在Outlook中完成特定任務後如何自動發送通知電子郵件

Outlook解決方案 2025 年 9 月 29 日
立即分享：

在Outlook中完成任務後，許多用戶可能希望發送通知電子郵件以通知某人，例如上級。 手動發送電子郵件將非常耗時。 本文將介紹一種自動發送此類電子郵件的快速方法。

從文章“在Outlook中將任務分配給其他人的4個快速步驟”，您可以知道，如果任務是由您的上級分配給您的，並且他們需要提前狀態報告（如下面的屏幕截圖所示），他們將能夠自動接收報告電子郵件。需要任務狀態報告

但是，如果僅由您自己創建任務，則當您將其標記為完成時，Outlook將永遠不會向任何人發送通知電子郵件。 在這種情況下，如果您想發送通知電子郵件來報告您的工作，則必須手動進行。 但是，使用以下VBA代碼，您可以讓Outlook自動完成它。

完成特定任務後自動發送通知電子郵件

  1. 首先，您應該啟動 Outlook 並切換到「開發人員」標籤。
  2. 然後找到並單擊“ Visual Basic”按鈕。 將出現一個新的“ Microsoft Visual Basic for Applications”窗口。
  3. 之後，雙擊“ ThisOutlookSession”項目以將其打開，然後將以下VBA代碼複製到其中。
Public WithEvents olItems As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub

Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
    Dim obApp As Outlook.Application
    Dim olMail As Outlook.MailItem
    Dim Recip As String
 
    'Replace "test" as per your needs
    If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
       'Replace with your desired contact
       Recip = "John Smith"
       If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
          Set obApp = Outlook.Application
          Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
          With olMail
               .To = Recip
               .Subject = "Complete: " & Item.Subject
               .Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
               .ReadReceiptRequested = True
               'To directly send it,use ".Send" instead
               .Display
          End With
       End If
    End If
End Sub

將VBA代碼複製到ThisOutlookSession中

  1. 隨後，繼續對該代碼進行簽名，並將宏設置更改為僅允許進行數字簽名的宏。
  2. 最後，您可以退出當前窗口並嘗試一下。
  • 將任務標記為完成時，您將收到一條消息，如下圖所示：確認發送報告
  • 當您單擊“是”按鈕時，將打開一條新消息，如下圖所示：通知電子郵件

請注意： 如果將“ .display”替換為“ .send”行，則此電子郵件將直接發送而不會顯示。

注意來自未知電子郵件地址的消息

您必須曾經收到過許多來自未知地址的電子郵件。 建議您注意此類電子郵件。 這是因為它們看上去無害，但包含惡意鏈接，附件或宏。 單擊或打開它們後，您的Outlook可能會被感染。 在這一點上，為了取回Outlook數據，您別無選擇，只能利用恆星 損壞的Outlook數據修復實用工具如 DataNumen Outlook Repair.

作者簡介：

Shirley Zhang是的數據恢復專家 DataNumen，Inc.是數據恢復技術的全球領導者，包括 修復SQL mdf問題 和Outlook修復軟件產品。 欲了解更多信息，請訪問 萬維網。datanumen.COM

立即分享：

評論被關閉。