ผู้ใช้บางรายจำเป็นต้องค้นหารายการที่ค้างชำระทั้งหมดใน Outlook อยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นในบทความนี้เราจะแนะนำ 3 วิธีเพื่อให้บรรลุผล
ด้วยงานจำนวนมากหรือรายการที่ถูกตั้งค่าสถานะใน Outlook ในบางครั้ง คุณอาจมีเวลาไม่พอที่จะจัดการทั้งหมด ในกรณีนี้ อาจมีรายการที่ค้างชำระจำนวนมากใน Outlook ของคุณ ดังนั้นบ่อยครั้งคุณต้องค้นหาอย่างรวดเร็ว ต่อจากนี้เราจะแนะนำ 3 วิธีง่ายๆ เพื่อให้ได้มา
วิธีที่ 1: ค้นหารายการที่ค้างชำระผ่านการค้นหาทันที
เมื่อต้องค้นหาสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เครื่องมือแรกที่ผู้ใช้นึกถึงคือการค้นหาทันที ดังนั้น คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหารายการที่ค้างชำระทั้งหมดผ่านการค้นหาทันที
- ก่อนอื่นให้กด "Ctrl + E" เพื่อเปิดแถบ "ค้นหา"
- บนแท็บ "ค้นหา" คลิก "รายการ Outlook ทั้งหมด" ในกลุ่ม "ขอบเขต"
- จากนั้น พิมพ์เงื่อนไขการค้นหาต่อไปนี้ในแถบค้นหา
Due: <= yesterday followupflag: <>completed
- ในครั้งเดียว รายการที่ค้างชำระทั้งหมดจะแสดงออกมา ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้
วิธีที่ 2: สร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับจดหมายที่เกินกำหนด
หากคุณต้องการเพียงค้นหาอีเมลที่เกินกำหนดอย่างรวดเร็ว แทนที่จะค้นหาด้วยตนเองทุกครั้ง คุณมีทางเลือกที่ดีกว่า นั่นคือสร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับอีเมลที่เกินกำหนด สามารถรับรู้ได้โดยขั้นตอนด้านล่าง
- ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” แล้วเลือก “New Search Folder”
- จากนั้นในหน้าต่างป๊อปอัพ ให้เลือก “สร้างโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเอง” แล้วคลิก “เลือก”
- ถัดไป ระบุชื่อ เช่น “จดหมายเกินกำหนด” แล้วคลิก “เกณฑ์”
- จากนั้น คุณต้องเพิ่มตัวกรองต่อไปนี้ในแท็บ "ขั้นสูง"
Due Date > on or before > Yesterday Flag Status > not equal to > Completed
- หลังจากนั้นคลิกชุด "ตกลง" เพื่อบันทึกโฟลเดอร์การค้นหานี้
- สุดท้าย เมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์ค้นหา คุณจะเห็นว่ามีการรวบรวมอีเมลที่ค้างชำระทั้งหมดไว้ที่นี่
วิธีที่ 3：สร้างมาโคร “ค้นหา” แบบพิเศษเพื่อใช้ซ้ำ
โดยที่คุณต้องทำการค้นหารายการที่ค้างชำระทั้งหมดบ่อยๆ ขอแนะนำให้สร้างปุ่มมาโคร "ค้นหา" พิเศษเพื่อใช้ซ้ำ คุณสามารถรับได้โดยการดำเนินการด้านล่าง
- ในตอนเริ่มต้น เรียกใช้โปรแกรมแก้ไข Outlook VBA ผ่าน “Alt + F11”
- จากนั้นใส่รหัสลงในโมดูลที่ไม่ได้ใช้
Sub FindAllOverdueItems()
Dim objInboxFolder As Outlook.Folder
Dim strFilter As String
Dim objSearchExplorer As Outlook.Explorer
Set objInboxFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set objSearchExplorer = Application.Explorers.Add(objInboxFolder)
'Time is accurate to "before current time"
strFilter = "Due: < " & Now() & " AND " & "followupflag: <> " & "Completed" & ""
With objSearchExplorer
.Search strFilter, olSearchScopeAllOutlookItems
.ShowPane olFolderList, False
.ShowPane olNavigationPane, False
.ShowPane olOutlookBar, False
.ShowPane olToDoBar, False
.ShowPane olPreview, False
.Display
End With
End Sub
- หลังจากนั้นออกจากหน้าต่างปัจจุบัน
- ต่อมา ให้ทำตาม “ขั้นตอนเสริม” ในโพสต์ – “วิธีเรียกใช้รหัส VBA ใน Outlook ของคุณ” เพื่อเพิ่มมาโครนี้ลงในแถบเครื่องมือด่วนหรือริบบิ้น
- ตั้งแต่นั้นมา ทุกครั้งที่คุณต้องค้นหารายการที่ค้างชำระ คุณสามารถคลิกปุ่มมาโครใหม่ได้โดยตรง
ล้างรายการเก่าและไม่มีประโยชน์ใน Outlook
ขอแนะนำให้ทำการเก็บถาวรไฟล์เก่าและที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นเป็นระยะๆ เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ปฏิเสธไม่ได้คือ ไฟล์ Outlook จะมีความเสี่ยงมากขึ้นหากมีขนาดใหญ่เกินไป ไม่มีใครพร้อมที่จะเผชิญกับปัญหาไฟล์ Outlook เสียหาย เนื่องจากเป็นปัญหาที่ซับซ้อนมาก และเครื่องมือซ่อมแซมกล่องจดหมายไม่สามารถแก้ไขได้ วิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและเชี่ยวชาญ แก้ไข Outlook เครื่องมือเช่น DataNumen Outlook Repairหรือบริการกู้คืนเฉพาะทาง
บทนำผู้เขียน:
Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซม SQL Server และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.