Lugege 9 parimat näpunäidet Exceli failide kahjustamise vältimiseks. Säästke aega ja vältige pettumust nende oluliste failihaldustavadega.
Kas teate seda vajuvat tunnet, kui teie Exceli fail äkki ei avane?
Most meist on kogenud seda paanikahetke – starabitult ekraanil, samal ajal kui Excel kuvab kardetud "rikutud faili" teate. Statistika näitab, et iga kolmas Exceli kasutaja tegeleb oma karjääri jooksul failide riknemise probleemidega. See viib sageli kriitilise andmekaoni.
Rikutud Exceli fail tekitab enamat kui lihtsalt frustratsiooni. Kogu teie tööpäev peatub ja teie ettevõtte tootlikkus võib tuhandeid langeda. Exceli faili rikkumine võib ilmneda ilma hoiatuseta, olenemata sellest, kas töötate finantsaruannete, andmeanalüüsi või projekti jälgimislehtedega.
Hõbedane vooder? Saate vältida most Exceli faili korruptsiooniprobleemid. Oleme kokku kogunud testitud strateegiad, mis kaitsevad teie väärtuslikke Exceli faile ja hoiavad teie andmed saadaval alati, kui neid vajate.
Kas soovite oma Exceli faile kaitsta? Need ennetusnõuanded aitavad teil edu saavutada.
Kui teie Exceli fail on juba rikutud, saate kasutada võimsat Exceli parandus tööriist selle koheseks parandamiseks:
1. Vältige Exceli järsku väljalülitamist
Järsk seiskamine tabelitöö ajal kuulub most Exceli failide riknemise levinumad põhjused. Teie arvuti värskendab ja salvestab andmeid pidevalt kõvakettale, kui Exceli failid on avatud. Mis tahes häire selles protsessis võib põhjustada a rikutud Exceli fail.
Need ennetusmeetmed aitavad teie tööd kaitsta:
- Salvestage ja sulgege failid, kui te ei tööta aktiivselt
- Kasutage sageli salvestamiseks kiirklahve (CTRL + S).
- Kui voolukatkestusi esineb sageli, paigaldage katkematu toiteallikas (UPS).
- Sulgege Excel sundsulgemise asemel menüükäsuga Fail > Sule
Tähtis hoiatus: teie Exceli failist saab most salvestamise ajal korruptsiooni suhtes haavatav, nii et ärge kunagi arvutit praegu välja lülitage.
Tehnilised probleemid võivad käivitada ka Exceli krahh. Kui teil esineb sagedasi krahhe, proovige neid lahendusi.
Käivitage Excel turvarežiimis, hoides all klahvi CTRL ja klõpsates samal ajal Exceli ikoonil. Edukas käivitamine turvarežiimis viitab probleemidele lisandmoodulite või riistvaralise kiirendusega. Peaksite kontrollima oma lisandmooduleid ja kohandama riistvarakiirenduse sätteid menüüs Fail > Valikud > Täpsemalt > Kuva.
Exceli ootamatud sulgemised jagatud tööjaamades paranevad sageli printeri vaikesätete muutmisega. Valige S-st mõni muu vaikeprintertart > Seadmed ja printerid – Microsoft XPS Document Writeri kasutamine vaikeseadena peatab sageli ootamatud sulgemised.
Riistvaralise graafikakiirenduse keelamine aitab lahendada juhuslikud Exceli kokkujooksmised ja hoiab ära failide riknemise exceli rikutud fail probleemid jätkuvad. See seade on paljude kasutajate jaoks osutunud tõhusaks.
2. Kasutage usaldusväärseid salvestuslahendusi
Exceli failide salvestusmeediumi valik mõjutab oluliselt nende rikkumisohtu. Paljud kasutajad salvestavad oma faile ebausaldusväärsetesse kohtadesse, mis põhjustab sagedasi juhtumeid rikutud exceli failid.
Need tõestatud salvestustavad aitavad teil Exceli faile kaitsta.
- Enne muudatuste tegemist salvestage failid kohapeal
- Kasutage automaatseks varundamiseks pilvelahendusi, nagu OneDrive või Google Drive
- Looge töötlemata ja töödeldud andmete jaoks eraldi kaustad
- Vältige töötamist otse ebastabiilsete ühendustega võrgudraividelt
- Sünkroonige regulaarselt pilvesalvestusega
Võrguserverid kujutavad endast lisariske. Aeglane Interneti-kiirus ja ühenduse probleemid on paljudest lahkunud exceli fail on rikutud pärast taastumist. Mitu kasutajat, kes üritavad sama faili korraga muuta, muudavad selle probleemi veelgi hullemaks.
Pilvesalvestuse eelised
Microsoft OneDrive ja Google Drive on usaldusväärsed pilvesalvestuslahendused. Need platvormid pakuvad tugevaid turbefunktsioone ja sünkroonivad automaatselt teie töö varundamiseks. Samuti saate taastada eelmised versioonid, kui teie exceli fail on rikutud tänu nende versiooniajaloo funktsioonile.
Kahe salvestusega lähenemisviis pakub parimat kaitset. Esmalt salvestage oma tööfailid arvuti kõvakettale. Seejärel laske automaatsel pilvesünkroonimisel luua oma varukoopia. See meetod aitab kasutajatel andmekadu minimeerida ja korruptsiooniprobleemidest kergesti taastuda.
Pange tähele, et stabiilsed võrguühendused ja korralikud failihaldusprotokollid on Exceli failide jagamisel üliolulised. Kogemused näitavad, et failid rikuvad sageli, kui mitu kasutajat salvestavad muudatused korraga ebakindlate ühenduste kaudu.
3. Vältige Exceli failide liiga suureks muutumist
Suuremad kui 20 MB Exceli failid võivad igal ajal rikkuda. Teie liiga suur arvutustabel ei ole lihtsalt aeglane – see on tiksuv viitsütikuga pomm, mis võib viia rikutud Exceli fail ilma hoiatamata.
Need levinud probleemid muudavad Exceli failid suuremaks, kui need peaksid olema:
- Peidetud lehed unustatud andmetega
- Kasutamata vorming tühjade lahtrite vahel
- Liiga palju valemeid ja arvutusi
- Kõrge eraldusvõimega pildid
- Pivot-tabeli vahemälud
- Tühjad read ja veerud väljaspool teie andmevahemikku
Siin on tõestatud tehnikad suuruse vähendamiseks ja ennetamiseks exceli fail on rikutud probleemid:
- Kontrollige oma töövihikut
- Ülevaade > Töövihiku statistika näitab failikomponendi üksikasju
- CTRL+END aitab leida viimati kasutatud lahtri
- Kustutage andmevahemikust kaugemale jäävad read ja veerud
- Optimeerige oma sisu
- Käsitsi arvutamise režiim töötab kõige paremini raskete valemitega lehtede puhul
- Väärtused peaksid pärast arvutusi valemeid asendama
- Pildid vajavad tihendamist 150ppi
- Kasutamata lahtrid peavad olema vormindamata
- Pivot-tabeli lähteandmete vahemälu vajab eemaldamist
Sageli hoiavad kasutajad enda teadmata oma arvutustabelites tarbetut vormingut ja arvutusi. Need strateegiad on aidanud spetsialistidel vähendada oma faili suurust kuni 70%. See on suur asi, kuna see tähendab, et oht exceli rikutud fail küsimusi langeb.
Teie töövihiku statistikat tuleb regulaarselt kontrollida, et säilitada ainult vajalik. Suured finantsmudelite või andmemahuka analüüsiga töövihikud töötavad paremini, kui need on jagatud väiksemateks failideks.
4. Hoidke Exceli ajakohasena
Teie Exceli versioon mängib olulist rolli failide rikkumisprobleemide ennetamisel. Vanemad Exceli versioonid kipuvad looma rikutud exceli failid sagedamini, eriti uuemate failivormingute puhul.
Microsoft 365 pakub teile parimat kaitset exceli fail on rikutud probleeme. Tellimusteenus uueneb automaatselt ja sisaldab uusimaid turvafunktsioone. Erinevalt vanematest versioonidest on teil alati juurdepääs uusimatele funktsioonidele ja täiustustele.
Oma Exceli versiooni ja värskenduse olekut kontrollime järgmiselt.
- Avage Excel
- Liikuge menüüsse Fail > Konto
- Vaadake jaotist Tooteteave
- Kontrollige oma värskenduskanalit ja järgu numbrit
Värskenduskanalite mõistmine
Kanalite värskendamine mõjutab oluliselt uute funktsioonide vastuvõtmise kiirust. Most ettevõtte keskkonnad kasutavad poolaastakanalit, mis pakub paremat stabiilsust ja vähendab riski exceli rikutud fail probleeme. Igakuised turvavärskendused saabuvad endiselt „Patch Teisipäeva” kaudu, olenemata kasutatavast värskenduskanalist.
