Nếu bạn muốn kiểm tra thông tin kích thước của từng thư mục trong tệp PST, bạn có thể sử dụng phương pháp được nêu trong bài viết này. Nó sẽ nhanh chóng xuất thông tin kích thước của tất cả các thư mục trong tệp PST sang tệp Excel.
Khi tệp PST của bạn quá lớn, bạn có thể muốn kiểm tra kích thước của từng thư mục. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra cái nào lớn hơn và thực hiện lưu trữ phù hợp dựa trên kích thước. Nói chung, để kiểm tra kích thước thư mục, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục rồi chọn “Thuộc tính”. Trong hộp thoại bật lên mới, bạn có thể nhấp vào nút “Kích thước thư mục”. Tuy nhiên, nếu bạn đã tạo nhiều thư mục, việc kiểm tra từng thông tin kích thước theo cách thủ công sẽ khá rắc rối. Vì vậy, nếu bạn muốn lấy hàng loạt thông tin kích thước của tất cả các thư mục trong tệp PST, bạn có thể sử dụng mã VBA sau. Nó sẽ xuất tất cả tên thư mục và thông tin kích thước sang tệp Excel cùng một lúc.
Xuất thông tin kích thước của tất cả các thư mục trong tệp PST sang tệp Excel
- Trước tiên, hãy mở ứng dụng Outlook của bạn.
- Sau đó chuyển sang tab “Nhà phát triển” và nhấp vào nút “Visual Basic” hoặc nhấn phím “Alt + F11” để truy cập trình soạn thảo VBA.
- Tiếp theo trong cửa sổ “Microsoft Visual Basic for Application”, hãy mở một mô-đun không được sử dụng.
- Sau đó, sao chép và dán các mã VBA sau vào mô-đun này.
Dim strExcelFile As String
Dim objExcelApp As Excel.Application
Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
Sub ExportFodlerSizetoExcel()
Dim objSourcePST As Outlook.Folder
Dim objFolder As Outlook.Folder
Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Add
Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
objExcelWorksheet.Cells(1, 1) = "Folder"
objExcelWorksheet.Cells(1, 2) = "Size"
'Select a source PST file
Set objSourcePST = Outlook.Application.Session.PickFolder
For Each objFolder In objSourcePST.Folders
Call ProcessFolders(objFolder)
Next
'Fit the columns from A to B
objExcelWorksheet.Columns("A:B").AutoFit
strExcelFile = "E:\Outlook\" & objSourcePST.Name & " Folder Size (" & Format(Now, "yyyy-mm-dd hh-mm-ss") & ").xlsx"
objExcelWorkbook.Close True, strExcelFile
MsgBox "Complete!", vbExclamation
End Sub
Sub ProcessFolders(ByVal objCurrentFolder As Outlook.Folder)
Dim objItem As Object
Dim lCurrentFolderSize As Long
Dim nNextEmptyRow As Integer
objCurrentFolder.Items.SetColumns ("Size")
For Each objItem In objCurrentFolder.Items
lCurrentFolderSize = lCurrentFolderSize + objItem.Size
Next
'Convert byte to kilobyte
'To convert to megabyte, use:
'lCurrentFolderSize = (lCurrentFolderSize / 1024) / 1024
lCurrentFolderSize = lCurrentFolderSize / 1024
nNextEmptyRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
'Add the values into the columns
objExcelWorksheet.Range("A" & nNextEmptyRow) = objCurrentFolder.FolderPath
objExcelWorksheet.Range("B" & nNextEmptyRow) = lCurrentFolderSize & " KB"
If objCurrentFolder.Folders.Count > 0 Then
For Each objSubfolder In objCurrentFolder.Folders
Call ProcessFolders(objSubfolder)
Next
End If
End Sub
- Sau đó, bạn nên đặt mức bảo mật macro Outlook của mình ở mức thấp.
- Cuối cùng, bạn có thể thử.
- Nhấn nút phím F5 trong cửa sổ macro hiện tại.
- Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu chọn tệp PST, như hình ảnh sau:
- Sau khi chọn tệp nguồn, Outlook sẽ bắt đầu xuất thông tin kích thước sang Excel.
- Sau khi macro kết thúc, bạn nhận được thông báo như ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Cuối cùng, bạn sẽ có thể tìm thấy tệp Excel trong thư mục cục bộ được xác định trước. Tệp Excel sẽ trông như sau:
Xử lý các lỗi PST thường gặp
Vì Outlook dễ xảy ra lỗi nên có thể bạn đã từng gặp phải nhiều sự cố trong Outlook của mình. Để đối phó tốt hơn và linh hoạt hơn với các sự cố PST khó chịu, bạn nên chuẩn bị sẵn một tiện ích sửa chữa có kinh nghiệm và uy tín ở gần, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair. Nó có thể sửa PST các vấn đề như một làn gió.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm SQL Server phục hồi và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm