Chắc chắn có quá nhiều email được lưu trữ trong Outlook sẽ khiến Outlook hoạt động chậm chạp. Do đó, nên xóa các email cũ. Bài viết này sẽ giới thiệu 2 phương pháp để nhanh chóng xóa tất cả các email cũ hơn một khoảng thời gian cụ thể.
Để cải thiện hiệu suất của Outlook và ngăn tệp Outlook quá khổ, tôi sẽ xóa các mục cũ theo định kỳ, chẳng hạn như email cũ, nhiệm vụ, cuộc hẹn. Sau đây là 2 cách tiếp cận nhanh nhất và tiện dụng nhất.
Phương pháp 1: Xóa bằng Outlook Auto-Archive
- Để bắt đầu, hãy khởi chạy ứng dụng Outlook và trong khung “Thư”, chọn thư mục thư có email cũ hơn một khoảng thời gian cụ thể mà bạn muốn xóa.
- Sau đó nhấp chuột phải vào thư mục và chọn “Properties” từ menu ngữ cảnh của nó.
- Tiếp theo một hộp thoại mới của “ Properties” sẽ bật lên. Trong đó, bạn nên chuyển sang tab “Tự động lưu trữ”. Sau đó, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Nếu bạn đã bật tùy chọn “Lưu trữ các mục trong thư mục này bằng tùy chọn cài đặt mặc định”, bạn nên nhấp vào nút “Cài đặt lưu trữ mặc định”. Và sau đó, trong hộp thoại “Tự động lưu trữ” mới, bạn có thể chỉ định khoảng thời gian trong “Dọn sạch các mục cũ hơn”. Bên cạnh đó, hãy nhớ kiểm tra “Xóa vĩnh viễn các mục cũ”.
- Nếu bạn đã bật “Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này”, bạn có thể trực tiếp thay đổi khoảng thời gian cũ hơn trong màn hình hiện tại và chọn tính năng “Xóa vĩnh viễn các mục cũ”.
- Cuối cùng bấm vài OK cho đến khi tất cả các mục được đóng lại. Các email cũ hơn khoảng thời gian cụ thể sẽ bị xóa ngay lập tức.
Phương pháp 2: Xóa bằng Trợ giúp của Thư mục Tìm kiếm
- Ngay từ đầu, hãy nhấp chuột phải vào “Tìm kiếm thư mục” trong ngăn điều hướng của Thư.
- Sau đó, từ menu chuột phải của nó, hãy chọn “Thư mục tìm kiếm mới”.
- Tiếp theo, trong hộp thoại mới xuất hiện, bạn nên tìm và chọn “Thư cũ” từ danh sách thư mục tìm kiếm được tạo sẵn.
- Sau đó, nhấp vào nút "Chọn". Một hộp thoại nhỏ mới khác sẽ hiển thị, trong đó bạn có thể chỉ định khoảng thời gian cũ hơn.
- Nhấp vào một loạt “OK” để đóng tất cả các hộp thoại.
- Bây giờ hãy chuyển sang thư mục tìm kiếm mới được tạo trong ngăn điều hướng. Mở thư mục và bạn sẽ thấy rằng tất cả các email trong thời gian đã chỉ định đều được liệt kê ở đây. Bạn nên chọn tất cả chúng bằng cách nhấn “Ctrl + A”. Và cuối cùng, nhấp vào nút phím "Xóa" để xóa chúng theo đợt.
Giữ tệp Outlook ở kích thước nhỏ
Thành thật mà nói, xóa các mục cũ, bao gồm email, mục lịch, v.v., là một thói quen tốt, có thể giữ cho hộp thư, tệp PST của bạn ở kích thước nhỏ. Được biết, tệp PST quá khổ có nhiều khả năng bị hỏng hơn. Tất nhiên, nếu không may, tệp PST bị xâm phạm, bạn có thể gọi một người quản lý PST sửa chữa công cụ, như DataNumen Outlook Repair. Nó có thể đến để giải cứu bạn và giảm thiểu tham nhũng trong tệp PST của bạn.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm