Å legge til hyperkoblinger i MS Access er litt annerledes enn å legge til hyperkoblinger til Word eller Excel eller PowerPoint, ettersom Access tillater flere alternativer og er relativt mer effektiv. Det krever imidlertid litt innledende planlegging og har flere funksjoner enn andre produkter fra MS Office. Hyperlenker i MS-tilgang har totalt fire deler, en obligatorisk og tre valgfrie.
Hyperkoblinger i MS Access
Hyperkoblinger knytter i utgangspunktet elementet fra databasen til en ekstern informasjonskilde. Det kan være en nettside eller et dokument eller en adresse. Det sparer ekstra plass fra databasen og lar brukeren vise dataene effektivt og på en mer brukervennlig måte. Av mange datatyper som Microsoft Access støtter, er hyperkoblingsdatatypen én. Access bruker denne datatypen til å identifisere adresser (webside eller dokument) og behandler dem som lenker som lar brukerne navigere på stedet eller nettsiden ved klikk.
I MS Access har hyperkoblinger fire komponenter, og den obligatoriske komponenten er webadressen til koblingen. De tre andre komponentene er vise tekst, underadresse og skjermtips som gjør MS Access mer dynamisk.
- Visningstekst lar hyperkoblingene være mer organiserte og informative.
- Underadresse kan brukes til å spesifisere en lenke eller plassering på en nettside fra Access-databasen.
- Skjermtipsalternativet er nyttig for hyperkoblinger da det gir ekstra informasjon om koblingen når musen holdes over koblingen. Ved å bruke denne funksjonen kan brukere unngå kompleksitet i datarepresentasjon og legge til relevant informasjon til hyperkoblingen.
Hvordan hyperkoblinger i Access
Malen for hyperkoblingsoppføringen ser slik ut:
Display text# the name of file# reference within the file# optional screen tip#
Det må huskes at pund '#' skal brukes riktig for å sette inn hyperkoblingen. Brukere kan åpne Sett inn-menyen for å gi hyperkobling, og som standard fyller Access de andre feltene, men hvis en bruker ønsker å endre detaljene, kan de det. Faktisk er det bare "vis tekst"-delen av feltet som vises. For å redigere og se innholdet kan brukere enten trykke F2 eller høyreklikke på hyperkoblingen og fra kontekstmenyen og velge rediger hyperkobling. Etter å ha redigert eller moderert delene, kan brukere klikke OK.
Her er et eksempel på hyperkoblinger i MS Access.
Hvis Jack ønsker å åpne et bilde i MS Paint når han klikker på en bestemt lenke, og viser teksten 'Image', bør han oppgi følgende hyperkoblingsinnhold.
Image#D:\Pictures\Image.jpeg#
D:\Pictures\Image.jpeg er adressen til filen Jack ønsker å koble til. Så hvis han klikker på lenken, vil det ønskede bildet åpnes separat i MS Paint.
På samme måte kan hyperkoblinger legges til for å koble dokumenter, regneark, bilder, e-postadresser og nettstedkoblinger i MS Access.
Hvis brukeren ønsker å hoppe over en av delene, kan han eller hun gjøre det ved å sette to påfølgende pund (##) i hyperkoblingen som indikerer at den manglende delen med vilje er utelatt.
Synopsis
Å sette inn en hyperkobling er MS Access er enkelt og raskt. Det er en dynamisk funksjon som kobler elementet fra dataark til et eksternt dokument eller nettside.
Når du setter mye tillit til Access-databasen din, bør du også investere i en Få tilgang til gjenoppretting applikasjon for å beskytte dine verdifulle data.
Forfatterintroduksjon:
Vivian Stevens er en datagjenopprettingsekspert innen DataNumen, Inc., som er verdensledende innen datagjenopprettingsteknologier, inkludert gjenopprette Sql Server og excel-programvareprodukter for gjenoppretting. For mer informasjon besøk www.datanumen. Med