2 phương pháp để xuất tất cả email từ một người gửi cụ thể sang tệp Excel

Nếu bạn muốn xuất nhanh các email từ một người gửi cụ thể sang tệp Excel, bạn có thể sử dụng 2 phương tiện sau được giới thiệu trong bài viết này.

Vì một số lý do, chẳng hạn như để tóm tắt, đôi khi bạn cần xuất các email cụ thể, ví dụ như email từ một người gửi cụ thể, sang tệp Excel. Khi nói đến việc xuất dữ liệu, tính năng "xuất" mặc định sẽ là điều đầu tiên hầu hết người dùng nghĩ đến. Nhưng thành thật mà nói, sử dụng Outlook VBA sẽ tiện lợi hơn nhiều so với tính năng "Xuất" truyền thống. Bây giờ chúng ta sẽ giới thiệu chi tiết hai phương pháp này.

Cách 1: Sử dụng tính năng “Export”

1. Ngay từ đầu, hãy khởi chạy ứng dụng Outlook của bạn.
2. Sau đó nhấp vào hộp tìm kiếm trong danh sách email, thao tác này sẽ bật dải băng “Công cụ tìm kiếm”.
3. Nhấp vào nút "Từ" trong ruy-băng.
4. Sau đó, thay thế ký tự “tên người gửi” bằng tên của người gửi cụ thể.
5. Sau đó, chỉ những email từ người gửi cụ thể mới hiển thị trong danh sách. Bây giờ hãy nhấn “Ctrl + A” để chọn tất cả chúng.
6. Tiếp theo nhấp chuột phải và chọn “Move” > “Other Folder”.
7. Sau đó, trong hộp thoại “Di chuyển mục” bật lên, hãy tạo một thư mục mới và chọn thư mục này để chuyển các email cụ thể đến.
8. Sau đó, bạn có thể vào “Tệp” > “Mở” > “Nhập”.
9. Sau đó, trong hộp thoại sau, hãy chọn 'Xuất thành tệp” > “Tiếp theo” > “Microsoft Excel 97 – 2003” > “Tiếp theo”.
10. Tiếp theo, chọn thư mục cụ thể đang lưu trữ email từ người gửi cụ thể và nhấn “Tiếp theo”.
11. Sau đó nhấp vào “duyệt” để chọn tệp Excel hoặc tạo tệp Excel mới.
12. Sau đó, nhấp vào “Tiếp theo” > “Kết thúc”.
13. Cuối cùng Outlook sẽ hoạt động để xuất. Sau khi quá trình xuất hoàn tất, bạn có thể tìm và mở tệp Excel này.

Phương pháp 2: Sử dụng Outlook VBA

1. Trước tiên, hãy nhấn các nút phím “Alt + F11”.
2. Sau đó, trong cửa sổ bật lên, hãy mở một mô-đun mới và sao chép các mã sau vào đó.

Sub ExportEmailsfromSpecificSender()
    Dim objEmails, objSpecificEmails As Outlook.Items
    Dim objItem As Object
    Dim strSpecificSender As String
    Dim strFilter As String
    Dim objExcelApplication As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nRow As Integer
    Dim strFilePath As String
 
    On Error Resume Next
    'Get the emails from a specific sender
    Set objEmails = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
    strSpecificSender = InputBox("Input the name of the specific sender:", "Specify Sender")
    strFilter = "[From] = '" & strSpecificSender & "'"
    Set objSpecificEmails = objEmails.Restrict(strFilter)
 
    Set objExcelApplication = CreateObject("Excel.Application")
    Set objExcelWorkbook = objExcelApplication.Workbooks.Add
 
    'Export the specific emails to worksheet
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Worksheets(1)
    With objExcelWorksheet
         .Cells(1, 1) = "Subject"
         .Cells(1, 2) = "Received"
         .Cells(1, 3) = "Body"
         .Cells(1, 4) = "Categories"
         .Cells(1, 5) = "Size"
    End With
 
    nRow = 2
    For Each objItem In objSpecificEmails
        With objExcelWorksheet
             .Name = "From " & strSpecificSender
             .Cells(nRow, 1) = objItem.Subject
             .Cells(nRow, 2) = objItem.ReceivedTime
             .Cells(nRow, 3) = objItem.Body
             .Cells(nRow, 4) = objItem.Categories
             .Cells(nRow, 5) = objItem.Size
        End With
        nRow = nRow + 1
    Next
 
    objExcelWorksheet.Columns("A:E").AutoFit

    'Save the Excel workbook
    strFilePath = "C:\Report\Emails from " & strSpecificSender & ".xlsx"
    objExcelWorkbook.Close True, strFilePath
 
    'Notify you of the export complete
    MsgBox ("Export Complete!")
End Sub

3. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “Chạy” trên thanh công cụ.
4. Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập tên của người gửi cụ thể.
5. Sau đó, nhấp vào “OK”.
6. Ngay lập tức, Outlook sẽ bắt đầu xuất các email từ người gửi cụ thể và lưu tệp Excel vào thư mục đích đã được xác định trước.
7. Sau khi xuất xong, bạn có thể vào thư mục đích để mở và kiểm tra.

Loại bỏ các vấn đề về Outlook một cách linh hoạt

Do thực tế là Outlook dễ mắc nhiều lỗi khác nhau, bạn nên giữ một sửa chữa Outlook công cụ trong vùng lân cận, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair. Trong trường hợp này, để giải quyết các lỗi nhỏ, bạn chỉ cần sử dụng Scanpst.exe. Nhưng đối với những rắc rối nghiêm trọng, bạn có thể sử dụng công cụ mạnh mẽ hơn.

Giới thiệu tác giả:

Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm hư hỏng SQL Server và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm