Bạn có biết rằng Outlook có thể đóng vai trò là nơi lưu trữ tệp không? Bạn có thể dễ dàng kéo và thả tập tin vào thư mục thư. Chúng sẽ được lưu trữ trong hộp thư Outlook. Nếu có ý định sử dụng tính năng này, bạn nên làm theo 4 mẹo được đề cập trong bài viết này.
Để di chuyển và lưu trữ tệp trong hộp thư Outlook, bạn có thể kéo và thả thẳng các tệp vào một thư mục thư, như ảnh chụp màn hình sau:
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange hoặc tài khoản IMAP trong Outlook, việc lưu trữ tệp trong hộp thư Outlook phải là một tính năng tuyệt vời. Đó là vì các tập tin có thể được đồng bộ hóa. Vì vậy, khi truy cập hộp thư của mình trên các thiết bị khác, bạn có thể dễ dàng nhận được các tệp này. Nhưng thành thật mà nói, Outlook không phải là một hệ thống tập tin. Vì vậy, nếu không cần thiết, tốt hơn bạn nên lưu trữ tệp trên đĩa cục bộ. Nếu quyết định sử dụng nó, bạn phải tuân thủ 4 thủ thuật được giới thiệu dưới đây:
1. Không kéo và thả trực tiếp vào thư mục Hộp thư đến
Đầu tiên, bạn không nên kéo và thả các tập tin vào thư mục Hộp thư đến trong hộp thư. Nó sẽ đưa ra một tin nhắn mới với các tệp dưới dạng tệp đính kèm email thay vì lưu các tệp trong thư mục Hộp thư đến. Nếu bạn vẫn muốn lưu trữ các tệp trong Hộp thư đến, trước tiên bạn có thể kéo và thả chúng vào thư mục thư khác và tiếp theo di chuyển chúng vào Hộp thư đến.
2. Không lưu trữ tệp vượt quá giới hạn kích thước tệp đính kèm
Như bạn đã biết, khi bạn thêm tệp đính kèm quá lớn, bạn sẽ nhận được cảnh báo cho bạn biết rằng kích thước của tệp đó vượt quá giới hạn cho phép. Trên thực tế, giới hạn kích thước thư hoặc tệp đính kèm cũng giống như vậy đối với các tệp. Bạn vẫn có thể lưu trữ nó trong thư mục thư nhưng nó sẽ không được đồng bộ hóa. Hơn nữa, các tệp lớn sẽ dẫn đến lỗi gửi/nhận Outlook của bạn.
3. Chú ý đến kích thước tệp đầu tiên
Nếu tệp là mục đầu tiên trong thư mục thư hoặc thư mục đó chỉ dùng để lưu trữ tệp, khi bạn truy cập thư mục, tệp đầu tiên sẽ tự động được hiển thị trong ngăn đọc. Trong trường hợp này, nếu kích thước tệp đầu tiên lớn, việc tải sẽ khó khăn và Outlook sẽ bị treo khi khởi động trình xem trước. Thêm vào đó, giả sử các tệp được lưu trong thư mục không được lưu vào bộ nhớ cache, Outlook sẽ phải tải xuống các tệp mỗi lần. Trong tình huống này, nếu bạn đang làm việc trên kết nối từ xa chậm, bạn sẽ phải đợi rất lâu để tệp được tải xuống.
4. Bỏ chặn các loại tệp cụ thể
Outlook sẽ tự động chặn các loại tệp đính kèm email cụ thể. Điều này cũng áp dụng cho các tệp được lưu trữ trong hộp thư của bạn. Khi bạn cố gắng xem trước nó trong ngăn đọc, bạn sẽ thấy một cảnh báo, giống như hình ảnh sau đây. Nếu bạn thực sự muốn xem các tệp, bạn phải bỏ chặn các loại tệp đính kèm cụ thể. Để biết các bước chi tiết, bạn có thể tham khảo bài viết trước của chúng tôi “Phải làm gì nếu Outlook chặn tệp đính kèm email của bạn? "
Giữ hộp thư Outlook ở kích thước nhỏ
Outlook dễ bị hỏng khi hộp thư của bạn quá lớn. Vì vậy, bạn nên luôn giữ hộp thư của mình ở kích thước nhỏ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Outlook AutoArchive để xóa các mục cũ, xóa tệp đính kèm khỏi Outlook, v.v. Giả sử Outlook của bạn vẫn bị hỏng, bạn có thể dễ dàng sửa chữa dữ liệu PST bị hỏng bởi một công cụ sửa chữa có kinh nghiệm, như DataNumen Outlook Repair.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa chữa hư hỏng cơ sở dữ liệu SQL và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm