Thiếu thư mục trong Outlook? 21 cách khắc phục đã được chứng minh [Hướng dẫn năm 2026]

Thiếu thư mục trong Outlook? Nhận ngay 21 giải pháp khắc phục đã được chứng minh! Các giải pháp từng bước từ sửa lỗi nhanh đến sửa lỗi nâng cao trên Windows.

1. Giới thiệu

Không gì tệ hơn việc phát hiện ra một thư mục quan trọng bị mất trong Outlook. Cho dù đó là thư từ khách hàng, tập tin dự án hay email cá nhân, khi bạn mất một thư mục trong Outlook, điều đó sẽ gây ra sự hoảng loạn ngay lập tức và làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

Trong hướng dẫn toàn diện này, bạn sẽ khám phá các giải pháp từng bước để tìm các thư mục bị mất trong Outlook, hiểu lý do tại sao các thư mục biến mất và tìm hiểu các chiến lược phòng ngừa để bảo vệ hệ thống tổ chức email của bạn.

2. Hiểu lý do tại sao các thư mục bị mất trong Outlook

2.1 Nguyên nhân phổ biến gây mất thư mục

• Xóa hoặc di chuyển vô tình: Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các thư mục trong Outlook biến mất là do vô tình xóa hoặc di chuyển chúng đến vị trí khác trong quá trình quản lý email.
• Xem Cài đặt và Vấn đề về Bộ lọc: Cài đặt chế độ xem đã thay đổi hoặc bộ lọc đang hoạt động có thể ẩn các thư mục, khiến chúng có vẻ như bị mất mặc dù thực tế chúng vẫn còn tồn tại.
• Các vấn đề đồng bộ hóa: Kết nối internet kém hoặc sự cố máy chủ có thể gây ra lỗi đồng bộ hóa, dẫn đến việc các thư mục tạm thời bị thiếu.
• Hỏng hóc trong tệp dữ liệu Outlook: PST bị hỏng hoặc OST tệp có thể khiến thư mục bị mất trong các trường hợp Outlook, đặc biệt là trong các cài đặt cũ hơn.
• Hồ sơ tham nhũng: Hồ sơ Outlook bị hỏng có thể không hiển thị đúng tất cả các thư mục, khiến dữ liệu bị thiếu.
• Sự can thiệp của tiện ích bổ sung của bên thứ ba: Các tiện ích bổ sung không tương thích hoặc lỗi thời có thể ảnh hưởng đến việc hiển thị thư mục và gây ra hành vi không mong muốn.
• Cập nhật và nâng cấp phần mềm: Các bản cập nhật Outlook gần đây, đặc biệt là quá trình chuyển đổi từ Outlook Cổ điển sang Outlook Mới, có thể tạm thời ẩn các thư mục trong quá trình nâng cấp.

2.2 Các loại tình huống mất thư mục

• Các thư mục biến mất hoàn toàn: Các thư mục dường như đã biến mất hoàn toàn khỏi ngăn thư mục và không thể tìm thấy thông qua thao tác điều hướng thông thường.
• Thư mục ẩn hoặc thu gọn: Các thư mục tồn tại nhưng bị ẩn dưới các thư mục cha đã thu gọn hoặc trong các phần thu nhỏ.
• Đã di chuyển đến vị trí sai: Các thư mục vô tình bị di chuyển đến các vị trí khác nhau trong cấu trúc thư mục, khiến việc tìm kiếm chúng trở nên khó khăn.
• Đã xóa nhưng có thể phục hồi: Các thư mục đã bị xóa nhưng vẫn có thể khôi phục từ các mục đã xóa hoặc bản sao lưu máy chủ.

3. Các giải pháp nhanh chóng: Hãy bắt đầu từ đây trước tiên

Trước khi đi sâu vào các bước khắc phục sự cố phức tạp, hãy thử những giải pháp đơn giản này để giải quyết hầu hết các vấn đề thư mục bị thiếu trong Outlook. Các phương pháp này chỉ mất vài phút và khắc phục được khoảng 40% sự cố thư mục biến mất mà không cần đến chuyên môn kỹ thuật.

3.1 Phương pháp 1: Khởi động lại ứng dụng Outlook

3.1.1 Tắt máy hoàn toàn và khởi động lại

1. Đóng Outlook hoàn toàn bằng cách nhấp vào Tập tin -> Ra
2. Chờ 10-15 giây để đảm bảo tất cả các tiến trình kết thúc
3. Khởi động lại Outlook và kiểm tra xem các thư mục bị thiếu có xuất hiện trở lại không.
4. Nếu các thư mục vẫn bị thiếu, hãy thử khởi động lại máy tính.

3.1.2 Khi nào phương pháp này hoạt động tốt nhất

Giải pháp đơn giản này thường khắc phục được các lỗi hiển thị tạm thời và các sự cố đồng bộ hóa nhỏ gây ra hiện tượng thư mục bị thiếu trong Outlook.

3.2 Phương pháp 2: Kiểm tra các thư mục ẩn hoặc bị thu gọn

3.2.1 Mở rộng tất cả các cấu trúc thư mục

1. Tìm kiếm các biểu tượng mũi tên nhỏ bên cạnh tên thư mục
2. Nhấp vào mỗi mũi tên để mở rộng các thư mục đã thu gọn
3. Kiểm tra xem thư mục bị thiếu của bạn có xuất hiện trong phần mở rộng không

3.2.2 Sử dụng Điều hướng Bàn phím để Mở rộng Thư mục

1. Chọn một thư mục trong ngăn điều hướng
2. Sử dụng phím mũi tên phải để mở rộng một thư mục
3. Sử dụng phím mũi tên trái để thu gọn một thư mục

3.2.3 Tìm kiếm các thư mục con lồng nhau

1. Điều hướng qua tất cả các thư mục chính một cách có hệ thống
2. Kiểm tra bên dưới Hộp thư đến, Các mục đã gửivà các thư mục chính khác
3. Tìm kiếm các thư mục con vô tình lồng nhau

3.3 Phương pháp 3: Kiểm tra khả năng hiển thị của ngăn thư mục

3.3.1 Vào View > Folder Pane > Normal

1. Nhấn vào Xem tab trong ruy-băng
2. Nhấp chuột Ngăn thư mục trong phần bố trí
3. Chọn bình thường từ menu thả xuống

3.3.2 Kiểm tra xem Pane có được thu nhỏ không

1. Tìm biểu tượng > nhỏ ở phía bên trái cửa sổ Outlook
2. Nhấp vào biểu tượng này để mở rộng ngăn thư mục thu nhỏ
3. Điều chỉnh chiều rộng của khung bằng cách kéo đường viền nếu cần

4. Phương pháp tìm kiếm và phát hiện

Khi các thư mục không hiển thị rõ ràng, các kỹ thuật tìm kiếm này sẽ giúp định vị chúng trong cấu trúc dữ liệu Outlook của bạn. Các phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi các thư mục bị di chuyển vô tình hoặc bị ẩn do sự cố đồng bộ hóa.

4.1 Phương pháp 4: Sử dụng tính năng Tìm kiếm nâng cao

4.1.1 Nhấn Ctrl + Shift + F

1. Ấn Bản Ctrl+Shift+F để mở hộp thoại Tìm kiếm nâng cao. Phím tắt này hoạt động trên tất cả các phiên bản Outlook và giúp định vị các thư mục ẩn
2. Trong hộp thoại Tìm kiếm nâng cao, chọn Tìm kiếm Mọi loại mục Outlook.
3. Nhấp chuột Nâng cao chuyển hướng
4. Theo Xác định thêm tiêu chí phần, bấm Phần -> Tất cả các trường Thư -> Trong thư mục
5. Chọn Điều kiện như ccó được.
6. Thiết lập Giá trị vào tên thư mục bị thiếu của bạn, chẳng hạn như Folder1
7. Nhấp chuột Thêm vào danh sách
   
   
8. Nhấp chuột Xem
9. Kiểm tra thư mục cấp cao nhất, sau đó kiểm tra Tìm kiếm thư mục con
   
   
10. Nhấp chuột Tìm ngay để tìm email trong thư mục bị mất.

Nếu bạn tìm thấy một số email trong thư mục bị thiếu, nhưng thư mục đó vẫn không hiển thị, bạn có thể tạo một thư mục mới và sao chép hoặc di chuyển các email đã tìm thấy vào thư mục đó.

4.1.2 Sử dụng nút Browse để xác định đường dẫn thư mục

Nó cũng có thể sử dụng Xem trong hộp thoại “Tìm kiếm nâng cao” để định vị trực tiếp thư mục bị mất:

1. Nhấn vào Xem nút trong hộp thoại Tìm kiếm nâng cao
2. Xem lại cửa sổ bật lên về cấu trúc thư mục xuất hiện
3. Lưu ý đường dẫn vị trí của thư mục bị mất của bạn
4. Điều hướng đến vị trí đó trong giao diện Outlook chính

4.2 Phương pháp 5: Kiểm tra Thuộc tính Tệp Dữ liệu và Kích thước Thư mục

4.2.1 Nhấp chuột phải vào Tài khoản Email > Thuộc tính Tệp Dữ liệu

1. Nhấp chuột phải vào tài khoản email của bạn trong ngăn điều hướng
2. Chọn Thuộc tính tệp dữ liệu từ menu ngữ cảnh
   
3. Thao tác này sẽ mở hộp thoại thuộc tính cho hộp thư của bạn
4. nhấp vào Kích thước thư mục nút
5. Một danh sách đầy đủ tất cả các thư mục và thư mục con sẽ xuất hiện
6. Tìm kiếm thư mục bị mất của bạn trong kho hoàn chỉnh này
7. Lưu ý thông tin đường dẫn thư mục

4.3 Phương pháp 6: Sử dụng Outlook Web App (OWA)

4.3.1 Đăng nhập vào Outlook.office.com

1. Mở trình duyệt web của bạn và truy cập outlook.office.com
2. Đăng nhập bằng thông tin tài khoản Microsoft của bạn
3. Truy cập email của bạn thông qua giao diện web

4.3.2 Kiểm tra xem Thư mục có Xuất hiện trong Phiên bản Web không

1. Điều hướng đến email phần trong ứng dụng web
2. Kiểm tra danh sách thư mục ở phía bên trái
3. Tìm kiếm thư mục bị mất của bạn trong giao diện web

4.3.3 So sánh cấu trúc thư mục Desktop và Web

1. Nếu các thư mục xuất hiện trên web nhưng không xuất hiện trên màn hình nền, thì đó là sự cố hiển thị cục bộ
2. Lưu ý tên thư mục và vị trí trong phiên bản web
3. Sử dụng thông tin này để khắc phục sự cố ứng dụng máy tính để bàn

5. Các vấn đề về xem và hiển thị

Các sự cố hiển thị thường khiến thư mục trông như bị thiếu dù thực tế chúng vẫn tồn tại nhưng bị ẩn do cài đặt hiển thị, bộ lọc hoặc sự cố ngăn điều hướng. Các giải pháp này giải quyết những sự cố hiển thị phổ biến nhất trong Outlook.

5.1 Phương pháp 7: Đặt lại cài đặt chế độ xem

5.1.1 Sử dụng lệnh outlook.exe /cleanviews

1. Đóng Outlook hoàn toàn
2. Ấn Bản Windows + R để mở hộp thoại Chạy
3. Kiểu outlook.exe / cleanviews và báo chí đăng ký hạng mục thi
4. Hãy đợi Outlook khởi động lại với cài đặt hiển thị được đặt lại.

5.1.2 Phương án thay thế: Tab Xem > Đặt lại chế độ xem

1. Trong Outlook, hãy nhấp vào Xem chuyển hướng
2. Trong tạp chí Chế độ xem hiện tại phần, bấm Đặt lại chế độ xem
3. Nhấp chuột Có khi được nhắc xác nhận
4. Kiểm tra xem các thư mục bị mất có xuất hiện lại không

5.1.3 Đặt lại tất cả chế độ xem thư mục

1. Thay đổi chế độ xem từng cái một.
   
2. Lặp lại quá trình thiết lập lại cho các chế độ xem khác nhau
3. Điều hướng đến các thư mục khác nhau và đặt lại từng chế độ xem riêng lẻ
4. Điều này đảm bảo khôi phục chế độ xem toàn diện

5.2 Phương pháp 8: Kiểm tra các bộ lọc đã áp dụng

5.2.1 Xóa bộ lọc ngày

1. Kiểm tra cài đặt chế độ xem hiện tại để biết bất kỳ hạn chế ngày nào
2. Đến phần Xem -> Giao diện cài đặt
3. Nhấp chuột Lọc và xóa bỏ mọi ràng buộc về ngày tháng

5.2.2 Xóa bộ lọc từ khóa

1. Tìm kiếm bất kỳ văn bản nào trong hộp tìm kiếm ở trên cùng
2. Xóa tất cả các thuật ngữ tìm kiếm và từ khóa
3. Kiểm tra các bộ lọc dựa trên chủ đề hoặc nội dung

5.2.3 Đặt lại bộ lọc trạng thái đã đọc/chưa đọc

1. Xóa bộ lọc chỉ hiển thị các mục đã đọc hoặc chưa đọc
2. Đảm bảo tất cả email được hiển thị bất kể trạng thái

5.2.4 Xóa bộ lọc người gửi/người nhận

1. Xóa bất kỳ bộ lọc nào dựa trên người gửi cụ thể
2. Xóa bỏ các hạn chế dựa trên người nhận
3. Đặt lại bộ lọc tầm quan trọng và kích thước

5.3 Phương pháp 9: Khắc phục sự cố ngăn điều hướng

5.3.1 Đặt lại cài đặt ngăn điều hướng

1. Nhấp chuột phải vào ngăn điều hướng
2. Chọn Tuỳ chọn Danh mục
   
   
3. Nhấp chuột Xóa và làm lại để khôi phục cài đặt mặc định
   

5.3.2 Khôi phục thứ tự thư mục mặc định

1. Kiểm tra xem các thư mục đã được sắp xếp lại hoặc ẩn chưa
2. Kéo các thư mục trở lại vị trí ban đầu của chúng
3. Đảm bảo tất cả các thư mục được thiết lập để hiển thị

5.3.3 Kiểm tra mục Yêu thích

1. Nhìn vào Yêu thích phần của ngăn điều hướng
2. Kiểm tra xem thư mục bị mất của bạn có xuất hiện ở đó không
3. Xóa và thêm lại các thư mục vào mục Yêu thích nếu cần

6. Phục hồi sau khi xóa

Nếu thư mục của bạn thực sự đã bị xóa, các phương pháp này sẽ giúp khôi phục chúng từ nhiều giai đoạn xóa khác nhau. Thành công phụ thuộc vào thời gian xóa trước đó và loại tài khoản email của bạn (Exchange, IMAP hoặc lưu trữ cục bộ).

6.1 Phương pháp 10: Kiểm tra thư mục mục đã xóa

Chúng tôi đã viết một hướng dẫn toàn diện về cách khôi phục các thư mục đã xóa khỏi thư mục "Mục đã xóa".

6.2 Phương pháp 11: Sử dụng Công cụ “Khôi phục các mục đã xóa”

Hướng dẫn của chúng tôi cũng bao gồm hướng dẫn về cách khôi phục các thư mục đã xóa bằng công cụ “Khôi phục các mục đã xóa”.

6.3 Phương pháp 12: Khôi phục phía máy chủ (Exchange/Office 365)

Hướng dẫn của chúng tôi cũng bao gồm hướng dẫn về cách khôi phục các thư mục đã xóa trên phía máy chủ.

7. Giải pháp đồng bộ hóa

Các sự cố về kết nối mạng và đồng bộ hóa máy chủ thường xuyên khiến các thư mục tạm thời bị mất. Các phương pháp này khôi phục lại kết nối bình thường giữa Outlook và máy chủ email của bạn để lấy lại các thư mục bị mất trong Outlook.

7.1 Phương pháp 13: Buộc đồng bộ thủ công

7.1.1 Nhấp vào nút Gửi/Nhận

1. Nhấn vào Gửi đi nhận lại tab trong ruy-băng
2. Nhấp chuột Gửi / Nhận Tất cả các Thư mục
3. Chờ quá trình đồng bộ hóa hoàn tất

7.1.2 Chọn “Cập nhật thư mục”

1. Nhấp chuột phải vào tài khoản email của bạn trong ngăn thư mục
2. Chọn Cập nhật thư mục từ menu ngữ cảnh
3. Điều này buộc phải làm mới cấu trúc thư mục

7.1.3 Đồng bộ tất cả tài khoản thư

1. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy đồng bộ hóa từng tài khoản riêng lẻ
2. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại -> Gửi / Nhận Nhóm
3. Chọn từng tài khoản và buộc đồng bộ hóa

7.2 Phương pháp 14: Kiểm tra đăng ký thư mục IMAP

7.2.1 Đi tới Thư mục IMAP

1. Nhấp chuột phải vào tệp tài khoản/dữ liệu trong Ngăn thư mục.
2. Nhấp chuột Thư mục IMAP (chỉ hiển thị cho tài khoản IMAP)
3. Thao tác này sẽ mở hộp thoại đăng ký thư mục IMAP

7.2.2 Nhấp vào nút “Truy vấn”

1. Trong hộp thoại Thư mục IMAP, nhấp vào Câu Hỏi
2. Thao tác này sẽ lấy danh sách thư mục mới nhất từ máy chủ
3. Chờ phản hồi của máy chủ hoàn tất

7.2.3 Đăng ký Thư mục bị thiếu

1. Tìm thư mục bị thiếu của bạn trong danh sách tất cả
2. Chọn thư mục
3. Nhấp chuột Đăng ký để thêm nó trở lại danh sách thư mục của bạn
4. Nhấp chuột OK khi bạn hoàn thành

7.3 Phương pháp 15: Khắc phục sự cố kết nối

7.3.1 Xác minh kết nối Internet

1. Kiểm tra kết nối internet của bạn bằng cách truy cập một trang web
2. Đảm bảo bạn có kết nối ổn định
3. Hãy thử kết nối với một mạng khác nếu có thể

7.3.2 Kiểm tra cài đặt tường lửa

1. Tạm thời tắt Tường lửa Windows để kiểm tra.
2. Kiểm tra xem tường lửa của bên thứ ba có chặn Outlook không
3. Thêm Outlook vào ngoại lệ tường lửa nếu cần

7.3.3 Kiểm tra kết nối tài khoản

1. Đến phần Tập tin -> Cài đặt tài khoản -> Cài đặt tài khoản
2. Chọn tài khoản của bạn và nhấp vào Kiểm tra cài đặt tài khoản
3. Xem lại kết quả kiểm tra để tìm ra vấn đề kết nối

8. Sửa lỗi phần mềm và hệ thống

Xung đột phần mềm, phiên bản lỗi thời và sự cố cấp hệ thống có thể khiến các thư mục trong Outlook biến mất. Các giải pháp này giải quyết các sự cố cấp ứng dụng khiến thư mục không hiển thị và hoạt động bình thường.

8.1 Phương pháp 16: Cập nhật ứng dụng Outlook

8.1.1 Kiểm tra bản cập nhật Office

1. Mở bất kỳ ứng dụng Office nào
2. Đến phần Tập tin -> Tài khoản
3. Nhấp chuột cập nhật tùy chọn -> Cập nhật bây giờ

8.1.2 Cài đặt bản vá mới nhất

1. Cho phép Windows Update tải xuống và cài đặt các bản cập nhật Office
2. Kiểm tra cả bản cập nhật quan trọng và tùy chọn
3. Đảm bảo phiên bản Outlook của bạn là phiên bản mới nhất

8.1.3 Khởi động lại sau khi cập nhật

1. Khởi động lại máy tính sau khi cài đặt bản cập nhật.
2. Khởi chạy Outlook và kiểm tra xem các thư mục đã trở lại chưa
3. Xác minh rằng tất cả các chức năng đang hoạt động chính xác

8.2 Phương pháp 17: Vô hiệu hóa tiện ích bổ sung của bên thứ ba

8.2.1 Khởi động Outlook ở Chế độ An toàn

1. Ấn Bản Windows + R để mở hộp thoại Chạy
2. Kiểu triển vọng / an toàn và báo chí đăng ký hạng mục thi
3. Outlook khởi động mà không có tiện ích bổ sung nào được tải.

8.2.2 Vô hiệu hóa tiện ích bổ sung đáng ngờ

1. Đến phần Tập tin -> Tùy chọn -> Thêm vào
2. Xem lại danh sách các tiện ích bổ sung đang hoạt động
3. Vô hiệu hóa các tiện ích bổ sung mới cài đặt hoặc đáng ngờ
4. Nhấp chuột Go và bỏ chọn các tiện ích bổ sung có vấn đề

8.2.3 Kiểm tra khả năng hiển thị thư mục

1. Khởi động lại Outlook như bình thường sau khi vô hiệu hóa các tiện ích bổ sung.
2. Kiểm tra xem các thư mục bị mất có xuất hiện lại không
3. Bật lại từng tiện ích bổ sung để xác định thủ phạm

8.3 Phương pháp 18: Xử lý Outlook mới so với Outlook cổ điển

8.3.1 Chuyển về Outlook cổ điển

1. Tìm nút chuyển đổi “New Outlook” ở góc trên bên phải
2. Nhấp vào nút chuyển đổi để tắt New Outlook
3. Cho phép Outlook khởi động lại với giao diện cổ điển.

8.3.2 Khôi phục giao diện truyền thống

1. Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cổ điển ổn định
2. Kiểm tra xem tất cả các thư mục có hiển thị trong giao diện truyền thống không
3. Hãy cân nhắc việc tiếp tục sử dụng Classic cho đến khi New Outlook ổn định

9. Advanced Data Recovery Phương pháp

Tệp dữ liệu Outlook bị hỏng cũng có thể gây ra tình trạng mất thư mục trong Outlook. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể sử dụng các công cụ chuyên nghiệp để sửa tệp và khôi phục thư mục của bạn.

9.1 Phương pháp 19: Sử dụng ScanPST để sửa chữa tệp PST

ScanPST (Công cụ Sửa chữa Hộp thư đến) là công cụ tích hợp sẵn của Outlook để sửa chữa các tệp PST bị hỏng. Chúng tôi đã viết hướng dẫn toàn diện về cách sử dụng ScanPST.

9.2 Phương pháp 20: Sử dụng Công cụ Chuyên nghiệp của bên thứ 3

ScanPST chỉ có thể sửa các lỗi nhỏ. Nếu không được, bạn có thể thử các công cụ chuyên nghiệp của bên thứ ba, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair ứng dụng.

Dưới đây là các bước:

1. Chọn tệp PST bị hỏng.
2. Đặt tên tệp cố định.
3. Nếu bạn muốn khôi phục một thư mục đã xóa, hãy đi tới Tùy chọn -> Tùy chọn nâng cao, kiểm tra cả hai Khôi phục thư mục đã xóa và Khôi phục tin nhắn đã xóa.
4. Nhấp chuột Bắt đầu sửa chữa để bắt đầu quá trình sửa chữa.
   
5. Sau khi sửa chữa, bạn có thể tìm thấy thư mục mong muốn ở 3 vị trí sau:
   1. Vị trí ban đầu nơi nó tồn tại.
   2. Mục đã Xóa thư mục nếu nó bị xóa khỏi thư mục này.
   3. Recovered_Groupxxx thư mục. DataNumen Outlook Repair Đồ thất lạc sẽ được để vào các thư mục này. Vì vậy, nếu bạn không tìm thấy thư mục ở hai vị trí đầu tiên, bạn có thể thử tìm ở những vị trí khác. Recovered_Groupxxx thư mục.
6. Nếu bạn nhớ được chủ đề, ngày tháng, người gửi, v.v. của các email trong thư mục cần tìm, bạn cũng có thể tìm kiếm chúng, bắt đầu từ đầu thư mục, để xác định thư mục bị mất.

9.3 Phương pháp 21: Sửa chữa hoặc xây dựng lại hồ sơ Outlook

9.2.1 Sửa chữa cài đặt tài khoản

1. Đến phần Tập tin -> Cài đặt tài khoản -> Cài đặt tài khoản
2. Chọn tài khoản email của bạn từ danh sách
3. Nhấp chuột Dặm mi để bắt đầu quá trình sửa chữa
   
4. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để sửa chữa tài khoản
5. Nhập mật khẩu của bạn khi được nhắc
6. Cho phép Outlook kết nối lại và xây dựng lại cấu trúc thư mục
7. Chờ quá trình sửa chữa hoàn tất

9.2.2 Tạo hồ sơ mới nếu cần

1. Nếu sửa chữa không thành công, hãy mở Bảng điều khiển -> email
2. Nhấp chuột Hiển thị Hồ sơ
3. Nhấp chuột Thêm để tạo một hồ sơ mới
4. Thiết lập tài khoản email của bạn trong hồ sơ mới

10. Khôi phục từ bản sao lưu

Phần này trình bày cách khôi phục thư mục từ bản sao lưu hiện có.

10.1 Xác định vị trí các tệp sao lưu PST

1. Kiểm tra các vị trí sao lưu thường xuyên của bạn để tìm các tệp PST
2. Hãy tìm kiếm trong các dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Google Drive
3. Tìm kiếm các tập tin có phần mở rộng .pst trên máy tính của bạn

10.2 Nhập qua Tệp > Mở & Xuất

1. Đến phần Tập tin -> Mở & Xuất -> Import / Export
2. Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác
3. Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst)
4. Duyệt đến tệp PST sao lưu của bạn và nhập

10.3 Khôi phục cấu trúc thư mục

1. Trong quá trình nhập, hãy chọn nhập vào các thư mục hiện có
2. Đảm bảo cấu trúc thư mục được bảo toàn.
3. Kiểm tra xem tất cả email và thư mục con đã được khôi phục chưa

Để biết thêm chi tiết, kiểm tra của chúng tôi Hướng dẫn sao lưu và khôi phục email Outlook đầy đủ.

11. Khắc phục sự cố liên quan đến phiên bản Outlook cụ thể

11.1 Outlook cho Microsoft 365

• Các vấn đề cụ thể của từng phiên bản: Mô hình cập nhật liên tục đôi khi có thể gây ra sự cố tạm thời về khả năng hiển thị thư mục trong quá trình triển khai tính năng.
• Sự cố đồng bộ đám mây: Tích hợp đám mây nâng cao có thể khiến các thư mục bị thiếu trong quá trình đồng bộ hóa bị chậm.
• Tác động của bản cập nhật tính năng: Các tính năng mới như cải thiện chức năng tìm kiếm hoặc sắp xếp thư mục có thể tạm thời ảnh hưởng đến hiển thị thư mục.

11.2 Triển vọng 2019/2016/2013

• Những cân nhắc về phiên bản cũ: Các phiên bản cũ hơn có thể có vấn đề về khả năng tương thích với máy chủ Exchange mới hơn, ảnh hưởng đến việc đồng bộ hóa thư mục.
• Những vấn đề tương thích: Một số tính năng đám mây hiện đại có thể không hoạt động bình thường, dẫn đến sự cố hiển thị thư mục.
• Tính năng đám mây hạn chế: Việc giảm tích hợp đám mây có thể yêu cầu đồng bộ hóa thủ công để khôi phục các thư mục bị mất.

11.3 Outlook cho máy Mac

11.3.1 Kiểm tra mục “Trên máy tính của tôi”

1. Nhìn vào Trên máy tính của tôi phần danh sách thư mục
2. Các thư mục cục bộ có thể được lưu trữ ở đây thay vì các thư mục máy chủ
3. Mở rộng phần này để tìm các thư mục cục bộ bị thiếu

11.3.2 Các bước khôi phục dành riêng cho máy Mac

1. Đến phần Outlook menu -> Sở thích (Preferences)
2. kiểm tra Trợ Lý Giám Đốc cài đặt cho các vấn đề đồng bộ hóa
3. Sử dụng CÔNG CỤ -> Xây dựng lại cơ sở dữ liệu Nếu cần thiết

11.3.3 Sự cố đồng bộ hóa đa nền tảng

Các thư mục được tạo trên Windows có thể không đồng bộ đúng cách với Mac và ngược lại, cần phải tạo lại thủ công.

12. Phòng ngừa: Tránh mất thư mục trong tương lai

12.1 Thực hành tốt nhất để quản lý thư mục

• Lịch trình sao lưu thường xuyên: Thực hiện sao lưu tự động hàng tuần các tệp PST để ngăn ngừa mất dữ liệu vĩnh viễn khi các thư mục bị mất.
• Tổ chức thư mục hợp lý: Hãy tạo một cấu trúc thư mục hợp lý, dễ điều hướng và ít có khả năng bị xóa hoặc di chuyển nhầm.
• Tránh lồng nhau quá mức: Giới hạn độ sâu thư mục ở mức 3-4 cấp để tránh tình trạng thư mục bị thất lạc trong cấu trúc phân cấp phức tạp.

12.2 Giám sát và Bảo trì

• Kiểm tra tình trạng tệp PST thường xuyên: Chạy ScanPST hàng tháng để xác định và sửa lỗi nhỏ trước khi nó khiến thư mục biến mất.
• Giám sát giới hạn lưu trữ: Giữ các tệp PST ở kích thước giới hạn được khuyến nghị để ngăn ngừa lỗi và các vấn đề truy cập thư mục.
• Cập nhật Outlook thường xuyên: Cài đặt bản cập nhật ngay lập tức để được hưởng lợi từ các bản sửa lỗi giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu thư mục trong các trường hợp Outlook.

12.3 Đào tạo và Giáo dục Người dùng

• Đào tạo quản lý thư mục: Hướng dẫn người dùng cách xử lý thư mục đúng cách để tránh xóa hoặc di chuyển thư mục một cách vô tình.
• Nhận thức sao lưu: Đảm bảo người dùng hiểu được tầm quan trọng của việc sao lưu thường xuyên và cách khôi phục dữ liệu khi cần.
• Dấu hiệu cảnh báo sớm: Đào tạo người dùng cách nhận biết các dấu hiệu hỏng PST hoặc sự cố đồng bộ hóa trước khi thư mục biến mất.

13. Khi nào cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ

13.1 Tùy chọn hỗ trợ của Microsoft

• Tài nguyên trợ giúp tích hợp: Hãy sử dụng hệ thống trợ giúp và công cụ chẩn đoán tích hợp sẵn của Outlook trước khi liên hệ với bộ phận hỗ trợ bên ngoài.
• Diễn đàn cộng đồng: Diễn đàn cộng đồng Microsoft cung cấp các giải pháp do người dùng tạo ra cho các sự cố thường gặp về mất thư mục.
• Kênh hỗ trợ chuyên nghiệp: Hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ trả phí của Microsoft cho các tình huống khôi phục thư mục quan trọng đối với doanh nghiệp.

13.2 Hỗ trợ quản trị viên CNTT

• Sự cố máy chủ Exchange: Các vấn đề về phía máy chủ yêu cầu sự can thiệp của quản trị viên để khôi phục các thư mục bị mất từ bản sao lưu.
• Các vấn đề cấp miền: Các vấn đề về chính sách miền hoặc Active Directory có thể ảnh hưởng đến khả năng hiển thị thư mục và yêu cầu quyền quản trị để giải quyết.
• Tùy chọn khôi phục doanh nghiệp: Các tổ chức lớn có các công cụ và quy trình phục hồi chuyên dụng để khôi phục các thư mục email bị mất.

14. Câu hỏi thường gặp

H: Có thể khôi phục các thư mục đã xóa vĩnh viễn không?

A: Các thư mục bị xóa vĩnh viễn thường có thể được khôi phục từ bản sao lưu máy chủ (Exchange/Office 365) hoặc từ bản sao lưu PST. Tuy nhiên, một khi thư mục đã bị xóa vĩnh viễn khỏi tất cả các vị trí khôi phục, nó không thể được khôi phục bằng các công cụ tích hợp sẵn.

H: Tại sao các thư mục biến mất sau khi cập nhật Outlook?

A: Các bản cập nhật Outlook có thể thay đổi cài đặt hiển thị thư mục, giới thiệu các tùy chọn xem mới hoặc tạm thời làm gián đoạn quá trình đồng bộ hóa. Quá trình chuyển đổi từ Outlook Cổ điển sang Outlook Mới đặc biệt dễ gây ra các sự cố tạm thời về khả năng hiển thị thư mục.

H: Làm thế nào để ngăn ngừa mất thư mục trong tương lai?

A: Sao lưu thường xuyên, sắp xếp thư mục hợp lý, cập nhật Outlook và sử dụng bộ lưu trữ trên máy chủ (IMAP/Exchange) thay vì bộ lưu trữ cục bộ giúp giảm đáng kể nguy cơ mất thư mục.

H: Sự khác biệt giữa thư mục cục bộ và thư mục máy chủ là gì?

A: Thư mục cục bộ chỉ được lưu trữ trên máy tính của bạn dưới dạng tệp PST, trong khi thư mục máy chủ được lưu trữ trên máy chủ email và được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Thư mục máy chủ thường an toàn hơn vì chúng được sao lưu tập trung.

H: Các mục đã xóa có thể khôi phục được trong bao lâu?

A: Trong Exchange/Office 365, các mục đã xóa thường vẫn có thể khôi phục được trong 14-30 ngày tùy thuộc vào cài đặt tổ chức. Các mục đã xóa cục bộ PST vẫn sẽ được lưu cho đến khi được xóa thủ công khỏi thư mục Mục đã xóa.

H: Tại sao tôi không thấy thư mục của mình trong New Outlook nhưng chúng lại xuất hiện trong Classic Outlook?

A: Outlook mới vẫn đang trong quá trình phát triển và có thể không hiển thị đúng tất cả các thư mục. Đặc biệt, các thư mục PST cục bộ có thể không đồng bộ chính xác với Outlook mới. Hãy chuyển về Outlook cổ điển bằng cách sử dụng nút chuyển đổi để truy cập tất cả các thư mục của bạn.

H: Làm sao để biết tệp PST của tôi có bị hỏng không?

A: Các dấu hiệu hỏng PST bao gồm thiếu thư mục, hiệu suất Outlook chậm, thông báo lỗi khi mở thư mục hoặc Outlook thường xuyên bị treo. Sử dụng ScanPST.exe để quét và khắc phục sự cố hỏng PST.

H: Tôi phải làm gì nếu ScanPST không sửa được các thư mục bị mất?

A: Nếu ScanPST không thành công, hãy thử tạo hồ sơ Outlook mới, nhập từ tệp PST sao lưu hoặc sử dụng phần mềm khôi phục của bên thứ ba như Stellar Repair for Outlook. Các tệp bị hỏng nghiêm trọng có thể cần đến dịch vụ khôi phục dữ liệu chuyên nghiệp.

H: Tôi có thể khôi phục thư mục nếu không có bản sao lưu không?

A: Có, có một số phương pháp có thể khôi phục thư mục mà không cần sao lưu: kiểm tra thư mục Mục đã xóa và Mục có thể khôi phục, sử dụng Tìm kiếm nâng cao để xác định vị trí các thư mục đã di chuyển, sửa tệp PST bằng ScanPST hoặc liên hệ với quản trị viên CNTT của bạn để khôi phục phía máy chủ.

H: Tại sao thư mục IMAP của tôi cứ biến mất?

A: Việc thư mục IMAP biến mất thường là do sự cố đăng ký hoặc sự cố đồng bộ hóa máy chủ. Hãy kiểm tra đăng ký thư mục IMAP của bạn, đảm bảo kết nối internet ổn định và xác minh cài đặt máy chủ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.

Hỏi: Tệp PST của tôi có thể có dung lượng tối đa bao nhiêu thì các thư mục mới bắt đầu biến mất?

A: Tệp PST nên có dung lượng dưới 50GB để đạt hiệu suất tối ưu. Tệp có dung lượng gần 100GB có thể bị hỏng và gặp sự cố truy cập thư mục. Hãy cân nhắc lưu trữ email cũ hoặc chia nhỏ các tệp PST lớn để tránh sự cố thư mục.

Q: Sự khác biệt giữa OST và các tập tin PST liên quan đến việc phục hồi thư mục?

A: OST các tệp đồng bộ với máy chủ Exchange và có thể được xây dựng lại nếu bị hỏng, trong khi các tệp PST chỉ là bộ nhớ cục bộ. Nếu OST Các thư mục biến mất, chúng thường có thể được phục hồi bằng cách buộc đồng bộ hóa lại. Khôi phục thư mục PST yêu cầu sửa chữa tệp hoặc khôi phục bản sao lưu.

H: Phần mềm diệt virus của bên thứ ba có thể làm mất các thư mục không?

A: Đúng vậy, việc quét virus quá mức có thể gây cản trở việc truy cập tệp PST và khiến các thư mục tạm thời biến mất. Hãy thêm các tệp dữ liệu Outlook của bạn vào danh sách loại trừ của phần mềm diệt virus hoặc tạm thời tắt tính năng quét thời gian thực để kiểm tra xem điều này có giải quyết được vấn đề hay không.

H: Làm thế nào để di chuyển thư mục từ bộ nhớ cục bộ sang máy chủ?

A: Tạo các thư mục tương ứng trên tài khoản IMAP hoặc Exchange của bạn, sau đó kéo và thả email từ thư mục cục bộ sang thư mục máy chủ. Đối với lượng dữ liệu lớn, hãy xuất thư mục cục bộ sang tệp PST và nhập chúng vào các thư mục trên máy chủ để đảm bảo việc chuyển dữ liệu được hoàn tất.

15. Phần kết luận

15.1 Tóm tắt các giải pháp

Hướng dẫn này cung cấp 21 phương pháp đã được chứng minh để khôi phục thư mục bị mất trong Outlook, từ việc khởi động lại đơn giản đến các kỹ thuật sửa chữa PST nâng cao. Hầu hết các sự cố thư mục biến mất có thể được giải quyết bằng 10 phương pháp đầu tiên.

15.2 Tỷ lệ thành công của các phương pháp khác nhau

Các biện pháp khắc phục nhanh (Phương pháp 1-3) giải quyết được khoảng 40% trường hợp. Các phương pháp tìm kiếm và phát hiện (Phương pháp 4-6) xử lý thêm 30%. Các vấn đề về hiển thị và đồng bộ hóa (Phương pháp 7-15) bao gồm hầu hết các trường hợp còn lại, trong khi phương pháp phục hồi nâng cao (Phương pháp 16-21) cần thiết cho các trường hợp hư hỏng nghiêm trọng.

15.3 Khuyến nghị cuối cùng

Luôn bắt đầu với các giải pháp đơn giản trước khi thử các sửa chữa phức tạp. Thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất dữ liệu vĩnh viễn. Cân nhắc chuyển sang lưu trữ email trên máy chủ để bảo vệ thư mục và đồng bộ hóa tốt hơn.

15.4 Các bước tiếp theo và tài nguyên

Nếu những phương pháp này không giải quyết được sự cố mất thư mục, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ khôi phục dữ liệu chuyên nghiệp hoặc nâng cấp lên nền tảng email ổn định hơn. Việc bảo trì và sao lưu thường xuyên sẽ ngăn ngừa các trường hợp mất thư mục trong Outlook trong tương lai.

---

Lưu ý

Tú Tinh là một chuyên gia CNTT dày dạn kinh nghiệm với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống email doanh nghiệp và xử lý sự cố Microsoft Office. Anh đã giúp hàng ngàn người dùng giải quyết các sự cố phức tạp của Outlook trong nhiều môi trường doanh nghiệp khác nhau.

Xiu chuyên về di chuyển hệ thống email, phục hồi dữ liệu và tối ưu hóa phần mềm năng suất. Kinh nghiệm thực tế của anh bao gồm quản lý triển khai Exchange Server, khắc phục sự cố kết nối MAPI và triển khai các chiến lược sao lưu mạnh mẽ cho các hệ thống email quan trọng.

Thông qua các bài viết kỹ thuật, Xiu cam kết giúp người dùng phổ thông dễ dàng tiếp cận các giải pháp CNTT phức tạp. Anh liên tục cập nhật những phát triển mới nhất của Office 365 và Exchange Online cũng như các công nghệ email mới nổi. Ngoài việc giải quyết những bí ẩn về email, Xiu còn thích chia sẻ các mẹo công nghệ thiết thực giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn.

Bạn có thắc mắc về hướng dẫn này hoặc cần thêm trợ giúp về các vấn đề liên quan đến Outlook? Xiu rất hoan nghênh phản hồi và đề xuất để cải thiện các nguồn khắc phục sự cố này.