Jak automaticky připojit konkrétní soubory při odesílání konkrétních e-mailů v aplikaci Outlook

Potřebujete často při odesílání konkrétních e-mailů v aplikaci Outlook připojovat konkrétní soubory? Pokud ano, může se vám zdát zdlouhavé je pokaždé přidávat ručně. Tento článek vás naučí rychlou metodu, jak toho dosáhnout pomocí aplikace Outlook VBA.

Při své každodenní práci jsem často nucen při odesílání konkrétních e-mailů připojovat konkrétní soubory. Například každý týden musím poslat e-mail svým nadřízeným, abych nahlásil svou týdenní práci. V tomto e-mailu budu muset připojit některé konkrétní soubory, včetně pracovních protokolů, některých statistických zpráv o datech a tak dále. Tyto soubory obvykle aktualizuji každý týden. V minulosti jsem obvykle nejprve složil tělo zprávy a poté ručně přidal tyto soubory. V současnosti však nacházím chytřejší trik. To znamená použití Outlook VBA k automatizaci. Pokud máte podobné požadavky, čtěte prosím dále, abyste se dozvěděli konkrétní kódy VBA a podrobné operace.

Automatické připojení konkrétních souborů při odesílání konkrétních e-mailů

1. Pro začátek spusťte Outlook a přejděte na kartu „Vývojář“.
2. Poté můžete najít a kliknout na tlačítko „Visual Basic“, čímž se okamžitě otevře okno editoru VBA.
3. V následujícím okně byste měli dvakrát kliknout na projekt „ThisOutlookSession“ v seznamu projektů na levé straně.
4. Dále byste do něj měli zkopírovat a vložit následující kódy VBA.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strPrompt As String
    Dim nRes As Integer
 
    'Check the email subject and recipient
    If InStr(LCase(Item.Subject), "worklog") > 0 And InStr(Item.To, "frank") > 0 Then
       strPrompt = "Do you want to attach the worklog related files?"
       nRes = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Attach Files")
       If nRes = vbYes Then
          'Attach the specific files
          With Item
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\WorkLog.docx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 1.xlsx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 2.xlsx")
          End With
       End If
    End If
End Sub

5. Poté budete muset k novému projektu přiřadit digitální certifikát.

• Nejprve klikněte na tlačítko „Nástroj“ na panelu nástrojů a vyberte „Digitální podpis“.
• Poté ve vyskakovacím dialogovém okně „Digitální podpis“ stiskněte tlačítko „Vybrat“,
• Následně si můžete vybrat stávající certifikát.
• Nakonec klikněte na řadu „OK“, abyste jej úspěšně přiřadili.

6. Později budete muset upravit nastavení maker tak, aby jednoduše povolila digitálně podepsaná makra.
7. Nakonec to můžete vyzkoušet.

• Když kliknete na „Odeslat“ a odešlete konkrétní e-mail, který obsahuje konkrétní slova v předmětu nebo je odeslán konkrétnímu kontaktu, zobrazí se okno se zprávou, jako na obrázku níže.
• Poté můžete zkontrolovat odeslaný e-mail. Přednastavené soubory jistě najdete v příloze odeslané pošty.

Nikdy neodkládejte opravu chyb aplikace Outlook

Někdy, i když jste narazili na chybovou zprávu v aplikaci Outlook, po zavření zprávy můžete stále pokračovat v práci. Ale ve skutečnosti to není doporučená akce. Co byste měli udělat, je odstranit je co nejdříve, místo abyste je nechali stranou. Hromadící se problémy budou mít za následek vážné selhání. Pokud dojde k selhání aplikace Outlook, budou vaše data PST v aplikaci Outlook ohrožena. Měl bys to vědět poškozená data PST aplikace Outlook je spíše uzlovitý. V té době vám nezbývá nic jiného, ​​než použít zkušený a renomovaný opravárenský nástroj, jako je kupř DataNumen Outlook Repair.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertem na obnovu dat DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně oprava poškozená SQL Server soubor a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com