Việc áp dụng các mẫu email trong Outlook thực sự rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Nhưng đôi khi chúng ta có thể thấy khó tìm ra chúng. Bài viết này sẽ cung cấp một giải pháp thay thế để tạo lối tắt đến một mẫu email.
Nói chung, tôi đã quen với việc tạo mẫu bằng cách lưu email đã viết dưới dạng mẫu. Tuy nhiên khi cần áp dụng lại phải tra cứu các biểu mẫu nên mất nhiều thời gian. Tôi hy vọng rằng Outlook có thể đặt các mẫu ở những nơi dễ thấy để tôi có thể truy cập chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Cuối cùng, tôi tìm ra một mẹo hữu ích để tạo mẫu email. Hơn nữa, tôi thậm chí còn được phép chỉ định một phím tắt cho nó.
Tạo Lối tắt đến Mẫu Email trong Outlook
- Trước tiên, bạn cần mở chương trình Outlook. Trong tab “Trang chủ”, hãy tìm nhóm “Các bước nhanh” ở giữa thanh ribbon. Từ hộp này, tìm và nhấp vào nút “Tạo mới”.
- Trong hộp thoại bật lên mới của “Chỉnh sửa bước nhanh”, bạn nên chỉ định tên cho bước nhanh này, chẳng hạn như “Mẫu email”.
- Sau đó nhấp vào mũi tên xuống ở cuối tùy chọn “Chọn một hành động”. Từ danh sách thả xuống của nó, bạn nên chọn hành động “Tin nhắn mới” bên dưới nhãn “Trả lời”.
- Sau đó, bạn sẽ thấy liên kết "Hiển thị tùy chọn". Nhấp vào nó để tiến hành chỉ định thêm các mục cho mẫu email mới.
- Tiếp theo, bạn có thể điền vào tất cả các mục có sẵn theo nhu cầu của mình, chẳng hạn như chủ đề, cờ, tầm quan trọng, nội dung tin nhắn cụ thể.
- Sau đó trong phần “Tùy chọn”, bạn có thể nhấp vào “Chọn lối tắt” và từ danh sách thả xuống của nó, bạn có thể chọn lối tắt ưa thích theo thói quen của mình, chẳng hạn như “Ctrl + Shift + 1”.
- Cuối cùng nhấn nút “Finish” để lưu mẫu email. Sau khi sao lưu vào cửa sổ chính của Outlook, trong hộp “Các bước nhanh”, bạn có thể nhấp vào “Mẫu email” để mở mẫu. Ngoài ra, bạn có thể nhấn phím tắt cài sẵn để truy cập.
Mặc dù mẹo này là thiết thực, nhưng nó vẫn có một thiếu sót. Đó là tất cả nội dung thông báo đặt trước ở dạng văn bản thuần túy. Bạn không thể chỉ định cỡ chữ, màu sắc, v.v.
Theo quy định, chúng tôi thường tạo mẫu bằng cách lưu email dưới dạng biểu mẫu cá nhân. Nếu vẫn thích loại mẫu email này, bạn có thể sử dụng phương pháp khác để mở nhanh. Cách tiếp cận đó đã được giới thiệu trong bài viết trước – “Cách cải thiện hiệu quả của bạn bằng cách thêm các mẫu thường được sử dụng vào Outlook Jump List".
Khôi phục dữ liệu Outlook sau sự cố
Mặc dù Outlook được coi là phần mềm email phổ biến nhất hiện nay, nhưng nó vẫn không thể loại bỏ hoàn toàn các lỗi dữ liệu. Do đó, mỗi người dùng nên cân nhắc cách khôi phục dữ liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cố. Ví dụ, việc luôn có sẵn một công cụ sửa chữa quen thuộc là rất cần thiết. DataNumen Outlook Repair rất được khuyến khích do hiệu quả cao và gần như hoàn hảo phục hồi PST tỷ lệ.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm