2 rychlé tipy pro automatické označení konkrétních příchozích schůzek jako soukromých v aplikaci Outlook

Z důvodu ochrany vašeho soukromí možná budete muset některé konkrétní schůzky označit jako soukromé. Tento článek vám představí 2 rychlé způsoby, jak automaticky označit konkrétní jako soukromé.

Můj předchozí článek “2 rychlé tipy pro dávkové nastavení více termínů aplikace Outlook jako soukromých”Vás naučil 2 prostředky označit několik schůzek jako soukromé najednou. Ale oba vám nemohou pomoci automaticky označit konkrétní příchozí schůzky jako soukromé. Pokud jde o automatizaci, možná vás napadne pravidlo aplikace Outlook. Ve výchozím nastavení ale neexistuje akce „označit jako soukromé“. Naštěstí můžete k vytvoření takové akce použít krátký skript. Kromě toho máte povolení to přímo dosáhnout pomocí aplikace Outlook VBA. Zde tedy podrobně představíme tyto dva tipy.

Tip 1: Použijte pravidlo a krátký skript

1. Nejprve spusťte program Outlook.
2. Poté stiskněte „Alt + F11“ pro přístup k editoru VBA.
3. Dále zkopírujte a vložte následující skript VBA do nového modulu.

Sub AutoMarkMeetingPrivate(objMeetingRequest As MeetingItem)
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
 
    If TypeOf objMeetingRequest Is MeetingItem Then
       Set objMeeting = objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True)
       objMeeting.Sensitivity = olPrivate
       objMeeting.Save
    End If
End Sub

4. Následně ukončete editor VBA.
5. A pak klikněte na „Pravidlo“> „Spravovat pravidla a upozornění“ na kartě „Domovská stránka“.
6. Poté klikněte na „Nové pravidlo“.
7. Dále vyberte „Použít pravidlo na zprávy, které dostávám“ a stiskněte „Další“.
8. Poté povolte konkrétní podmínky omezit konkrétní schůzky, například konkrétními slovy v předmětu nebo těle.
9. Kromě toho musíte přidat podmínku „použít formulář žádosti o schůzku“ podle kroků uvedených na následujícím snímku obrazovky:
10. Po zadání podmínky klikněte na „Další“.
11. Později musíte zadat akci.

• Vyberte „spustit skript“.
• Klikněte na odkaz „skript“.
• Vyberte dříve přidaný skript VBA.
• Stiskněte „OK“ a „Další“.

12. Nakonec můžete podle pokynů dokončit nastavení pravidla jako obvykle.

Kromě použití pravidla aplikace Outlook k nastavení podmínek konkrétní schůzky můžete pomocí aplikace Outlook VBA získat stejně jako následující.

Tip 2: Použijte Outlook VBA

1. Nejprve stiskněte klávesy „Alt + F11“.
2. Poté otevřete okno projektu „ThisOutlookSession“.
3. Následně do něj zkopírujte a vložte následující kódy.

Public WithEvents objIncomingItems As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set objIncomingItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub objIncomingItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingRequest = Item
       Set objMeeting = objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True)
       'Change the condition as per your actual needs
       If (objMeetingRequest.SenderEmailAddress = "johnsmith@datanumen.com") Or (InStr(LCase(objMeeting.Subject), "test") > 0) Then
          objMeeting.Sensitivity = olPrivate
          objMeeting.Save
       End If
    End If
End Sub

4. Poté tento kód podepište a změňte nastavení maker.
5. Nakonec restartujte Outlook, abyste aktivovali novou schůzku.

Zvládat otravné problémy s Outlookem

Je téměř nepochybným faktem, že Outlook PST je náchylný k chybám. Proto musíte věnovat velkou pozornost ochraně svých dat Outlook PST. Například je třeba pravidelně zálohovat soubor PST. Kromě toho byste si měli připravit spolehlivý a vynikající nástroj pro opravu, jako například DataNumen Outlook Repair, který je schopen opravit PST chyby bez potu.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertem na obnovu dat DataNumen, Inc., která je světovým lídrem v oblasti technologií pro obnovu dat, včetně poškozený mdf a výhledové softwarové produkty pro opravy. Pro více informací navštivte www.datanumen.com