Trong bài viết này chúng ta hiểu khái niệm về Hệ thống quản lý tài liệu, cùng với các mẹo tạo nó trong MS Access
Các yêu cầu chính để công ty hoạt động trơn tru bao gồm việc quản lý hiệu quả tất cả tài sản và nguồn lực. Khi xử lý dữ liệu, chúng tôi không chỉ yêu cầu quản lý mà còn yêu cầu Quản lý tài liệu hiệu quả. Điều này tương tự như khái niệm về Hệ thống quản lý nội dung và là một phần của Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp. DMS liên quan đến các hệ thống quản lý tòa nhà có thể được sử dụng để quản lý hiệu quả các tài liệu kỹ thuật số theo cách không chỉ giảm bớt quá trình lưu trữ mà còn giảm nhu cầu về giấy. Hệ thống được tạo cũng có thể cho phép theo dõi hiệu quả tất cả các thay đổi được thực hiện.
Sử dụng MS Access để có DMS hiệu quả
Sẽ không thể tạo một DMS hiệu quả nếu bạn không sử dụng đúng ứng dụng cho mục đích tương tự. MS Access cung cấp cho người dùng cơ sở dữ liệu có thể hoạt động như các mẫu để xây dựng DMS theo lựa chọn của bạn, có thể được sử dụng để thực hiện tất cả các tác vụ quan trọng là chỉnh sửa và xem ngoài việc chỉ lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.
Những cơ sở dữ liệu này đi kèm với một số tính năng giúp người dùng cực kỳ dễ sử dụng. Dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu Access của bạn có thể được nhập vào các mẫu này với sự trợ giúp của chức năng 'Phân loại'. Để chia sẻ DMS giữa một số người dùng có mặt trên mạng, bạn có thể sử dụng chức năng 'Chia tách'. Do đó cho phép người dùng làm việc và đồng thời chia sẻ tài liệu.
Dưới đây là năm mẹo quan trọng sẽ giúp bạn tạo DMS hiệu quả.
Khi cố gắng tạo một DMS hiệu quả, có một số mẹo nhất định mà chúng ta luôn cần ghi nhớ, 5 trong số đó được đưa ra dưới đây.
- Có đủ siêu dữ liệu – Đảm bảo rằng DMS có thể truy cập siêu dữ liệu của tất cả các tài liệu mà nó được cho là quản lý. Đôi khi DMS sẽ tự động trích xuất siêu dữ liệu từ tài liệu và đôi khi bạn có thể phải cung cấp siêu dữ liệu theo cách thủ công.
- Đảm bảo tích hợp tài liệu đúng cách – DMS được cho là sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập liền mạch vào các ứng dụng liên quan để bạn có thể truy xuất tài liệu từ kho lưu trữ hệ thống. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng DMS bạn tạo được tích hợp tốt với các ứng dụng chính.
- Chụp ảnh tài liệu – DMS tận dụng hình ảnh của tài liệu được chụp bằng các thiết bị đính kèm như máy scan, máy in đa chức năng, v.v. Hãy chắc chắn rằng những hình ảnh này được chụp tốt.
- Lập chỉ mục thích hợp – Bạn sẽ không thể truy xuất các tài liệu cần thiết nếu chỉ mục của DMS không được tạo đúng cách. Đảm bảo rằng tất cả các đối tượng chính đều là một phần của chỉ mục và nó toàn diện và không phức tạp.
- Duy trì bảo mật tài liệu – Một trong những điều quan trọng bạn không bao giờ nên coi thường bao gồm tính bảo mật của DMS. Đảm bảo rằng tất cả các cơ chế bảo mật quan trọng đều được áp dụng và chỉ những người quan trọng mới có quyền truy cập vào hệ thống. Đây là một trong những mẹo mà nếu không thực hiện đúng có thể khiến toàn bộ công sức bỏ ra trở nên lãng phí. Ngoài ra, hãy chú ý đảm bảo an toàn cho dữ liệu được lưu trữ trong ứng dụng Access bằng cách đầu tư vào một truy cập sửa chữa công cụ.
Giới thiệu tác giả:
Vivian Stevens là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm phục hồi excel. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm