Một trong những chìa khóa 
lợi thế của việc sử dụng bộ ứng dụng Ms Office liên quan đến tính linh hoạt của việc đưa dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Ví dụ: bạn có thể đưa bảng excel vào tài liệu PPT hoặc từ một cách dễ dàng. Tương tự như vậy trong Access, bạn có thể bao gồm các tệp dữ liệu Ms Office giống như một tài liệu từ bằng cách sử dụng loại trường OLE. Có thể có nhiều tình huống mà bạn có thể cần đưa tệp thế giới vào cơ sở dữ liệu Access. Hãy tưởng tượng bạn đang tạo cơ sở dữ liệu nhân viên và muốn đưa vào sơ yếu lý lịch của họ để tiện tham khảo. Vì sơ yếu lý lịch thường có sẵn ở dạng tệp từ nên khả năng đưa chúng vào Ms Access tỏ ra khá hữu ích. Khi nói đến việc nhúng tệp từ vào Access, bạn cần luôn theo dõi dung lượng ổ đĩa mà tài liệu sẽ sử dụng. Trong trường hợp bạn đang tìm cách đưa vào vài trăm tài liệu, bạn nên đưa vào các liên kết đến tài liệu một cách thận trọng hơn là nhúng toàn bộ tệp dữ liệu vào một bảng Access.
Bao gồm tệp Ms Word trong Access
- Khởi chạy ứng dụng Ms Access và tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu của bạn
- Bây giờ hãy tạo một trường và đặt loại của nó thành Đối tượng OLE
- Tiếp theo mở bảng bạn đã tạo và di chuyển đến trường cột. Khi đó, nhấp chuột phải và đi tới Chèn đối tượng và nhấp vào nó
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra nơi bạn sẽ có hai tùy chọn Tạo mới và Tạo từ tệp. Bây giờ nếu bạn muốn chèn một tài liệu từ hiện có, chỉ cần chọn Tạo từ tệp và chọn Tài liệu từ Microsoft từ danh sách thả xuống
- Trong màn hình tiếp theo, bạn sẽ có tùy chọn bao gồm tài liệu dưới dạng liên kết. Tốt nhất bạn nên chọn tùy chọn này nếu tài liệu từ vẫn còn trên hệ thống cục bộ. Sử dụng một liên kết tiết kiệm một lượng đáng kể không gian cơ sở dữ liệu.
- Nhấp vào Ok để lưu các thay đổi.
Dữ liệu Đối tượng được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu Access có thể dễ bị tấn công khi Access gặp sự cố
Nếu bạn đã lưu trữ thông tin quan trọng trong các trường OLE trong Access, thông tin tương tự có thể dễ bị tấn công khi Access gặp sự cố. Tệp MDB bên dưới bị hỏng có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn, bao gồm cả các trường OLE. Chỉ có một mạnh mẽ truy cập sửa chữa công cụ như DataNumen Access Repair có thể giúp bạn lấy lại các bản ghi của mình bao gồm các đối tượng được nhúng. Nó cũng có khả năng khôi phục liên tục các biểu mẫu và chỉ mục được tạo trong ứng dụng Access và thậm chí có thể khôi phục dữ liệu được lưu trữ trong các trường đánh số tự động. Bây giờ nếu bạn đã lưu trữ một bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu Access trên một đĩa quang và nếu nó cũng bị xâm phạm, ứng dụng này có thể được gọi mà không cần suy nghĩ kỹ. Trong một số trường hợp khi Access xảy ra sự cố, các tệp MDB sẽ bị dịch chuyển khỏi vị trí ban đầu của chúng. Ứng dụng này có thể hoạt động như một chương trình khám phá điện tử và tìm ra các tệp MDB bị thiếu trong nháy mắt.
Giới thiệu tác giả:
Alan Chen là Chủ tịch & Chủ tịch của DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa chữa truy cập và phục hồi sql sản phẩm phần mềm. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm