V tomto článku rozumieme koncepcii systému správy dokumentov spolu s tipmi na jeho vytvorenie v programe MS Access
Medzi kľúčové požiadavky na plynulé fungovanie spoločnosti patrí efektívna správa všetkých aktív a zdrojov. Pri práci s údajmi nepotrebujeme iba správu, ale aj efektívnu správu dokumentov. Je to podobné ako koncept systému na správu obsahu a je súčasťou systémov na správu obsahu pre podniky. DMS zahŕňa budovanie systémov riadenia, ktoré možno použiť na efektívnu správu digitálnych dokumentov spôsobom, ktorý nielen uľahčí proces ukladania, ale aj zníži potrebu papiera. Vytvorený systém by mal byť schopný umožniť efektívne sledovanie všetkých vykonaných zmien.
Používanie MS Access pre efektívne DMS
Vytvorenie efektívneho systému DMS nebude možné, ak nepoužívate správnu aplikáciu na rovnaké účely. MS Access poskytuje svojim používateľom databázy, ktoré môžu slúžiť ako šablóny na vytváranie DMS podľa vášho výberu, ktoré možno použiť na vykonávanie všetkých dôležitých úloh úprav a prezerania okrem bezpečného ukladania údajov.
Tieto databázy majú niekoľko funkcií, vďaka ktorým je ich použitie pre používateľov nesmierne jednoduché. Existujúce údaje vo vašich databázach Accessu je možné importovať do týchto šablón pomocou funkcie „Klasifikácia“. Na zdieľanie DMS medzi niekoľkými používateľmi v sieti môžete využiť funkciu „Rozdelenie“. Používatelia tak môžu pracovať a súčasne zdieľať dokument.
Ďalej je uvedených päť zásadných tipov, ktoré vám pomôžu pri vytváraní efektívneho DMS.
Pri pokuse o vytvorenie efektívneho DMS existuje niekoľko tipov, na ktoré musíme mať vždy na pamäti, 5 z nich je uvedených nižšie.
- Mať dostatok metadát - Uistite sa, že DMS má prístup k metadátam všetkých dokumentov, ktoré má spravovať. Niekedy DMS automaticky extrahuje metadáta z dokumentu a niekedy ich budete musieť dodať manuálne.
- Zaistite správnu integráciu dokumentov - Systém DMS vám má poskytnúť plynulý prístup aj k súvisiacim aplikáciám, aby ste mohli načítať dokumenty zo systémového úložiska. Uistite sa preto, že DMS, ktorý vytvoríte, je dobre integrovaný do kľúčových aplikácií.
- Zachytávajte obrázky dokumentov - DMS využíva obrázky dokumentov, ktoré boli nasnímané pripojenými zariadeniami, ako sú skenery, multifunkčné tlačiarne a ďalšie. Uistite sa, že sú tieto obrázky dobre zachytené.
- Správne indexovanie - Ak nebude index DMS vytvorený správne, nebudete môcť získať požadované dokumenty. Skontrolujte, či sú všetky kľúčové objekty súčasťou indexu a či sú komplexné a nie komplexné.
- Udržiavajte bezpečnosť dokumentov - Medzi kľúčové veci, ktoré by ste nikdy nemali brať ako samozrejmosť, patrí bezpečnosť DMS. Zaistite, aby boli zavedené všetky kľúčové bezpečnostné mechanizmy a aby do systému mali prístup iba dôležití ľudia. Toto je jeden z tipov, ktorý, ak nebude správne implementovaný, môže spôsobiť, že celé úsilie vyjde nazmar. Pomysli tiež na zaistenie bezpečnosti údajov uložených v aplikácii Access investovaním do súboru Prístup k oprave nástroj.
Úvod autora:
Vivian Stevens je expertkou na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane zotavenie sql a vynikajúce softvérové produkty na obnovenie. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S