Jak efektivně přidávat poznámky k e-mailům aplikace Outlook prostřednictvím VBA a UserForm

Někdy můžete doufat, že ke svým e-mailům v Outlooku upravíte nebo přidáte poznámky. Tento článek vám představí efektivní způsob, jak této funkce dosáhnout.

Z "4 snadné metody pro vložení poznámky do zpráv aplikace Outlook“, Můžete se naučit vkládat poznámky do e-mailů pomocí nativních funkcí aplikace Outlook, například pomocí vlastních příznaků, psaní poznámky do předmětu nebo těla nebo připojování existujících položek poznámek k tomuto e-mailu. Přesto jsou všechny pouze řešením. Zde vás naučíme mnohem efektivnější metodu. Prostřednictvím něj budete moci přidávat poznámky k e-mailům a libovolně upravovat nebo mazat stávající poznámky.

Přidejte poznámky k e-mailům aplikace Outlook

1. Nejprve přejděte do editoru VBA stisknutím „Alt + F11“ v aplikaci Outlook.
2. Poté klikněte na „Vložit“> „UserForm“.
3. Dále v nové UserForm vytvořte textové pole jako na obrázku níže.
4. Poté změňte „Název“ textového pole na „txtNotes“, například snímek obrazovky.
5. Poté vytvořte ve formuláři dvě příkazová tlačítka.
6. Poté vyberte „CommandButton 1“. Změňte jeho „Název“ na „btnOK“ a změňte jeho „Titulek“ na „OK“.
7. Poté změňte „Název“ „CommandVutton 2“ na „btnCancel“ a „Titulek“ na „Zrušit“.
8. Dále vyberte celý UserForm a upravte jeho „Název“ na „frmAddNote“ a „Titulek“ na „Zadejte poznámku“.
9. Následně klikněte pravým tlačítkem na „fromAddNote“ a zvolte „Zobrazit kód“.
10. Na nové obrazovce do ní zkopírujte následující kód.

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
 
    objNote.Body = strNote
    objNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNote
    objMail.Save
    objNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

11. Později vložte kód VBA níže do nepoužívaného modulu.

Sub AddNote()
    frmAddNote.Show
End Sub

12. Nakonec přejděte na „Soubor“> „Možnosti“> „Přizpůsobit pás karet“ a přidejte toto makro na pás karet.
13. Nyní můžete vyzkoušet. Vyberte e-mail a klikněte na nové tlačítko „Přidat poznámku“ na pásu karet.
14. V rozbalovacím dialogovém okně můžete zadat svoji poznámku a kliknout na „OK“.
15. K vybranému e-mailu bude okamžitě přidána nová poznámka.

Upravit nebo odstranit existující poznámky pro e-maily aplikace Outlook

Někdy můžete chtít upravit nebo smazat všechny existující poznámky v e-mailu. Můžete postupovat podle následujících kroků.

1. Nejprve vytvořte další uživatelský formulář a pojmenujte jej jako „frmEditNote“ a upravte jeho titulek na „Upravit poznámku“.
2. Poté vložte do formuláře nové textové pole a změňte jeho „Název“ na „txtNotes“.
3. Dále přidejte dvě příkazová tlačítka - „OK“ a „Zrušit“.
4. Poté klikněte pravým tlačítkem na „frmEditNote“ a vyberte „Zobrazit kód“.
5. Na novou kódovou stránku „frmEditNote“ vložte následující kód.

Private Sub UserForm_Initialize()
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objTempNote As Outlook.NoteItem

    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    Set objMail = objAttachNote.Parent
 
    If Right(objAttachNote.FileName, 3) = "msg" Then
       strTempFolder = Environ("Temp")
       strFilePath = strTempFolder & "\" & objAttachNote.FileName
       objAttachNote.SaveAsFile strFilePath
    End If
 
    Set objTempNote = Session.OpenSharedItem(strFilePath)
    txtNotes.Text = objTempNote.Body

    objTempNote.Close olDiscard
End Sub

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objNewNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objNewNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    objAttachNote.Delete

    objNewNote.Body = strNote
    objNewNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNewNote
    objMail.Save
    objNewNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

6. Poté otevřete modul a zkopírujte do něj kód VBA.

Sub EditNote()
    frmEditNote.Show
End Sub

Sub DeleteNotes()
    Dim objSelectedAttachments As Outlook.AttachmentSelection
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim objMail As Outlook.MailItem
 
    Set objSelectedAttachments = Application.ActiveExplorer.AttachmentSelection
 
    For Each objAttachment In objSelectedAttachments
        If Right(objAttachment.FileName, 3) = "msg" Then
           objAttachment.Delete
        End If
    Next
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    objMail.Save
End Sub

7. Nakonec můžete na pás karet přidat makra „EditNote“ a „DeleteNotes“.
8. Nakonec po kliknutí na „OK“ a návratu do hlavního okna můžete zkusit poznámku upravit.

• Vyberte poznámku a klikněte na tlačítko „Upravit poznámku“.
• Poté se zobrazí nové dialogové okno, ve kterém můžete upravit vybranou poznámku.
• Po úpravách klikněte na „OK“. Poznámka bude aktualizována.

9. Můžete se také pokusit odstranit všechny poznámky.

• Vyberte poznámku, kterou chcete odstranit.
• Klikněte na tlačítko „Odstranit poznámky“ na pásu karet.
• Tato poznámka bude odstraněna najednou.

Zabraňte ztrátě dat v Outlooku

Hledáte mocné řešení blokování ztráty dat aplikace Outlook? Upřímně řečeno, pokud provádíte pravidelné zálohy dat aplikace Outlook, můžete snadno zabránit ztrátě dat PST. Například i když se PST poškodí, stále můžete snadno obnovit PST data ze zálohovaného souboru PST jako vánek.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertem na obnovu dat DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně obnovit sql a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com