Hur man automatiskt räknar deltagarna innan du skickar en mötesinbjudan i din Outlook

Denna artikel lär dig hur du använder Outlook VBA för att automatiskt få ett antal deltagare innan du skickar ut en mötesinbjudan. 

I likhet med att räkna mottagarna innan man skickar ett e-postmeddelande, vill vissa användare också räkna deltagarna innan de skickar en mötesinbjudan. Som vanligt syftar detta till att uppskatta den totala kostnaden för det föreslagna mötet och sedan bestämma om en sådan mötesinbjudan ska skickas till deltagarna. Eftersom Outlook tillåter användare att ange deltagare efter behov eller valfritt, vill vissa dessutom räkna deltagare i olika typer. Och det kunde inte vara bättre om mötesresurser och varaktighet kunde inkluderas. Även om Outlook inte har någon sådan direkt funktion, kan du fortfarande använda VBA-kod för att förverkliga det.

Räkna automatiskt deltagarna innan du skickar en mötesinbjudan

1. Till att börja med, starta ditt Outlook-program.
2. Tryck sedan på “Alt + F11” -tangenterna i huvudfönstret i Outlook.
3. Därefter kommer du in i Outlook VBA-redigeraren framgångsrikt. Nu måste du hitta och öppna “ThisOutlookSession” -projektet.
4. Kopiera sedan och klistra in följande VBA-koder i detta projekt.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Därefter måste du underteckna den här koden.
6. Senare se till att din Outlook tillåter de digitalt signerade makron.
7. Från och med nu, varje gång du klickar på knappen "Skicka" i mötesinbjudningar, får du ett meddelande som visar antalet deltagare, resurser och varaktighet, som följande bild:

Hantera frustrerande Outlook-korruption flexibelt

Kanske har du någonsin stött på Outlook-problem tidigare, som frysning, olika felmeddelanden och så vidare. Lyckligtvis kommer Outlook förinstallerat med ett reparationsverktyg för inkorg, kallat som Scanpst, som kan lösa små problem. Men om problemet är allvarligt måste du återgå till ett mer specialiserat verktyg, till exempel DataNumen Outlook Repair.

Författarintroduktion:

Shirley Zhang är expert på dataåterställning DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive korrupt mdf och Outlook-programvara för reparationsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com