Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook: kompletny przewodnik [2026]

Archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Outlook to proces przenoszenia wiadomości z głównej skrzynki odbiorczej do wyznaczonego miejsca przechowywania, co pozwala zachować porządek i łatwość zarządzania skrzynką pocztową. W przeciwieństwie do usuwania wiadomości e-mail, archiwizacja pozwala zachować je do wykorzystania w przyszłości, jednocześnie porządkując aktywny obszar roboczy. W tym przewodniku pokażemy Ci, jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook różnymi metodami.

1.2 Dlaczego warto archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook?

Archiwizowanie wiadomości e-mail zapewnia szereg istotnych korzyści:

Utrzymuje organizację: Utrzymuje skrzynkę odbiorczą w czystości i pozwala skupić się na bieżących wiadomościach, bez trwałej utraty starszych wiadomości.
Poprawia wydajność: Zmniejsza bałagan w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu program Outlook działa szybciej i sprawniej.
Zachowuje ważne informacje: Umożliwia dostęp do wiadomości e-mail, które mogą być potrzebne w celach informacyjnych, w celu zapewnienia zgodności lub prowadzenia dokumentacji.
Zarządza pamięcią masową: W zależności od wybranej metody archiwizacji możesz zwolnić miejsce w skrzynce pocztowej i zmieścić się w limicie pojemności.
Ułatwia wyszukiwanie: Zarchiwizowane wiadomości e-mail można nadal przeszukiwać, co pozwala na ich odnalezienie w razie potrzeby.

2. Zrozumienie różnych metod archiwizacji w programie Outlook

Program Outlook oferuje cztery różne metody archiwizacji wiadomości e-mail. Każda z nich jest przeznaczona do innego celu i wymagań dotyczących pamięci masowej.

2.1 Ręczne archiwizowanie do folderu wbudowanego (przycisk Archiwizuj)

Przycisk Archiwizuj przenosi wiadomości e-mail do wbudowanego folderu Archiwum w skrzynce pocztowej. Zachowuje on wiadomości e-mail w głównej skrzynce pocztowej i idealnie nadaje się do porządkowania skrzynki odbiorczej bez konieczności oszczędzania miejsca. Zarchiwizowane wiadomości pozostają dostępne na wszystkich urządzeniach.

2.2 Ręczne archiwizowanie do pliku zewnętrznego (narzędzie do czyszczenia starych elementów)

Narzędzie „Czyszczenie starych elementów” przenosi wiadomości e-mail do osobnego pliku archiwum przechowywanego lokalnie na Twoim komputerze. Ta metoda faktycznie usuwa wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej, zwalniając miejsce na serwerze. To preferowana opcja, gdy chcesz zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej.

2.3 Archiwizacja automatyczna

Funkcja Autoarchiwizacji automatycznie przenosi starsze wiadomości e-mail do lokalnego pliku PST na podstawie konfigurowalnych ustawień i okresów ważności. Funkcja ta działa zgodnie z harmonogramem i zarządza rozmiarem skrzynki pocztowej bez ręcznej ingerencji, co czyni ją idealną dla użytkowników otrzymujących dużą liczbę wiadomości e-mail.

2.4 Archiwum online serwera Exchange (funkcja Enterprise)

Archiwum Online Exchange Server, nazywane również Archiwum na Miejscu, to rozwiązanie klasy korporacyjnej oparte na chmurze Microsoft 365, które działa jako osobna skrzynka pocztowa na serwerze. Administratorzy włączają i zarządzają tą funkcją, która zapewnia dodatkową przestrzeń dyskową, jednocześnie zapewniając dostęp do zarchiwizowanych wiadomości e-mail z dowolnego urządzenia. Po włączeniu Archiwum Online funkcja Autoarchiwizacji jest automatycznie wyłączana.

3. Ręczne archiwizowanie do wbudowanego folderu (przycisk Archiwizuj)

3.1 Archiwum w nowym programie Outlook

Aby zarchiwizować wiadomości e-mail za pomocą przycisku Archiwizuj w Nowym programie Outlook:

Wybierz wiadomość e-mail lub wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
Kliknij Archiwum Na pasku narzędzi.
Pojawi się komunikat potwierdzający. Możesz kliknąć odpiąć Jeśli potrzebne.

Uwaga: Nowy Outlook nie obsługuje funkcji autoarchiwizacji.

3.2 Archiwum w klasycznym programie Outlook

3.2.1 Przycisk Archiwum

Aby zarchiwizować wiadomości e-mail za pomocą przycisku Archiwizuj w klasycznej wersji programu Outlook:

Wybierz wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
Pod Strona główna sekcja, w Usunięcia grupa, kliknij Archiwum.
Program Outlook przeniesie wiadomości e-mail do folderu Archiwum.

Jeśli przez pomyłkę zarchiwizujesz wiadomość e-mail, przejdź do folderu Archiwum i przenieś wiadomość z powrotem do pierwotnego folderu.

3.2.2 Korzystanie ze skrótów klawiaturowych (klawisz Backspace)

Możesz szybko archiwizować wybrane wiadomości e-mail za pomocą klawiatury:

Wybierz wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
Naciśnij Backspace klawisz.
Wybrane wiadomości e-mail zostaną natychmiast zarchiwizowane.

Ważne: Jeśli otworzysz wiadomość e-mail w nowym oknie, musisz je zamknąć, a następnie wykonać powyższe kroki, aby ją zarchiwizować.

3.2.3 Jak wyłączyć archiwizację klawisza Backspace

Niektórzy użytkownicy wolą wyłączyć funkcję archiwizowania klawisza Backspace z następujących powodów:

Przypadkowa archiwizacja: Użytkownicy niezaznajomieni z tą funkcją mogą nacisnąć klawisz Backspace przez pomyłkę lub w innym celu, co może spowodować nieoczekiwane zniknięcie wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej.
Zamieszanie z klawiszem Delete: Klawisz Backspace znajduje się blisko klawisza Delete, ale jego niespójne działanie może być mylące.
Zasady organizacyjne: Niektóre organizacje wolą kontrolować metody archiwizacji i uniemożliwiać pracownikom korzystanie ze skrótów klawiaturowych.
Niekorzystanie z funkcji archiwum: Użytkownicy, którzy nie korzystają z folderu Archiwum, mogą uznać ten skrót za bezużyteczny.

Aby zapobiec archiwizowaniu elementów za pomocą klawisza Backspace, należy wykonać następujące czynności:

Zamknij program Outlook całkowicie.
Naciśnij przycisk Windows + R aby otworzyć okno dialogowe Uruchom.
Typ regedit i naciśnij Enter, aby otworzyć Edytor rejestru.
Przejdź do: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Kliknij prawym przyciskiem myszy w prawym okienku i wybierz Nowości -> DWORD (32-bit) Value.
Podaj nazwę wartości WyłączArchiwumJednoKliknięcia.
Kliknij dwukrotnie nową wartość i ustaw ją na 1.
Kliknij OK i zamknij Edytor rejestru.
Restar• Perspektywy.

Uwaga: Ta poprawka rejestru dotyczy pakietu Microsoft 365 programu Outlook i nie działa z wersjami bezterminowymi.

3.2.4 Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby zarchiwizować

Aby zarchiwizować za pomocą menu kontekstowego:

Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować.
Wybierz Archiwum z wyskakującego menu.
Wiadomości e-mail zostaną przeniesione do folderu Archiwum.

3.2.5 Przeciągnij i upuść do folderu archiwum

Do ręcznej kontroli archiwizacji:

Zlokalizuj Archiwum folder w panelu nawigacyjnym.
Kliknij i przytrzymaj wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować.
Przeciągnij go do folderu Archiwum i upuść.

3.3 Archiwizuj elementy według określonych kryteriów

Domyślnie funkcja Archiwum Outlooka umożliwia czyszczenie starych elementów tylko według daty. Jeśli chcesz zarchiwizować wszystkie elementy spełniające określone kryteria, wykonaj następujące czynności:

W Zaawansowane wyszukiwanie dialog, kliknij Paść się… aby wybrać folder, w którym chcesz znaleźć elementy.
Ustaw kryteria wyszukiwania.
Kliknij Znajdź teraz aby znaleźć wszystkie elementy spełniające kryteria.
Zaznacz wszystkie znalezione elementy.
Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane elementy i kliknij Przenieśći wybierz folder Archiwum jako tarotrzymać.
Wszystkie znalezione elementy zostaną przeniesione do folderu archiwum.

Przykład 1: Archiwizuj wszystkie wiadomości e-mail większe niż 10 KB:

W Zaawansowane wyszukiwanie dialog, kliknij Paść się… aby wybrać folder, w którym chcesz znaleźć elementy.
Kliknij Więcej wyborów .
Ustaw Rozmiar (kilobajty) do większa niż 10
Kliknij Znajdź teraz

Przykład 2: Archiwizuj wszystkie wygasłe wiadomości e-mail:

W Zaawansowane wyszukiwanie dialog, kliknij Paść się… aby wybrać folder, w którym chcesz znaleźć elementy.
Kliknij Zaawansowany .
In Zdefiniuj więcej kryteriów sekcja, wybierz Wygasa od Wszystkie pola poczty.
Ustaw warunek, taki jak Jutro.
Kliknij Dodaj do listy
Kliknij Znajdź teraz

Przykład 3: Archiwizuj wszystkie wiadomości e-mail z flagą ukończoną:

Przykład 4: Archiwizuj wszystkie wiadomości e-mail z określoną kategorią kolorów:

Przykład 5: Archiwizuj wszystkie wiadomości e-mail bez dalszych działań:

Flaga:

4. Ręczne archiwizowanie do pliku zewnętrznego (narzędzie do czyszczenia starych elementów)

4.1 Korzystanie z narzędzia „Czyszczenie starych elementów”

Aby ręcznie archiwizować wiadomości e-mail programu Outlook w pliku PST:

Kliknij Plik .
Kliknij Informacje, następnie kliknij Narzędzia.
Wybierz Oczyść stare przedmioty.
Archiwum pojawi się okno dialogowe.
Wybierz opcję Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery .
Wybierz folder, który chcesz zarchiwizować (np. Skrzynkę odbiorczą). Aby zarchiwizować wszystkie elementy, wybierz folder główny skrzynki pocztowej.
Pod Archiwizuj elementy starsze niż, wprowadź datę. Elementy starsze niż ta data zostaną zarchiwizowane.
Pod Plik archiwalny, zaakceptuj domyślną lokalizację lub kliknij Przeglądaj aby wybrać inną lokalizację i nazwę pliku.
Opcjonalnie zaznacz Uwzględnij elementy z zaznaczoną opcją „Nie archiwizuj automatycznie” jeśli chcesz zarchiwizować elementy wcześniej wyłączone z automatycznego archiwizowania.
Kliknij OK do stararchiwizacja.

Po zakończeniu, skrzynka Archiwum zostanie wyświetlona w lewym panelu, umożliwiając dostęp do zarchiwizowanych wiadomości e-mail.

4.2 Archiwizacja wielu folderów z różnymi okresami przechowywania.

Aby archiwizować elementy w różnych folderach z różnymi okresami przechowywania, zachowując je jednocześnie w tym samym pliku PST:

Otwórz okno dialogowe Archiwum (Plik -> Informacje -> Narzędzia -> Oczyść stare przedmioty).
Wybierz pierwszy folder (np. Skrzynkę odbiorczą) i ustaw datę na 6 miesięcy temu. Nie klikaj jeszcze OK.
Wybierz inny folder (np. Elementy wysłane) i ustaw inną datę (np. 1 rok temu). Nie klikaj jeszcze OK.
Kontynuuj wybieranie folderów i ustawianie różnych dat, jeśli to konieczne.
Upewnij się, że wszystkie foldery korzystają z tej samej ścieżki dostępu do pliku archiwum.
Kliknij OK po skonfigurowaniu wszystkich folderów.

5. Automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Outlook

5.1 Włączanie autoarchiwizacji

Aby włączyć i skonfigurować funkcję automatycznego archiwizowania w klasycznej wersji programu Outlook:

Kliknij Plik -> Opcje.
Wybierz opcję Zaawansowany .
Pod Archiwum automatyczne sekcja, kliknij Ustawienia autoarchiwizacji przycisk:
Sprawdź Uruchom autoarchiwizację co N dni pudełko.
Określ, jak często ma być uruchamiana funkcja Autoarchiwizacji (np. co 14 dni).
Skonfiguruj dodatkowe ustawienia, takie jak lokalizacja archiwum i okres przechowywania. Wyjaśnimy te ustawienia szczegółowo w następnej sekcji.
Kliknij OK aby zapisać swoje ustawienia.

Autoarchiwizacja będzie teraz uruchamiana automatycznie zgodnie ze skonfigurowanym harmonogramem.

5.2 Wyjaśnienie ustawień autoarchiwizacji

Zrozumienie każdego ustawienia funkcji Autoarchiwizacja pomoże Ci skutecznie kontrolować proces archiwizacji:

Uruchom autoarchiwizację co N dni: Steruje harmonogramem automatycznej archiwizacji. Częste uruchamianie (np. co tydzień) przetwarza mniejsze partie wiadomości e-mail, co jest skuteczniejsze niż archiwizacja tysięcy elementów jednocześnie. Aby całkowicie zatrzymać automatyczną archiwizację, odznacz tę opcję.
Monit przed uruchomieniem autoarchiwizacji: Jeśli chcesz otrzymać ostrzeżenie przed archiwizacjątarts, włącz tę opcję. Zobaczysz powiadomienie umożliwiające anulowanie operacji, jeśli będzie to konieczne.
Usuń przeterminowane elementy (tylko foldery e-mail): Ta opcja usuwa wiadomości z datą ważności, która już minęła. Należy pamiętać, że przeterminowane elementy różnią się od starych elementów – data ważności jest ustawiana ręcznie podczas tworzenia wiadomości e-mail w ramach Opcje Karta. Należy zachować ostrożność podczas korzystania z tego ustawienia, ponieważ powoduje ono usuwanie elementów zamiast ich archiwizowania.
Archiwizuj lub usuwaj stare elementy: Ten przełącznik główny aktywuje Twoją niestandardową konfigurację automatycznego archiwizowania. Pozostaw to pole niezaznaczone, aby użyć domyślnych ustawień wbudowanych w Outlooku.
Pokaż folder archiwum na liście folderów: Po włączeniu tej opcji foldery archiwum automatycznie pojawiają się w panelu nawigacyjnym. Bez niej za każdym razem, gdy chcesz uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów, musisz ręcznie otwierać plik PST archiwum.
Wyczyść przedmioty starsze niż: Ustawia dolny próg wieku archiwizacji. Elementy starsze niż ten próg są przenoszone do pliku archiwum. Zakres jest elastyczny – od 1 dnia do 60 miesięcy, określony w dniach, tygodniach lub miesiącach.
Przenieś stare przedmioty do: Informuje program Outlook, gdzie przechowywać zarchiwizowane elementy. Domyślnie tworzy plik archive.pst w folderze Dokumenty\Pliki programu Outlook. Kliknij Przeglądaj aby wybrać inną lokalizację lub nazwę pliku. Wybranie tej opcji wyłącza poniższe ustawienie trwałego usuwania.
Trwałe usuwanie elementów: Zamiast zachowywać zarchiwizowane kopie, to ustawienie całkowicie usuwa stare elementy po osiągnięciu przez nie określonego wieku. Należy z niego korzystać ostrożnie – usuniętych elementów nie można odzyskać. Włączenie tej opcji wyłącza powyższą opcję archiwizacji.
Zastosuj te ustawienia do wszystkich folderów teraz: Ten przycisk natychmiast stosuje bieżącą konfigurację do wszystkich folderów Outlooka. Pomiń ten przycisk, jeśli chcesz ustawić różne reguły dla poszczególnych folderów – możesz je skonfigurować we właściwościach każdego folderu.

5.3 Domyślne okresy starzenia się folderów programu Outlook

W programie Outlook różne typy folderów podlegają różnym domyślnym okresom starzenia:

Skrzynka odbiorcza i wersje robocze: 6 miesięcy
Elementy wysłane i elementy usunięte: 2 miesięcy
Skrzynka nadawcza: 3 miesięcy
Kalendarz, zadania, notatki i dziennik: 6 miesięcy
Łączność: Domyślnie nie archiwizuje się automatycznie

Utworzone przez Ciebie foldery dziedziczą okres ważności podobnych folderów domyślnych. Na przykład niestandardowe foldery poczty otrzymują 6-miesięczny okres ważności, tak jak Skrzynka odbiorcza.

5.4 Jak ustalany jest wiek przedmiotu

Różne typy elementów programu Outlook korzystają z różnych kryteriów daty, aby ustalić, czy są wystarczająco stare, aby można je było zarchiwizować:

Wiadomości e-mail: System sprawdza zarówno datę otrzymania wiadomości, jak i datę jej ostatniej modyfikacji, a następnie uwzględnia późniejszą datę. Nawet proste czynności, takie jak oznaczenie przeczytanej/nieprzeczytanej lub przeniesienie wiadomości e-mail, aktualizują znacznik czasu modyfikacji.
Pozycje kalendarza: W przypadku spotkań i terminów, właściwą datą jest data, w którejost Ostatnio edytowano i zapisano wpis. Elementy z powtarzającymi się wzorcami są wyłączone z automatycznej archiwizacji. Co ważne, archiwizacji podlegają tylko wydarzenia z przeszłości – przyszłe spotkania pozostają bez zmian niezależnie od daty ostatniej modyfikacji.
Zadania: W tym przypadku liczą się dwie daty: data ukończenia i data ostatniej modyfikacji. Nowsza data decyduje o kwalifikowalności. Zadania nadal oznaczone jako nieukończone nigdy nie są archiwizowane automatycznie. W przypadku zadań delegowanych archiwizacja następuje dopiero po oznaczeniu ich przez kogoś jako ukończonych.
Uwagi: Data, którą znaszost ostatnio edytowane i zapisane – decyduje, kiedy notatka kwalifikuje się do archiwizacji.
Wpisy w dzienniku: Albo oryginalna data utworzenia albo most obowiązuje data ostatniej modyfikacji, przy czym pierwszeństwo ma data nowsza.
Łączność: Funkcja autoarchiwizacji całkowicie pomija kontakty. Jeśli chcesz zarchiwizować folder Kontakty, użyj ręcznie narzędzia „Wyczyść stare elementy”.

5.5 Dostosowywanie automatycznego archiwizowania dla określonych folderów

Aby skonfigurować niestandardowe ustawienia automatycznego archiwizowania dla określonego folderu:

Na liście folderów w panelu nawigacyjnym kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz dostosować.
Kliknij Właściwości.
Kliknij Archiwum automatyczne .
Wybierz Zarchiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień.
Skonfiguruj okres starzenia i inne opcje specyficzne dla tego folderu.
Kliknij OK , aby zapisać ustawienia.

Uwaga: Użyj Trwale usuń stare elementy opcja automatycznego usuwania starych wiadomości e-mail w Usunięte przedmioty i Wiadomości-śmieci folderów po upływie określonego okresu przechowywania.

5.6 Wykluczanie/dołączanie elementów z autoarchiwizacji

Czasami NIE chcesz archiwizować elementów, które będą często używane. Poniżej przedstawiamy rozwiązania dla 3 różnych scenariuszy. Oczywiście możesz również cofnąć operację i uwzględnić elementy z autoarchiwizacji.

5.6.1 Wyklucz jeden element

Wybierz konkretny element.
Naciśnij przycisk Alt + Enter klawiatura.
A Właściwości zostanie wyświetlone okno dialogowe.
Sprawdź Nie archiwizuj automatycznie tego elementu .

5.6.2 Wyklucz wiele elementów

1. Przejdź do Zobacz .
2. Kliknij Ustawienia widoku
3. W Zaawansowane ustawienia widoku okno dialogowe, kliknij kolumny:
4. Pokaż kolumny pojawi się okno dialogowe. Wykonaj poniższe kroki, aby dodać Nie autoarchiwizuj kolumna:
  - Wybierz Wszystkie pola poczty.
  - Wybierz Nie autoarchiwizuj w dostępnych kolumnach.
  - Kliknij Dodaj
  - Jeśli chcesz zmienić jego kolejność, zaznacz go i użyj Przenieś w górę or Padnij.
  - Kliknij OK
5. po kliknięciu OK, wrócisz do Zaawansowane ustawienia widoku dialog, w którym należy kliknąć Inne ustawienia.
6. W Inne ustawienia w oknie dialogowym, sprawdź Zezwalaj na edycję w komórce .
7. Kliknij serię OK Aby zapisać zmiany i wrócić do głównego okna programu Outlook. Teraz, aby wykluczyć określone elementy z automatycznej archiwizacji, wystarczy zaznaczyć Nie autoarchiwizuj kolumna dla nich:

5.6.3 Wyklucz folder

Kliknij prawym przyciskiem myszy folder w panelu nawigacyjnym.
Wybierz Właściwości.
Kliknij Archiwum automatyczne .
Wybierz Nie archiwizuj elementów w tym folderze.
Kliknij OK.

6. Automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Outlook za pomocą reguł

Reguły programu Outlook umożliwiają automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail od określonych nadawców lub spełniających określone kryteria. Aby utworzyć regułę archiwizacji:

Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować.
Kliknij Zasady -> Stwórz zasadę w menu podręcznym.
Stwórz zasadę pojawi się okno dialogowe.
W Kiedy otrzymam e-mail ze wszystkimi wybranymi warunkami sekcja, określ warunek reguły, taki jak Od, Temat zawieralub Wysłane do. W przypadku bardziej złożonych warunków kliknij Opcje zaawansowane w prawym dolnym rogu.
W Wykonaj następujące czynności sekcja, wybierz Przenieś element do folderu: i określ folder Archiwum, klikając Wybierz folder… .
Kliknij OK aby zapisać regułę.

Program Outlook będzie teraz automatycznie przenosić wszystkie wiadomości e-mail spełniające warunki do folderu Archiwum.

7. Archiwizacja na podstawie daty otrzymania

Domyślnie funkcja autoarchiwizacji w programie Outlook używa daty modyfikacji lub daty otrzymania, w zależności od tego, która jest późniejsza. Aby program Outlook archiwizował wiadomości e-mail wyłącznie na podstawie daty otrzymania (ignorując modyfikacje), należy zmodyfikować rejestr systemu Windows:

Zamknij program Outlook całkowicie.
Otwórz Edytor rejestru.
Przejdź do: HKEY_CURRENT_USER\Oprogramowanie\Microsoft\Office\ \Preferencje.
Kliknij prawym przyciskiem myszy Preferencje na której: Nowości -> DWORD (32-bit) Value.
Nazwij nową wartość ArchiwumIgnorujCzas ostatniej modyfikacji.
Kliknij prawym przyciskiem myszy nowo utworzoną wartość i kliknij modyfikować.
Ustaw wartość na 1 i kliknij OK.
Zamknij Edytor rejestru i ponownietar• Perspektywy.

Po wprowadzeniu tych zmian program Outlook będzie archiwizował wiadomości e-mail na podstawie daty ich otrzymania, a nie daty modyfikacji.

8. Zaawansowane: automatyczne archiwizowanie za pomocą VBA

Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji sterowania automatyczne archiwizowanieMożesz używać makr VBA w Outlooku. Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych scenariuszy:

Automatyczne archiwizowanie ukończonych zadań w programie Outlook
Archiwizuj wiadomości e-mail o rozmiarze większym niż określony
Automatyczne archiwizowanie starych wiadomości e-mail o rozmiarze większym niż określony
Automatyczna klasyfikacja i archiwizacja wiadomości e-mail według miesiąca
Automatyczna klasyfikacja i archiwizacja wiadomości przychodzących według nazwy nadawcy
Automatyczna archiwizacja odrzuconych spotkań w określonym kalendarzu
Automatycznie archiwizuj najstarszą wiadomość e-mail po otrzymaniu nowej wiadomości
Automatyczna archiwizacja wiadomości przychodzących bez flag follow-up
Automatyczna archiwizacja starych elementów, gdy w skrzynce odbiorczej znajduje się zbyt wiele elementów
Archiwum wszystkich zaległych spotkań i zadań
Archiwizuj wszystkie wygasłe wiadomości e-mail
Automatycznie archiwizuj oflagowaną wiadomość e-mail po oznaczeniu jej jako ukończonej
Automatyczna archiwizacja przeterminowanych elementów, gdy plik programu Outlook jest większy niż określony rozmiar
Archiwum wszystkich przeczytanych elementów RSS
Archiwizuj przeczytane wiadomości e-mail w różnych folderach w zależności od nadawców
Wyłącz partiami opcję „Autoarchiwizacji” dla wszystkich folderów programu Outlook
Masowe stosowanie tego samego ustawienia „Autoarchiwizacji” do wszystkich folderów programu Outlook
Włącz opcję „Nie archiwizuj automatycznie tego elementu” dla wielu wiadomości e-mail programu Outlook
Wyłącz opcję „Autoarchiwizacji” dla wszystkich powtarzających się elementów kalendarza

9. Archiwum online serwera Exchange

Archiwum online programu Exchange Server (nazywane również Archiwum na miejscu) to funkcja archiwizacji na poziomie korporacyjnym dla pakietu Microsoft 365, która zapewnia użytkownikom dodatkową przestrzeń dyskową w skrzynkach pocztowych poprzez archiwizację starych wiadomości e-mail w skrzynkach pocztowych. W przeciwieństwie do metod archiwizacji po stronie klienta, ta funkcja jest w całości zarządzana przez administratorów i działa na serwerze.

9.1 Wymagania dotyczące konfiguracji administratora

Tylko administratorzy mogą włączać i wyłączać Archiwum Online Exchange Server. Aby skonfigurować skrzynki pocztowe archiwum, administratorzy muszą:

Otrzymaj rolę Odbiorcy poczty w usłudze Exchange Online
Uzyskaj dostęp do Centrum administracyjnego programu Exchange (EAC)
Zapewnij użytkownikom odpowiednią licencję Microsoft 365

9.2 Jak administratorzy włączają skrzynki pocztowe archiwum

Administratorzy mogą włączyć archiwizację skrzynek pocztowych za pośrednictwem Centrum administracyjnego Exchange:

Zaloguj się do Centrum administracyjnego programu Exchange (EAC) i przejdź do Odbiorcy -> Skrzynki pocztowe.
Wybierz użytkownika, którego skrzynkę pocztową chcesz archiwizować.
W panelu wysuwanym wybierz Pozostałe, i pod Archiwum skrzynek pocztowych, Wybierz Zarządzaj archiwum skrzynek pocztowych.
włączać Archiwum skrzynek pocztowych, następnie kliknij Zapisz.

Status skrzynki pocztowej archiwum będzie wyświetlany jako Aktywna dla wybranego użytkownika.

9.3 Automatyczne włączanie skrzynek pocztowych archiwum

Administratorzy mogą użyć programu PowerShell, aby automatycznie włączyć archiwizację skrzynek pocztowych, gdy podstawowa skrzynka pocztowa osiągnie 90% swojego limitu:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Wycofywanie skrzynek pocztowych archiwum

Jeśli z różnych powodów, np. z powodu ograniczonej przestrzeni, chcesz wycofać skrzynki pocztowe z archiwum, możesz wykonać następujące czynności:

Eksportuj archiwalne skrzynki pocztowe.
Wyłącz archiwum.

9.5 Wpływ na inne funkcje archiwum

Gdy usługa Exchange Server Online Archive jest włączona dla użytkownika:

Narzędzia Autoarchiwizacja i Oczyszczanie starych elementów stają się niedostępne w klasycznej wersji programu Outlook
Przycisk Archiwizuj w programie Outlook nadal działa normalnie
Zasady przechowywania przypisane do skrzynek pocztowych usługi Exchange Online kontrolują zachowanie archiwizacji

Uwaga: Funkcja ta nie jest dostępna w chmurach Microsoft 365 Government, Microsoft 365 obsługiwanym przez 21Vianet ani Microsoft 365 Germany.

10. Znajdowanie i zarządzanie zarchiwizowanymi wiadomościami e-mail w programie Outlook

10.1 Lokalizacja folderu i pliku archiwum

Aby znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail:

Folder archiwum: Wbudowany folder Archiwum pojawi się na liście folderów w Panelu nawigacji. Wybierz Zobacz -> Okienko folderów -> Normalna aby wyświetlić listę folderów, jeśli jest ukryta.
Skrzynka pocztowa archiwum (plik PST): Podczas korzystania z funkcji Autoarchiwizacja lub narzędzia Oczyść stare elementy skrzynka pocztowa Archiwa wyświetlana jest jako oddzielny element na liście folderów, pod warunkiem wybrania tej opcji Pokaż folder archiwum na liście folderów w ustawieniach Autoarchiwizacji.

Jeżeli skrzynka Archiwum się nie pojawi, możesz otworzyć ją ręcznie, wykonując następujące czynności:

Przejdź do Plik -> Opcje -> Zaawansowane
Pod Archiwum automatyczne sekcja, kliknij Ustawienia autoarchiwizacji .
Pełną ścieżkę pliku PST archiwum znajdziesz tutaj Przenieś stare przedmioty do.
Kliknij Plik -> Otwórz i eksportuj -> Otwórz plik danych programu Outlook i wybierz plik archiwum PST poprzez pełną ścieżkę.

10.2 Przenoszenie pliku archiwum

Zamknij plik archiwum PST w programie Outlook.
Przenieś plik do nowej lokalizacji.
Otwórz go ponownie w programie Outlook.
Zmień ścieżkę w Plik -> Opcje -> Zaawansowane -> Autoarchiwizacja -> Ustawienia autoarchiwizacji -> Przenieś stare elementy do

10.3 Przeszukiwanie zarchiwizowanych wiadomości e-mail

Aby wyszukać zarchiwizowane wiadomości e-mail w folderze Archiwum:

Domyślnie po wpisaniu wyszukiwanego terminu w polu wyszukiwania znajdującym się u góry okna programu Outlook przeszukiwane są wszystkie foldery w skrzynce pocztowej, w tym elementy zarchiwizowane.
Aby ograniczyć wyszukiwanie tylko do folderu Archiwum, najpierw wybierz Archiwum folder w panelu nawigacyjnym.
Następnie wpisz szukany termin w polu wyszukiwania.
W wynikach wyszukiwania będą widoczne tylko elementy z folderu Archiwum.

Aby wyszukać zarchiwizowane wiadomości e-mail w pliku archiwum:

Kliknij plik archiwum w lewym panelu.
Kliknij pole wyszukiwania na środku.
Pojawi się karta Szukaj.
Kliknij Szukaj .
Kliknij Narzędzia wyszukiwania -> Zaawansowane wyszukiwanie…
Zaawansowane wyszukiwanie pojawi się okno dialogowe.
Kliknij Paść się… .
W Wybierz folder (y) dialog, sprawdź plik archiwum
Sprawdź Przeszukaj podfoldery
Kliknij OK
Następnie Outlook będzietarprzeszukiwanie pliku Archiwum, włączając w to wszystkie jego podfoldery:

10.4 Przywracanie zarchiwizowanych wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej

Aby przenieść zarchiwizowane wiadomości e-mail z powrotem do skrzynki odbiorczej:

Przejdź do folderu Archiwum lub skrzynki pocztowej Archiwum.
Wybierz e-mail lub e-maile, które chcesz przywrócić.
Przeciągnij i upuść wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Przenieść -> Skrzynka.

Wiadomości zostaną przeniesione z powrotem do skrzynki odbiorczej i usunięte z archiwum.

11. Limity rozmiaru pliku archiwum i zarządzanie nim

11.1 Domyślne limity rozmiaru pliku PST

Plik PST programu Outlook ma domyślny limit rozmiaru:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 i 2013: 50 GB
Outlook 2010 i starsze: 20 GB

Gdy rozmiar pliku archiwum PST zbliży się do tego limitu lub go osiągnie, program Outlook może przestać archiwizować nowe elementy lub zachowywać się w nieprzewidywalny sposób.

11.2 Zarządzanie dużymi plikami archiwalnymi

Gdy rozmiar pliku archiwum zbliża się do limitu, rozważ następujące opcje:

Tworzenie nowych plików archiwum: Utwórz nowy plik archiwum PST i starArchiwizacja wiadomości e-mail w programie Outlook. Możesz przechowywać wiele plików archiwalnych, uporządkowanych według roku lub projektu.
Usuwanie niepotrzebnych elementów: Przejrzyj zarchiwizowane wiadomości e-mail i trwale usuń elementy, których już nie potrzebujesz, a następnie skompaktuj plik archiwum.

11.3 Zwiększanie limitu rozmiaru pliku PST (niezalecane)

Chociaż możesz zwiększyć domyślny limit 50 GB do 100 GB poprzez modyfikacje rejestru, nie jest to zalecane. Duże pliki PST spowolnią działanie Outlooka i zwiększą ryzyko uszkodzenia. Jeśli musisz zwiększyć limit, wykonaj następujące kroki: ten przewodnik .

Zamiast zwiększać limit rozmiaru, rozważ utworzenie nowych plików archiwum lub skorzystanie z Archiwum Online.

12. Rozwiązywanie problemów z archiwum programu Outlook

12.1 Autoarchiwizacja niedostępna

Jeśli opcje autoarchiwizacji są niedostępne lub wyszarzone, przyczyną może być:

Archiwum online serwera Exchange włączone: Jeśli w Twojej organizacji włączono Archiwum Online Exchange Server, funkcja Autoarchiwizacji jest automatycznie wyłączona. Archiwum Online stanowi zamiennik Autoarchiwum klasy korporacyjnej. Skontaktuj się z administratorem, aby skorzystać z Archiwum Online.
Funkcja wyłączona przez administratora: Administrator sieci mógł wyłączyć funkcję autoarchiwizacji za pomocą zasad grupy lub zasad przechowywania, które zastępują funkcję autoarchiwizacji. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby uzyskać informacje o zasadach zarządzania pocztą e-mail w swojej organizacji.
Nowe ograniczenia programu Outlook: Nowy Outlook nie obsługuje funkcji autoarchiwizacji ani narzędzia Oczyść stare elementy. Aby uzyskać dostęp do tych funkcji, użyj klasycznej wersji Outlooka.

12.2 Autoarchiwum nie działa

Jeśli funkcja Autoarchiwum przestała działać, sprawdź następujące kwestie:

Sprawdzanie ustawień autoarchiwizacji: Otwórz ustawienia Autoarchiwum (Plik -> Opcje -> Zaawansowany -> Ustawienia autoarchiwizacji) i sprawdź, czy konfiguracja jest poprawna.
Pole wyboru Uruchom autoarchiwizację: Upewnij się, że wybrana jest opcja Uruchom autoarchiwizację co N dni Opcja jest zaznaczona. Jeśli nie jest zaznaczona, autoarchiwizacja nie zostanie uruchomiona automatycznie.

