3 phương pháp để chuyển tiếp hàng loạt email có chủ đề cụ thể trong Outlook

Nếu bạn cần chuyển tiếp các email có chủ đề cụ thể, bạn sẽ muốn có một cách nhanh chóng để tìm ra những email cụ thể này và chuyển tiếp hàng loạt chúng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 bí quyết để đạt được điều đó.

Đôi khi, bạn có thể được yêu cầu chuyển tiếp một số email cụ thể cho ai đó. Chẳng hạn, cấp trên của bạn yêu cầu bạn chuyển tiếp tất cả các email liên quan đến một dự án cụ thể cho anh ta. Rất có khả năng những email này có chủ đề tương tự nhau, chẳng hạn như chúng chứa tên dự án trong chủ đề. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần tìm ra các email có chủ đề cụ thể và sau đó chuyển tiếp chúng hàng loạt. Bạn có thể sử dụng 3 cách tiếp cận sau đây.

Phương pháp 1: Tìm kiếm email có từ cụ thể trong chủ đề

1. Trước tiên, hãy mở ứng dụng Outlook.
2. Sau đó bấm vào hộp tìm kiếm.
3. Tiếp theo bấm vào nút “Chủ đề” và sau đó thay thế “từ khóa” bằng những gì bạn cần tìm kiếm trong chủ đề email.
4. Sau đó, chỉ còn lại những email có chủ đề chứa từ khóa.
5. Bây giờ hãy nhấn “Ctrl” và sau đó chọn các email có chủ đề được chỉ định.
6. Sau đó, nhấp vào nút “Chuyển tiếp” trong nhóm “Trả lời”.
7. Cuối cùng, một email mới sẽ hiển thị, trong đó tất cả các email được tìm thấy sẽ được đính kèm, giống như ảnh chụp màn hình sau.

Phương pháp 2: Chạy Quy tắc để Chuyển tiếp Email có Từ cụ thể trong Chủ đề hoặc Nội dung

1. Đầu tiên, nhấp vào nút “Quy tắc” trong nhóm “Di chuyển” trong tab “Trang chủ”.
2. Sau đó chọn “Quản lý Quy tắc & Cảnh báo” từ danh sách thả xuống
3. Trong hộp thoại bật lên, sau đó nhấp vào nút “Quy tắc mới”.
4. Tiếp theo chọn “áp dụng quy tắc trên tin nhắn tôi nhận được”.
5. Sau đó chọn điều kiện – “với các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung”
6. Nhấn vào “các từ cụ thể” trong Bước 2.
7. Và tiếp theo, nhập các từ cụ thể và nhấp vào “Thêm” > “OK”.
8. Sau đó, bạn nên đặt hành động quy tắc – “chuyển tiếp nó tới mọi người hoặc nhóm công khai”.
9. Sau đó nhấp vào “mọi người hoặc nhóm công khai” ở Bước 2 để chọn người nhận mà bạn muốn chuyển tiếp email đến và nhấn “OK”.
10. Sau đó, nhấp vào một loạt nút “Tiếp theo” cho đến khi vào màn hình “Hoàn tất Thiết lập Quy tắc”.
11. Trong màn hình này, bạn cần chỉ định tên và bỏ chọn tất cả các tùy chọn trong Bước 2 và cuối cùng nhấp vào “Finish”.
12. Sau đó, trong hộp thoại “Quy tắc và cảnh báo”, hãy nhấp vào “Chạy quy tắc ngay bây giờ”.
13. Trong hộp thoại bật lên, hãy chọn quy tắc rồi chọn thư mục mà bạn sẽ chạy quy tắc này.
14. Cuối cùng, nhấp vào “Chạy ngay bây giờ”. Outlook sẽ chuyển tiếp email có các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung.

Phương pháp 3: Chuyển tiếp email có chủ đề cụ thể qua Outlook VBA

1. Lúc đầu, nhấn các nút phím “Alt + F11”.
2. Trong trình chỉnh sửa VBA, hãy mở một mô-đun mới và sao chép các mã VBA sau vào đó.

Sub ForwardEmailswithaSpecificSubjects()
    Dim objCurrentFolder As Folder
    Dim objVariant As Variant
    Dim objForwardMail As MailItem
    Dim i As Long
 
    Set objCurrentFolder = Outlook.Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
 
    For i = objCurrentFolder.Items.Count To 1 Step -1
        If TypeOf objCurrentFolder.Items.Item(i) Is MailItem Then
           Set objVariant = objCurrentFolder.Items.Item(i)
           'Change the subject string to your case
           If LCase(objVariant.Subject) = "datanumen" Then
              'To find specific words in subject,
              'Use " If Instr(LCase(objVariant.subject),"datanumen") > 0 Then " instead
              Set objForwardMail = objVariant.Forward
              With objForwardMail
                   'change the recipient email address as per your needs
                   'Use ; to connect several recipients
                   .To = "mail@datanumen.com"
                   .Send
              End With
           End If
        End If
    Next i
End Sub

3. Sau đó, bạn có thể thêm macro mới vào Thanh công cụ truy cập nhanh như bình thường.
4. Sau đó, bạn có thể mở một thư mục thư nhất định và nhấp vào nút macro trong Thanh công cụ truy cập nhanh.
5. Cuối cùng, tất cả các email sẽ được gửi đến từng người nhận được chỉ định.

So sánh 3 phương pháp trên

Đối phó với sự cố Outlook một cách bình tĩnh

Vì Outlook dễ bị tấn công, bạn sẽ cần nỗ lực nhiều để ngăn chặn Tham nhũng PST. Chẳng hạn, bạn phải tạo một bản sao lưu nhất quán cho các tệp PST của mình. Ngoài ra, nắm giữ một công cụ sửa chữa mạnh mẽ, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair cũng không chỉ là một điều cần thiết.

Giới thiệu tác giả:

Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm SQL Server sửa chữa và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm