Sau khi hoàn thành một tác vụ trong Outlook, nhiều người dùng có thể muốn gửi email thông báo để thông báo cho ai đó, chẳng hạn như cấp trên. Gửi email thủ công sẽ tốn thời gian. Bài viết này sẽ giới thiệu một phương pháp nhanh chóng để tự động gửi loại email này.
Từ bài báo “4 bước nhanh chóng để giao nhiệm vụ cho người khác trong Outlook của bạn”, bạn có thể biết rằng nếu nhiệm vụ được cấp trên giao cho bạn và họ yêu cầu báo cáo trạng thái trước, như ảnh chụp màn hình bên dưới, thì họ sẽ có thể tự động nhận được email báo cáo.
Tuy nhiên, nếu tác vụ chỉ do bạn tự tạo thì Outlook sẽ không bao giờ gửi email thông báo cho bất kỳ ai khi bạn đánh dấu tác vụ đó là hoàn thành. Trong trường hợp này, nếu bạn muốn gửi email thông báo để báo cáo công việc của mình, bạn phải thực hiện thủ công. Nhưng với các mã VBA sau, bạn có thể để Outlook tự động thực hiện việc đó.
Tự động gửi email thông báo khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể
- Trước tiên, bạn nên mở Outlook và chuyển sang tab “Nhà phát triển”.
- Sau đó xác định vị trí và nhấp vào nút “Visual Basic”. Cửa sổ “Microsoft Visual Basic for Application” mới sẽ hiển thị.
- Sau đó, nhấp đúp vào dự án “ThisOutlookSession” để mở nó rồi sao chép các mã VBA sau vào đó.
Public WithEvents olItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub
Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
Dim obApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim Recip As String
'Replace "test" as per your needs
If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
'Replace with your desired contact
Recip = "John Smith"
If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
Set obApp = Outlook.Application
Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = Recip
.Subject = "Complete: " & Item.Subject
.Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
.ReadReceiptRequested = True
'To directly send it,use ".Send" instead
.Display
End With
End If
End If
End Sub
- Sau đó tiến hành ký mã này và thay đổi cài đặt macro để chỉ cho phép các macro được ký điện tử.
- Cuối cùng, bạn có thể thoát khỏi cửa sổ hiện tại và thử.
- Khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ là hoàn thành, bạn sẽ nhận được một thông báo, giống như hình ảnh sau:
- Khi bạn nhấp vào nút “Có”, một tin nhắn mới sẽ mở ra, hiển thị như hình bên dưới:
Lưu ý: Nếu bạn thay dòng “.display” bằng dòng “.Send”, email này sẽ được gửi trực tiếp mà không hiển thị.
Chú ý đến tin nhắn từ các địa chỉ email không xác định
Chắc hẳn bạn đã từng nhận được nhiều email từ những địa chỉ không xác định. Nên cẩn thận với loại email này. Đó là bởi vì chúng có thể trông vô hại nhưng lại chứa các liên kết, tệp đính kèm hoặc macro độc hại. Khi bạn nhấp hoặc mở chúng, Outlook của bạn có thể bị nhiễm virus. Tại thời điểm đó, để lấy lại dữ liệu Outlook của mình, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc sử dụng Stellar tiện ích sửa dữ liệu Outlook bị hỏng, Chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa chữa vấn đề mdf SQL và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm