Trong Excel, bạn sẽ thấy rằng đôi khi tính năng tự động điền giá trị ô sẽ không hoạt động. Và trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu lý do.
Trong Excel, đôi khi bạn cần nhập nhiều lần nội dung trùng lặp vào một cột. Trong trường hợp như vậy, tính năng AutoComplete trong Excel sẽ tiết kiệm thời gian của bạn. Bất cứ khi nào bạn nhập ký tự đầu tiên của một chuỗi hiện có, Excel sẽ tự động hoàn thành phần còn lại cho bạn.
Một trường hợp khi AutoComplete hoạt động
Trong hình ảnh này, bạn có thể thấy rằng chúng tôi đã nhập cụm từ “DataNumen Excel Repair” vào ô A1. Và bây giờ chúng ta sẽ nhập cụm từ “DataNumen Access RepairNhập cụm từ “D” hoặc “d” vào ô A2. Cả hai cụm từ đều bắt đầu bằng cùng một ký tự “D” hoặc “d”. Vì vậy, khi chúng ta nhập ký tự “D” hoặc “d” vào ô, cụm từ hiện có sẽ tự động xuất hiện.
Và đây là tính năng tự động điền. Nếu thường xuyên sử dụng Excel trong công việc, bạn có thể đã tìm thấy tính năng này.
Tại sao AutoComplete không hoạt động?
Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể thấy rằng ngay cả khi bạn nhập ký tự đầu tiên của một chuỗi hiện có, chuỗi đó sẽ không bật lên. Và chúng tôi đã tìm ra lý do.
Bây giờ chúng tôi đã nhập các cụm từ “DataNumen Excel Repair” vào A1 và “DataNumen Access Repair” vào ô A2. Bây giờ trong Ô A3, chúng ta cần nhập cụm từ tương tự “DataNumen Excel Repair”. Nhưng khi chúng ta gõ ký tự “D” thì chuỗi ký tự đó sẽ không hiện ra.
Ngay cả khi chúng tôi nhập “DataNumen" hoặc "DataNumen ” (có dấu cách), nó vẫn không hiện ra.
Cho đến bây giờ, nhiều người có thể nghĩ rằng tính năng Tự động hoàn thành ngừng hoạt động hoặc Excel chỉ mong bạn nhập một chuỗi khác một cách thông minh để nó không thực hiện tự động hoàn thành nữa.
Nhưng đó không phải là trường hợp. Thực ra, có hai cụm từ khác nhau nhưng bắt đầu giống nhau “DataNumen ” (có khoảng trắng) trong Ô A1 và A2. Vì vậy, nếu bạn chỉ gõ một phần hoặc toàn bộ “DataNumen ” (có khoảng trắng) vào A3, Excel không biết bạn muốn nhập giá trị giống A1 hay A2. Do đó, tự động hoàn thành sẽ không hiển thị. Chỉ khi số lượng ký tự đã nhập đủ lớn để CHỈ khớp với một trong các chuỗi hiện có, tính năng tự động điền sẽ xuất hiện.
Vì vậy, trong trường hợp trên, nếu chúng ta tiếp tục nhập ký tự “E” vào ô, thì CHỈ có một chuỗi hiện có khớp với đầu vào của bạn, tức là “DataNumen Excel Repair”, vì vậy AutoComplete sẽ bật lại chuỗi đó.
Mặt khác, chúng ta cũng có thể giải quyết sự không chắc chắn bằng cách cho Excel biết trực tiếp chuỗi nào chúng ta muốn. Chỉ cần làm như sau:
- Nhập một số ký tự đầu tiên của chuỗi.
- Nhấn phím tắt “Alt+↓”
- Trong danh sách thả xuống, tất cả các chuỗi hiện có với các ký tự giống nhau ở đầu sẽ xuất hiện.
- Chọn chuỗi bạn muốn thay vì nhập thủ công tất cả các ký tự của nó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào ô và chọn “Chọn từ danh sách thả xuống” để gọi danh sách thả xuống.
Tắt tính năng Tự động điền
Đôi khi bạn không cần tính năng tự động điền, bạn cũng có thể tắt tính năng này. Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng chúng tôi nhập “DataNumen Excel Repair” vào A1. Và trong A2, chúng tôi muốn nhập một cụm từ khác “DataNumen Access Repair”. Giá trị tự động hoàn thành cũng sẽ xuất hiện như bình thường.
Và nếu bạn nhấn nút “Enter” theo thói quen, bạn cần quay lại ô và sửa đổi lại. Điều này sẽ gây bất tiện cho bạn. Do đó, bạn có thể tắt tính năng này theo cách thủ công.
- Nhấp vào "Tệp" trong ruy-băng.
- Và sau đó nhấp vào "Tùy chọn".
- Tiếp theo, bạn sẽ thấy cửa sổ “Tùy chọn Excel”. Ở đây bấm vào "Nâng cao".
- Trong phần “Tùy chọn chỉnh sửa”, hãy bỏ chọn tùy chọn “Bật tính năng Tự động điền cho các giá trị ô”.
- Nhấp chuột cuối cùng vào “OK”.
Bây giờ bạn đã hoàn thành tất cả các cài đặt. Và nếu bạn nhập các giá trị tương tự vào ô, tự động điền sẽ không xuất hiện trong ô. Ngoài ra, ngay cả khi tính năng này bị tắt, bạn vẫn có thể nhấn “Alt+↓” để mở danh sách thả xuống trong trường hợp cần nhập cùng nội dung.
Công cụ khôi phục là điều bắt buộc đối với người dùng Excel
Nếu bạn sử dụng Excel thường xuyên thì chắc chắn một lúc nào đó bạn sẽ gặp phải tình trạng Excel bị lỗi. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị một công cụ của bên thứ ba để sửa excel. Khi tai nạn như vậy xảy ra, bạn có thể sử dụng công cụ này ngay lập tức. Và dữ liệu và thông tin của bạn có thể được bảo quản tốt trong Excel.
Giới thiệu tác giả:
Anna Ma là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi từ và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm