όπου πρέπει να κάνετε κλικ Άλλες ρυθμίσεις.
   6. Στο Άλλες ρυθμίσεις πλαίσιο ελέγχου, ελέγξτε το Να επιτρέπεται η επεξεργασία σε κελί επιλογή.
   7. Κάντε κλικ σε μια σειρά από OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να επιστρέψετε στο κύριο παράθυρο του Outlook. Τώρα, για να εξαιρέσετε συγκεκριμένα στοιχεία από την Αυτόματη Αρχειοθέτηση, απλώς επιλέξτε το Να μην γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση στήλη για αυτούς:

5.6.3 Εξαίρεση φακέλου

1. Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο στο Παράθυρο πλοήγησης.
2. Αγορά Ιδιοκτησίες.
3. Κάντε κλικ στο Αυτόματη αρχειοθέτηση Tab.
4. Αγορά Μην αρχειοθετείτε αντικείμενα σε αυτόν το φάκελο.
5. Πατήστε OK.

6. Αυτόματη αρχειοθέτηση email στο Outlook με κανόνες

Οι κανόνες του Outlook σάς επιτρέπουν να αρχειοθετείτε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένους αποστολείς ή που αντιστοιχούν σε συγκεκριμένα κριτήρια. Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα αρχειοθέτησης:

1. Κάντε δεξί κλικ στο email που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
2. Πατήστε Κανόνες που -> Δημιουργήστε κανόνα στο αναδυόμενο μενού.
3. The Δημιουργία κανόνα θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
4. Στο Όταν λαμβάνω email με όλες τις επιλεγμένες συνθήκες ενότητα, καθορίστε την συνθήκη του κανόνα, όπως π.χ. Από, Το θέμα περιέχειΤο HIFU, ή Υψηλής Έντασης Εστιασμένος Υπέρηχος, στοχεύει επίσης στο πρόσωπο και τον λαιμό. Προσφέρει θεραπεία σε γρήγορες εκπομπές, γεγονός που κάνει τις συνεδρίες θεραπείας συντομότερες. ΑποστέλλονταιΓια πιο σύνθετες συνθήκες, κάντε κλικ στο Επιλογές για προχωρημένους στην κάτω δεξιά γωνία.
5. Στο Κάντε τα εξής , επιλέξτε Μετακίνηση του στοιχείου σε φάκελο: και καθορίστε τον φάκελο Αρχείο κάνοντας κλικ στο Επιλογή φακέλου… κουμπί.
6. Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα.

Το Outlook θα μετακινεί πλέον αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τις προϋποθέσεις στον φάκελο "Αρχειοθέτηση".

7. Αρχειοθέτηση με βάση την ημερομηνία λήψης

Από προεπιλογή, η Αυτόματη Αρχειοθέτηση του Outlook χρησιμοποιεί την ημερομηνία τροποποίησης ή την ημερομηνία λήψης, όποια από τις δύο είναι μεταγενέστερη. Εάν θέλετε το Outlook να αρχειοθετεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο με βάση την ημερομηνία λήψης (αγνοώντας τις τροποποιήσεις), πρέπει να τροποποιήσετε το Μητρώο των Windows:

1. Κλείστε εντελώς το Outlook.
2. Ανοίξτε τον Επεξεργαστή Μητρώου.
3. Μεταβείτε στην επιλογή: HKEY_CURRENT_USER\Λογισμικό\Microsoft\Office\ \Προτιμήσεις.
4. Κάντε δεξί κλικ Προτιμήσεις και επιλέξτε Νέα -> DWORD (32-bit).
5. Ονομάστε τη νέα τιμή ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
6. Κάντε δεξί κλικ στην τιμή που μόλις δημιουργήσατε και κάντε κλικ Τροποποίηση.
7. Ορίστε την τιμή στο 1 και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
8. Κλείστε τον Επεξεργαστή Μητρώου και το restart Προοπτικές.

Μετά από αυτές τις αλλαγές, το Outlook θα αρχειοθετήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ημερομηνία λήψης τους αντί για την ημερομηνία τροποποίησης.

8. Για προχωρημένους: Αυτόματη αρχειοθέτηση με VBA

Εάν χρειάζεστε πιο προηγμένους ελέγχους σχετικά με το αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές VBA του Outlook. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένα παραδείγματα σεναρίων:

• Αυτόματη αρχειοθέτηση ολοκληρωμένων εργασιών στο Outlook
• Αρχειοθέτηση email μεγαλύτερων από ένα συγκεκριμένο μέγεθος
• Αυτόματη αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεγαλύτερων από ένα συγκεκριμένο μέγεθος
• Αυτόματη ταξινόμηση και αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά μήνα
• Αυτόματη ταξινόμηση και αρχειοθέτηση εισερχόμενων email κατά όνομα αποστολέα
• Αυτόματη αρχειοθέτηση απορριφθέντων συναντήσεων σε συγκεκριμένο ημερολόγιο
• Αυτόματη αρχειοθέτηση του παλαιότερου email όταν φτάνει ένα νέο email
• Αυτόματη αρχειοθέτηση των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς σημαίες παρακολούθησης
• Αυτόματη αρχειοθέτηση παλιών στοιχείων όταν τα εισερχόμενα έχουν πάρα πολλά στοιχεία
• Αρχειοθέτηση όλων των εκπρόθεσμων ραντεβού και εργασιών
• Αρχειοθέτηση όλων των ληγμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Αυτόματη αρχειοθέτηση ενός επισημασμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την επισήμανσή του ως ολοκληρωμένου
• Αυτόματη αρχειοθέτηση ληγμένων στοιχείων όταν το αρχείο του Outlook είναι μεγαλύτερο από ένα συγκεκριμένο μέγεθος
• Αρχειοθέτηση όλων των αναγνωσμένων στοιχείων RSS
• Αρχειοθέτηση αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους με βάση τους αποστολείς
• Απενεργοποίηση παρτίδας της επιλογής "Αυτόματη αρχειοθέτηση" για όλους τους φακέλους του Outlook
• Μαζική εφαρμογή της ίδιας ρύθμισης "Αυτόματη αρχειοθέτηση" σε όλους τους φακέλους του Outlook
• Μαζική ενεργοποίηση της επιλογής "Μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου" για πολλά email του Outlook
• Απενεργοποίηση μαζικής επιλογής "Αυτόματης Αρχειοθέτησης" για όλα τα επαναλαμβανόμενα στοιχεία ημερολογίου

9. Αρχείο Exchange Server Online

Το Exchange Server Online Archive (που ονομάζεται επίσης Αρχειοθέτηση Επιτόπου) είναι μια δυνατότητα αρχειοθέτησης σε επίπεδο επιχείρησης για το Microsoft 365 που παρέχει στους χρήστες επιπλέον χώρο αποθήκευσης γραμματοκιβωτίων αρχειοθετώντας παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε γραμματοκιβώτια. Σε αντίθεση με τις μεθόδους αρχειοθέτησης από την πλευρά του προγράμματος-πελάτη, αυτή η δυνατότητα διαχειρίζεται εξ ολοκλήρου από διαχειριστές και λειτουργεί στον διακομιστή.

9.1 Απαιτήσεις εγκατάστασης διαχειριστή

Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν το Exchange Server Online Archive. Για να ρυθμίσουν τις παραμέτρους των γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης, οι διαχειριστές πρέπει:

• Να σας ανατεθεί ο ρόλος "Παραλήπτες αλληλογραφίας" στο Exchange Online
• Πρόσβαση στο κέντρο διαχείρισης του Exchange (EAC)
• Να έχετε κατάλληλες άδειες χρήσης Microsoft 365 για τους χρήστες

9.2 Πώς οι διαχειριστές ενεργοποιούν τα γραμματοκιβώτια αρχειοθέτησης

Οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν την αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίων μέσω του κέντρου διαχείρισης του Exchange:

1. Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης του Exchange (EAC) και μεταβείτε στο Παραλήπτες -> γραμματοκιβώτια.
2. Επιλέξτε τον χρήστη για να ενεργοποιήσετε το γραμματοκιβώτιό του για αρχειοθέτηση.
3. Στο παράθυρο αναδυόμενου μενού, επιλέξτε Άλλα, και κάτω από Αρχείο γραμματοκιβωτίου, Επιλέξτε Διαχείριση αρχείου γραμματοκιβωτίου.
4. Ενεργοποιήστε την Αρχείο γραμματοκιβωτίου, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Η κατάσταση του γραμματοκιβωτίου αρχειοθέτησης θα εμφανίζεται ως Ενεργή για τον επιλεγμένο χρήστη.

9.3 Αυτόματη ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης

Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν το PowerShell για να ενεργοποιήσουν αυτόματα τα γραμματοκιβώτια αρχειοθέτησης όταν ένα κύριο γραμματοκιβώτιο φτάσει το 90% του ορίου του:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Σταδιακή κατάργηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να καταργήσετε σταδιακά την αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίων για διάφορους λόγους, όπως περιορισμένους χώρους, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

1. Εξαγωγή των γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης.
2. Απενεργοποίηση αρχειοθέτησης.

9.5 Επιπτώσεις σε άλλα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησης

Όταν είναι ενεργοποιημένη η αρχειοθέτηση Exchange Server Online για έναν χρήστη:

• Τα εργαλεία Αυτόματης Αρχειοθέτησης και Εκκαθάρισης Παλιών Στοιχείων δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο Κλασικό Outlook
• Το κουμπί "Αρχειοθέτηση" στο Outlook συνεχίζει να λειτουργεί κανονικά
• Οι πολιτικές διατήρησης που έχουν αντιστοιχιστεί σε γραμματοκιβώτια του Exchange Online ελέγχουν τη συμπεριφορά αρχειοθέτησης

Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη στα cloud του Microsoft 365 Government, στο Microsoft 365 που λειτουργεί από την 21Vianet ή στο Microsoft 365 Germany.

10. Εύρεση και διαχείριση αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

10.1 Εντοπισμός του φακέλου και του αρχείου αρχειοθέτησης

Για να βρείτε τα αρχειοθετημένα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Φάκελος αρχειοθέτησης: Ο ενσωματωμένος φάκελος Αρχειοθέτησης εμφανίζεται στη λίστα φακέλων του Παραθύρου πλοήγησης. Επιλέξτε Προβολή -> Παράθυρο φακέλων -> Κανονικός για να εμφανιστεί η λίστα φακέλων εάν είναι κρυφή.
• Γραμματοκιβώτιο Αρχείων (Αρχείο PST): Όταν χρησιμοποιείτε το εργαλείο AutoArchive ή το εργαλείο Clean Up Old Items (Εκκαθάριση παλιών στοιχείων), το γραμματοκιβώτιο Archives εμφανίζεται ως ξεχωριστό στοιχείο στη λίστα φακέλων σας, εφόσον έχετε επιλέξει Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων στις ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

Εάν το γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτησης δεν εμφανίζεται, μπορείτε να το ανοίξετε χειροκίνητα ως εξής:

1. Πηγαίνετε στο Αρχεία -> Επιλογές -> Για προχωρημένους 
2. Σύμφωνα με το Αυτόματη αρχειοθέτηση κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης κουμπί.
3. Βρείτε την πλήρη διαδρομή του αρχείου αρχειοθέτησης PST στη διεύθυνση Μεταφέρετε παλιά αντικείμενα σε.
4. Πατήστε Αρχεία -> Άνοιγμα & Εξαγωγή -> Ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook και επιλέξτε το αρχείο PST αρχειοθέτησής σας μέσω της πλήρους διαδρομής του.
   

10.2 Μετακίνηση του Αρχείου Αρχειοθέτησης

1. Κλείστε το αρχείο αρχειοθέτησης PST στο Outlook.
2. Μετακινήστε το αρχείο στη νέα θέση.
3. Ανοίξτε το ξανά στο Outlook.
4. Αλλάξτε τη διαδρομή μέσα Αρχεία -> Επιλογές -> Για προχωρημένους -> Αυτόματη αρχειοθέτηση -> Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης -> Μετακίνηση παλιών στοιχείων σε

10.3 Αναζήτηση αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να αναζητήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο Αρχειοθέτηση:

1. Από προεπιλογή, όταν πληκτρολογείτε έναν όρο αναζήτησης στο πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος του Outlook, γίνεται αναζήτηση σε όλους τους φακέλους στο γραμματοκιβώτιό σας, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων στοιχείων.
2. Για να περιορίσετε την αναζήτησή σας μόνο στον φάκελο Αρχείο, επιλέξτε πρώτα το Αρχείο φάκελο στο Παράθυρο πλοήγησης.
3. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον όρο αναζήτησης στο πλαίσιο Αναζήτηση.
4. Τα αποτελέσματα αναζήτησης θα εμφανίζουν μόνο στοιχεία από τον φάκελο Αρχειοθέτηση.

Για να αναζητήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο αρχειοθέτησης:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο αρχειοθέτησης στο αριστερό πλαίσιο.
2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης στη μέση.
3. Θα εμφανιστεί η καρτέλα Αναζήτηση.
4. Κάντε κλικ στο Αναζήτηση αυτί
5. Πατήστε Εργαλεία αναζήτησης -> Σύνθετη εύρεση …
   
   
6. The Σύνθετη εύρεση θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
7. Κάντε κλικ στο Αναζήτηση ... κουμπί.
8. Στο Επιλογή φακέλων παράθυρο διαλόγου, ελέγξτε το Αρχείο αρχειοθέτησης
9. Έλεγξε το Αναζήτηση υποφακέλων
10. Πατήστε OK
11. Το Outlook θαtart αναζήτηση στο αρχείο αρχειοθέτησης, συμπεριλαμβανομένων όλων των υποφακέλων του:
    

10.4 Επαναφορά αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Εισερχόμενα

Για να μετακινήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω στα Εισερχόμενά σας:

1. Μεταβείτε στον φάκελο Αρχειοθέτηση ή στο γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτηση.
2. Επιλέξτε το email ή τα email που θέλετε να επαναφέρετε.
3. Σύρετε και αποθέστε τα email στα Εισερχόμενά σας ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Κίνηση -> Μηνύματα.

Τα email θα μετακινηθούν πίσω στα Εισερχόμενά σας και θα αφαιρεθούν από την τοποθεσία αρχειοθέτησης.

11. Όρια και Διαχείριση Μεγέθους Αρχείων Αρχειοθέτησης

11.1 Προεπιλεγμένα όρια μεγέθους αρχείου PST

Το αρχείο PST του Outlook έχει ένα προεπιλεγμένο όριο μεγέθους:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 και 2013: 50 GB
• Outlook 2010 και παλαιότερες εκδόσεις: 20 GB

Όταν το αρχείο αρχειοθέτησης PST πλησιάζει ή φτάνει σε αυτό το όριο, το Outlook ενδέχεται να σταματήσει την αρχειοθέτηση νέων στοιχείων ή να συμπεριφερθεί απρόβλεπτα.

11.2 Διαχείριση μεγάλων αρχείων αρχειοθέτησης

Όταν το αρχείο αρχειοθέτησής σας πλησιάζει το όριο μεγέθους, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες επιλογές:

• Δημιουργία νέων αρχείων αρχειοθέτησης: Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο PST και starαρχειοθέτηση email στο Outlook σε αυτό. Μπορείτε να διατηρήσετε πολλά αρχεία αρχειοθέτησης οργανωμένα ανά έτος ή έργο.
• Διαγραφή άχρηστων αντικειμένων: Ελέγξτε τα αρχειοθετημένα email σας και διαγράψτε οριστικά τα στοιχεία που δεν χρειάζεστε πλέον και, στη συνέχεια, συμπιέστε το αρχείο αρχειοθέτησης.

11.3 Αύξηση ορίου μεγέθους αρχείου PST (Δεν συνιστάται)

Ενώ μπορείτε να αυξήσετε το προεπιλεγμένο όριο των 50 GB σε 100 GB μέσω τροποποιήσεων στο μητρώο, αυτό δεν συνιστάται. Τα μεγάλα αρχεία PST θα κάνουν το Outlook αργό και θα αυξήσουν τον κίνδυνο καταστροφής. Εάν πρέπει να αυξήσετε το όριο, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα: αυτός ο οδηγός .

Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε νέα αρχεία αρχειοθέτησης ή να χρησιμοποιήσετε το Online Archive αντί να αυξήσετε το όριο μεγέθους.

12. Αντιμετώπιση προβλημάτων αρχειοθέτησης του Outlook

12.1 Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση Δεν Είναι Διαθέσιμη

Εάν οι επιλογές Αυτόματης Αρχειοθέτησης δεν είναι διαθέσιμες ή είναι γκριζαρισμένες, η αιτία μπορεί να είναι:

• Ενεργοποίηση αρχειοθέτησης Exchange Server Online: Εάν ο οργανισμός σας ενεργοποιήσει την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση Exchange Server, η αυτόματη αρχειοθέτηση απενεργοποιείται αυτόματα. Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση χρησιμεύει ως αντικατάσταση εταιρικού επιπέδου για την αυτόματη αρχειοθέτηση. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση.
• Λειτουργία απενεργοποιημένη από τον διαχειριστή: Ο διαχειριστής δικτύου σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση μέσω της Πολιτικής ομάδας ή πολιτικών διατήρησης που παρακάμπτουν τη λειτουργικότητα της Αυτόματης Αρχειοθέτησης. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή συστήματος για τις πολιτικές διαχείρισης email του οργανισμού σας.
• Νέοι περιορισμοί στις προοπτικές: Το νέο Outlook δεν υποστηρίζει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση και το εργαλείο Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων. Χρησιμοποιήστε το Κλασικό Outlook για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις δυνατότητες.

12.2 Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση Δεν Εκτελείται

Εάν το AutoArchive έχει σταματήσει να εκτελείται, ελέγξτε τα εξής:

• Έλεγχος ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης: Άνοιγμα ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης (Αρχεία -> Επιλογές -> Προηγμένη -> Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης) και βεβαιωθείτε ότι η διαμόρφωσή σας είναι σωστή.
• Πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης: Βεβαιωθείτε ότι το Εκτέλεση AutoArchive κάθε N ημέρες Η επιλογή είναι επιλεγμένη. Εάν δεν είναι επιλεγμένη, η Αυτόματη Αρχειοθέτηση δεν θα εκτελεστεί αυτόματα.

12.3 Συγκεκριμένα στοιχεία που δεν αρχειοθετούνται

Εάν ορισμένα στοιχεία δεν αρχειοθετηθούν, οι λόγοι μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ημερομηνία τροποποίησης: Πολύ πρόσφατη: Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την ημερομηνία λήψης ή την ημερομηνία τροποποίησης, όποια από τις δύο είναι μεταγενέστερη. Εάν τροποποιήσατε πρόσφατα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα αρχειοθετηθεί μέχρι να περάσει μια άλλη περίοδος παλαίωσης.
• "Μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση" Ενεργοποιημένη ιδιότητα: Τα στοιχεία ενδέχεται να έχουν ενεργοποιημένη την ιδιότητα "Να μην γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου".
  • Για να επιλέξετε ένα στοιχείο, κάντε διπλό κλικ σε αυτό για να το ανοίξετε σε νέο παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχεία -> Ιδιοκτησίες, και ελέγξτε το Μη αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου επιλογή.
  • Για να ελέγξετε πολλά στοιχεία σε παρτίδα, προσθέστε τη στήλη "Να μην γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση" στις ρυθμίσεις προβολής σας και, στη συνέχεια, αυξήστε το πλάτος της λίστας email, ώστε να μπορεί να εμφανίζει αυτήν τη στήλη.

12.4 Ο φάκελος αρχειοθέτησης δεν εμφανίζεται

Εάν η Φάκελοι αρχειοθέτησης (Το Αρχείο αρχειοθέτησης γραμματοκιβωτίου) δεν εμφανίζεται στο αριστερό πλαίσιο του Outlook. Δοκιμάστε αυτές τις λύσεις:

• Ενεργοποίηση εμφάνισης φακέλου αρχειοθέτησης: Ανοίξτε τις ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης και βεβαιωθείτε ότι Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων ελέγχεται.
• Προσθήκη αρχείου αρχειοθέτησης χειροκίνητα: Εάν το γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτησης εξακολουθεί να μην εμφανίζεται, ανοίξτε το χειροκίνητα κάνοντας κλικ Αρχεία -> Άνοιγμα & Εξαγωγή -> Ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook και επιλέγοντας το αρχείο PST αρχειοθέτησής σας.
• Ενημέρωση του Outlook: Για λογαριασμούς Microsoft 365, Exchange, Exchange Online και Outlook.com, ο φάκελος "Αρχειοθέτηση" θα πρέπει να υπάρχει από προεπιλογή. Εάν δεν τον βλέπετε στο Outlook 2016 ή στο Outlook για Microsoft 365, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχεία -> Λογαριασμός γραφείου -> Επιλογές ενημέρωσης -> Ενημέρωση Τώρα.

12.5 Το αρχείο PST αρχειοθέτησης είναι κατεστραμμένο

Εάν το αρχείο PST είναι κατεστραμμένο, το Outlook δεν μπορεί να μετακινήσει νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό. Μπορείτε να διορθώσετε το αρχείο PST ως εξής:

• Χρήση του Εργαλείου επιδιόρθωσης εισερχομένων (scanpst.exe)
• Χρήση εργαλείων αποκατάστασης τρίτων κατασκευαστών

Παρακαλώ δες τον πλήρη οδηγό μας στις παραπάνω μεθόδους, καθώς και σε άλλες μεθόδους επισκευής.

13. Βέλτιστες πρακτικές για την αρχειοθέτηση email

13.1 Ποια email πρέπει να αρχειοθετηθούν

Ορισμένοι τύποι email θα πρέπει να αρχειοθετούνται αντί να διαγράφονται για να διατηρούνται σημαντικά αρχεία:

• Οικονομικά αρχεία: Αρχειοθετήστε email που περιέχουν τραπεζικές κινήσεις, λογαριασμούς, τιμολόγια, αποδείξεις και πληροφορίες σχετικές με τη φορολογία για μελλοντική αναφορά και για σκοπούς προϋπολογισμού.
• Συνομιλίες Εργασίας: Κρατήστε σημαντικές συζητήσεις, αποφάσεις, λεπτομέρειες έργου και έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία για αναφορά ή αξιολογήσεις απόδοσης.
• Αποδείξεις και Επιβεβαιώσεις: Αποθηκεύστε επιβεβαιώσεις αγορών, κρατήσεις, συνδρομές υπηρεσιών και αποδείξεις παραγγελιών σε περίπτωση που προκύψουν προβλήματα.
• Νόμιμα έγγραφα: Αρχειοθετήστε ηλεκτρονικά μηνύματα που περιέχουν συμβόλαια, συμφωνίες, νομικές επικοινωνίες ή οποιαδήποτε αλληλογραφία που χρησιμεύει ως νομικά αρχεία.
• Αρχεία Έργου: Διατηρήστε τα email που σχετίζονται με τρέχοντα ή ολοκληρωμένα έργα, συμπεριλαμβανομένων συζητήσεων, προσχεδίων, σχολίων και προτάσεων για μελλοντική αναφορά.
• Προσωπικά Ορόσημα: Κρατήστε τα email σας να σηματοδοτούν σημαντικά γεγονότα της ζωής σας, όπως προσφορές εργασίας, επιστολές αποδοχής και επιτεύγματα σταδιοδρομίας, για συναισθηματική αξία.
• Ταξιδιωτικά έγγραφα: Αρχειοθετήστε εισιτήρια, κρατήσεις ξενοδοχείων και ταξιδιωτικό δρομολόγιοrarπου μπορούν να χρησιμεύσουν ως νόμιμα αρχεία του ιστορικού ταξιδιών σας.

13.2 Οδηγός Απόφασης Αρχειοθέτησης έναντι Διαγραφής

Όταν αποφασίζετε αν θα αρχειοθετήσετε ή θα διαγράψετε ένα email, λάβετε υπόψη τη μελλοντική του αξία. Αρχειοθετήστε μηνύματα που μπορεί να χρειαστείτε αργότερα για αναφορά, συμμόρφωση ή τήρηση αρχείων. Διαγράψτε email που είναι άσχετα ή δεν χρειάζονται πλέον, όπως παρωχημένα ενημερωτικά δελτία, ανεπιθύμητα μηνύματα ή μηνύματα tempo.rarειδοποιήσεις y. Εάν δεν είστε σίγουροι, αρχειοθετήστε το – μπορείτε πάντα να το διαγράψετε αργότερα, αλλά δεν μπορείτε να ανακτήσετε τα οριστικά διαγραμμένα email.

13.3 Τακτική Συντήρηση Αρχείου

Διατηρείτε το αρχείο σας τακτικά, ελέγχοντας περιοδικά τα αρχειοθετημένα στοιχεία και διαγράφοντας αυτά που δεν χρειάζεστε πλέον. Αυτό αποτρέπει το αρχείο σας από το να γίνει τόσο γεμάτο όσο τα εισερχόμενά σας και διατηρεί τα μεγέθη των αρχείων διαχειρίσιμα. Προγραμματίστε τριμηνιαίες ή ετήσιες αξιολογήσεις του αρχείου σας για να βεβαιωθείτε ότι περιέχει μόνο πολύτιμες πληροφορίες.

13.4 Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων αρχειοθέτησης

Προστατέψτε τα αρχειοθετημένα email σας δημιουργώντας αντίγραφα ασφαλείας:

• Τοπικά αντίγραφα ασφαλείας: Αντιγράψτε το αρχείο PST σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή μονάδα USB. Αποθηκεύστε το αντίγραφο ασφαλείας σε ασφαλή τοποθεσία, ξεχωριστά από τον υπολογιστή σας.
• Αντίγραφα ασφαλείας χώρου αποθήκευσης στο cloud: Ανεβάστε το αρχείο PST αρχειοθέτησής σας σε υπηρεσίες αποθήκευσης cloud όπως το OneDrive, το Dropbox ή το Google Drive για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εκτός ιστότοπου και προστασία από βλάβες υλικού.

Να θυμάστε ότι τα αρχεία αρχειοθέτησης δεν είναι το ίδιο με τα αντίγραφα ασφαλείας. Να διατηρείτε πάντα ξεχωριστά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου PST.

13.5 Βέλτιστη συχνότητα αυτόματης αρχειοθέτησης

Ρυθμίστε το AutoArchive να εκτελείται αρκετά συχνά ώστε να αποτρέπονται οι μεγάλες συσσωρεύσεις, αλλά όχι τόσο συχνά που να επηρεάζουν την απόδοση. Για most Για χρήστες, η εκτέλεση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε 14 ημέρες λειτουργεί καλά. Εάν λαμβάνετε μεγάλο όγκο email καθημερινά, σκεφτείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται εβδομαδιαίως. Η αρχειοθέτηση μικρότερων παρτίδων πιο συχνά είναι καλύτερη από την επεξεργασία χιλιάδων στοιχείων ταυτόχρονα, κάτι που μπορεί να επιβραδύνει τον υπολογιστή σας.