12.3 Elementy specyficzne, które nie są archiwizowane

Jeżeli niektóre elementy nie zostaną zarchiwizowane, powody mogą być następujące:

Data modyfikacji jest zbyt niedawna: Domyślnie Outlook używa daty otrzymania lub modyfikacji, w zależności od tego, która jest późniejsza. Jeśli niedawno zmodyfikowałeś wiadomość e-mail, nie zostanie ona zarchiwizowana, dopóki nie upłynie kolejny okres przedawnienia.
„Nie archiwizuj automatycznie” Właściwość włączona: Elementy mogą mieć włączoną właściwość „Nie archiwizuj automatycznie tego elementu”.
- Aby zaznaczyć jeden element, kliknij go dwukrotnie, aby otworzyć go w nowym oknie, a następnie kliknij Plik -> Właściwościi sprawdź Nie autoarchiwizuj tego elementu .
- Aby zaznaczyć wiele elementów naraz, dodaj kolumnę „Nie archiwizuj automatycznie” do ustawień widoku, a następnie zwiększ szerokość listy e-mail, aby wyświetlić tę kolumnę.

12.4 Folder archiwum nie jest wyświetlany

Jeśli opcja Archiwum folderów (Plik archiwum skrzynki pocztowej) nie wyświetla się w lewym panelu programu Outlook. Wypróbuj następujące rozwiązania:

Włączanie opcji Pokaż folder archiwum: Otwórz ustawienia Autoarchiwum i upewnij się, że Pokaż folder archiwum na liście folderów sprawdzone.
Ręczne dodawanie pliku archiwum: Jeżeli skrzynka pocztowa Archiwum nadal się nie wyświetla, otwórz ją ręcznie, klikając Plik -> Otwórz i eksportuj -> Otwórz plik danych programu Outlook i wybierając plik archiwum PST.
Aktualizowanie programu Outlook: W przypadku kont Microsoft 365, Exchange, Exchange Online i Outlook.com folder Archiwum powinien być domyślnie dostępny. Jeśli nie widzisz go w programie Outlook 2016 lub Outlook dla Microsoft 365, przejdź do Plik -> Konto Office -> Opcje aktualizacji -> Zaktualizuj teraz.

12.5 Plik archiwum PST jest uszkodzony

Jeśli plik PST archiwum jest uszkodzony, Outlook nie może przenieść do niego nowych wiadomości e-mail. Możesz naprawić plik PST, wykonując następujące czynności:

Korzystanie z narzędzia do naprawy skrzynki odbiorczej (scanpst.exe)
Korzystanie z narzędzi odzyskiwania innych firm

Proszę zobaczyć nasz kompletny przewodnik na temat powyższych metod, a także innych metod naprawy.

13. Najlepsze praktyki archiwizacji wiadomości e-mail

13.1 Jakie wiadomości e-mail archiwizować

Niektóre rodzaje wiadomości e-mail należy archiwizować, a nie usuwać, aby zachować ważne dane:

Dokumentacja finansowa: Archiwizuj wiadomości e-mail zawierające wyciągi bankowe, rachunki, faktury, paragony i informacje podatkowe w celu wykorzystania ich w przyszłości oraz w celach budżetowych.
Rozmowy służbowe: Zachowaj ważne dyskusje, decyzje, szczegóły projektu i dokumenty związane z pracą, aby móc się z nimi zapoznać lub ocenić ich wydajność.
Paragony i potwierdzenia: Zachowaj potwierdzenia zakupów, rezerwacji, subskrypcji usług i potwierdzeń zamówień na wypadek wystąpienia problemów.
Legalne dokumenty: Archiwizuj wiadomości e-mail zawierające umowy, porozumienia, komunikaty prawne i wszelką korespondencję stanowiącą dokumentację prawną.
Pliki projektu: Zachowaj wiadomości e-mail dotyczące trwających lub zakończonych projektów, łącznie z dyskusjami, wersjami roboczymi, opiniami i propozycjami, aby móc do nich wrócić w przyszłości.
Osobiste kamienie milowe: Zachowaj wartość emocjonalną wiadomości e-mail oznaczających ważne wydarzenia w Twoim życiu, takie jak oferty pracy, listy akceptacyjne czy osiągnięcia zawodowe.
Dokumenty podróżne: Archiwizuj bilety, rezerwacje hotelowe i plany podróżyrarktóre mogą służyć jako prawne zapisy historii Twoich podróży.

13.2 Przewodnik po decyzjach: archiwizować czy usuwać

Decydując, czy zarchiwizować, czy usunąć wiadomość e-mail, weź pod uwagę jej wartość w przyszłości. Archiwizuj wiadomości, które mogą Ci się później przydać w celach informacyjnych, w celu zapewnienia zgodności z przepisami lub w celu prowadzenia dokumentacji. Usuń wiadomości e-mail, które są nieistotne lub niepotrzebne, takie jak nieaktualne newslettery, spam lub wiadomości tempo.rary powiadomienia. Jeśli nie masz pewności, zarchiwizuj je – zawsze możesz je później usunąć, ale nie odzyskasz trwale usuniętych wiadomości e-mail.

13.3 Regularna konserwacja archiwum

Regularnie utrzymuj archiwum, okresowo przeglądając zarchiwizowane elementy i usuwając te, których już nie potrzebujesz. Dzięki temu Twoje archiwum nie będzie tak zaśmiecone jak skrzynka odbiorcza, a rozmiar plików będzie łatwy do opanowania. Zaplanuj kwartalne lub roczne przeglądy archiwum, aby upewnić się, że zawiera ono tylko wartościowe informacje.

13.4 Tworzenie kopii zapasowej plików archiwalnych

Chroń swoje zarchiwizowane wiadomości e-mail, tworząc kopie zapasowe:

Lokalne kopie zapasowe: Skopiuj plik PST archiwum na zewnętrzny dysk twardy lub dysk USB. Przechowuj kopię zapasową w bezpiecznym miejscu, poza komputerem.
Kopia zapasowa w chmurze: Prześlij plik PST archiwum do usług przechowywania danych w chmurze, takich jak OneDrive, Dropbox lub Google Drive, aby utworzyć kopię zapasową poza siedzibą firmy i zabezpieczyć się przed awarią sprzętu.

Pamiętaj, że pliki archiwalne to nie to samo, co kopie zapasowe. Zawsze twórz osobne kopie zapasowe pliku PST archiwum.

13.5 Optymalna częstotliwość autoarchiwizacji

Ustaw funkcję Autoarchiwum tak, aby uruchamiała się wystarczająco często, aby zapobiec dużym zaległościom, ale nie tak często, aby miało to wpływ na wydajność.ost Użytkownicy, uruchamianie funkcji Autoarchiwizacji co 14 dni sprawdza się znakomicie. Jeśli codziennie otrzymujesz dużą liczbę wiadomości e-mail, rozważ ustawienie jej uruchamiania na cotygodniowe. Archiwizowanie mniejszych partii częściej jest lepsze niż przetwarzanie tysięcy wiadomości jednocześnie, co może spowolnić działanie komputera.

14. Ważne fakty dotyczące archiwum programu Outlook

14.1 Format pliku PST

Format pliku PST (Personal Store) to typ pliku danych programu Outlook, używany do przechowywania wiadomości e-mail, wpisów kalendarza, kontaktów i innych danych programu Outlook lokalnie na komputerze. Pliki PST można otwierać w programie Outlook i przenosić między komputerami. Są one oddzielone od skrzynki pocztowej i przechowywane w określonej przez Ciebie lokalizacji, zazwyczaj w folderze C:\Users\TwojaNazwaUżytkownika\Documents\Outlook Files\.

14.2 Archiwizacja a eksportowanie

Archiwizacja i eksport to dwa różne procesy. Archiwizacja przenosi elementy z ich pierwotnej lokalizacji do pliku archiwum, usuwając je z głównego pliku PST i zwalniając miejsce. Eksport tworzy kopię wybranych elementów, ale nie usuwa ich z pierwotnej lokalizacji ani nie zmniejsza rozmiaru skrzynki pocztowej. Archiwizacja pozwala zarządzać rozmiarem skrzynki pocztowej, a eksportowanie – tworzyć kopie zapasowe.

14.3 Archiwum a kopia zapasowa

Plik archiwum to nie to samo, co kopia zapasowa. Archiwa służą do długoterminowego przechowywania starych elementów, do których nie potrzebujesz regularnego dostępu. Kopie zapasowe to duplikaty danych przechowywane oddzielnie w celu odzyskiwania danych po awarii. Aby utworzyć kopię zapasową zarchiwizowanych wiadomości e-mail, utwórz kopię pliku PST archiwum i przechowuj ją w bezpiecznym miejscu, takim jak OneDrive, Dropbox lub dysk zewnętrzny.

Zobacz nasz kompleksowy przewodnik na temat jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail programu Outlook.

14.4 Kontakty nie są automatycznie archiwizowane

Outlook domyślnie nie archiwizuje automatycznie kontaktów. Chociaż funkcja Autoarchiwizacji przetwarza foldery poczty e-mail, kalendarze, zadania, notatki i dzienniki, folder Kontakty jest z niej wyłączony. W razie potrzeby można jednak ręcznie zarchiwizować folder Kontakty za pomocą narzędzia „Wyczyść stare elementy”.

15. Często Zadawane Pytania

P: Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook?

O: Aby zarchiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook, zaznacz jedną lub więcej wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować, i kliknij przycisk „Archiwizuj” na pasku narzędzi. Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać „Archiwizuj” z menu kontekstowego, nacisnąć klawisz Backspace lub przeciągnąć wiadomości e-mail do folderu „Archiwum”. Aby automatycznie archiwizować wiadomości, skonfiguruj funkcję autoarchiwizacji lub użyj reguł, aby archiwizować wiadomości od określonych nadawców.

P: Jak zarchiwizować tysiące wiadomości e-mail w programie Outlook?

O: Aby zarchiwizować duże ilości wiadomości e-mail, użyj funkcji Autoarchiwizacja, aby zaplanować regularną archiwizację starych wiadomości, lub skorzystaj z narzędzia Oczyść stare elementy, aby ręcznie zarchiwizować wiadomości starsze niż określona data. Możesz również wyeksportować wiadomości e-mail do pliku PST, wybierając Plik -> Otwórz i eksportuj -> Importuj/eksportuj -> Eksportuj do pliku i wybierając Plik danych programu Outlook (.pst). Te metody pozwalają na efektywne zarządzanie wiadomościami zbiorczymi bez konieczności ręcznego sortowania.

P: Czy archiwizowanie wiadomości e-mail zwalnia miejsce w programie Outlook?

O: To zależy od metody archiwizacji. Jeśli użyjesz przycisku Archiwizuj, zarchiwizowane wiadomości e-mail zostaną przeniesione do wbudowanego folderu Archiwum, który nadal znajduje się w Twojej głównej skrzynce pocztowej, więc nie zwolni to miejsca. Jednak użycie funkcji Autoarchiwizacja lub narzędzia Oczyść stare elementy do przeniesienia wiadomości e-mail do osobnego pliku archiwum zwalnia miejsce w głównej skrzynce pocztowej. Archiwum online również zwalnia miejsce w głównej skrzynce pocztowej, przenosząc wiadomości e-mail do osobnej skrzynki pocztowej na serwerze.

P: Jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w programie Outlook?

O: Aby znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail, przejdź do folderu „Archiwum” na liście folderów lub do skrzynki pocztowej „Archiwum”, jeśli korzystasz z funkcji autoarchiwizacji. Użyj paska wyszukiwania u góry okna programu Outlook, aby wyszukać określone wiadomości e-mail według nadawcy, tematu, daty lub słów kluczowych. Domyślnie program Outlook przeszukuje wszystkie foldery, w tym zarchiwizowane elementy. Aby ograniczyć wyszukiwanie tylko do zarchiwizowanych wiadomości e-mail, przed rozpoczęciem wyszukiwania wybierz folder „Archiwum”.

P: Czy lepiej archiwizować czy usuwać wiadomości e-mail w programie Outlook?

A: Archiwizuj wiadomości e-mail, które mogą Ci się później przydać w celach referencyjnych, zgodności lub dokumentacji. Usuń wiadomości, które są nieistotne lub niepotrzebne. Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że w przyszłości będziesz potrzebować odwołać się do wiadomości e-mail, zarchiwizuj ją zamiast usuwać. Zarchiwizowane wiadomości e-mail pozostają przeszukiwalne i można je przywrócić w dowolnym momencie, natomiast usunięte wiadomości z czasem znikają bezpowrotnie.

P: Czy mogę automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook?

O: Tak, funkcja autoarchiwizacji pozwala ustawić harmonogramy archiwizacji wiadomości e-mail na podstawie wieku, folderu lub innych kryteriów. Dzięki temu skrzynka odbiorcza pozostaje uporządkowana bez konieczności ręcznej interwencji. Można również utworzyć reguły w programie Outlook, aby automatycznie przenosić wiadomości e-mail spełniające określone kryteria do folderu Archiwum. Należy pamiętać, że funkcja autoarchiwizacji jest dostępna tylko w klasycznej wersji programu Outlook, a nie w nowej wersji programu Outlook ani w wersji internetowej.

P: Czy archiwizacja wpłynie na wyniki wyszukiwania mojej poczty e-mail?

O: Nie, zarchiwizowane wiadomości e-mail nadal można przeszukiwać w programie Outlook. Domyślnie wyszukiwanie w programie Outlook obejmuje wszystkie foldery w skrzynce pocztowej, w tym folder Archiwum i skrzynkę Archiwum. Zarchiwizowane wiadomości e-mail można znaleźć równie łatwo, jak wiadomości w skrzynce odbiorczej.

