Jak získat varování při odesílání e-mailů osobám mimo vaši společnost

Pokud má vaše společnost přesné zásady, že byste neměli posílat e-maily osobám mimo vaši společnost, můžete použít způsob uvedený v tomto článku. Naučí vás používat VBA, abyste dostali varování, pokud je e-mail odeslán mimo vaši společnost.

Někdy po vás může vaše společnost v zájmu ochrany bezpečnosti dat požadovat, abyste při používání firemního e-mailového účtu posílali e-maily pouze osobám ve vaší společnosti. Jinými slovy, nemáte povoleno posílat e-maily osobám mimo společnost, konkrétně e-mailovým adresám v externích doménách. Možná jste však občas trochu zapomenutelní. V tomto případě si možná budete přát, aby vás aplikace Outlook mohla automaticky varovat, když posíláte e-maily externí společnosti. Zde se zaměříme na tento problém a provedeme vás, jak toho dosáhnout prostřednictvím aplikace Outlook VBA.

Získejte varování při odesílání e-mailů osobám mimo vaši společnost

1. Nejprve spusťte program Outlook.
2. Poté stiskněte klávesové zkratky „Alt + F11“.
3. Dále získáte přístup k oknu editoru Outlook VBA.
4. Následně otevřete projekt „ThisOutlookSession“.
5. Potom zkopírujte a vložte následující kódy VBA do tohoto okna projektu.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Poté byste měli tento kód podepsat.
7. Později změňte nastavení maker aplikace Outlook a povolte podepsaná makra.
8. Konečně, od nynějška pokaždé, když budete chtít posílat e-maily na e-mailové adresy, které nejsou ve vaší firemní doméně, obdržíte varování, jako je následující snímek obrazovky:

Udržujte svůj Outlook správně

Aplikace Outlook má tendenci selhat, pokud často zavíráte aplikaci Outlook nesprávně, například při nuceném ukončení kvůli náhlým výpadkům napájení. Pokaždé, když se váš Outlook zhroutí, utrpí i váš soubor PST. Jakmile bude váš soubor PST kompromitován, vynaložíte mnohem více úsilí na jeho získání zpět poškozený Outlook dat než každodenní ochrana. V takovém případě vám scanpst.exe moc nepomůže. Nezbývá vám nic jiného, ​​než se vrátit k silnějšímu nástroji, jako je např DataNumen Outlook Repair.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertem na obnovu dat DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně SQL Server opravit a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com