Artikeln förklarar varför användarna bör undvika att använda cberäknade fält i databasen och istället använda frågor.
MS Access låter sina användare skapa beräknade kolumner (fälttyp) i tabelldesignen för att utföra olika beräkningar, men oftare bryter det reglerna för normalisering. Det rekommenderas därför att använda frågor istället för beräknade fält. Denna artikel kommer att utarbeta denna punkt i detalj.
Beräknade fält i MS Access
Beräknade fält är en integrerad del av kalkylarket och är utformade för att hjälpa användare att utveckla applikationer effektivt. Men enligt normaliseringsregeln rekommenderas det inte att lagra värden som är beroende av andra fält för att undvika förvirring och oegentlighet. Beräknade fält, trots att de är praktiska och enkla att använda, bör undvikas eftersom de inte kan ringa användardefinierade funktioner eftersom de bara är programmerade för att köra de inbyggda funktionerna. Åtkomst tillåter inte beräknade fält att inkludera fält från olika tabeller eller frågor. Användare måste också ange alla andra parametrar för att undvika fel. Det är också värt att överväga att resultaten från beräknade fält bara beräknas när de genereras vid körning, dvs. vid tidpunkten för körning av en fråga eller en rapport baserad på en fråga.
Det bör noteras att Access-versioner före MS Access 2010 inte skulle kunna fungera i tabellerna och därmed begränsa dess användning. Tillförlitligheten hos beräknade fält är jämförelsevis låg eftersom resultaten knappast uppdateras korrekt när uttrycket ändras efter att data har matats in i tabellen. Dessa är de främsta anledningarna till att undvika beräknade fält.
Frågor
Frågor är ett bättre alternativ till beräknade fält eftersom de inte lagrar värdet i en tabell. Frågor är användbara för att automatisera datahanteringsuppgifter och revidera ändringar. Frågor kan skapas med Query Wizard eller i Deign-vyn.
Låt oss ta ett exempel på två fält, Kvantitet och Enhetskostnad, där användaren behöver uttrycket Kvantitet * Enhetskostnad till ett annat fält, 'Belopp'. Så istället för att använda Beräkna-fält bör användaren skapa en fråga baserad på tabellen. De kan skriva uttrycket i fältraden i frågedesignen, och det kan skrivas som följande
Amount: [Quantity] * [UnitCost]
Det kommer att skapa ett annat fält som heter Belopp, vilket skulle vara enklare och mer effektivt. Formulär och rapporter baserade på denna fråga behandlar de beräknade fälten som alla andra poster.
Lagra ett beräknat resultat
Det finns också några fall där användare känner behov av att lagra ett annat värde och några flexibla regler. Det kan dock göras med hjälp av After Update-händelsen som gör att användarna kan åsidosätta beräkningen och ange olika värde enligt deras önskemål.
I MS Access 2010-versionen kan man välja Beräknad datatyp som visar uttrycket. Användare kan skriva det uttrycket (säg [Kvantitet] * [Enhetspris]), och Access gör beräkningarna varje gång en användare registrerar posten. Problemet med funktionen är att det finns begränsade uttryck och därmed begränsar användarna att använda det för verkliga ändamål.
Som Access-användare bör du alltid vara beredd att hantera incidenter av datakorruption. Om du stöter på ett sådant scenario, tveka inte att ringa in ett kraftfullt verktyg som DataNumen Access Repair till fixa mdb filer.
Författarintroduktion:
Vivian Stevens är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera kvm och Excel-programvara för återställningsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com