14. Σημαντικά στοιχεία σχετικά με το αρχείο Outlook

14.1 Μορφή αρχείου PST

Η μορφή αρχείου PST (Personal Store) είναι ο τύπος αρχείου δεδομένων του Outlook που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση email, στοιχείων ημερολογίου, επαφών και άλλων δεδομένων του Outlook τοπικά στον υπολογιστή σας. Τα αρχεία PST μπορούν να ανοιχτούν στο Outlook και να μετακινηθούν μεταξύ υπολογιστών. Βρίσκονται ξεχωριστά από το γραμματοκιβώτιό σας και αποθηκεύονται σε μια τοποθεσία που καθορίζετε, συνήθως στο C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Αρχειοθέτηση έναντι Εξαγωγής

Η αρχειοθέτηση και η εξαγωγή είναι διαφορετικές διαδικασίες. Η αρχειοθέτηση μετακινεί στοιχεία από την αρχική τους θέση σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης, αφαιρώντας τα από το κύριο αρχείο PST και ελευθερώνοντας χώρο. Η εξαγωγή δημιουργεί ένα αντίγραφο των επιλεγμένων στοιχείων, αλλά δεν τα αφαιρεί από την αρχική τους θέση ούτε μειώνει το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου. Χρησιμοποιήστε την αρχειοθέτηση για να διαχειριστείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου και την εξαγωγή για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

14.3 Αρχειοθέτηση έναντι αντιγράφων ασφαλείας

Ένα αρχείο αρχειοθέτησης δεν είναι το ίδιο με ένα αντίγραφο ασφαλείας. Τα αρχεία προορίζονται για τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση παλιών στοιχείων στα οποία δεν χρειάζεστε τακτική πρόσβαση. Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι διπλότυπα αντίγραφα δεδομένων που αποθηκεύονται ξεχωριστά για αποκατάσταση από καταστροφή. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχειοθετημένων email σας, δημιουργήστε ένα αντίγραφο του αρχείου PST και αποθηκεύστε το σε μια ασφαλή τοποθεσία, όπως το OneDrive, το Dropbox ή μια εξωτερική μονάδα δίσκου.

Δείτε τον ολοκληρωμένο οδηγό μας σχετικά με πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email του Outlook.

14.4 Οι επαφές δεν αρχειοθετούνται αυτόματα

Το Outlook δεν αρχειοθετεί αυτόματα τις επαφές από προεπιλογή. Ενώ η Αυτόματη Αρχειοθέτηση επεξεργάζεται φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολόγια, εργασίες, σημειώσεις και ημερολόγια, ο φάκελος Επαφές εξαιρείται. Ωστόσο, μπορείτε να αρχειοθετήσετε χειροκίνητα τον φάκελο Επαφές χρησιμοποιώντας το εργαλείο Εκκαθάριση παλιών στοιχείων, εάν χρειάζεται.

15. Συχνές Ερωτήσεις

Ε: Πώς μπορώ να αρχειοθετήσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Α: Για να αρχειοθετήσετε email στο Outlook, επιλέξτε το email ή τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Αρχειοθέτηση στη γραμμή εργαλείων. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Αρχειοθέτηση από το μενού περιβάλλοντος, να πατήσετε το πλήκτρο Backspace ή να σύρετε email στον φάκελο Αρχειοθέτησης. Για αυτόματη αρχειοθέτηση, ρυθμίστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση ή χρησιμοποιήστε κανόνες για να αρχειοθετήσετε email από συγκεκριμένους αποστολείς.

Ε: Πώς μπορώ να αρχειοθετήσω χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Α: Για να αρχειοθετήσετε μεγάλους όγκους email, χρησιμοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για να προγραμματίσετε τακτική αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων ή χρησιμοποιήστε το εργαλείο Εκκαθάριση Παλαιών Στοιχείων για να αρχειοθετήσετε χειροκίνητα email παλαιότερα από μια καθορισμένη ημερομηνία. Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε email σε ένα αρχείο PST μεταβαίνοντας στο Αρχείο -> Άνοιγμα & Εξαγωγή -> Εισαγωγή/Εξαγωγή -> Εξαγωγή σε αρχείο και επιλέγοντας Αρχείο Δεδομένων Outlook (.pst). Αυτές οι μέθοδοι διαχειρίζονται αποτελεσματικά τα μαζικά μηνύματα χωρίς να απαιτούν χειροκίνητη ταξινόμηση.

Ε: Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απελευθερώνει χώρο στο Outlook;

Α: Εξαρτάται από τη μέθοδο αρχειοθέτησης. Εάν χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αρχειοθέτηση, τα αρχειοθετημένα email μετακινούνται στον ενσωματωμένο φάκελο Αρχειοθέτησης, ο οποίος εξακολουθεί να βρίσκεται στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας, επομένως δεν θα ελευθερωθεί χώρος. Ωστόσο, η χρήση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης ή του εργαλείου Εκκαθάριση Παλιών Στοιχείων για τη μετακίνηση email σε ξεχωριστό αρχείο αρχειοθέτησης ελευθερώνει τον χώρο αποθήκευσης του κύριου γραμματοκιβωτίου. Η Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση ελευθερώνει επίσης χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας μετακινώντας email σε ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο από την πλευρά του διακομιστή.

Ε: Πώς μπορώ να βρω τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Α: Για να βρείτε αρχειοθετημένα email, μεταβείτε στον φάκελο "Αρχείο" στη λίστα φακέλων σας ή στο γραμματοκιβώτιο "Αρχεία" εάν χρησιμοποιείτε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος του Outlook για να αναζητήσετε συγκεκριμένα email κατά αποστολέα, θέμα, ημερομηνία ή λέξεις-κλειδιά. Από προεπιλογή, το Outlook αναζητά σε όλους τους φακέλους, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων στοιχείων. Για να περιορίσετε την αναζήτηση μόνο σε αρχειοθετημένα email, επιλέξτε τον φάκελο "Αρχείο" πριν από την αναζήτηση.

Ε: Είναι καλύτερο να αρχειοθετώ ή να διαγράφω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Α: Αρχειοθετήστε τα email που μπορεί να χρειαστείτε αργότερα για αναφορά, συμμόρφωση ή τήρηση αρχείων. Διαγράψτε τα email που είναι άσχετα ή δεν χρειάζονται πλέον. Εάν υπάρχει πιθανότητα να χρειαστεί να αναφέρετε ένα email στο μέλλον, αρχειοθετήστε το αντί να το διαγράψετε. Τα αρχειοθετημένα email παραμένουν αναζητήσιμα και μπορούν να αποκατασταθούν ανά πάσα στιγμή, ενώ τα διαγραμμένα email τελικά εξαφανίζονται μόνιμα.

Ε: Μπορώ να αρχειοθετήσω αυτόματα τα email στο Outlook;

Α: Ναι, η Αυτόματη Αρχειοθέτηση σάς επιτρέπει να ορίζετε χρονοδιαγράμματα για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ηλικία, τον φάκελο ή άλλα κριτήρια. Αυτό διατηρεί τα εισερχόμενά σας οργανωμένα χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη παρέμβαση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κανόνες του Outlook για να μετακινείτε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις στον φάκελο Αρχειοθέτησης. Σημειώστε ότι η Αυτόματη Αρχειοθέτηση είναι διαθέσιμη μόνο στο Κλασικό Outlook, όχι στο Νέο Outlook ή στην έκδοση web.

Ε: Θα επηρεάσει η αρχειοθέτηση τα αποτελέσματα αναζήτησης μέσω email;

Α: Όχι, τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν αναζητήσιμα στο Outlook. Από προεπιλογή, όταν κάνετε αναζήτηση στο Outlook, γίνεται αναζήτηση σε όλους τους φακέλους στο γραμματοκιβώτιό σας, συμπεριλαμβανομένου του φακέλου "Αρχειοθέτηση" και του γραμματοκιβωτίου "Αρχειοθετήσεις". Μπορείτε να βρείτε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξίσου εύκολα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας.

Ε: Πώς να αλλάξετε το tarλήψη τοποθεσίας αρχείου;

Α: Για λογαριασμούς Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ή Outlook.com, δεν μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία του ενσωματωμένου φακέλου Αρχειοθέτησης – είναι ένας προεπιλεγμένος φάκελος συστήματος που δεν μπορεί να μετονομαστεί, να μετακινηθεί ή να διαγραφεί. Για λογαριασμούς POP και IMAP, μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία του φακέλου Αρχειοθέτησης επιλέγοντας Αρχείο -> Ρυθμίσεις γραμματοκιβωτίου -> Εργαλεία -> Ορισμός φακέλου αρχειοθέτησης. Όταν χρησιμοποιείτε Αυτόματη Αρχειοθέτηση ή Εκκαθάριση παλιών στοιχείων, μπορείτε να καθορίσετε πού αποθηκεύεται το αρχείο αρχειοθέτησης PST κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναζήτηση στις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης.

Ε: Ποια είναι η σχέση μεταξύ του AutoArchive και του Exchange Server Online Archive;

Α: Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση είναι μια παλαιότερη λειτουργία του Outlook που μετακινεί αυτόματα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα τοπικό αρχείο PST. Αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα καταργούνται από τον διακομιστή και είναι πιο δύσκολο να βρεθούν μέσω αναζήτησης. Εάν ο σκληρός δίσκος που περιέχει το αρχείο PST της Αυτόματης Αρχειοθέτησης καταστεί άχρηστος, αυτά τα μηνύματα θα αφαιρεθούν.ostΤο Exchange Server Online Archive είναι μια αντικατάσταση εταιρικού επιπέδου για το AutoArchive που αποθηκεύει αρχειοθετημένα email στον διακομιστή, διατηρώντας τα προσβάσιμα από οποιαδήποτε συσκευή. Το AutoArchive μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμα και αν δεν έχετε το Exchange Server Online Archive και το τμήμα IT σας δεν έχει απενεργοποιήσει τη λειτουργία.

Ε: Τι γίνεται αν το αρχείο PST AutoArchive μου καταστραφεί ή δεν ανοίγει;

Α: Εάν το αρχείο PST AutoArchive είναι κατεστραμμένο και το Outlook δεν μπορεί να το ανοίξει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εξειδικευμένο Εργαλείο επισκευής του Outlook PST για να ανακτήσετε τα αρχειοθετημένα email και άλλα δεδομένα σας. Πριν επιχειρήσετε την ανάκτηση, δημιουργείτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας του κατεστραμμένου αρχείου αρχειοθέτησης. Για να αποτρέψετε μελλοντικά προβλήματα, επαληθεύετε τακτικά ότι τα αρχεία αρχειοθέτησής σας μπορούν να ανοιχτούν και, εάν είναι δυνατόν, εξετάστε το ενδεχόμενο μετακίνησης σημαντικών αρχείων στο Exchange Server Online Archive.

Ε: Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω την αρχειοθέτηση με το πλήκτρο Backspace;

Α: Για να αποτρέψετε την αρχειοθέτηση στοιχείων από το κλειδί Backspace, πρέπει να προσθέσετε μια καταχώρηση μητρώου. Μεταβείτε στο HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (ή στη διαδρομή OCT), δημιουργήστε μια τιμή DWORD με το όνομα DisableOneClickArchive και ορίστε την σε 1. Αυτή η επιδιόρθωση μητρώου ισχύει για το Microsoft 365 του Outlook και δεν λειτουργεί με εκδόσεις που διαρκούν. Να δημιουργείτε πάντα αντίγραφο ασφαλείας του μητρώου σας πριν κάνετε αλλαγές.

Ε: Πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση επαναλαμβανόμενων στοιχείων ημερολογίου

Α: Μπορείτε να εξαιρέσετε αυτά τα στοιχεία με 3 μεθόδους:

1. Εξαιρέστε ολόκληρο τον φάκελο Ημερολόγιο.
2. Εξαίρεση ενός μεμονωμένου στοιχείου ημερολογίου.
3. Εξαίρεση πολλαπλών στοιχείων ημερολογίου.

Μπορείτε να λάβετε περισσότερες λεπτομέρειες στο αυτή την ενότητα.

16. Σύναψη

16.1 Σύγκριση μεθόδων αρχειοθέτησης

Η κατανόηση των διαφορών μεταξύ των μεθόδων αρχειοθέτησης σάς βοηθά να επιλέξετε την κατάλληλη προσέγγιση για τις ανάγκες σας:

Μέθοδος	Προορισμός αρχειοθέτησης	Διακομιστή-πελάτη	Νέο Outlook	Κλασικό Outlook	ιστός	Πότε να χρησιμοποιήσετε	Επίδραση στο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου
Χειροκίνητη αρχειοθέτηση (Κουμπί αρχειοθέτησης)	Ενσωματωμένος φάκελος αρχειοθέτησης	Λειτουργία από την πλευρά του πελάτη	Ναι	Ναι	Ναι	Γρήγορη οργάνωση εισερχομένων χωρίς μείωση του αποθηκευτικού χώρου	Καμία μείωση – τα email παραμένουν στο γραμματοκιβώτιο
Μη αυτόματη αρχειοθέτηση (Καθαρισμός)	Τοπικό αρχείο PST	Λειτουργία από την πλευρά του πελάτη	Οχι	Ναι	Οχι	Αρχειοθέτηση μίας φοράς για απελευθέρωση χώρου στο γραμματοκιβώτιο	Μειώνει σημαντικά το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου
Αυτόματο Αρχείο	Τοπικό αρχείο PST	Λειτουργία από την πλευρά του πελάτη	Οχι	Ναι	Οχι	Αυτόματη συνεχής διαχείριση γραμματοκιβωτίων	Μειώνει το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου με την πάροδο του χρόνου
Αρχείο Exchange Server Online	Ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο διακομιστή	Λειτουργία από την πλευρά του διακομιστή	Ναι	Ναι	Ναι	Εταιρικοί χρήστες με μεγάλα γραμματοκιβώτια	Μειώνει το μέγεθος του κύριου γραμματοκιβωτίου

Σημείωση: Για να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου, πρέπει να συμπιέστε το μετά την αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

16.2 Διατήρηση καθαρού γραμματοκιβωτίου εισερχομένων

Η αρχειοθέτηση είναι μόνο ένα μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης email. Αναπτύξτε μια συνεπή ρουτίνα για την επεξεργασία email, αρχειοθετήστε ή διαγράψτε email αμέσως μετά τον χειρισμό τους και ελέγχετε τακτικά το αρχείο σας για να αφαιρέσετε στοιχεία που δεν χρειάζεστε πλέον. Εφαρμόζοντας αυτές τις πρακτικές μαζί με τις κατάλληλες ρυθμίσεις αρχειοθέτησης, θα διατηρείτε ένα καθαρό και αποτελεσματικό γραμματοκιβώτιο εισερχομένων που σας βοηθά να παραμένετε παραγωγικοί και να εστιάζετε στα σημαντικά μηνύματα.

Αναφορές

• Επίσημο έγγραφο της Microsoft: Αρχειοθέτηση στοιχείων χειροκίνητα
• Επίσημο έγγραφο της Microsoft: Αρχειοθέτηση στο Outlook για Windows
• Επίσημο έγγραφο της Microsoft: Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων
• Επίσημο έγγραφο της Microsoft: Επεξήγηση των ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης
• Επίσημο έγγραφο της Microsoft: Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης για το Microsoft 365

---

Σχετικά με το Συγγραφέας

Xiu Xing είναι ένας έμπειρος επαγγελματίας πληροφορικής με πάνω από 8 χρόνια εμπειρίας σε συστήματα εταιρικού email και αντιμετώπιση προβλημάτων του Microsoft Office. Έχει βοηθήσει χιλιάδες χρήστες να επιλύσουν σύνθετα προβλήματα του Outlook σε ποικίλα εταιρικά περιβάλλοντα.

Ο Xiu ειδικεύεται σε μετεγκαταστάσεις συστημάτων email, ανάκτηση δεδομένων και βελτιστοποίηση λογισμικού παραγωγικότητας. Η πρακτική του εμπειρία περιλαμβάνει τη διαχείριση αναπτύξεων Exchange Server, την αντιμετώπιση προβλημάτων συνδεσιμότητας MAPI και την εφαρμογή ισχυρών στρατηγικών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για συστήματα email κρίσιμης σημασίας.

Μέσω της τεχνικής γραφής του, ο Xiu έχει δεσμευτεί να κάνει τις σύνθετες λύσεις πληροφορικής προσβάσιμες στους καθημερινούς χρήστες. Παρακολουθεί συνεχώς τις τελευταίες εξελίξεις στο Office 365 και το Exchange Online, καθώς και τις αναδυόμενες τεχνολογίες email. Όταν δεν λύνει μυστήρια σχετικά με το email, ο Xiu απολαμβάνει να μοιράζεται πρακτικές συμβουλές τεχνολογίας που βοηθούν τους ανθρώπους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με αυτόν τον οδηγό ή χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια με προβλήματα του Outlook; Ο Xiu είναι ευπρόσδεκτος. σχόλια και προτάσεις για τη βελτίωση αυτών των πόρων αντιμετώπισης προβλημάτων.