Sử dụng tên đã xác định trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu hai phương pháp để tự động cập nhật phạm vi tham chiếu của một tên được xác định trong trang tính.
Một tên xác định có phạm vi sử dụng rộng rãi. Bạn thậm chí có thể sử dụng một tên nhất định trong công thức. Tên được xác định có thể giúp bạn tăng tốc độ làm việc của mình. Đôi khi bạn chắc chắn sẽ thêm các mục mới vào phạm vi nguồn của tên này. Tuy nhiên, phạm vi tham chiếu trong tên sẽ không tự động cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bây giờ chúng ta sẽ sử dụng hai phương pháp dưới đây.
Cách 1: Dùng Hàm OFFSET cho Name
Thông thường khi bạn tạo tên cho một phạm vi, bạn sẽ trực tiếp sử dụng tham chiếu ô. Nhưng ở đây bạn cũng có thể sử dụng hàm OFFSET cho tên.
- Chọn hình ba gạch tarlấy phạm vi trong bảng tính.
- Và sau đó nhấp vào tab "Công thức" trong ruy-băng.
- Sau đó, nhấp vào nút “Xác định tên” trên thanh công cụ. Tiếp theo, bạn sẽ thấy cửa sổ “Tên mới” bật lên.
- Trong cửa sổ này, tên sẽ tự động xuất hiện trong hộp văn bản đầu tiên. Bạn cũng có thể tự thay đổi nó.
- Và sau đó nhập công thức này vào hộp văn bản của “Refers to”:
= OFFSET ($ A $ 2,0,0, COUNTA ($ A: $ A) -1)
Bạn cần sửa đổi một số yếu tố theo nhu cầu của bạn.
- Tiếp theo bấm vào nút “OK” trong cửa sổ để lưu tên này.
- Bây giờ bạn đã hoàn thành việc thiết lập. Bạn có thể thêm các mục mới vào phạm vi để kiểm tra. Ở đây chúng tôi thêm một mục mới vào ô A4.
- Và sau đó nhấp vào nút “Trình quản lý tên” trên thanh công cụ.
- Trong cửa sổ “Trình quản lý tên”, nhấp vào nút tarlấy tên.
- Tiếp theo, nhấp vào hộp văn bản “Refers to” ở cuối cửa sổ này. Trong cột A, sẽ có hộp nét đứt bao quanh phạm vi mới, bao gồm mục mới mà bạn đã thêm.
Do đó, bất cứ khi nào bạn thêm các mục mới vào phạm vi, tên được xác định này cũng sẽ tự động cập nhật. Còn một điều nữa bạn cần chú ý. Đừng để ô trống trong phạm vi. Và không nhập các mục khác vào cột này. Nếu không, các mục trống cũng sẽ xuất hiện trong phạm vi tham chiếu.
Phương pháp 2: Tạo bảng cho phạm vi nguồn
Ngoại trừ các phương pháp trên, ở đây bạn cũng có thể sử dụng bảng cho phạm vi nguồn.
- Lặp lại bốn bước đầu tiên trong phần trước và mở cửa sổ “Tên mới”.
- Và sau đó nhập tham chiếu ô vào hộp văn bản “Refers to”. Đây là quá trình phổ biến để tạo một phạm vi được đặt tên.
- Trong bước này, hãy bấm vào một ô trong phạm vi nguồn. Hoặc bạn cũng có thể chọn toàn bộ phạm vi.
- Và sau đó nhấn phím tắt “Ctrl + T” trên bàn phím.
- Trong cửa sổ “Tạo bảng”, hãy kiểm tra tùy chọn của các tiêu đề.
- Sau đó, nhấp vào nút “OK” để tạo bảng. Bây giờ, các cài đặt đều ổn.
- Ở đây bạn cũng có thể có một bài kiểm tra. Nhập một mục mới vào ô A4. Và sau đó bạn sẽ thấy rằng ô này cũng sẽ được đưa vào bảng.
- Và sau đó mở trình quản lý tên.
- Nhấn vào tarlấy tên trong cửa sổ này.
- Trong hộp văn bản “Refers to”, bạn sẽ thấy rằng phạm vi đã được cập nhật. Phạm vi được đặt tên này cũng chứa mục mới.
Khi sử dụng bảng, bạn có thể nhập các mục vào các ô khác trong cột. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến phạm vi nguồn.
So sánh hai phương pháp
Ở đây chúng tôi đã liệt kê tất cả các ưu điểm và nhược điểm của hai phương pháp.
|
sự so sánh |
Sử dụng Chức năng OFFSET cho Tên |
Tạo một bảng cho phạm vi nguồn |
|
Ưu điểm |
1. Sử dụng chức năng có thể giải quyết vấn đề khi bạn thêm hoặc xóa các mục trong phạm vi nguồn.
2. So với phương pháp thứ hai, phương pháp này có ít bước hơn. |
1. Bạn không cần sử dụng các công thức phức tạp bằng cách tạo bảng.
2. Các ô khác cùng cột sẽ không ảnh hưởng đến dãy nguồn. |
|
Nhược điểm |
1. Nếu bạn không biết hàm OFFSET, bạn có thể gặp khó khăn khi cần sửa đổi công thức.
2. Bạn cũng cần đảm bảo rằng không có ô trống hoặc mục bổ sung nào trong cột. |
1. Việc tạo thêm một bảng sẽ làm rối trang tính, nhất là khi có một đống dữ liệu và thông tin.
2. Có nhiều bước hơn trong phương pháp này. Bạn vẫn cần phải dành nhiều thời gian. |
Phục hồi dữ liệu không phải là một Cake Walk
Khi bạn gặp lỗi Excel, chắc chắn bạn sẽ cần khắc phục nó càng sớm càng tốt. most lúc đó, bạn sẽ tìm kiếm trên Internet một số lời khuyên. Tuy nhiên, khôi phục dữ liệu không dễ dàng như bạn nghĩ. Một số hành vi không đúng sẽ gây ra thiệt hại vĩnh viễn cho các tệp thiết yếu của bạn. Bạn cần tham khảo ý kiến của một công ty phục hồi dữ liệu ngay lập tức. Và các chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ đưa ra gợi ý phù hợp cho bạn. Bên cạnh đó, để sửa lỗi excel một cách nhanh chóng, bạn cũng có thể sử dụng một công cụ mạnh mẽ của bên thứ ba.
Giới thiệu tác giả:
Anna Ma là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa lỗi dữ liệu word docx và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm