Hur du får en varning när du skickar e-post till personer utanför ditt företag

Om ditt företag har en exakt policy att du inte ska skicka e-post till personer utanför ditt företag kan du använda det sätt som presenteras i den här artikeln. Det lär dig hur du använder VBA för att få en varning om ett e-postmeddelande skickas till utanför ditt företag.

Ibland, för att skydda datasäkerheten, kan ditt företag kräva att du endast ska skicka e-postmeddelanden till personerna i ditt företag när du använder företagets e-postkonto. Med andra ord får du inte skicka e-post till personer utanför företaget, nämligen e-postadresser i externa domäner. Men ibland kanske du är lite glömsk. I det här fallet kanske du önskar att Outlook automatiskt kan varna dig när du skickar e-post till externt företag. Här kommer vi att fokusera på denna fråga och vägleda dig hur du uppnår det via Outlook VBA.

Få en varning när du skickar e-post till personer utanför ditt företag

1. Först och främst, starta ditt Outlook-program.
2. Tryck sedan på ”Alt + F11” genvägar.
3. Därefter får du tillgång till Outlook VBA-redigeringsfönstret.
4. Öppna sedan projektet “ThisOutlookSession”.
5. Kopiera och klistra sedan in följande VBA-koder i detta projektfönster.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Därefter bör du skriva under den här koden.
7. Ändra senare dina Outlook-makroinställningar för att tillåta de signerade makron.
8. Slutligen, från och med nu, varje gång du tänker skicka e-post till e-postadresserna som inte finns i ditt företagsdomän, kommer du att få en varning som följande skärmdump:

Fortsätt stänga din Outlook korrekt

Outlook tenderar att krascha om du ofta stänger Outlook felaktigt, till exempel att tvinga den att stängas på grund av plötsliga strömavbrott. Varje gång din Outlook kraschar kommer din PST-fil att drabbas också. När din PST-fil komprometteras kommer du att spendera mycket mer ansträngningar för att få tillbaka skadade Outlook uppgifter än dagligt skydd. I så fall kommer scanpst.exe inte vara till stor hjälp. Du har inget annat val än att återgå till ett mer kraftfullt verktyg, till exempel DataNumen Outlook Repair.

Författarintroduktion:

Shirley Zhang är expert på dataåterställning DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive SQL Server fast och Outlook-programvara för reparationsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com