P: Jak zmienić taruzyskać lokalizację archiwum?

O: W przypadku kont Microsoft 365, Exchange, Exchange Online i Outlook.com nie można zmienić lokalizacji wbudowanego folderu Archiwum – jest to domyślny folder systemowy, którego nazwy nie można zmienić, przenieść ani usunąć. W przypadku kont POP i IMAP lokalizację folderu Archiwum można zmienić, wybierając kolejno Plik -> Ustawienia skrzynki pocztowej -> Narzędzia -> Ustaw folder Archiwum. Podczas korzystania z funkcji Autoarchiwizacja lub Oczyść stare elementy można określić miejsce zapisu pliku PST archiwum, klikając Przeglądaj w ustawieniach archiwum.

P: Jaki jest związek między AutoArchive i Exchange Server Online Archive?

A: Autoarchiwizacja to starsza funkcja programu Outlook, która automatycznie przenosi stare wiadomości e-mail do lokalnego pliku PST. Oznacza to, że wiadomości są usuwane z serwera i trudniej je znaleźć za pomocą wyszukiwarki. Jeśli dysk twardy zawierający plik PST Autoarchiwizacji stanie się bezużyteczny, wiadomości te zostaną usunięte.ostArchiwum online Exchange Server to zamiennik Autoarchiwum klasy korporacyjnej, który przechowuje zarchiwizowane wiadomości e-mail na serwerze, zapewniając do nich dostęp z dowolnego urządzenia. Autoarchiwum można nadal używać, jeśli nie masz Archiwum online Exchange Server i dział IT nie wyłączył tej funkcji.

P: Co się stanie, jeśli mój plik PST AutoArchive zostanie uszkodzony lub nie będzie można go otworzyć?

A: Jeśli plik Autoarchiwum PST jest uszkodzony i program Outlook nie może go otworzyć, możesz skorzystać ze specjalnego narzędzia Narzędzie do naprawy Outlook PST Aby odzyskać zarchiwizowane wiadomości e-mail i inne dane. Przed próbą odzyskania zawsze utwórz kopię zapasową uszkodzonego pliku archiwum. Aby zapobiec problemom w przyszłości, regularnie sprawdzaj, czy pliki archiwum można otworzyć i rozważ przeniesienie ważnych archiwów do usługi Exchange Server Online Archive, jeśli to możliwe.

P: Jak wyłączyć archiwizację za pomocą klawisza Backspace?

O: Aby zapobiec archiwizowaniu elementów za pomocą klawisza Backspace, należy dodać wpis do rejestru. Przejdź do HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (lub ścieżki OCT), utwórz wartość DWORD o nazwie DisableOneClickArchive i ustaw ją na 1. Ta poprawka rejestru dotyczy pakietu Microsoft 365 programu Outlook i nie działa z wersjami bezterminowymi. Zawsze należy wykonać kopię zapasową rejestru przed wprowadzeniem zmian.

P: Jak wyłączyć automatyczne archiwizowanie powtarzających się elementów kalendarza

A: Można wykluczyć te elementy na 3 sposoby:

Wyklucz cały folder Kalendarz.
Wyklucz pojedynczy element kalendarza.
Wyklucz wiele pozycji kalendarza.

Więcej szczegółów można uzyskać tutaj w tej sekcji.

16. Wniosek

16.1 Porównanie metod archiwizacji

Zrozumienie różnic pomiędzy metodami archiwizacji pomoże Ci wybrać odpowiednie podejście do Twoich potrzeb:

Metoda wykonania	Miejsce docelowe archiwum	Klient/serwer	Nowy Outlook	Klasyczna perspektywa	Sieć	Kiedy użyć	Wpływ na rozmiar skrzynki pocztowej
Archiwum ręczne (przycisk Archiwum)	Wbudowany folder archiwum	Operacja po stronie klienta	Tak	Tak	Tak	Szybka organizacja skrzynki odbiorczej bez zmniejszania pojemności pamięci	Brak redukcji – wiadomości e-mail pozostają w skrzynce odbiorczej
Archiwum ręczne (czyszczenie)	Lokalny plik PST	Operacja po stronie klienta	Nie	Tak	Nie	Jednorazowa archiwizacja w celu zwolnienia miejsca w skrzynce pocztowej	Znacznie zmniejsza rozmiar skrzynki pocztowej
Archiwa samochodów	Lokalny plik PST	Operacja po stronie klienta	Nie	Tak	Nie	Automatyczne bieżące zarządzanie skrzynką pocztową	Z czasem zmniejsza rozmiar skrzynki pocztowej
Archiwum online serwera Exchange	Oddzielna skrzynka pocztowa na serwerze	Operacja po stronie serwera	Tak	Tak	Tak	Użytkownicy korporacyjni z dużymi skrzynkami pocztowymi	Zmniejsza rozmiar głównej skrzynki pocztowej

Uwaga: Aby zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej, należy: zagęszczaj to po zarchiwizowaniu starych wiadomości e-mail.

16.2 Utrzymywanie czystej skrzynki odbiorczej

Archiwizacja to tylko jeden z elementów efektywnego zarządzania pocztą elektroniczną. Opracuj spójną procedurę przetwarzania wiadomości e-mail, archiwizuj je lub usuwaj niezwłocznie po ich otrzymaniu oraz regularnie przeglądaj archiwum, aby usuwać niepotrzebne elementy. Wdrażając te praktyki wraz z odpowiednimi ustawieniami archiwizacji, utrzymasz czystą i wydajną skrzynkę odbiorczą, która pomoże Ci zachować produktywność i skupić się na ważnych wiadomościach.

Referencje

O autorze

Xiu Xing jest doświadczonym specjalistą IT z ponad 8-letnim doświadczeniem w korporacyjnych systemach poczty e-mail i rozwiązywaniu problemów z pakietem Microsoft Office. Pomógł tysiącom użytkowników rozwiązać złożone problemy z programem Outlook w różnych środowiskach korporacyjnych.

Xiu specjalizuje się w migracjach systemów poczty elektronicznej, odzyskiwaniu danych i optymalizacji oprogramowania biurowego. Jego praktyczne doświadczenie obejmuje zarządzanie wdrożeniami Exchange Server, rozwiązywanie problemów z łącznością MAPI oraz wdrażanie solidnych strategii tworzenia kopii zapasowych dla systemów poczty elektronicznej o znaczeniu krytycznym.

Dzięki swojej twórczości technicznej Xiu dąży do tego, aby złożone rozwiązania IT były dostępne dla zwykłych użytkowników. Stale śledzi najnowsze osiągnięcia Office 365 i Exchange Online oraz nowe technologie poczty elektronicznej. W wolnym czasie Xiu chętnie dzieli się praktycznymi wskazówkami technicznymi, które pomagają ludziom pracować wydajniej.

Masz pytania dotyczące tego przewodnika lub potrzebujesz dodatkowej pomocy w rozwiązywaniu problemów z Outlookiem? Xiu zaprasza opinie i sugestie w celu ulepszenia tych zasobów służących do rozwiązywania problemów.