2 cách nhanh chóng để chia tài liệu Word thành nhiều tài liệu

Lời giải Tháng Chín 28, 2025
Chia sẻ ngay bây giờ:

Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào việc cung cấp cho bạn 2 cách nhanh chóng để chia tài liệu Word thành nhiều tài liệu.

Có những lúc chúng ta sẽ có một tài liệu khá dài, đòi hỏi phải làm việc theo nhóm. Sau đó, việc chia nó thành nhiều phần ngắn hơn để tăng tốc quy trình làm việc là điều khá cần thiết. Thay vì làm theo cách truyền thống, chẳng hạn như cắt và dán, chúng ta có nhiều phương pháp nhanh hơn để giải quyết công việc tẻ nhạt này. Chỉ cần đọc để xem thêm.

Cách 1: Thao tác trong “Outline View”

  1. Đầu tiên và foremost, hãy sao lưu cần thiết cho các tệp của bạn trong trường hợp có bất kỳ hành vi sai trái nào có thể được thực hiện đối với tệp đó trong quá trình này.
  2. Thứ hai, xem phần văn bản cần tách đã được đặt dưới tiêu đề cấp độ chưa, chẳng hạn như Tiêu đề 2, 3, 4, v.v. Nếu có, bạn có thể chuyển thẳng sang bước thứ ba. Tuy nhiên, nếu chưa, bạn nên nhập một số từ đánh dấu ở cả start và cuối văn bản, và đặt những từ này vào “Heading 1”. Nếu chúng ta đặt những từ này vào, chẳng hạn như “Tiêu đề 3”, thì khi văn bản chứa kiểu tiêu đề cấp cao hơn như “Tiêu đề 2”, bạn sẽ không thể lấy văn bản ra. Đây là ví dụ của chúng tôi:Đặt Mark Words trong "Heading 1"
  3. Thứ ba, nhấp vào tab "Xem".
  4. Sau đó nhấp vào “Phác thảo” trong “Chế độ xem tài liệu”.Nhấp vào "Xem" -> Nhấp vào "Đề cương"
  5. Bây giờ, trong tab “Phác thảo”, hãy chuyển đến nhóm “Công cụ phác thảo” và chọn cấp độ của các từ đánh dấu của bạn trong danh sách thả xuống của “Hiển thị cấp độ”. Ở đây, chúng ta sẽ chọn “Level 1” vì chúng ta chỉ đặt chúng ở “Heading 1”. Và tất cả các văn bản ở cấp độ 1 sẽ được hiển thị.Chọn hiển thị cấp độ
  6. Tiếp theo, nhấp vào “Hiển thị Tài liệu” trong nhóm “Tài liệu Chính”. Và bạn sẽ nhận thấy cả hai tùy chọn “Tạo” và “Chèn” hiện khả dụng.Nhấp vào "Hiển thị tài liệu"
  7. Sau đó nhấp vào dấu cộng phía trước từ đánh dấu đầu tiên để chọn phần văn bản này.
  8. Cuối cùng, nhấp vào “Tạo” để start tách tài liệu.Nhấp vào "Tạo"
  9. Bạn có thể lặp lại bước 7 và 8 để hoàn tất việc tách phần còn lại của tài liệu. Và nhớ lưu tệp khi bạn hoàn tất. Sau đó đi đến vị trí của tệp gốc và bạn sẽ tìm thấy tất cả các tài liệu mới. Dưới đây là những gì bạn có thể đạt được:Một ví dụ về tách tệp

Cách 2: Sử dụng mã VBA

Nếu bạn thích phương pháp sao chép và dán, bạn có thể để macro Word thực hiện công việc đó cho bạn. Và tốt hơn nữa, bạn có thể thêm macro vào “Quick Access Toolbar”, để bạn có thể dễ dàng sử dụng nó nhiều lần. Để biết các bước thực hiện, vui lòng tham khảo bài viết trước của chúng tôi: Cách gọi nhanh một ứng dụng khác từ MS Word

  1. Để bắt đầu, hãy nhấn “Alt + F8” để mở trình chỉnh sửa VBA.Dán mã
  2. Trên khu vực chỉnh sửa bên phải, dán các mã sau:
Sub SaveSelectedTextToNewDocument()
    If Selection.Words.Count > 0 Then
    'Copy the selected text
    Selection.Copy            

    'Open a new document and paste the copied text into it
    Dim objNewDoc As Document
    Set objNewDoc = Documents.Add
    Selection.Paste

    'Get the first 10 characters as the filename of the new document and save them
    Dim objFileName As Range
    Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)
    objNewDoc.SaveAs FileName:="C:\Users\Test\Desktop\" & objFileName & ".docx"
    Else

    End If
End Sub
  1. Sau đó, lưu mã và thêm macro vào “Thanh công cụ truy cập nhanh”.
  2. Tiếp theo, chọn một văn bản và nhấp vào nút macro. Bạn sẽ nhận được một tài liệu mới.Chọn Văn bản ->Nhấp vào Macro

Ghi chú:

  1. Trong số các mã, “C:\Users\Test\Desktop\” đề cập đến đường dẫn nơi các tài liệu mới sẽ được lưu trữ. Bạn có thể thay đổi nó theo ý muốn.
  2. Các mã “Đặt objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)” có nghĩa là chúng ta sẽ có 10 ký tự đầu tiên của văn bản đã chọn làm tên của tệp mới. Có khả năng, bạn cũng có thể thay đổi phần này cho phù hợp.

Nhân tiện, bạn cũng có thể cần hợp nhất hoặc kết hợp các tài liệu đã sửa đổi này thành một. Sau đó, bạn có thể thực hiện các cách được cung cấp trong 2 bài viết sau:

Cách kết hợp và hợp nhất nhiều tài liệu Word thành một

Cách tạo một tài liệu chính liên kết đến nhiều tài liệu con trong Word của bạn

Thảm họa không thể tránh khỏi

Sống trong một thế giới siêu kết nối, ngày nay mọi thứ đều liên quan đến dữ liệu. Khi chúng ta sử dụng Word hàng ngày để xử lý một lượng lớn thông tin, mọi người nên lưu ý đến việc tệp bị hỏng vì không ai có thể biết khi nào thảm họa dữ liệu tiếp theo sẽ xảy ra. Như một điều không thể tránh khỏi, chúng ta phải chuẩn bị cho mình bằng cách có được một công cụ hiệu quả để sửa dữ liệu Word bị hỏng trước.

Giới thiệu tác giả:

Vera Chen là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm Công cụ sửa lỗi dữ liệu Excel và pdf sửa chữa các sản phẩm phần mềm. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm

Chia sẻ ngay bây giờ:

Được đóng lại.