Đối mặt với nhiều email trong Outlook, chúng ta sẽ khó tìm kiếm những email mình muốn. Bây giờ hãy tìm hiểu cách làm cho email được phân loại tự động.
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta chỉ sử dụng Outlook để gửi và nhận email. Đối với cá nhân, Outlook có thể chỉ là một ứng dụng email độc lập. Tuy nhiên, ngày nay, các tổ chức thích sử dụng Outlook để quản lý nhiều tài khoản email. Mỗi ngày họ nhận và gửi rất nhiều email. Chắc chắn sẽ có hàng trăm email trong Outlook của họ. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm email cần thiết.
Một trong những phương pháp là sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm email mục tiêu. Tuy nhiên, người dùng cần phải nhập từ khóa tìm kiếm mỗi lần, điều này sẽ là một thao tác lặp đi lặp lại không cần thiết. Nếu email có thể được phân loại tự động, việc tìm kiếm email mục tiêu sẽ thuận tiện hơn nhiều.
Có nhiều phương pháp để tự động phân loại email. Chẳng hạn, người dùng có thể tạo quy tắc mới để email tự động vào thư mục tương ứng. Nhưng phương pháp này là một chút bất tiện. Trên thực tế, có một phương pháp khác dễ dàng hơn. Đó là bằng cách tìm kiếm các thư mục, chỉ thông qua 2 bước chính.
Bước đầu tiên: Tạo thư mục tìm kiếm mới
- Trong trang “Home”, nhấp chuột phải vào mục “Search Folders” để tạo một thư mục tìm kiếm mới.
- Trong cửa sổ bật lên của “Thư mục tìm kiếm mới”, người dùng có thể thấy nhiều tùy chọn. Tùy theo mục đích tìm kiếm khác nhau mà người dùng có thể lựa chọn các tùy chọn tương ứng. Trong đoạn văn này, tôi chủ yếu giới thiệu tính năng tự động phân loại thư từ những người cụ thể. Do đó, xác định vị trí và chọn tùy chọn “thư từ những người cụ thể”.
Bước thứ hai: Tùy chỉnh thư mục tìm kiếm
- Vẫn trong cửa sổ “Thư mục tìm kiếm mới”, bạn có thể thấy nút “Chọn”. Nhấp vào nó và sau đó nó sẽ chuyển sang một cửa sổ khác để chúng tôi chọn các liên hệ cụ thể.
- Trong cửa sổ “Chọn tên: Danh bạ” này, bạn có thể chọn bất kỳ tài khoản email nào của mình và các liên hệ email có liên quan. Nhấp đúp chuột vào các địa chỉ liên lạc để quảng cáo chiêu hàng trên chúng.
- Cuối cùng bấm “OK” để lưu định nghĩa của thư mục tìm kiếm mới. Sau đó, bạn sẽ thấy rằng các email được đặt trong các thư mục tìm kiếm có liên quan theo những người gửi cụ thể. Kể từ đó, bạn đã thành công trong việc tự động phân loại email.
Outlook có nhiều khả năng liên quan đến quản lý email. Do ngày càng có nhiều tệp được tạo liên tục, Outlook có thể bị hỏng dễ dàng hơn trước. Khi Outlook bị hỏng, tất cả các tệp triển vọng sẽ phải đối mặt với việc mất nhiều dữ liệu. Nhưng đừng lo lắng. Bạn có thể sử dụng công cụ sửa chữa Microsoft Outlook – scanpst.exe để sửa chữa triển vọng. Ngoài ra, nếu scanpst.exe không hoạt động, một công cụ sửa chữa triển vọng của bên thứ ba chẳng hạn như DataNumen Outlook repair cũng sẽ là một lựa chọn tốt.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm