V případě, že manipulujete
několik projektů ve vaší kanceláři, je velmi pravděpodobné, že byste do své poštovní schránky dostali řadu e-mailů souvisejících s těmito projekty. V průběhu času je pro vás stále obtížnější sledovat konverzace, které jste měli v souvislosti s konkrétním projektem. S Outlookem je však snadno možné uspořádat vaše konverzace a ukládat e-maily elegantním způsobem. Podívejme se na několik praktických tipů, jak toho dosáhnout.
Vytvořte samostatné složky pro ukládání e-mailů pro každý projekt, na kterém pracujete
Nejprve byste měli vytvořit samostatné složky pro každý probíhající projekt, který aktuálně zpracováváte v Outlooku. Jakmile obdržíte e-mail týkající se konkrétního projektu, můžete jej oddělit od Doručené pošty a přesunout do příslušné složky.
Pomocí pravidel můžete filtrovat e-maily do příslušných složek
V aplikaci MS Outlook můžete vytvořit pravidla pro přenos e-mailů, které obsahují konkrétní předmět. V ideálním případě byste měli povzbudit všechny členy týmu, aby do řádku předmětu e-mailu zahrnovali název projektu, což umožní automatické oddělení e-mailů pomocí pravidel.
Vytvořte kategorie pro každý projekt a přiřaďte je jedinečným barvám
Aplikace Ms Outlook umožňuje vytvářet kategorie, které lze použít k rychlé identifikaci e-mailů. K dané kategorii můžete také přiřadit konkrétní barvu, která vám umožní efektivně třídit e-maily. Nejprve však musíte pro organizaci e-mailů vytvořit jedinečné kategorie. Chcete-li tak učinit, můžete kliknout na Kategorizovat v nabídce panelu nástrojů a poté kliknout na Všechny kategorie. Dále si můžete vybrat z jedné z existujících kategorií a přejmenovat je smysluplným názvem. Kromě toho můžete zvolit změnu barvy spojené s uvedenou kategorií. Outlook dokonce umožňuje přidružit klávesovou zkratku k jednotlivé kategorii. Je důležité mít vytvořenou kategorii pro každý z vašich průběžných projektů, abyste je mohli snadno označit. Jakmile je seznam kategorií na místě, můžete kliknout pravým tlačítkem na libovolný e-mail a kliknout na kategorie. Z vyskakovací obrazovky můžete vybrat příslušnou kategorii a použít ji na e-mail. Vyskakovací obrazovka mimochodem obsahuje odkaz na hlavní seznam kategorií, pro případ, že byste chtěli upravit některý z jejích prvků.
Neztraťte své e-maily kvůli selhání aplikace Outlook - obnovte je zpět
V případě, že se někdy setkáte s úplným selháním aplikace Outlook, mohou být vaše e-mailová data nepřístupná. V takovém scénáři je jedinou možností před obnovením e-mailových dat pomocí a oprava pst nástroj jako DataNumen Outlook Repair. Tato všestranná aplikace je dodávána s most vnímatelný a pokročilý algoritmus navržený k načítání dat PST ze zcela zpackaných souborů. Aplikace je také vybavena pro řešení nepřeberného množství typů médií a funguje jako sen i na jednotkách virtuálních strojů.
Úvod autora:
Alan Chen je prezidentem a předsedou představenstva DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně zotavení sql a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com