Jälgime aktiivselt neid ressursse, et olla kursis:
- Ametlikud väljalaskemärkmed üksikasjaliku värskendusteabe saamiseks
- Exceli funktsioonide lendleht funktsioonide eelseisvate väljalaskmiste jaoks
- Exceli funktsioonide loend versiooni ühilduvuse jaoks
Värskendatud Exceli versioonid aitavad vältida VBA projektides kompileeritud koodi rikkumist, eriti makrotoega töövihikute puhul. See muutub oluliseks, kui peate vältima exceli fail on rikutud versioonide mittevastavuse tõttu tekkinud vead.
Vanemad Exceli versioonid võitlevad uuemate failivormingutega ja võivad põhjustada korruptsiooni. Regulaarsed värskendused tagavad teie Exceli installimise sujuva töö, säilitades samal ajal faili terviklikkuse.
5. Juurdepääs oma Exceli failile kohapeal
Exceli failid võivad rikkuda, kui neile pääsete juurde otse jagatud võrgudraividest või SharePointi asukohtadest – sarnaselt õhukesel jääl kõndides. Meie kogemus näitab, et kohalik juurdepääs on endiselt kõige turvalisem viis Exceliga töötamiseks.
See end tõestanud süsteem aitab Exceli faile turvaliselt hallata.
- Looge spetsiaalne kohaliku kausta struktuur
- Enne redigeerimist laadige failid alla
- Kasutage kirjeldavaid nimetamise kokkuleppeid (nt „Projektinimi_andmetüüp_kuupäev”)
- Suuremate muudatuste jaoks salvestage erinevad versioonid
- Laadige lõpetatud töö tagasi jagatud salvestusruumi
Tähtis hoiatus: Mitu kasutajat, kes üritavad juurdepääsu samale Exceli failile jagatud asukohtadest, on suure riskiga saada exceli rikutud fail. Süsteem võimaldab ainult ühel kasutajal jagatud töövihikut redigeerida, samal ajal kui teised saavad seda vaadata.
Toorandmed vajavad täiendavat hoolt ja kaitset. Teie kohalikul draivil olev töökoopia peaks asendama otsese töö algfailiga. See lähenemisviis on aidanud meil vältida probleemiga tegelemist exceli fail on rikutud lugematuid kordi parandamatu.
Meie meeskond töötas välja koostööprojektide jaoks usaldusväärse töövoo. Laadime faili alla kohapeal, teeme muudatused, salvestame uue versiooninumbriga ja laadime üles tagasi jagatud asukohta. See meetod on vähendanud meie exceli fail on rikutud vigu palju.
Pange tähele, et Excel töötab arvutustabelirakendusena, mitte andmebaasina. Meeskonnad, kes vajavad samaaegset juurdepääsu samadele andmetele, peaksid kasutama õigeid andmebaasilahendusi, mitte jagatud Exceli töövihikuid, mis ohustavad korruptsiooni.
6. Olge kolmanda osapoole lisandmoodulitega ettevaatlik
Exceli lisandmoodulid võivad olla nii õnnistus kui ka needus. Need tööriistad boost funktsionaalsust, kuid probleemsed lisandmoodulid põhjustavad sageli rikutud exceli failid.
Lisandmooduli probleemide hoiatusmärgid:
- Excel jookseb ootamatult kokku
- Failid avanevad aeglaselt
- Lisandmoodulite installimine põhjustab veidrat käitumist
- Tundmatute väljaandjate kohta ilmuvad turvahoiatused
Exceli testimine turvarežiimis on meie esimene samm ees exceli fail on rikutud viga. Siin on meie testitud tõrkeotsingu protsess:
- Avage Excel turvarežiimis (käivitamise ajal hoidke all CTRL-i)
- Avage Fail > Valikud > Lisandmoodulid
- Valige haldamise rippmenüüst "COM-lisandmoodulid".
- Klõpsake nuppu "Mine" ja tühjendage kõik lisandmoodulid
- Restart Excel tavaliselt
Küberkurjategijad kasutavad pahavara levitamise tööriistadena sageli lisandmooduleid. Hiljutised aruanded näitavad, et pahatahtlike lisandmoodulite rünnakud on kasvanud 600%. Järgime oma kaitsmiseks rangeid juhiseid exceli rikutud fail nendest ähvardustest.
Tundmatutest allikatest pärit lisandmoodulite installimine on riskantne, isegi kui nad väidavad, et need parandavad exceli fail on rikutud viga. Paljud juhtumid näitavad, et kasuliku välimusega lisandmoodulid sisaldasid pahavara. Õiguspärased ettevõtted ei vaja lihtsate Exceli failide avamiseks või muutmiseks lisandmooduleid.
Ettevõttekasutajad peaksid kontrollima lisandmooduleid oma ettevõtte heakskiidetud tarkvaraloendiga. See kontrollietapp on palju potentsiaali ära hoidnud exceli rikutud fail vahejuhtumitest ja turvarikkumistest.
7. Kaitske pahavara ja viirusi
Exceli failide kaitsmine pahavara ja viiruste eest on oluline samm korruptsiooni vältimiseks. Pahatahtlik tarkvara võib ohustada arvutustabeleid viisil, mida tavaline paroolikaitse ei saa peatada.
Exceli kaitstud vaade võimaldab meil faile enne redigeerimist turvaliselt kontrollida. See funktsioon muutub oluliseks meilimanuste või allalaaditavate failide puhul, mis võivad sisaldada kahjulikku sisu.
Siin on kõik turvalisuse kohta rikutud exceli failid:
- Lubage Internetist pärit failide jaoks kaitstud vaade
- Enne avamist kontrollige allalaaditud töövihikuid
- Vaikimisi keelake välised lingid ja makrod
- Hoidke Windowsi turvalisus (või viirusetõrje) ajakohasena
- Kasutage Exceliga ajakohast kaitset
Tähtis hoiatus: paroolikaitse üksi ei taga failide turvalisust. Pahavara võib parooliga kaitstud süsteemi kaudu teie süsteemi kahjustada exceli fail on rikutud.
Makrod vajavad erilist ettevaatust. Paljud juhtumid näitavad, kuidas pahatahtlikud makrod võivad tavalise töövihiku muuta exceli rikutud fail. Me ei luba kunagi ebausaldusväärsetest allikatest pärit makrosid, isegi kui fail väidab, et neid on vaja.
Jagatud töövihikud vajavad täiendavaid turvakihte. Enne mis tahes avamist exceli fail on rikutud sõnumit, kontrollige faili allikat ja skannige seda. See strateegia on meid päästnud paljudest turvarikkumistest, mis oleksid võinud viia exceli rikutud fail.
Pidage meeles, et Microsoft 365 sisseehitatud turvafunktsioonid töötavad kõige paremini tavaliste värskendustega. Regulaarsed skannimised ja ajakohane kaitse on oluliselt vähendanud meie pahavara tõttu failide kahjustamise ohtu.
Mitteaktiivsete kasutajate nõuetekohane haldamine jagatud Exceli töövihikutes on failide kahjustamise vältimiseks ja jõudluse optimaalseks hoidmiseks ülioluline. Leidsime, et unustatud kasutajaseansside ja vahel oli otsene seos rikutud exceli failid, mis lisab ka töövihikutele asjatut paisumist.
Siin on meie testitud protsess mitteaktiivsete kasutajate eemaldamiseks:
- Minge vahekaardile Ülevaatus
- Klõpsake rühmas Muudatused nuppu Jaga töövihikut
- Valige vahekaart Redigeerimine
- Vaadake üle loend „Kellel on see töövihik praegu avatud”.
- Valige passiivsed kasutajad ja klõpsake nuppu Eemalda kasutaja
- Kustutage kõik ülejäänud kohandatud vaated
Suured organisatsioonid peaksid rakendama järgmisi parimaid tavasid:
- Korraldage regulaarseid juurdepääsulubade auditeid
- Eemaldage juurdepääs kasutajatelt, kes enam projektis ei osale
- Seadistage jõudeoleku seansi ajalõpud
- Puhastage kohandatud vaateid regulaarselt
Täiustatud kaitse: Meie kohandatud makrolahendus jälgib automaatselt kasutajate tegevust. See automatiseerimine on oluliselt vähendanud meie exceli fail on rikutud vead, eemaldades passiivsed kasutajad pärast kahetunnist tegevusetust.
Jagatud töövihikud vajavad mitme kasutaja hoolikat haldamist. Kogemus näitab, et liiga palju samaaegseid ühendusi loovad sageli an exceli rikutud fail olukord. Soovitame jõudeolekuseansi väljalogimisreegleid, eriti SharePointi või OneDrive'i salvestatud failide puhul.
Microsoft 365 koostööfunktsioonid pakuvad paremat kaitset kui jagatud töövihiku pärandfunktsioon. See kaasaegne lähenemine aitab meeskondadel kardetut vältida exceli fail on rikutud sõnumit, hoides meeskonnatöö produktiivsusena.
9. Varundage regulaarselt
Excel failid vajavad regulaarset varundamist, mis on lõplik kaitse püsiva andmekao vastu. Kogemused näitavad, et hoolimata ennetusmeetmetest on jõuline varustrateegia endiselt hädavajalik.
Siin on meie tõestatud varundusstrateegia, mis on säästnud lugematuid töötunde:
- Lubage pilve salvestatud failide jaoks automaatne salvestamine
- Looge käsitsi varukoopiaid kuupäeva/kellaaja templitega
- Konfigureerige Exceli automaatse taastamise sätted
- Hoidke varukoopiaid mitmes kohas
- Testige regulaarselt varufaile
Kriitiliste arvutustabelite jaoks on vaja valikut „Loo alati varukoopia”. Seadistamise protsess on lihtne:
- Valige Fail > Salvesta nimega
- Klõpsake Tööriistad > Üldsuvandid
- Märkige ruut "Loo alati varukoopia"
- Klõpsake nuppu OK ja salvestage
Automaatne salvestamine üksi ei paku piisavalt kaitset. OneDrive säilitab versiooniajalugu, kuid olulised töövihikud vajavad spetsiaalseid varukoopiaid. Näide tsiteerimiseks vaadake, kuidas salvestame faili „Budget2023.xlsx” nimega „Budget2023_20231215_1008.xlsx” (kuvatakse kuupäev ja kellaaeg).
Tähtis hoiatus: mitu varuversiooni on suurepärane viis kaitse saamiseks a rikutud exceli fail. Meie meeskond on näinud juhtumeid, kus an exceli fail on rikutud parandamatu, kuid süstemaatilised varukoopiad päästsid projekti.
Jagatud töövihikud vajavad nii pilve- kui ka kohalikku varukoopiat. See kahesuunaline lähenemine on kaitsnud meie tööd korduvalt, kui exceli rikutud fail probleem kerkis esile. Pange tähele, et varundamise sagedus peaks vastama teie faili muutmise kiirusele – rohkem muudatusi nõuavad sagedasemat varundamist.
Need varundusstrateegiad on vähendanud exceli rikutud fail juhtumeid meie töövoos palju. Meie lihtne reegel: kõik väärtuslik väärib varukoopiat!
10. Taastage rikutud Exceli failid
Ülaltoodud näpunäidete abil saate vältida most Exceli faili kahjustustest. Kui aga korruptsioon siiski ilmneb, võite kasutada DataNumen Excel Repair et rikutud Exceli failide taastamine:
11. järeldus
Exceli faili rikkumine häirib tööd ja toob kaasa olulise andmekadu, kuid most probleeme saab ennetada õigete tavade abil. Regulaarsed salvestamised, usaldusväärsed salvestuslahendused ja hoolikas failisuuruse haldamine on Exceli failikaitse alus.
Kohalike koopiatega töötamine, Exceli versioonide värskendamine ja lisandmoodulite hoolikas kontrollimine vähendavad oluliselt korruptsiooniriske. Õige kasutajahaldus jagatud töövihikutes ja tugev pahavarakaitse loovad täiendavaid turvakihte.
Vaatamata ennetusmeetmetele võib faile rikkuda. DataNumen Excel Repair aitab rikutud Exceli faile tõhusalt parandada. Teie andmete turvalisus sõltub korrapärase varukoopia tegemisest mitmes kohas.
Need ennetusstrateegiad vähendavad dramaatiliselt teie töö haavatavust failide korruptsiooni suhtes, kui neid järjepidevalt rakendatakse. Suur tähelepanu detailidele ja tõestatud parimad tavad muudavad kõik oluliseks.
Autori sissejuhatus:
Vivian Stevens on andmete taastamise ekspert DataNumen, Inc., mis on andmete taastamise tehnoloogiate turuliider maailmas. Lisateabe saamiseks külastage www.datanumenCom