Nếu bạn chỉ muốn xuất các email Outlook đã chọn sang file bên ngoài thì việc sử dụng tính năng “Import and Export” sẽ khá rắc rối. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn xuất nhanh nhiều email đã chọn sang tệp Văn bản, Excel hoặc PST.
Nói chung, khi bạn muốn xuất các mục Outlook sang một tệp bên ngoài, tính năng “Nhập và Xuất” sẽ xuất hiện trong đầu bạn ngay từ đầu. Bạn có thể vào menu “Tệp”, tìm và nhấp vào nút “Nhập” trong tab “Mở”. Sau đó, trong cửa sổ “Trình hướng dẫn nhập và xuất” mới, có tính năng “Xuất sang tệp”, được hiển thị dưới dạng ảnh chụp màn hình sau.
Tính năng này thực sự giúp ích cho chúng ta rất nhiều khi chúng ta muốn xuất vô số mục Outlook. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn xuất một số mục, chẳng hạn như một số email đã chọn. Trong trường hợp như vậy, việc sử dụng chức năng này sẽ cồng kềnh do các bước phức tạp và tẻ nhạt. Trên thực tế, tốt hơn là nên sử dụng các phương pháp sau.
Xuất hàng loạt sang tệp văn bản
- Trước tiên, hãy chọn các email nguồn khác nhau mà bạn muốn xuất.
- Sau đó vào menu “File” và chọn tùy chọn “Save As”.
- Sau đó, trong hộp thoại “Save As” mới, trước tiên hãy chọn đích đến, sau đó chỉ định tên cho tệp này và đặt tiếp theo “Save as type” thành “Text Only” và cuối cùng nhấp vào nút “Save”.
- Cuối cùng, bạn có thể chuyển sang thư mục đích và tìm tệp văn bản. Sau khi mở nó, bạn sẽ thấy rằng tất cả các email đã chọn đã được đưa vào một tệp.
Lưu ý: Nội dung của các email đã chọn sẽ được ghép nối mà không có bất kỳ sự phân định nào.
Xuất hàng loạt sang tệp Excel
- Để bắt đầu, hãy chọn tất cả các email bạn muốn.
- Sau đó nhấn nút phím “Ctrl + C” để sao chép chúng.
- Tiếp theo, mở tệp Excel mới và chọn một ô, chẳng hạn như Ô A1.
- Sau đó nhấn “Ctrl + V” để dán các email đã sao chép trước đó.
- Cuối cùng bạn có thể lưu file Excel hiện tại như bình thường.
Lưu ý: Chỉ các cột trong thư mục thư mới được xuất sang bảng tính Excel. Thông thường nội dung email sẽ không được xuất.
Xuất hàng loạt sang tệp PST
Phương pháp 1: Sao chép trực tiếp vào tệp PST
- Đầu tiên, bạn nên hiển thị tệp PST trong ngăn điều hướng thư.
- Nếu bạn muốn xuất nhiều email đã chọn sang một tệp Outlook mới, bạn nên tạo tệp dữ liệu Outlook mới bằng cách “Mục mới” > “Mục khác” > “Tệp dữ liệu Outlook”.
- Hoặc nếu bạn muốn xuất chúng sang tệp PST hiện có, trước tiên bạn nên vào “Tệp” > “Mở” > “Mở tệp dữ liệu Outlook” để mở tệp đó.
- Sau đó xác định vị trí và chọn tất cả các email bạn muốn mà bạn muốn xuất. Nhấp chuột phải vào chúng và chọn “Di chuyển” > “Sao chép vào thư mục”.
- Tiếp theo trong hộp thoại “Sao chép các mục” mới, tạo một thư mục mới trong tệp Dữ liệu mới và nhấn hai lần “OK” để hoàn tất việc sao chép.
- Bây giờ bạn đã nhận được tệp PST chứa các email bạn mong muốn.
Phương pháp 2: Lưu trữ vào tệp PST
- Ngay từ đầu, hãy chọn nhiều email cần thiết và nhấp chuột phải vào chúng.
- Sau đó từ menu chuột phải, chọn “Di chuyển” > “Sao chép vào thư mục”.
- Tiếp theo trong hộp thoại “Sao chép mục” mới, tạo thư mục thư mới để lưu các email đã sao chép.
- Sau khi nhấp vài lần “OK”, các mục sẽ được sao chép thành công.
- Sau đó, hãy vào menu “Tệp”, nhấn nút “Công cụ dọn dẹp” và chọn “Lưu trữ”.
- Trong hộp thoại “Lưu trữ”, chọn thư mục thư nguồn, nhập “Ngày mai” vào trường “Lưu trữ các mục cũ hơn:”. Sau đó nhấp vào nút “Duyệt” để chọn tệp PST.
- Sau khi nhấp vào “OK”, bạn sẽ nhận được lời nhắc. Bạn chỉ có thể chọn “Có”.
- Cuối cùng, các email sẽ được xuất sang tệp PST đã chọn cùng một lúc.
So sánh các phương pháp trên
| Phương pháp | Ưu điểm | Nhược điểm | |
| Xuất hàng loạt sang tệp văn bản | Cái đó dễ vận hành. | Tất cả thông tin chi tiết của các email đã chọn sẽ được xuất thành một tệp Văn bản. Các email có thể gây nhầm lẫn do không có ranh giới rõ ràng. | |
| Xuất hàng loạt sang tệp Excel | Nó cũng đơn giản. | Phương pháp này chỉ có thể trích xuất danh sách email và không thể xuất nội dung email. | |
| Xuất hàng loạt sang tệp PST | Phương pháp 1 | Nó dễ dàng hơn nhiều so với Phương pháp 2. | Trước tiên, bạn phải tạo tệp Outlook mới hoặc mở tệp Outlook hiện có, hiển thị chúng trong ngăn điều hướng. |
| Phương pháp 2 | Bạn không cần phải mở tệp Outlook trước. | Nó phức tạp và tẻ nhạt hơn Phương pháp 1. | |
Phản hồi lỗi Outlook
Ai cũng biết Outlook dễ gặp lỗi. Vì vậy, bạn nên giữ bình tĩnh khi gặp phải chúng. Chỉ có sự bình tĩnh mới giúp bạn giải quyết được những vấn đề khó chịu này. Thông thường, bạn có thể khởi động lại ứng dụng Outlook ở chế độ an toàn. Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, rất có thể bạn đang gặp phải vấn đề với... Lỗi PST của Outlook. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công cụ sửa chữa tích hợp, scanpst.exe.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa chữa bị hỏng SQL Server hồ sơ và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm